Hoje em dia, um número enorme de pessoas tem o péssimo hábito de adiar compromissos. A desculpa mais utilizada é a “correria” diária, que impede a organização para cumprir toda a agenda. Tudo bem, é natural cancelar um ou outro evento; mas isso não pode virar rotina. E a saída é fazer um planejamento (da sua semana, seu mês, da sua carreira), porque então você passa a ter metas a alcançar. Ou seja, um motivo a mais para não deixar compromissos para depois. E é justamente aqui que você pode tomar uma decisão muito prática: adotar um timesheet automático.
Nesse artigo, vamos falar sobre as vantagens de se adotar um timesheet automático:
- 1. O que é timesheet automático?
- 2. Seu tempo de volta
- 3. Metas cumpridas
- 4. Melhor autoestima
- 5. Reputação e carreira a salvo
- 6. Novas oportunidades
- 7. A procrastinação pode não ser tão nociva (desde que organizada)
1. O que é timesheet automático?
Timesheet é o sistema de controle de horas trabalhadas em cada atividade, em um projeto ou na rotina de trabalho, por cada colaborador.
Antes, esse controle costumava ser feito por meio de planilhas em folhas de papel ou cadernos (daí o nome timesheet, time = horas, sheet = planilha). Atualmente, é mais comum encontrá-lo em tabelas de excel, em softwares ou plataformas online, como o próprio Runrun.it, que entregam muitas outras vantagens para os gestores, não somente o controle de hora trabalhada.
No Runrun.it, um botão de “play” faz o cronômetro rodar, registrando o tempo exato dedicado a cada tarefa.
Desvendando o Timesheet
Quer aprender a extrair dados importantes para a sua empresa através de um Timesheet? Assista ao vídeo abaixo:
2. Seu tempo de volta
Não administrar estrategicamente o tempo prejudica o bem-estar, a eficácia e o desempenho de qualquer organização. Um estudo da Harvard Business School acompanhou, ininterruptamente, 27 CEOs de empresas de capital aberto. Mais de 60.000 horas foram monitoradas ao longo de um período de três meses. Um dos objetivos do estudo foi analisar os dados brutos da alocação de tempo real e fornecer recomendações sobre como aumentar a eficiência do tempo. Não há dúvidas de que o passo mais importante é através do gerenciamento adequado do calendário. Nesse sentido, uma das descobertas do estudo tem a ver com o agendamento do tempo de inatividade e atividades regulares. “Nós não somos super-humanos. Pausas de 10 minutos aqui e ali permitem que você recupere o fôlego, analise o que está acontecendo paralelamente e volte ao foco antes de avançar”.
O timesheet automático só exige que você clique play/pause para trabalhar. Conforme você trabalha, ele faz estimativas de quando a sua lista de tarefas – e a da sua equipe – estará toda entregue.
Ou seja, você não desperdiça tempo com um trabalho burocrático e ainda passa a saber o que de fato consome seu foco: dois pré-requisitos para planejar em vez de protelar seus compromissos.
A questão do tempo também é fundamental na hora de coordenar o trabalho da sua equipe. Otimizando melhor sua agenda, você será capaz de acompanhar mais de perto os projetos desenvolvidos por seus colaboradores.
Então, está na hora de aposentar a velha planilha de horas da empresa. Até porque ela fatalmente acaba se torna um mural de achismos — afinal, em um dado momento, é bem provável que você e toda a equipe, na hora em que terminarem uma tarefa, prefiram partir para a próxima em vez de preencher a planilha na hora certa.
3. Metas cumpridas
É provável você sinta grande vontade de mudar, mas simplesmente não consiga dar o primeiro passo: estabelecer metas. O que sugerimos é que você investigue a causa por trás do seu impulso de postergar o trabalho até a última hora.
Para te ajudar nessa busca, como afirmamos, existem as ferramentas de gestão com timesheet automático (como o Runrun.it), que mostram aos responsáveis quanto tempo uma tarefa já levou, quanto tempo em média costuma levar, e qual é a sua data de entrega. Assim, qualquer profissional pode comparar, por conta própria, o status do seu trabalho com as metas que estipulou.
4. Melhor autoestima
Tendemos a adiar compromissos e a nos esquivar de desafios – mesmo que contribuam para realizarmos um sonho – por causa de uma baixa autoestima. No entanto, continuar adiando só nos faz sentir ainda menores, e podemos passar da dúvida à certeza de que não somos capazes.
Mas o estresse e a ansiedade causados pelo fato de fazermos algo na última hora, ou pelo fato de deixarmos de fazer até que alguém se esqueça de cobrar, não valem como a sensação de tarefa cumprida. Ainda que você desempenhe bem sob pressão e sinta prazer no risco, quando se trata de um trabalho de que outras pessoas dependem, não é prudente tratar um compromisso como aventura, certo?
Então, pergunte a si mesmo(a): “Por que não posso simplesmente fazer isso agora?”. Para ter certeza de que pode, organize o timesheet com uma lista de tarefas do dia, com ordem de prioridade e tempo estimado para concluir cada uma. Mas nada disso deve ser feito à mão, para evitar distrações, e sim usando uma ferramenta online.
5. Reputação e carreira a salvo
A forma como você se relaciona com a sua equipe afeta diretamente a quantidade e a qualidade dos seus resultados. Por isso, seus colaboradores podem acabar desistindo de confiar em você, por receio da sua fama de procrastinador(a).
Ainda que você seja um(a) ótimo(a) líder, se costuma protelar, pode perder a chance de assumir um novo cargo ou receber um aumento. Em contrapartida, quando o seu time trabalha com um timesheet automático integrado a um software de gestão de projetos, você tem acesso a dados fundamentais para tomar decisões inteligentes.
Em outras palavras, antes de colocar a credibilidade dos profissionais em cheque, você poderá acompanhar o andamento dos projetos e dialogar com os responsáveis para entender o que está acontecendo e que alternativas são possíveis.
6. Novas oportunidades
Você já contou quantas oportunidades deixou passar por acreditar que ainda não era a hora certa? O pior é que você pode estar habituado(a) a perdê-las. Cada oportunidade poderia ter sido uma guinada na sua carreira e agora você precisará de sorte para encontrar a próxima.
Acontece que a sua empresa não pode depender da sua sorte e precisa de um(a) profissional mais maduro(a) agora. Se você é líder de equipe, sabe bem do que estamos falando sobre ter um time de impacto. Mas talvez ainda não saiba que, permitindo que todos trabalhem com o timesheet automático de um software de gestão de tarefas, as prioridades ficarão mais claras e a comunicação entre responsáveis, mais ágil.
Em suma, colaboradores mais produtivos, que não só cumprem os prazos como também são mais engajados ao seu ambiente de trabalho e preparados para cuidar de novas responsabilidades, portanto, melhorando a lucratividade da empresa.
7. A procrastinação pode não ser tão nociva (desde que organizada)
Por fim, algumas palavras sobre a tão temida procrastinação. Às vezes, e por incrível que pareça, ela pode te ajudar a ser mais produtivo(a). Alguns estudos (apresentados neste nosso artigo sobre procrastinação) revelam que muita gente tem ideias originais logo depois de um período de ócio.
Este processo pode ganhar ainda mais ímpeto com as novas tendências de automação. Ou seja, o fato de sistemas e robôs assumirem algumas tarefas diárias vai permitir que você e seus colaboradores “procrastinem” mais – no bom sentido, claro. Para conhecer as tendências de automação, leia nosso artigo sobre inovação na gestão.
Então, na hora de organizar seu dia a dia, não se esqueça de adotar um timesheet automático. E o Runrun.it é uma ótima opção, já que se trata de um software de gestão de tarefas, tempo e desempenho que ajuda empresas de vários países a organizar melhor o fluxo de tarefas – e a serem mais produtivas. Teste grátis agora mesmo: http://runrun.it
