Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

Fluxo de trabalho é um sistema organizado de atividades padrão cujo objetivo é transformar processos em materiais, serviços ou informações.

Ou seja, o fluxo de trabalho conterá todos os caminhos, que serão responsáveis por integrar as áreas da empresa, ou os próprios colaboradores de uma equipe, para alcançar um objetivo comum, que é o produto final ou o serviço oferecido. 

A definição de fluxo de trabalho pode parecer um pouco técnica mas, na prática, ter tudo estruturado e definido é fundamental para conquistar ganho de performance e desenvolvimento. 

Afinal, automatizar tarefas e criar KPIs deixou de ser um diferencial e passou a ser uma medida essencial para crescer. 

A boa notícia é que os fluxos de trabalho podem ser automatizados, melhorando a distribuição de tarefas e a gestão de processos. O que pode ser vantajoso para a organização de uma startup com acúmulo de funções, uma empresa mais madura (porém pouco ágil) ou mesmo uma agência.  

Neste artigo sobre fluxo de trabalho, vamos falar sobre como você pode melhorar a automatização das tarefas e quais são os benefícios dessa aplicação:

 

Automatizando o fluxo de trabalho

A tecnologia trouxe muitos benefícios para o mercado de trabalho, incluindo desenvolvimentos em inteligência artificial na gestão, que estão transformando a forma  com que trabalhamos, criando até mesmo novos empregos.

Publicado pela Mckinsey, o artigo Four Success Factors for Workforce Automation (Quatro fatores de sucesso para a Automação da Força de Trabalho) traz a estimativa que até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa. 

O mesmo estudo calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem. 

Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente.

No primeiro caso, existe uma ameaça: imagine que o sistema desenvolvido pelo seu time de TI apresente falhas. Isso poderá gerar atrasos, já que será frequente a necessidade de ajustes nos processos, atrapalhando o fluxo de trabalho e até mesmo a produtividade da equipe, que poderia estar se ocupando de outras demandas. 

Dessa forma, ao optar por uma plataforma já existente, como o Runrun.it, existe a vantagem de adotar um sistema que já foi testado e aprovado por várias empresas.

Além disso, a ferramenta possui uma equipe full time para suporte, melhorias, correções e criação de novas funções. Com um sistema, você encontra várias funcionalidades e pode adaptá-las conforme o fluxo de trabalho específico do seu negócio. 

>>Leitura recomendada: Gerenciador de tarefas: para que serve em 9 dicas!

O que são os fluxos de trabalho orientados pelo negócio? 

São soluções que podem ser adaptadas e personalizadas sem a necessidade de maiores esforços na área de ciência da computação.

 A Aberdeen Group publicou um estudo sobre o fluxo de trabalho de organizações de sucesso, com equipes de alta performance. Quais são os pontos em comum na gestão das empresas que adotaram os fluxos orientados pelo negócio? Adivinhe:

  • Agilidade nos processos com tecnologia e unificação de dados de diferentes sistemas;
  • Integram funcionários e clientes, com uma comunicação centralizada e desburocratizada e compartilhamento de conteúdo;
  • Possuem uma visão geral do processo, com rápido acesso a relatórios e status de trabalho;
  • Não se perdem com o excesso de arquivos físicos e digitalizam conteúdo para simples armazenagem e conferência.
 

Além disso, a pesquisa levantou números comparando empresas de desempenho mediano do mercado dos Estados Unidos e outras com desempenho acima da média. 

Entre as empresas de desempenho mediano, 48% usam algum software de gestão. Entre empresas bem-sucedidas, o número já sobe para 86%.

Já em relação ao processo decisório, entre as empresas consideradas “medianas”, apenas 4% melhoraram nesse quesito. Enquanto isso, nas bem-sucedidas, o índice de melhora na tomada de decisão chega a 20%, graças também ao uso das plataformas.

 Os dados da pesquisa indicam claramente a necessidade de incorporar ferramentas, promover mudanças nos processos e no fluxo de trabalho para aumentar a performance das pessoas.

>> Leitura recomendada: Como conduzir a sua operação com base nos dados

A importância de documentar sem burocratizar

Se os processos não estão bem registrados e não geram documentos de forma automática, o aprendizado é lento e penoso, já que a empresa pode perder muito tempo reproduzindo os mesmos erros. 

E se a documentação deságua para a burocracia, os funcionários se perdem nos processos e os gestores gastam mais tempo cobrando a documentação do que analisando índices e tomando decisões fundamentadas.

Para alcançar esse equilíbrio, existem ferramentas que permitem um grande salto na gestão do trabalho como mencionamos no ebook Automação e Transformação Digital

Mas, se você chegou até aqui, não está pensando mais sobre se vai ou não automatizar, mas sobre como implementar uma ferramenta. Certo?

Para descobrir novas maneiras de facilitar os processos do fluxo de trabalho na sua gestão, assista ao nosso webinar abaixo:

Modelo de fluxo de trabalho

Como você já sabe, criar fluxos de trabalho que sejam eficientes e desburocratizados são fundamentais para a sua empresa, assim como a automatização. 

Cada segmento, empresa ou equipe deve possuir um fluxo próprio e que seja capaz de se adaptar às necessidades, sem engessar, nem deixar o trabalho livre demais.  

Aqui vão algumas dicas que podemos dar para você que está pensando em como construir o seu fluxo para depois automatizá-lo:

  • Reveja os processos atuais: se você já possui alguns passos definidos, esse é o momento de repensá-los. Para isso, se reúna com a sua equipe, escute-os e depois pondere o que é relevante.
  • Defina um objetivo: Qual o seu propósito? Ganho de performance dos colaboradores? Evitar desperdício? Aumentar a rentabilidade de cada projeto? Reúna os objetivos para que durante a transição esse norte não se perca.
  • Interno ou externo? O fluxo de trabalho que você está criando é para departamentos internos, ou impactam diretamente no seu cliente? Tenha isso em mente na hora de priorizar, ou adicionar um processo ao fluxo.

Arrumando a casa e o fluxo de trabalho

Depois de elaborar o seu fluxo de trabalho, veja a seguir como utilizar o Runrun.it para implementá-lo e automatizá-lo.

1) Divida o trabalho em etapas

Para montar o seu fluxo de trabalho, você pode fracionar o projeto  em blocos menores para mapear o caminho ideal. 

É a hora, muitas vezes, de rever organogramas com os cargos e as posições das pessoas, assim como os job descriptions, e o fluxograma das demandas e projetos da sua empresa. 

Para você entender na prática, vamos explicar como isso acontece dentro do Runrun.it. Na ferramenta, todas as tarefas podem ser encontradas nos Quadros, funcionalidade que permite duas opções para que você visualize o todo: Kanban e o Gantt

No Kanban, framework ágil com o formato de um tabuleiro, cada uma das colunas representa uma etapa do fluxo de trabalho. Sendo assim, é possível detectar se a atividade já foi iniciada e em qual fase do processo produtivo ela se encontra. 

Logo, ao selecionar essa opção, você acompanha o progresso dos jobs de ponta a ponta em tempo real, mantendo todo o time na mesma página. 

Com o Gantt, você consegue enxergar a capacidade dos profissionais para executarem as atividades solicitadas, bem como mensurar o esforço necessário para as entregas e distribuir as demandas sem gerar sobrecarga de trabalho. 

2) Otimize a gestão do tempo 

O timesheet é um exemplo clássico: deve ser ágil e simples de se usar, para que o registro de quanto tempo foi dedicado a cada atividade não dê ainda mais trabalho. 

O Runrun.it conta com timesheet automático, uma forma intuitiva de dar play, pause e stop nas tarefas. Isso em um sistema integrado que ajuda a ordenar as prioridades e indica o status de cada atividade.

A partir dessa automação, a plataforma compila todas as informações do fluxo de trabalho, permitindo que você cruze os registros que mostram detalhes como o tempo investido por cliente, fazendo que o gestor baseie atue de forma analítica com com base em dados concretos. 

Outro aspecto valioso que essa métrica proporciona é a identificação de gargalos no fluxo de trabalho, fazendo com que os processos que interrompem as atividades sejam revistos e reorganizados. Assim, é possível montar um fluxo de trabalho customizado e funcional, permitindo entregas de valor. 

>> Leitura recomendada: Gestão à vista como forma de engajar equipes e aumentar produtividade

3) Overview and review

A visão geral oferecida pelo Runrun.it é de suma importância para o planejamento e tomadas de decisões que serão feitas futuramente. 

Além dos dados fornecidos pelo timesheet, é possível gerar relatórios na plataforma a partir dos indicadores de produtividade e eficiência, facilitando a mensuração de esforços por tarefa, alocação de pessoas no fluxo de trabalho, tempo investido por etapa, gestão de custos por cliente e a projeção entre os projetos orçados e realizados. 

Sendo assim, a cada tarefa implementada, tome relatórios e se for preciso mude o direcionamento para se manter alinhado aos objetivos iniciais.

4) Use a tecnologia a seu favor

Sistemas na nuvem permitem atualizações em tempo real e a colaboração de equipes remotas. A automação do fluxo de trabalho elimina aquele vai-e-vem interminável de e-mails, mensagens em grupos de Whatsapp, ligações ou reuniões improdutivas. 

Usar o Runrun.it é uma boa alternativa aos processos manuais e excessos de canais de comunicação, pois a ferramenta conta com funcionalidades que centralizam a informação em um só lugar, dando a visibilidade do projeto a todos os membros da equipe. 

Um exemplo claro dos recursos oferecidos é a opção da criação automática de tarefas com os formulários. Na funcionalidade, é possível montar um questionário personalizado para solicitar as informações essenciais para a realização junto a clientes, parceiros ou mesmo colegas de trabalho.

Os templates dos formulários são personalizados para setores e áreas de atuação

Outra aplicação do Runrun.it que otimiza o fluxo de trabalho é usuário convidado, que permite a aprovação de materiais e campanhas junto a pessoas externas à plataforma. Com um clique você consegue compartilhar arquivos, tarefas e projetos com clientes de forma segura.

Tudo isso funciona de maneira bastante intuitiva e fácil de ser executada,desde a solicitação feita pelo cliente até a aprovação da entrega do projeto, através de um fluxo de trabalho ágil e que não interrompe o workflow da sua equipe. 

Benefícios de um fluxo de trabalho estruturado e automatizado

Agora que você já sabe o que é um fluxo de trabalho e quais são os primeiros passos que você pode seguir para automatizá-lo em sua empresa, confira abaixo 10 benefícios desse processo:

  • 1. Queda na taxa de erros
  • 2. Aumento na qualidade do produto ou serviço final
  • 3. Crescimento da produtividade da equipe
  • 4. Menos burocratização
  • 5. Aproveitamento dos recursos já existentes
  • 6. Redução de custos
  • 7.Comunicação mais eficiente
  • 8. Gestão do tempo inteligente
  • 9.Gestão de retrabalho
  • 10. Informações centralizadas em um único lugar
 

Comece a automatizar o seu fluxo de trabalho com o Runrun.it

A automação do fluxo de trabalho gera resultados surpreendentes na gestão de tarefas, organização de atividades, distribuição de demandas e comunicação com a equipe. 

E, com o Runrun.it, os benefícios se multiplicam ainda mais, independente do segmento em que você atua. O Runrun.it permite que você automatize a gestão da equipe sem burocratizar. 

Você vai conseguir acompanhar o andamento dos seus projetos em tempo real, através de Dashboards, obter relatórios gerenciais com poucos cliques e definir exatamente qual fluxo de trabalho deve ser percorrido por uma demanda. 

Faça um teste grátis e comece a automatizar o seu  fluxo de trabalho com o Runrun.it: http://runrun.it

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Links mencionados

https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/four-success-factors-for-workforce-automation
https://www.nintex.com/blog/workflow-secrets-successful-companies/ https://www.forbes.com/sites/forbescommunicationscouncil/2018/04/13/14-ways-to-document-communications-processes-for-faster-easier-growth/#3b7bbdaa4455

4 thoughts on “Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer

    1. Olá Odilon, obrigado pelo seu comentário.
      Você pode assinar a nossa newsletter ou continuar acompanhando o nosso blog.
      Temos muitos conteúdos relacionados à gestão de trabalho, projetos, tarefas, entre outros.
      Abraços!

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