Como criar um ambiente de trabalho inteligente e eficiente

Como criar um ambiente de trabalho inteligente e eficiente

Ao longo do ano, o brasileiro passa em média 1737 horas no trabalho, o que corresponde a 20% do seu tempo disponível. Por isso, criar um ambiente de trabalho que proporcione satisfação e pertencimento aos colaboradores é um investimento que deve ser feito pelas empresas. 

Seja de maneira direta ou indireta, o ambiente de trabalho impacta na criatividade e produtividade dos trabalhadores, sendo muitas vezes tão bem considerado quanto uma remuneração justa.

Para construir um ambiente de trabalho ideal para sua equipe, seja no escritório ou no home office, separamos algumas ideias neste artigo, que vão da cultura organizacional à infraestrutura do espaço de trabalho. Confira! 

 

O ambiente de trabalho ideal 

Quando pensamos num ambiente de trabalho perfeito, é comum nos lembrarmos daqueles escritórios utópicos de filmes ou propagandas. Todos felizes, descansados, em cadeiras confortáveis e escrivaninhas amplas. Nos últimos anos, tivemos até o surgimento de um novo estereótipo, o escritório com fliperamas, sacos de pancada, mesa de sinuca e afins.

No entanto, outros requisitos estão posicionados entre as prioridades do colaborador no ambiente de trabalho, como uma comunicação aberta entre gestores e equipe, uma rede de assistência que cuide do bem-estar físico e mental dos trabalhadores, equiparação salarial, treinamentos e capacitações e o incentivo à diversidade

Com os rápidos avanços da tecnologia, as empresas também precisam estar prontas para oferecer ferramentas de automação que tornam o fluxo de trabalho mais dinâmico e eficiente, o que converge para um ambiente de trabalho facilitado e confortável para a execução das atividades rotineiras. Em suma, o ambiente de trabalho é uma combinação da criação de um clima organizacional com uma estrutura que disponibiliza praticidade e bem-estar ao seu quadro de funcionários. 

Também é preciso lembrar que cada empresa tem seu perfil específico, e apenas copiar modelos de sucesso em contextos totalmente diferentes pode não ser eficaz ou mesmo viável para desenvolver seu próprio ambiente de trabalho.

Como alcançar o ambiente de trabalho saudável 

Para aperfeiçoarmos nosso ambiente de trabalho, podemos começar com a pergunta: meu ambiente de trabalho é saudável? Agradável? Promove o companheirismo e a troca de ideias? Segundo uma pesquisa da multinacional de recrutamento Michael Page, as cinco situações que mais afetam negativamente o ambiente de trabalho são:

  • Gestão mal estruturada e sem planejamento;
  • Falta de feedback;
  • Falta de reconhecimento;
  • Áreas de suporte pouco ágeis ou de baixa performance;
  • Burocracia.
 

Como percebemos, esses problemas são muito mais palpáveis que apenas algo que se resolva com puffs, videogames ou donuts, ainda mais quando falamos em trabalho remoto.

Para conhecer mais a fundo como os profissionais se sentem no ambiente de trabalho, pode ser realizada uma pesquisa de clima organizacional, que irá apontar os pontos de melhoria para a companhia. 

>> Leitura recomendada: Infográfico: o ambiente de trabalho perfeito

Outra maneira de obter essas informações é por meio do People Analytics, que irá averiguar o comportamento dos trabalhadores por meio de dados e registros obtidos por ferramentas de gestão no ambiente de trabalho.

Assim como a cultura de dados, outras metodologias e práticas da área da gestão podem auxiliar na criação de um ambiente de trabalho equilibrado para todos, como mostraremos nos próximos tópicos. 

A importância da cultura organizacional no ambiente de trabalho

O que entendemos por cultura organizacional é o reflexo dos valores da empresa, que são enfatizados continuamente em reuniões, conversas de corredor, trocas de e-mail, eventos internos e demais formas de interação entre os colaboradores.

Com essa prática no ambiente de trabalho, todos os integrantes da companhia passam a absorver a identidade e modo de trabalho dentro daquelas instituições.

Esse alinhamento é visto como uma vantagem competitiva desde o processo seletivo, com os recrutadores percebendo a compatibilidade dos candidatos com os valores disseminados pela empresa.

Com os princípios já estabelecidos, o comportamento dos funcionários atende às necessidades produtivas já almejadas pela organização, fazendo com que o ambiente de trabalho e as relações pessoais sejam mais harmoniosas. 

>> Leitura recomendada: Saiba como reduzir o turnover em sua empresa

Nesse processo de reforço da cultura organizacional, fica evidente a importância do papel do gestor no ambiente de trabalho, pois é a partir de reconhecimentos que os colaboradores compreendem o que devem continuar fazendo. Quando um comportamento é integrado à rotina da empresa ou da equipe ele se torna uma prática permanente. 

Essa forma de trabalhar também influencia na forma como as pessoas visualizam a empresa, adotando uma postura mais colaborativa e ágil quando essas são as diretrizes pautadas pela organização. A absorção dessa visão é condicionada pelas oportunidades estimuladas no ambiente de trabalho, como veremos a seguir. 

Capacitação e requalificação 

Parte de um ambiente de trabalho saudável é composta pelas oportunidades favorecidas pela empresa aos seus funcionários. Com um olhar mais atento, é possível perceber as necessidades de atualizações do conhecimento, tanto no quesito em que é prontamente aplicado nas atividades do trabalho, quanto em conteúdos que fortalecem o desenvolvimento profissional. 

Um canal que vem sendo bastante utilizado pelo meio empresarial são as universidades corporativas, que oferecem cursos de especialização presenciais e online para os colaboradores e demais interessados.

Igualmente, estão os já conhecidos workshops e treinamentos, que costumam ser focados em desafios pontuais e também enriquecem o currículo profissional, mostrando que o ambiente de trabalho também é lugar de aprendizado. 

>> Leitura recomendada: Lifelong Learning: como estimular o desejo pelo aprendizado. 

Ainda no campo do reconhecimento do valor profissional, sua empresa também pode abraçar o reskilling, uma maneira de incentivar os colaboradores a crescerem dentro da corporação, seja migrando de um departamento ou subindo degraus em sua função.

Essa prática no ambiente de trabalho parte do interesse demonstrado pelas pessoas de alcançarem novos desafios na empresa ou mesmo quando os líderes percebem essa vontade nos integrantes de sua equipe.

Você pode conhecer mais sobre essa tática assistindo ao nosso webinar com o Gabriel Leite, CMO da Feedz. 

Conexão com os colaboradores  

Muito se fala que o sentimento de bem-estar no ambiente de trabalho provém da experiência de se sentir parte da empresa, contudo isso não acontece quando as lideranças não se aproximam diariamente de suas equipes.

A conexão entre os profissionais, independentemente do cargo ocupado, deve ser estimulada para que o ambiente de trabalho se torne colaborativo e empático.

Das metodologias já aplicadas que dão resultado, aumentando a integração entre os profissionais, está a comunicação não-violenta. Essa estratégia visa à abertura do diálogo entre colaboradores e gestores, permitindo a compreensão das adversidades encontradas na rotina do trabalho e na busca de uma solução conjunta, que beneficie todos os envolvidos. 

Entre as ferramentas mais frequentes que mensuram a experiência do trabalhador na empresa estão os feedbacks, a avaliação 360°, conversas one a one e as já mencionadas pesquisas de clima organizacional. 

Jornadas flexíveis

Tendências do futuro do trabalho que começavam a ter maior repercussão ganharam maior alcance após a pandemia de COVID-19.

Por exemplo, a flexibilidade no trabalho representa um conjunto de alternativas para que os colaboradores tenham mais liberdade de escolher como, quando e onde desenvolver suas tarefas, para aumentar a produtividade e alcançar sucesso profissional.

As perspectivas foram alteradas e conciliar qual é a melhor jornada aos colaboradores é um debate que atinge a maioria das empresas. Mais: com o home office, o entendimento de ambiente de trabalho foi alterado, logo, é preciso atender as necessidades do profissional, seja ele estando no escritório, no trabalho remoto ou mesmo cumprindo uma escala híbrida. 

>> Leitura recomendada: Nômade digital: o que é e como preparar sua empresa para esse profissional

A mudança do ambiente de trabalho também altera a forma de mensurar a participação do colaborador dentro da organização, qualificando seu esforço pelas entregas realizadas ao invés do horário.

Bem como no escritório, onde a estrutura montada é projetada para facilitar a execução das operações, em outros formatos é preciso que os colaboradores tenham à sua disposição os equipamentos e suporte para realizarem suas tarefas. 

Nesse espectro, visões mais contemporâneas como a gestão colaborativa e a gestão ágil permitem a construção de um ambiente de trabalho amigável para todas as equipes. A horizontalidade das relações e o uso de métodos ágeis favorecem o desempenho das atividades de maneira natural e produtiva. 

>> Leitura recomendada: Competências essenciais no trabalho remoto

Um bom exemplo disso é a aplicação de gerenciadores de projetos, como o Runrun.it, no ambiente de trabalho. Com uma interface dinâmica e funcional, o programa possibilita a gestão de tarefas de forma ágil e a comunicação entre equipes remotas, integrando todos os principais recursos em uma só tela. 

Box com o logo do runrun.it com a frase: O Software líder em gestão do trabalho e produtividade. Use grátis.

Saúde e lazer no ambiente de trabalho 

Além de bons salários, os colaboradores estão de olho nas vantagens que as empresas oferecem, como os benefícios opcionais, que englobam planos de saúde, parcerias com academias, descontos em cursos profissionalizantes, sessões de mindfulness, entre outros.

Esses benefícios, associados aos espaços de lazer, criam oportunidades para que os trabalhadores saiam da rotina atarefada do trabalho, equilibrando o ambiente de trabalho. 

Essas ofertas além de acessíveis a todos, não representam um alto custo para a empresa e agregam muito valor no processo de recrutamento e retenção de talentos. 

>> Leitura recomendada: Como evitar a sobrecarga de trabalho

Outra demonstração de cuidado no ambiente de trabalho é a criação de um espaço seguro

para que as pessoas possam abordar temas como ansiedade e depressão, para aliviar o dia a dia e tornar as relações mais empáticas.

É necessário, claro, que o RH também esteja disponível caso algum colaborador queira conversar e desabafar. Neste caso, é importante que os profissionais estejam preparados para acalentar e tenham uma postura acolhedora.

Um ambiente de trabalho inteligente com softwares de gestão

Um dos fatores que impulsionam a produtividade de uma equipe é um ambiente de trabalho inteligente. Mas o que é isso? Ambientes inteligentes utilizam os benefícios da tecnologia para facilitar o trabalho e maximizar a produtividade dos colaboradores.

Isto pode se dar através do uso de dispositivos conectados pela internet, controles automatizados de tarefas, prazos e custos, trabalho remoto, reuniões virtuais e muito mais. 

Segundo uma pesquisa recente da Dell/Intel, 47% dos profissionais brasileiros consideram que seu ambiente de trabalho não é inteligente o suficiente. Ao mesmo tempo, 81% dos entrevistados acreditam que estarão usando a Internet das Coisas em até cinco anos. 

Quando dizemos “internet das coisas”, estamos falando de uma realidade onde todos os dispositivos estarão conectados, coletando, gerando e utilizando uma quantidade praticamente infinita de dados.

A mesma pesquisa ainda aponta que a maioria dos entrevistados utiliza equipamentos da empresa para fins pessoais – falar com amigos, utilizar redes sociais e até pagar contas. Ao mesmo tempo, eles declaram que gostariam de poder utilizar seu próprio computador ou smartphone para trabalhar. Isto levanta questões interessantes sobre a política de BYOD (Bring Your Own Device) e a cibersegurança dentro das empresas.

Nesse propósito, ter uma plataforma automatizada para gerenciar os projetos faz toda a diferença no ambiente de trabalho. Ainda mais quando a ferramenta é o Runrun.it

Completo e eleito um dos mais fáceis de usar do mundo, o software entrega usabilidade e praticidade na organização das tarefas, comunicação com clientes e parceiros e gestão do tempo aplicado em cada tarefa. 

A ferramenta é o braço direito do gestor no home office, pois possibilita o acompanhamento do passo a passo do projeto e a criação de indicadores de desempenho únicos, gerando relatórios personalizados que esclarecem a capacidade de trabalho dos colaboradores, o que resulta em uma distribuição de responsabilidades justa. 

Com softwares de gestão como Runrun.it, você consegue muito mais produtividade da sua equipe. Crie sua conta para ter a experiência de utilizar a plataforma: http://runrun.it.

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Pesquisas mencionadas 

http://g1.globo.com/concursos-e-emprego/noticia/2015/07/pesquisa-lista-5-situacoes-mais-irritantes-no-ambiente-de-trabalho.html

https://www1.folha.uol.com.br/mercado/2018/05/brasileiro-trabalha-190-horas-para-comprar-um-smartphone.shtml

https://www.dell.com/learn/br/pt/brcorp1/press-releases/2017-01-23-dell-intel-research-iot

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