É hora da checklist. Será que a sua empresa sabe conduzir um grande projeto? Além de você, a sua equipe pode ficar maluca se não dominar passo a passo do que é preciso para criar um produto ou serviço do zero. Afinal, não adianta você, o gestor, pressionar por um trabalho bem feito se as dúvidas mais primordiais não forem respondidas. Com base no Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos do Project Management Institute, resumimos as nove áreas de conhecimento da gestão de projetos que um gestor eficiente precisa dominar:
1. Integração
Integrar os processos do dia a dia é o papel do gerente de projetos, para garantir que todas as partes funcionem juntas do começo ao fim. São três os principais documentos: o termo de abertura do projeto, que o autoriza formalmente; a declaração do escopo do projeto, ou seja, o que se espera alcançar; e o plano de gerenciamento do projeto, que orienta como realizá-lo e contém as ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares.
Seguindo o plano de gerenciamento do projeto, você é capaz de nortear o trabalho para atingir os requisitos do projeto, que estão na declaração do escopo. Para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano, confira em nosso guia de gestão de projetos os processos necessários para planejar, executar e encerrar um projeto.
Seu último passo na integração encerrar o projeto formalmente.
2. Escopo
Para administrar o escopo do projeto, crie um plano documentando como ele será definido, verificado e controlado.
O ideal é escrever uma declaração minuciosa e didática do escopo do projeto, em que todos possam se basear para tomar futuras decisões do projeto.
Uma dica: destrinche as grandes tarefas do projeto em tarefas menores, para ficar mais fácil de administrar o escopo.
3. Tempo
Com um cronograma em mãos, identifique todas as tarefas que devem ser entregues para produzir as várias etapas do projeto. Leve em consideração que algumas tarefas dependem da entrega de outras, mas nem todas.
Agora estime a quantidade de recursos necessários para realizar cada tipo de tarefa do cronograma. Estime o número de períodos de trabalho necessários para concluí-las.
4. Custos
Nesta fase, reúna em uma planilha ou software os custos individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer um orçamento. E não se esqueça de monitorar os fatores que criam as variações de custos e mudanças no orçamento.
>> Leitura recomendada: Dicas para melhorar a gestão de custos em projetos
5. Qualidade
Aqui é preciso identificar os padrões de qualidade relevantes para o projeto e entender como satisfazê-los. Garanta que o projeto emprega todos os processos necessários para atender aos requisitos, descobrindo maneiras de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório.
>> Leitura recomendada: Um guia para conhecer e alcançar a produtividade
6. Recursos Humanos
Reconheça e documente as funções, suas responsabilidades e as relações hierárquicas no projeto, como a permissão para delegar e receber tarefas.
Contrate ou mobilize a equipe responsável pelo projeto e facilite para que aprimorem suas habilidades, oferecendo treinamento ou promovendo a interação e o diálogo com os colaboradores mais experientes.
Um conselho rápido: o meio mais simples (não o único) de contribuir para um desempenho superior da sua equipe ainda é o feedback, individual e para o grupo.
7. Comunicação
Comunicação falha (excesso de e-mails, reuniões e dificuldade dos membros para compartilhar conhecimento) leva ao fracasso da produtividade e do gosto pelo trabalho. Por isso, é fundamental fornecer um bom repositório de informações e facilidades para tornar a comunicação mais rápida.
Com relatórios de tempo e dinheiro gastos ou de esforço da equipe, você pode coletar e divulgar, individualmente, os números da performance de cada colaborador. Se me permite sugerir uma inovação: adote um sistema de recompensas e você verá a satisfação multiplicada.
Seu papel de gestor envolve satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto. Portanto, se não puder estar presente, designe uma equipe de suporte de fácil acesso.
8. Riscos
Para facilitar oportunidades e minguar as ameaças, construa em equipe um planejamento para saber que riscos podem afetar o projeto e como eles serão abordados. Crie respostas prontas e deixe tudo documentado.
Em uma análise qualitativa de riscos, você avalia sua probabilidade de acontecer e o seu impacto. Já na análise quantitativa, traduza em números o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.
9. Aquisições
Na última etapa, liste o que deve ser comprado ou adquirido, como e quando.
Você também deverá planejar as contratações e pesquisar por possíveis fornecedores, cotando as ofertas.
Negocie todas as aquisições por escrito. Assim, haverá uma base para as futuras relações, desde mudanças no contrato até o seu encerramento.
Uma ferramenta para facilitar sua gestão de projetos
Bastante coisa, não é? Mas, se o projeto tem qualidade, seu controle passa pelo crivo de um profissional especializado. E isso, sem dúvidas, exige muito trabalho. Então, para facilitar e tornar mais produtiva a vida do gestor e de toda a sua equipe, foi criado o Runrun.it. Somos o primeiro software brasileiro para o controle de projetos, com base na priorização das tarefas, e que oferece relatórios gerenciais automatizados. Conheça mais e experimente grátis: http://runrun.it
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