Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

Automatizar tarefas e criar KPIs de performance da sua equipe deixou de ser um diferencial e passou a ser uma medida essencial para crescer. Não há sucesso sem um workflow que permita o ganho de performance e a escalabilidade do negócio. Seja a sua organização uma startup com acúmulo de funções, uma empresa mais madura (porém pouco ágil) ou mesmo uma agência, está mais do que na hora de repensar o seu fluxo de trabalho.

A importância de documentar sem burocratizar

Se os processos não estão bem registrados e não geram documentos de forma automática, o aprendizado é lento e penoso, já que a empresa pode perder muito tempo reproduzindo os mesmos erros. E se a documentação deságua para a burocracia, os funcionários se perdem nos processos e os gestores gastam mais tempo cobrando a documentação do que analisando índices e tomando decisões fundamentadas.

Para alcançar esse equilíbrio, existem ferramentas que permitem um grande salto na gestão do trabalho. Já mencionamos neste ebook as vantagens e a importância da automação. Mas, se você chegou até aqui, não está pensando mais sobre se vai ou não automatizar, mas sobre como implementar uma ferramenta. Certo?

Como escolher?

Há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna ou a escolha de uma solução já existente. No primeiro caso, existe uma ameaça: imagine que o sistema desenvolvido pelo seu time de TI apresente falhas. Isso poderá gerar atrasos, já que será frequente a necessidade de ajustes nos processos, atrapalhando o fluxo de trabalho.

No entanto, ao optar por uma plataforma já existente, como o Runrun.it, existe a vantagem de que o sistema já foi testado e aprovado por várias empresas. Além disso, a ferramenta possui uma equipe full time para suporte, melhorias, correções e criação de novas funções. Com o sistema, você encontra várias funcionalidades e pode utilizá-las conforme o fluxo de trabalho específico do seu negócio. Tudo para você formatar o seu business-driven workflow.

Mas o que é um business-driven workflow?

Como o nome já diz, são fluxos de trabalho orientados pelo negócio. Uma solução que pode ser adaptada e personalizada sem serem necessários esforços na área de ciência da computação mexendo em códigos complexos. A Aberdeen Group publicou um estudo recente sobre o fluxo de trabalho de organizações de sucesso, com equipes de alta performance. Quais são os pontos em comum na gestão das empresas que adotaram os fluxos orientados pelo negócio? Adivinhe:

  • Agilizam processos com tecnologia e unificação de dados de diferentes sistemas;
  • Integram funcionários e clientes, com informação desburocratizada e compartilhamento de conteúdo;
  • Possuem uma visão geral do processo, com rápido acesso a relatórios e status de trabalho;
  • Não se perdem em papelada e digitalizam conteúdo para simples armazenagem e conferência.

 

Além disso, a pesquisa levantou números comparando empresas de desempenho mediano do mercado dos Estados Unidos e outras com desempenho acima da média. Entre as empresas de desempenho mediano, 48% usam alguma plataforma de gestão. Entre empresas bem-sucedidas, o número já sobe para 86%. Já em relação ao processo decisório, entre as empresas consideradas “medianas”, apenas 4% melhoraram nesse quesito. Enquanto isso, nas bem-sucedidas, o índice de melhora na tomada de decisão chega a 20%, graças também ao uso das plataformas.

Isso indica claramente a necessidade de incorporar ferramentas, promover mudanças nos processos e no fluxo de trabalho para aumentar a performance das pessoas.

>> Leitura recomendada: Como conduzir a sua operação com base nos dados

Arrumando a casa e o fluxo de trabalho

Antes de virar os processos de ponta cabeça e mudar a rotina dos departamentos, vale revê-los. Para uma implementação de sucesso, tenha em mente o porquê da automação. Ganho de performance dos colaboradores? Evitar desperdício? Aumentar a rentabilidade de cada projeto? Reúna os objetivos para que durante a transição esse norte não se perca. Aqui vão alguns passos para garantir uma mudança bem-sucedida.

1) Divida o trabalho em etapas

Para montar o seu fluxo, você pode fracionar o trabalho em blocos menores para mapear o caminho ideal. É a hora, muitas vezes, de rever organogramas com os cargos e as posições das pessoas, assim como os job descriptions, e o fluxograma das demandas e projetos da sua empresa. No papel está tudo certo? Então certifique-se de que todos os envolvidos estão cientes do que deve ser feito.

2) Tenha relatórios fáceis de alimentar e analisar

O timesheet é um exemplo clássico: deve ser ágil e simples de se usar, para que o registro de quanto tempo foi dedicado a cada atividade não dê ainda mais trabalho. O Runrun.it conta com timesheet automático, uma forma intuitiva de dar play, pause e stop nas tarefas. Isso em um sistema integrado que ajuda a ordenar as prioridades e indica o status de cada atividade.

Assim, os colaboradores alimentam a plataforma com dados de forma natural e o gestor tem a informação em tempo real do que está acontecendo. E falando em timesheet, confira este nosso artigo que mostra como melhorar a produtividade e fazer a gestão do tempo com um sistema de timesheet.

3) Overview and review

Com uma ferramenta gerando dados, fica mais fácil acompanhar o andamento dos trabalhos, seja do processo geral ou do desempenho de algum projeto específico da empresa, ou das entregas realizadas por cada membro da equipe. Isso agiliza a tomada de decisão, porque, como neste artigo da Forbes diz Kriselle Laran, vice-presidente sênior da Zeno Group, manter processos sem aprimorá-los atrapalha o crescimento. Então, a cada nova tarefa implementada, tome relatórios e se for preciso mude o direcionamento para se manter alinhado aos objetivos iniciais.

4) Use a tecnologia a seu favor

Sistemas na nuvem permitem atualizações em tempo real e a colaboração de equipes remotas. A automação do fluxo de trabalho elimina aquele vai-e-vem interminável de e-mails, mensagens em grupos de Whatsapp, ligações ou reuniões improdutivas. Esqueça processos manuais e use a tecnologia a seu favor, para compartilhar conteúdo e dar visibilidade do projeto a todos os membros da equipe.

Neste artigo do blog, já falamos sobre essa transição da automação de processos, mas sempre é bom lembrar da importância do envolvimento da equipe e de fazer uma transição suave, incorporando as ferramentas de forma gradual para que os avanços sejam assimilados por todos. Tenha em mente que quanto mais tecnologia você incorporar no processo, mais ágil, seguro e mensurável ele será.

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Vamos começar?

A automação do fluxo de trabalho gera resultados surpreendentes na gestão de tarefas, organização de atividades, distribuição de demandas e comunicação com a equipe. E, com o Runrun.it, os benefícios se multiplicam ainda mais, seja qual for o segmento do negócio.

De companhias de TI a times criativos de agências de publicidade e marketing, as empresas só têm a ganhar com a ferramenta. Braço direito do gestor, o Runrun.it permite que você automatize a gestão da equipe sem burocratizar e descubra os gargalos da sua operação. Com inteligência aumentada, o software fornece estimativas reais das entregas e se um projeto tende a atrasar. Faça um teste grátis e eleve hoje mesmo o seu fluxo de trabalho a um novo patamar: http://runrun.it

 

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4 thoughts on “Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

    1. Olá Odilon, obrigado pelo seu comentário.
      Você pode assinar a nossa newsletter ou continuar acompanhando o nosso blog.
      Temos muitos conteúdos relacionados à gestão de trabalho, projetos, tarefas, entre outros.
      Abraços!

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