A gestão ágil é um método para o gerenciamento de projetos focado na adaptação rápida às mudanças, na colaboração entre equipes e na entrega contínua de valor. Ela surgiu no contexto do desenvolvimento de software como uma alternativa aos modelos tradicionais, que eram mais rígidos e lentos, e hoje é aplicada em diversos setores.
Relativamente nova, a gestão ágil promove uma cultura de comunicação constante entre as equipes e clientes, permitindo ajustes rápidos para garantir que os resultados atendam às expectativas.
Quer saber o que é gestão ágil, os benefícios que ela oferece e como aplicar os frameworks desse modelo em sua empresa? Nós vamos te mostrar isso e muito mais neste artigo!
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- O que é a gestão ágil e quando ela surgiu
- Como funciona a gestão ágil?
- Os benefícios da gestão ágil
- As diferenças entre a gestão ágil e gestão tradicional
- A adoção da gestão ágil nas empresas na atualidade
- Metodologias para colocar a gestão ágil em prática
- Como adotar a gestão ágil na sua empresa
- A ferramenta certa para aplicar a gestão ágil
O que é a gestão ágil e quando ela surgiu
A gestão ágil é uma abordagem de gerenciamento de projetos que coloca a flexibilidade, a colaboração e a entrega contínua no centro do processo, ao contrário dos métodos tradicionais, que seguem uma sequência linear e rígida.
A essência principal das metodologias ágeis é a divisão dos processos em tarefas com curto período de atuação e em equipes que trabalham paralelamente em atividades que vão convergir e concluir uma das fases do processo, conhecidas como squads.
A maior vantagem da gestão ágil é a capacidade de adaptar o projeto ao longo do tempo, reduzindo o retrabalho e aumentando a eficiência, o que torna o processo mais dinâmico e alinhado às necessidades do cliente.
Como a gestão ágil surgiu?
Antes da criação da gestão ágil, a indústria de softwares, assim como outros campos da tecnologia, seguiam procedimentos tradicionais para o desenvolvimento de programas e funcionalidades.
O modelo predominante era o Waterfall ou Cascata, que organizava o trabalho em fases sequenciais e hierárquicas. Essas fases são: levantamento de requisitos > arquitetura, implementação > testes > lançamento > manutenção.
Com pouco espaço para adaptação no período de desenvolvimento e quase nenhum contato com o cliente, os riscos de uma entrega pouco satisfatória eram grandes. Assim, se o solicitante tivesse sugestões de mudanças e pedisse refações, seriam cumpridas novamente as fases necessárias, o que demandava um tempo precioso até a conclusão do projeto.
Foi a partir dessas percepções que em 2001, nos Estados Unidos, um grupo de programadores se reuniu e criou o Manifesto Ágil. Ele logo se tornou um guia para otimizar os processos e repensar as formas de trabalho.
O Manifesto Ágil
Durante esse encontro, todas as principais ideias e soluções levantadas foram documentadas em um relatório, o Manifesto Ágil. Desde então, ele é utilizado para conduzir as boas práticas de desenvolvimento, e se baseia em 4 valores principais:
1 – Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
Na gestão ágil, os softwares e ferramentas são sim muito necessários, no entanto, o fator humano é essencial para que eles funcionem. Por isso, a comunicação entre as pessoas é primordial no gerenciamento de projetos.
Quando as equipes trabalham juntas, focadas em um objetivo em comum, o trabalho flui de maneira mais consistente e objetiva, além do tempo de desenvolvimento reduzido.
Ao falar da ligação das pessoas com o projeto, não podemos nos esquecer da interação com os clientes. Eles podem colaborar e dar sugestões durante a construção daquele produto ou serviço, afinal é ele quem vai utilizá-lo ao final do processo e quanto mais fiel às expectativas dele, melhor.
2 – Software funcional mais que documentação abrangente
A gestão ágil prega que o planejamento e a execução das tarefas sejam mais dinâmicas, por isso, não existem tantos entraves burocráticos e autorizações que podem atrasar ou paralisar o projeto.
Aqui, o programa ou serviço deve estar em funcionamento constante, pois esse é o melhor parâmetro de que o trabalho está sendo bem executado.
3 – Colaboração do cliente mais que negociação de contratos
Em uma metodologia tradicional, é comum que o cliente só seja convidado a participar do processo no momento final, onde enfim ele poderia fazer suas considerações e bater o martelo sobre a aprovação ou não do produto.
Já na gestão ágil, o contratante tem a possibilidade de colaborar em cada etapa, colocando a sua percepção prática sobre a usabilidade do serviço e quais são os aprimoramentos que podem ser feitos antes do fechamento de uma atividade.
Dessa maneira, não somente cresce a assertividade do projeto, como é estimulada uma relação de confiança entre a organização e o cliente.
4 – Responder a mudanças mais que seguir um plano
Estar preparado para eventuais mudanças ao longo do projeto é um dos principais diferenciais da gestão ágil. Como as tarefas possuem curta duração, os retornos e sugestões frequentes auxiliam em uma nova tomada de decisões, sem que as atividades sejam interrompidas ou entregues com atraso.
Como funciona a gestão ágil?
Na gestão ágil, as equipes são organizadas para trabalhar de forma autônoma, com alta colaboração e foco em resultados rápidos. Mas como isso realmente acontece na prática? Vamos entender melhor como funciona a gestão ágil:
Planejamento Iterativo
Em vez de planejar todo o projeto de uma vez, a gestão ágil divide o trabalho em pequenas partes, que são planejadas e entregues de forma incremental, permitindo ajustes rápidos durante o processo.
Times Autônomos e Colaborativos
As equipes são organizadas em grupos multifuncionais (geralmente chamados de squads) e têm autonomia para tomar decisões dentro de seus processos, colaborando de maneira constante e eficaz.
Reuniões diárias
Conhecidas como daily standups, essas reuniões curtas são realizadas todos os dias para que os membros da equipe compartilhem o que estão fazendo, os desafios enfrentados e o progresso realizado. Isso mantém todos alinhados e facilita a identificação de bloqueios.
Feedback contínuo
Em cada ciclo de trabalho, ou sprint, o feedback do cliente e das partes interessadas é coletado e analisado. Isso permite ajustes rápidos nas próximas entregas, garantindo que o produto final atenda às necessidades reais.
Priorização de tarefas
A priorização do trabalho é feita de forma constante, com foco nas tarefas mais importantes, garantindo que os recursos sejam utilizados da maneira mais eficiente possível.
Melhoria contínua
Após cada ciclo, a equipe realiza uma retrospectiva, onde é discutido o que funcionou bem, o que pode ser melhorado e como otimizar os processos nas próximas sprints.
Os benefícios da gestão ágil
Os pilares descritos no Manifesto Ágil não apenas conceituaram o que é a gestão ágil, mas também resultaram em benefícios que podem ser presenciados quando o método é incorporado à rotina de trabalho.
Ganho de agilidade
A começar pelo nome, o ganho em agilidade é uma das vantagens obtidas. Com a redução dos procedimentos burocráticos, há uma distribuição das responsabilidades entre as equipes, o que dá autonomia para que os grupos desenvolvam tarefas de maneira simultânea.
Liberdade criativa e inovação
Em uma gestão ágil, existe a liberdade criativa para que os envolvidos usem seus conhecimentos para encontrar soluções mais adequadas para os desafios que surgem. Isso tudo sem precisar interromper o processo ou ter que enfrentar o temível retrabalho.
Comunicação transparente
A comunicação é um dos pilares da gestão ágil! As metas são transmitidas com linguagem descomplicada, para que cada colaborador entenda seu papel no conjunto das atividades.
Essa transparência facilita a colaboração entre departamentos e fortalece a relação com os clientes, que têm uma visão mais clara das expectativas e progressos.
Estímulo à inovação contínua
Através de cerimônias como a Daily Scrum e Retrospectiva, as equipes têm a oportunidade de gerar novas ideias, testar abordagens e compartilhar aprendizados. Essa troca de informações pode ser aproveitada em outros produtos e serviços, e estimula as equipes a buscarem diferentes soluções para um mesmo problema.
Envolvimento ativo do cliente
Nessa construção coletiva, o cliente é uma peça que integra essa engrenagem. Em vez de ficar isolado, ele participa ativamente da criação do projeto, contribuindo com ideias em cada pequena entrega, o que no final irá assegurar um resultado mais próximo do esperado.
As diferenças entre a gestão ágil e gestão tradicional
Diferente do que se possa imaginar, a chegada da gestão ágil não representou o fim da forma tradicional de trabalhar, mas sim uma alternativa mais moderna e equiparada para o desenvolvimento de projetos.
Elas podem ser usadas paralelamente dentro de uma mesma empresa, agregando os benefícios, como é a fórmula proposta da Water Scrum Fall, que reúne o melhor dos dois mundos.
O fato é que a gestão ágil abriu um novo caminho para como as ações e decisões eram tomadas e agregou conhecimentos para líderes e colaboradores. Mas isso não significa que os métodos antigos devam ser totalmente descartados. Eles podem ser adaptados para um contexto atual, onde funcionalidade e satisfação são palavras de ordem.
Para você entender as distinções entre os modelos de gestão, elaboramos uma tabela com as características principais desses métodos.
A adoção da gestão ágil nas empresas na atualidade
Um passo importante para entender o que é a gestão ágil para as organizações, é ter claro os motivos para ser incorporada a diferentes processos e a tendência de expansão.
De acordo com o 17th Annual State of Agile Report, o relatório mais importante sobre metodologias ágeis publicado em 2024, cerca de 97% das organizações relatam usar métodos de desenvolvimento agile até certo ponto de desenvolvimento em seus setores.
No infográfico a seguir, trouxemos alguns dos motivos para a adoção do agile nos processos de trabalho e em quais segmentos isso foi mais percebido.
Benefícios da Gestão Ágil na América Latina
Na América Latina, a gestão ágil também se consolida cada vez mais. O estudo Agilidade na América Latina 2024, desenvolvido pela NTT Data em parceria com a MIT Tech Review en Español, mostra que 62% das empresas já implementaram estruturas organizacionais ágeis, reforçando a busca por maior flexibilidade e descentralização nas decisões.
Confira os principais benefícios identificados pelas empresas no infográfico abaixo:
Metodologias para colocar a gestão ágil em prática
Para que os resultados positivos da gestão ágil possam ser observados em sua empresa é preciso colocá-los em ação.
Com a inovação tecnológica promovida por esse modelo de gerenciamento, surgiram metodologias ágeis capazes de tornar os processos corporativos mais eficientes e elas são conhecidas no meio empresarial como frameworks.
Cada qual com suas abordagens, esses métodos são indispensáveis na gestão de tarefas e no desenvolvimento dos projetos.
Mesmo tendo origens e idealizadores diferentes, eles podem ser adotados em sua empresa e levam como preceitos os ideais do manifesto agile como um todo: o trabalho em equipe, o foco no cliente, a comunicação clara e uma organização eficaz.
Então, você está pronto(a) para saber quais são os métodos ágeis mais conhecidos? Confira:
Scrum
Utilizada por 70% das empresas que incorporaram a gestão ágil em suas atividades, segundo o 15th Annual State Of Agile Report, a metodologia Scrum tem como característica marcante a divisão do projeto em etapas, conhecidas como sprints.
Com duração média de 2 a 4 semanas, as sprints funcionam como ciclos, em que ao final de cada um deles, uma entrega precisa ser feita.
O diferencial desse modelo são as frequentes reuniões entre o Dono do Produto (P.O, na sigla em inglês), o Scrum Master, responsável por gerenciar as tarefas e o time de desenvolvedores.
Assim, a interação entre os participantes é contínua, o que possibilita a sinergia dos envolvidos e a rápida capacidade de resposta para elaborar mudanças quando necessário. A popularização do modelo Scrum se deve a sua incorporação aos softwares de gestão. Um bom exemplo disso é o Runrun.it, que possibilita o uso do framework para a organização desde a configuração da conta.
eXtreme Programming
Também conhecida como XP, este método foi criado nos anos 90 direcionado para as práticas em engenharia e desenvolvimento de softwares. Ele visa otimizar a qualidade de resposta às solicitações dos clientes. Seus princípios incluem:
- Simplicidade: Remover funções consideradas desnecessárias
- Feedback: Contato frequente com cliente, testando o produto e recebendo sugestões
- Mudanças: Adaptações constantes no produto até atingir a etapa final.
Esse framework é ideal para as situações onde o cliente não sabe com clareza o que deseja. Por meio do suporte constante especialista, consegue-se maior agilidade nas alterações do produto.
Kanban
Criado pela montadora japonesa Toyota na década de 1960, o kanban integra a metodologia (JIT) Just In Time, um sistema de administração da produção que determina que deve ser feito somente o necessário para a continuidade do processo, em um fluxo de trabalho contínuo.
O kanban possui um sistema bastante intuitivo, onde é possível acompanhar de maneira visual e prática o andamento das tarefas nas empresas. Seu formato, que se assemelha a um tabuleiro, permite a utilização de cards para indicar as atividades desenvolvidas no momento.
O kanban é separado em etapas, sendo que a primeira delas engloba as tarefas que precisam ser efetuadas, no espaço que pode ser chamado de backlog. Já nos campos seguintes são denominados como em andamento e entregues.
Conforme as demandas são desempenhadas, o cartão ou post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa.
Como outros recursos na plataforma, o kanban do Runrun.it pode ser personalizado por segmento de atuação ou projetos, facilitando assim o acompanhamento sobre a evolução das tarefas.
Featuring Driver Development
Conhecido como FDD, este tipo de metodologia ágil foi concebido entre 1997 e 1999 por Jeff De Luca, em Singapura. E se traduz literalmente como “Desenvolvimento guiado por funcionalidade”. As tarefas são decompostas em pequenas entregas, pulverizando o trabalho. É composto de 5 princípios básicos:
- Desenvolver um modelo abrangente
- Construir uma lista de funcionalidades
- Planejar por funcionalidade
- Detalhar por funcionalidade
- Construir por funcionalidade
As vantagens desta forma de gestão ágil se originam principalmente do fato de cada feature ser uma unidade mínima do projeto total. Isso faz com que cada tarefa, descrição, teste e alteração seja sempre minimalista, dando agilidade ao processo e gastando menos tempo e recursos humanos.
Design Sprint
Um dos formatos mais recentes, foi proposto pelo designer e professor Jake Knapp, quando ele ainda atuava na Google.
Basicamente, a ideia é unir o formato curto das sprints com a proposição de ideias, encurtando o tempo da idealização até a concretização. Usado principalmente nas áreas de design e marketing, o modelo dá a oportunidade das equipes cocriarem com inteligência e eficácia, trazendo mais dinamismo aos processos.
Como adotar a gestão ágil na sua empresa
Adotar a gestão ágil envolve mais do que simplesmente implementar novas ferramentas; trata-se de uma mudança na forma como sua empresa pensa e trabalha. Quer saber como colocar a gestão ágil em prática? Saiba os passos essenciais para isso:
1. Ajuste o mindset organizacional
Colocar em prática os preceitos da gestão ágil requer uma transformação na cultura organizacional do seu negócio, com a compreensão e identificação de todos. Para isso, é importante que os membros da organização estejam alinhados com os valores do ágil.
Nessa fase, assim como os treinamentos, a presença e apoio dos líderes é um estímulo para uma mudança espontânea de pensamento organizacional, que facilitará o engajamento de todos em uma nova rotina de trabalho.
Essa mudança de mindset pode ser desafiadora, mas é essencial para criar uma cultura ágil que favoreça a inovação e a adaptação constante.
2. Elabore um planejamento de implantação
Antes de implementar a gestão ágil, é importante elaborar um planejamento estratégico, que irá funcionar como uma diretriz para as ações que serão desempenhadas.
Neste planejamento, além da nova resolução de metas e expectativas, serão avaliadas as metodologias ágeis que mais combinam com os propósitos da empresa e quais serão os times que vão participar da transição inicial.
3. Inicie com projetos experimentais
A melhor forma de testar a gestão ágil é começar com projetos piloto ou experimentais. Esses projetos permitem que a equipe aprenda e se familiarize com as práticas ágeis, como o Scrum, Kanban ou Design Sprint.
Ao realizar experimentos, os profissionais podem validar a eficácia do modelo ágil, identificar possíveis ajustes e desenvolver confiança na nova abordagem.
4. Faça uma expansão gradual
À medida que os primeiros projetos experimentais começam a mostrar resultados positivos, a prática ganha visibilidade dentro da organização e pode aos poucos ser absorvida por outros setores. No entanto, essa expansão deve ser feita de forma orgânica, respeitando o ritmo e as necessidades de cada área.
5. Monitoramento e melhoria contínua
A gestão ágil não é uma solução única, mas um processo contínuo de aprendizado e adaptação. Por isso, após a adoção inicial, é importante monitorar constantemente os resultados, identificar áreas de melhoria e ajustar as metodologias conforme necessário.
Além disso, o ciclo de feedback constante é uma característica essencial do ágil e deve ser mantido para garantir a evolução contínua.
Para saber mais como descomplicar a gestão ágil e usá-la em seu dia a dia, assista o nosso webinar sobre o tema gravado com a agile coach Maíra Blasi e coloque as dicas em prática.
A ferramenta certa para aplicar a gestão ágil
Para tornar esse processo mais fácil, você pode contar com uma ferramenta que agrega os fundamentos da gestão ágil. Com o Runrun.it, você consegue gerenciar suas equipes, organizar suas tarefas e estabelecer prioridades de trabalho.
Com os princípios agile já embutidos, fica fácil implementar as técnicas mais adequadas ao seu negócio para ter uma gestão estratégica e alavancar suas entregas. Crie sua conta grátis: https://runrun.it.
