Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

Fluxo de trabalho é um sistema organizado de atividades padrão cujo objetivo é transformar processos em materiais, serviços ou informações. Ou seja, o fluxo de trabalho conterá todos os caminhos, que serão responsáveis por integrar as áreas da empresa, ou os próprios colaboradores de uma equipe, para alcançar um objetivo comum, que é o produto final ou o serviço oferecido. A definição pode parecer um pouco técnica mas, na prática, ter tudo estruturado e definido é fundamental para conquistar ganho de performance e desenvolvimento. Afinal, automatizar tarefas e criar KPIs deixou de ser um diferencial e passou a ser uma medida essencial para crescer.

A boa notícia é que os fluxos de trabalho podem ser automatizados, melhorando a distribuição de tarefas e a gestão de processos. O que pode ser vantajoso para a organização de uma startup com acúmulo de funções, uma empresa mais madura (porém pouco ágil) ou mesmo uma agência. Neste artigo sobre fluxo de trabalho vamos falar sobre como você pode melhorar a automatização das tarefas e quais são os benefícios dessa aplicação:

 

Automatizando o fluxo de trabalho

A tecnologia trouxe muitos benefícios para o mercado de trabalho, incluindo desenvolvimentos em inteligência artificial na gestão, que estão transformando a forma com que trabalhamos, criando até mesmo novos empregos. A Mckinsey estima que até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.

Um estudo, também da McKinsey, calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem e são comprovadas. Entretanto, apenas 10% dessas tarefas estão realmente sendo automatizadas a uma taxa acima de 90%.

Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente. No primeiro caso, existe uma ameaça: imagine que o sistema desenvolvido pelo seu time de TI apresente falhas. Isso poderá gerar atrasos, já que será frequente a necessidade de ajustes nos processos, atrapalhando o fluxo de trabalho e até mesmo a produtividade da equipe, que poderia estar se ocupando de outras demandas.

No entanto, ao optar por uma plataforma já existente, como o Runrun.it, existe a vantagem de que o sistema já foi testado e aprovado por várias empresas. Além disso, a ferramenta possui uma equipe full time para suporte, melhorias, correções e criação de novas funções. Com o sistema, você encontra várias funcionalidades e pode adaptá-las conforme o fluxo de trabalho específico do seu negócio.

>>Leitura recomendada: Gerenciador de tarefas: para que serve em 9 dicas!

O que é um business-driven workflow?

Como o nome já diz, são fluxos de trabalho orientados pelo negócio. Uma solução que pode ser adaptada e personalizada sem serem necessários esforços na área de ciência da computação mexendo em códigos complexos. A Aberdeen Group publicou um estudo recente sobre o fluxo de trabalho de organizações de sucesso, com equipes de alta performance. Quais são os pontos em comum na gestão das empresas que adotaram os fluxos orientados pelo negócio? Adivinhe:

  • Agilizam processos com tecnologia e unificação de dados de diferentes sistemas;
  • Integram funcionários e clientes, com informação desburocratizada e compartilhamento de conteúdo;
  • Possuem uma visão geral do processo, com rápido acesso a relatórios e status de trabalho;
  • Não se perdem em papelada e digitalizam conteúdo para simples armazenagem e conferência.
 

Além disso, a pesquisa levantou números comparando empresas de desempenho mediano do mercado dos Estados Unidos e outras com desempenho acima da média. Entre as empresas de desempenho mediano, 48% usam alguma plataforma de gestão. Entre empresas bem-sucedidas, o número já sobe para 86%. Já em relação ao processo decisório, entre as empresas consideradas “medianas”, apenas 4% melhoraram nesse quesito. Enquanto isso, nas bem-sucedidas, o índice de melhora na tomada de decisão chega a 20%, graças também ao uso das plataformas.

Isso indica claramente a necessidade de incorporar ferramentas, promover mudanças nos processos e no fluxo de trabalho para aumentar a performance das pessoas.

>> Leitura recomendada: Como conduzir a sua operação com base nos dados

A importância de documentar sem burocratizar

Se os processos não estão bem registrados e não geram documentos de forma automática, o aprendizado é lento e penoso, já que a empresa pode perder muito tempo reproduzindo os mesmos erros. E se a documentação deságua para a burocracia, os funcionários se perdem nos processos e os gestores gastam mais tempo cobrando a documentação do que analisando índices e tomando decisões fundamentadas.

Para alcançar esse equilíbrio, existem ferramentas que permitem um grande salto na gestão do trabalho. Já mencionamos neste ebook as vantagens e a importância da automação. Mas, se você chegou até aqui, não está pensando mais sobre se vai ou não automatizar, mas sobre como implementar uma ferramenta. Certo? Para descobrir novas maneiras de desburocratizar os processos do fluxo de trabalho na sua gestão, assista ao nosso webinar abaixo:

 

Modelo de fluxo de trabalho

Como você já sabe, criar fluxos de trabalho que sejam eficientes e desburocratizados são fundamentais para a sua empresa, assim como a automatização. Cada segmento, empresa ou equipe deve possui um fluxo próprio e que seja capaz de se adaptar às necessidades, sem engessar, nem deixar o trabalho livre demais. Aqui vão algumas dicas que podemos dar para você que está pensando em como construir o seu fluxo para depois automatizá-lo:

  • Reveja os processos atuais: se você já possui alguns passos definidos, esse é o momento de repensá-los. Para isso, se reúna com a sua equipe, escute-os e depois pondere o que é relevante.
  • Defina um objetivo: Qual o seu propósito? Ganho de performance dos colaboradores? Evitar desperdício? Aumentar a rentabilidade de cada projeto? Reúna os objetivos para que durante a transição esse norte não se perca.
  • Interno ou externo? O fluxo de trabalho que você está criando é para departamentos internos, ou impactam diretamente no seu cliente? Tenha isso em mente na hora de priorizar, ou adicionar um processo ao fluxo.
 

Arrumando a casa e o fluxo de trabalho

Depois de elaborar o seu fluxo de trabalho, veja abaixo 4 passos iniciais para implementá-lo e automatizá-lo.

1) Divida o trabalho em etapas

Para montar o seu fluxo, você pode fracionar o trabalho em blocos menores para mapear o caminho ideal. É a hora, muitas vezes, de rever organogramas com os cargos e as posições das pessoas, assim como os job descriptions, e o fluxograma das demandas e projetos da sua empresa. No papel está tudo certo? Então certifique-se de que todos os envolvidos estão cientes do que deve ser feito.

2) Tenha relatórios fáceis de alimentar e analisar

O timesheet é um exemplo clássico: deve ser ágil e simples de se usar, para que o registro de quanto tempo foi dedicado a cada atividade não dê ainda mais trabalho. O Runrun.it conta com timesheet automático, uma forma intuitiva de dar play, pause e stop nas tarefas. Isso em um sistema integrado que ajuda a ordenar as prioridades e indica o status de cada atividade.

Assim, os colaboradores alimentam a plataforma com dados de forma natural e o gestor tem a informação em tempo real do que está acontecendo. E falando em timesheet, confira este nosso artigo que mostra como melhorar a produtividade e fazer a gestão do tempo com um sistema de timesheet. >> Leitura recomendada: Gestão à vista como forma de engajar equipes e aumentar produtividade

3) Overview and review

Com uma ferramenta gerando dados, fica mais fácil acompanhar o andamento dos trabalhos, seja do processo geral ou do desempenho de algum projeto específico da empresa, ou das entregas realizadas por cada membro da equipe, além de facilitar a criação de indicadores de produtividade e eficiência. Isso agiliza a tomada de decisão, isso agiliza a tomada de decisão, porque, como neste artigo da Forbes diz Kriselle Laran, vice-presidente sênior da Zeno Group, manter processos sem aprimorá-los atrapalha o crescimento. Então, a cada nova tarefa implementada, tome relatórios e se for preciso mude o direcionamento para se manter alinhado aos objetivos iniciais.

4) Use a tecnologia a seu favor

Sistemas na nuvem permitem atualizações em tempo real e a colaboração de equipes remotas. A automação do fluxo de trabalho elimina aquele vai-e-vem interminável de e-mails, mensagens em grupos de Whatsapp, ligações ou reuniões improdutivas. Esqueça processos manuais e use a tecnologia a seu favor, para compartilhar conteúdo e dar visibilidade do projeto a todos os membros da equipe.

Neste artigo do blog, já falamos sobre essa transição da automação de processos, mas sempre é bom lembrar da importância do envolvimento da equipe e de fazer uma transição suave, incorporando as ferramentas de forma gradual para que os avanços sejam assimilados por todos. Tenha em mente que quanto mais tecnologia você incorporar no processo, mais ágil, seguro e mensurável ele será.

Benefícios de um fluxo de trabalho estruturado e automatizado

Agora que você já sabe o que é um fluxo de trabalho e quais são os primeiros passos que você pode seguir para automatizá-lo em sua empresa, confira abaixo 10 benefícios desse processo:

  1. 1. Queda na taxa de erros
  2. 2. Aumento na qualidade do produto ou serviço final
  3. 3. Crescimento da produtividade da equipe
  4. 4. Menos burocratização
  5. 5. Aproveitamento dos recursos já existentes
  6. 6. Redução de custos
  7. 7. Comunicação mais eficiente
  8. 8. Gestão do tempo inteligente
  9. 9. Gestão de retrabalho
  10. 10. Informações centralizadas em um único lugar
 

Comece a automatizar o seu fluxo de trabalho com o Runrun.it

A automação do fluxo de trabalho gera resultados surpreendentes na gestão de tarefas, organização de atividades, distribuição de demandas e comunicação com a equipe. E, com o Runrun.it, os benefícios se multiplicam ainda mais, independente do segmento em que você atua. O Runrun.it permite que você automatize a gestão da equipe sem burocratizar. Você vai conseguir acompanhar o andamento dos seus projetos em tempo real, através do nosso Dashboard, obter relatórios gerenciais com poucos cliques e definir exatamente qual fluxo deve ser percorrido por uma demanda. Faça um teste grátis e comece a automatizar o seu fluxo de trabalho com o Runrun.it: http://runrun.it

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4 thoughts on “Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

    1. Olá Odilon, obrigado pelo seu comentário.
      Você pode assinar a nossa newsletter ou continuar acompanhando o nosso blog.
      Temos muitos conteúdos relacionados à gestão de trabalho, projetos, tarefas, entre outros.
      Abraços!

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