Com Runrun.it, A4D consegue implementar uma gestão 360

Com Runrun.it, A4D consegue implementar uma gestão 360

Agência de marketing digital do grupo de comunicação Diários Associados, a A4D é especializada em performance e focada em gerar resultados. Nos últimos cinco anos, atendeu mais de 800 clientes. Para expandir o negócio, aumentar a base e manter a qualidade, passou a usar o Runrun.it no início de 2018. Nesse período, a empresa já conseguiu alcançar resultados e perceber os benefícios da ferramenta para a sua gestão.

“Precisávamos medir o tempo gasto por cliente para medir o custo e ver o resultado que cada cliente estava trazendo para o negócio. Agora conseguimos enxergar tudo no que podemos chamar de uma gestão 360” – Alexandre Magno, Diretor de Operações

O DESAFIO

Com o crescimento no número de clientes, a empresa precisava melhorar a sua operação para cumprir as demandas e manter a entrega dos projetos com eficiência. Então, eles tinham que organizar os processos internos e o fluxo de trabalho para otimizar o tempo da equipe.

“Sentimos a necessidade de buscar uma ferramenta que nos ajudasse com a gestão de projetos e para escalar o negócio com qualidade.” – Marcelo Mota, Diretor Comercial

Para isso, era fundamental mensurar o que era feito, inclusive, para ter maior controle sobre as atividades e saber as horas trabalhadas por cada pessoa em cada tarefa. Com este panorama, o Runrun.it surgiu como uma opção para ajudar a guiar a operação da A4D.

                FATORES DECISIVOS NA COMPRA

  • A mensuração do tempo
  • A definição de processos
  • A criação de projetos modelo

A SOLUÇÃO

Ao fornecer funcionalidades para controlar o tempo gasto pelos colaboradores, monitorar o andamento dos projetos e analisar os resultados, o Runrun.it se tornou importante para a evolução da gestão da empresa como um todo. E, segundo Alexandre Magno, com a ferramenta, passou a ser possível padronizar os processos, mensurar as tarefas e garantir a qualidade do trabalho.

“A expectativa era melhorar a nossa gestão da base de clientes e da operação em si. O Runrun.it nos atendeu perfeitamente. Hoje, conseguimos olhar para os clientes, as atividades e os processos. Já temos relatório de tudo e resposta para praticamente todas as necessidades.” – Alexandre Magno, Diretor de Operações

OS BENEFÍCIOS

1. Controle sobre as atividades

Com o Runrun.it, a empresa conseguiu gerenciar as atividades, acompanhar o desenvolvimento das tarefas e ter o controle das entregas em tempo real. O que foi fundamental para a A4D entender a gestão do tempo e se planejar melhor.

“Este controle está muito relacionado ao tempo de execução. Isto ajudou a melhorar o planejamento e a definir prazos mais claros, além da análise de rentabilidade dos serviços.” – Matheus Amoni, Gerente de Negócios e Operações

2. Mensuração do tempo

O que não se mede, não se gerencia. Com esta máxima em mente, a A4D encontrou no Runrun.it uma solução para calcular as horas trabalhadas da equipe e ter todos os dados sobre a alocação do tempo. Com esses números, foi possível entender o que precisava melhorar na distribuição de tarefas e no esforço realizado da equipe. Até para maximizar o potencial das pessoas e tornar os clientes mais rentáveis.

“Antes achávamos que era necessário certo esforço para entregar determinada atividade/projeto. Agora temos a certeza. Isto ajudou a verificarmos também o esforço para atender determinado nível de cliente, assim como a rentabilidade de cada um.”

3. Interação entre as equipes

Para facilitar o diálogo e evitar falhas na comunicação, contar com o Runrun.it também ajudou a empresa. Com a ferramenta, foi possível alinhar as demandas, unificar toda a conversa em um só lugar, enviar arquivos nas tarefas e formalizar a documentação. E, como Matheus conta, isso proporcionou uma integração das pessoas.

“Antes não existia a divisão de atividades por times, nem tarefas específicas para cada um. Tivemos um ganho relativo à atribuição de responsabilidades por equipe. E conseguimos uma maior interação entre os times de operação e atendimento.”

4. Padronização de processos

Um dos desafios da A4D era organizar o fluxo de tarefas, a distribuição das demandas e ter processos mais claros. Padronizar e simplificar essa estrutura, com o auxílio do Runrun.it, passou a ser de suma importância para a operação da empresa, conseguindo entregas mais efetivas.

“Nossos processos estão muito relacionados a modelos de projetos – agora temos todas as atividades necessárias para a entrega de um projeto.”

AS FUNCIONALIDADES

1. Dashboard

dashboard

Exemplo de algumas métricas exibidas no Dashboard

 

Com as funcionalidades do Runrun.it, se tornou mais fácil para a empresa calcular as horas trabalhadas das pessoas e visualizar o tempo gasto nos projetos. Basta o usuário dar “play”, “pause” e entregar as tarefas. Então, o sistema gera os dados para a criação de métricas de desempenho e alocação do tempo em uma única tela, na página do Dashboard. Além de fornecer relatórios gerenciais, que são usados por Matheus para avaliar o andamento dos processos.

A equipe entendeu bem a necessidade do controle de horas para a melhora da gestão da empresa e não como um controle de trabalho. A mudança cultural em relação ao lançamento de atividades e horas é uma barreira que estamos quebrando.

Isso ajuda a operação a se planejar, porém o maior benefício é mesmo para a gestão. Usamos os relatórios – inicialmente o de horas registradas para verificar o engajamento da equipe com a ferramenta – e atualmente o de horas por projeto, em que verificamos os custos de cada projeto.”

2. Modelo de projetos

Veja a página de modelo de projetos

 

A possibilidade de criar projetos que tenham tarefas similares e sequência de demandas parecida também se tornou uma funcionalidade importante para Matheus. Com os modelos de projetos do Runrun.it, é possível cadastrar um novo modelo, adicionar tarefas e, depois, basta duplicar o projeto a cada novo cliente.

“Essa função auxilia a operação a ter um padrão de atividades necessárias para entregar um projeto.”

3. Checklistchecklist

Como criar uma checklist ao abrir tarefas

 

Para ajudar na organização dos projetos e no planejamento da equipe, a checklist foi destacada por Matheus como um diferencial. Ao abrir uma tarefa no Runrun.it, é permitido anexar arquivos, definir a prioridade ou agendar uma data para a entrega, e incluir seguidores ou sequência de responsáveis. Além disso, é possível criar uma lista de itens, ou subtarefas. Ou seja, a checklist.

“Isso nos ajuda a verificar os detalhes que podem ser esquecidos durante a execução de uma atividade.”

OS RESULTADOS

Cliente: A4D

O que faz: Desenvolve estratégias e soluções de marketing digital para gerar resultados para os clientes

Objetivos:

  • Mensurar o tempo gasto das pessoas
  • Calcular o resultado de cada cliente para o negócio
  • Aumentar a produtividade

 

Solução: Runrun.it como a ferramenta de gestão estratégica para a empresa controlar a operação e otimizar as horas trabalhadas.

Resultados:

  • Definição e padronização de processos
  • Controle das horas dos colaboradores
  • Controle dos custos dos clientes
  • Melhora na qualidade das entregas
  • Gestão 360 através do Runrun.it

 

CONHEÇA O RUNRUN.IT

Um software inteligente de gestão do trabalho e do tempo que ajuda a gerenciar as horas das pessoas e permite saber o quanto é investido em cada tarefa de cada cliente, além de identificar os gargalos da sua operação. Com o Dashboard, você possui métricas de desempenho e alocação do tempo em uma única página, podendo monitorar o andamento de todos os projetos e ter, facilmente, à sua vista os KPIs de que precisa.

O Runrun.it fornece relatórios gerenciais das horas trabalhadas e de custos dos projetos. O que possibilita enxergar a rentabilidade dos clientes e alterar a precificação dos serviços oferecidos. Com isso, você consegue ter uma gestão muito mais estratégica, se concentrando no que é realmente importante para o seu negócio. Teste grátis hoje mesmo: https://runrun.it

2 thoughts on “Com Runrun.it, A4D consegue implementar uma gestão 360

  1. Parabéns à agência pela boa implementação da solução.

    Sou especialista em gestão de empresas de comunicação e vejo que a profissionalização passa pela metrificação dos principais indicadores. Os clientes conseguem rapidamente separar as agências profissionais das aventureiras.

    1. Oi Geraldo,
      Obrigado pela sua contribuição. As métricas são realmente fundamentais para saber a performance da agência e dos clientes.
      Continue nos acompanhando.
      Um abraço!

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