Com Runrun.it, A4D consegue implementar uma gestão 360

Agência de marketing digital do grupo de comunicação Diários Associados, a A4D é especializada em performance e focada em gerar resultados. Nos últimos cinco anos, atendeu mais de 800 clientes. Para expandir o negócio, aumentar a base e manter a qualidade, passou a usar o Runrun.it no início de 2018. Nesse período, a empresa já conseguiu alcançar resultados e perceber os benefícios da ferramenta para a sua gestão.

“Precisávamos medir o tempo gasto por cliente para medir o custo e ver o resultado que cada cliente estava trazendo para o negócio. Agora conseguimos enxergar tudo no que podemos chamar de uma gestão 360” – Alexandre Magno, Diretor de Operações

O DESAFIO

Com o crescimento no número de clientes, a empresa precisava melhorar a sua operação para cumprir as demandas e manter a entrega dos projetos com eficiência. Então, eles tinham que organizar os processos internos e o fluxo de trabalho para otimizar o tempo da equipe.

“Sentimos a necessidade de buscar uma ferramenta que nos ajudasse com a gestão de projetos e para escalar o negócio com qualidade.” – Marcelo Mota, Diretor Comercial

Para isso, era fundamental mensurar o que era feito, inclusive, para ter maior controle sobre as atividades e saber as horas trabalhadas por cada pessoa em cada tarefa. Com este panorama, o Runrun.it surgiu como uma opção para ajudar a guiar a operação da A4D.

                FATORES DECISIVOS NA COMPRA

• A mensuração do tempo
• A definição de processos
• A criação de projetos modelo

A SOLUÇÃO

Ao fornecer funcionalidades para controlar o tempo gasto pelos colaboradores, monitorar o andamento dos projetos e analisar os resultados, o Runrun.it se tornou importante para a evolução da gestão da empresa como um todo. E, segundo Alexandre Magno, com a ferramenta, passou a ser possível padronizar os processos, mensurar as tarefas e garantir a qualidade do trabalho.

“A expectativa era melhorar a nossa gestão da base de clientes e da operação em si. O Runrun.it nos atendeu perfeitamente. Hoje, conseguimos olhar para os clientes, as atividades e os processos. Já temos relatório de tudo e resposta para praticamente todas as necessidades.” – Alexandre Magno, Diretor de Operações

OS BENEFÍCIOS

1. Controle sobre as atividades

Com o Runrun.it, a empresa conseguiu gerenciar as atividades, acompanhar o desenvolvimento das tarefas e ter o controle das entregas em tempo real. O que foi fundamental para a A4D entender a gestão do tempo e se planejar melhor.

“Este controle está muito relacionado ao tempo de execução. Isto ajudou a melhorar o planejamento e a definir prazos mais claros, além da análise de rentabilidade dos serviços.” – Matheus Amoni, Gerente de Negócios e Operações

2. Mensuração do tempo

O que não se mede, não se gerencia. Com esta máxima em mente, a A4D encontrou no Runrun.it uma solução para calcular as horas trabalhadas da equipe e ter todos os dados sobre a alocação do tempo. Com esses números, foi possível entender o que precisava melhorar na distribuição de tarefas e no esforço realizado da equipe. Até para maximizar o potencial das pessoas e tornar os clientes mais rentáveis.

“Antes achávamos que era necessário certo esforço para entregar determinada atividade/projeto. Agora temos a certeza. Isto ajudou a verificarmos também o esforço para atender determinado nível de cliente, assim como a rentabilidade de cada um.”

3. Interação entre as equipes

Para facilitar o diálogo e evitar falhas na comunicação, contar com o Runrun.it também ajudou a empresa. Com a ferramenta, foi possível alinhar as demandas, unificar toda a conversa em um só lugar, enviar arquivos nas tarefas e formalizar a documentação. E, como Matheus conta, isso proporcionou uma integração das pessoas.

“Antes não existia a divisão de atividades por times, nem tarefas específicas para cada um. Tivemos um ganho relativo à atribuição de responsabilidades por equipe. E conseguimos uma maior interação entre os times de operação e atendimento.”

4. Padronização de processos

Um dos desafios da A4D era organizar o fluxo de tarefas, a distribuição das demandas e ter processos mais claros. Padronizar e simplificar essa estrutura, com o auxílio do Runrun.it, passou a ser de suma importância para a operação da empresa, conseguindo entregas mais efetivas.

“Nossos processos estão muito relacionados a modelos de projetos – agora temos todas as atividades necessárias para a entrega de um projeto.”

AS FUNCIONALIDADES

1. Dashboard

Exemplo de algumas métricas exibidas no Dashboard

Com as funcionalidades do Runrun.it, se tornou mais fácil para a empresa calcular as horas trabalhadas das pessoas e visualizar o tempo gasto nos projetos. Basta o usuário dar “play”, “pause” e entregar as tarefas. Então, o sistema gera os dados para a criação de métricas de desempenho e alocação do tempo em uma única tela, na página do Dashboard. Além de fornecer relatórios gerenciais, que são usados por Matheus para avaliar o andamento dos processos.

“A equipe entendeu bem a necessidade do controle de horas para a melhora da gestão da empresa e não como um controle de trabalho. A mudança cultural em relação ao lançamento de atividades e horas é uma barreira que estamos quebrando.

Isso ajuda a operação a se planejar, porém o maior benefício é mesmo para a gestão. Usamos os relatórios – inicialmente o de horas registradas para verificar o engajamento da equipe com a ferramenta – e atualmente o de horas por projeto, em que verificamos os custos de cada projeto.”

2. Modelo de projetos

Veja a página de modelo de projetos

A possibilidade de criar projetos que tenham tarefas similares e sequência de demandas parecida também se tornou uma funcionalidade importante para Matheus. Com os modelos de projetos do Runrun.it, é possível cadastrar um novo modelo, adicionar tarefas e, depois, basta duplicar o projeto a cada novo cliente.

“Essa função auxilia a operação a ter um padrão de atividades necessárias para entregar um projeto.”

3. Checklist

Como criar uma checklist ao abrir tarefas

Para ajudar na organização dos projetos e no planejamento da equipe, a checklist foi destacada por Matheus como um diferencial. Ao abrir uma tarefa no Runrun.it, é permitido anexar arquivos, definir a prioridade ou agendar uma data para a entrega, e incluir seguidores ou sequência de responsáveis. Além disso, é possível criar uma lista de itens, ou subtarefas. Ou seja, a checklist.

“Isso nos ajuda a verificar os detalhes que podem ser esquecidos durante a execução de uma atividade.”

OS RESULTADOS

Cliente: A4D

O que faz: Desenvolve estratégias e soluções de marketing digital para gerar resultados para os clientes

Objetivos:

• Mensurar o tempo gasto das pessoas
• Calcular o resultado de cada cliente para o negócio
• Aumentar a produtividade

Solução: Runrun.it como a ferramenta de gestão estratégica para a empresa controlar a operação e otimizar as horas trabalhadas.

Resultados:

• Definição e padronização de processos
• Controle das horas dos colaboradores
• Controle dos custos dos clientes
• Melhora na qualidade das entregas
• Gestão 360 através do Runrun.it

CONHEÇA O RUNRUN.IT

Um software inteligente de gestão do trabalho e do tempo que ajuda a gerenciar as horas das pessoas e permite saber o quanto é investido em cada tarefa de cada cliente, além de identificar os gargalos da sua operação. Com o Dashboard, você possui métricas de desempenho e alocação do tempo em uma única página, podendo monitorar o andamento de todos os projetos e ter, facilmente, à sua vista os KPIs de que precisa.

O Runrun.it fornece relatórios gerenciais das horas trabalhadas e de custos dos projetos. O que possibilita enxergar a rentabilidade dos clientes e alterar a precificação dos serviços oferecidos. Com isso, você consegue ter uma gestão muito mais estratégica, se concentrando no que é realmente importante para o seu negócio. Teste grátis hoje mesmo: https://runrun.it