Quanto vale o seu tempo? Como calcular horas trabalhadas para valorizar o seu trabalho e o da sua equipe

Quanto vale o seu tempo? Como calcular horas trabalhadas para valorizar o seu trabalho e o da sua equipe

Onde você jantou na terça passada? A maioria das pessoas teria dificuldade em recordar uma informação tão trivial. E se falássemos de algo ainda mais rotineiro? Por exemplo, em que você trabalhou na segunda-feira da semana retrasada? Provavelmente, essa pergunta é ainda mais difícil de responder. Pois é… Se não conseguimos registrar com precisão nossas tarefas, como saber qual o valor do nosso trabalho? Por isso, neste post falaremos sobre como calcular horas trabalhadas.

Além do relógio de ponto

Algumas pessoas trabalham em tarefas simples, com uma única variável de produtividade. Por exemplo, um funcionário de atendimento ao público muitas vezes precisa apenas preencher um número de horas por dia. “Bater o ponto” na entrada, “bater o ponto” na saída. Este será o valor de seu trabalho.

No entanto, como colocar um valor no trabalho de alguém que tenha tarefas variadas, metas de produtividade, ou ainda, trabalhe em vários projetos ao mesmo tempo? Como saber, por exemplo, quantas horas foram investidas em um projeto específico, por três equipes distintas?

Se um colaborador não for capaz de calcular horas trabalhadas em cada etapa, torna-se impossível para o gestor ou para a empresa estabelecer seus custos. Sem mapear seus custos, não é possível cobrar seus clientes de forma justa. E, se você não sabe o preço justo de seus produtos ou serviços, você certamente está perdendo dinheiro.

>> Leitura recomendada: Lei do Bem – como realizar corretamente o controle de horas dos projetos

O problema

Imagine que você seja um advogado. Sabemos que advogados cobram por hora trabalhada. Mas o que é a hora de trabalho de um advogado? Podemos dizer que é o tempo que ele passa nos tribunais. Ou ainda, escrevendo documentos jurídicos, como contratos, petições e afins. Podemos, também, dizer que é o tempo que ele perde nas filas das repartições públicas. Em algum momento, esta definição torna-se vaga. No fim da jornada, ao contabilizar seu trabalho em uma planilha de controle de horas, o advogado tem que se esforçar para se lembrar de tudo.

Agora, vamos extrapolar este problema para consultores. Médicos, arquitetos. Contadores, profissionais liberais em geral. Pessoas para quem o relógio de ponto não é tão importante. Pessoas que respondem e-mails e telefonemas até mesmo fora do horário de trabalho formal. Esse tipo de profissional precisa de um controle de horas muito mais detalhado e rígido para saber a rentabilidade de seu trabalho. Como fazer isso?

“A emenda saiu pior que o soneto”

Já sabemos que é impraticável fazer uma planilha de horas detalhada a cada sexta-feira. Se não lembramos o que comemos no café da manhã, é impossível enumerar o que fizemos na semana inteira. Alguns gestores sugeriram fazer uma planilha de controle de horas diário, mas logo perceberam que isso consumia tempo precioso dos colaboradores.

Além disso, Sanford DeVoe, professor de comportamento organizacional e gestão de RH da Rotman School of Management, ressalta neste estudo que as consequências de um controle de horas diário podem ser ainda mais drásticas.

Diz ele: “Experimentos que conduzi comprovam que, quando anotamos nosso tempo com muita frequência, nos tornamos muito mais impacientes, estressados e, até mais grave, passamos a ser mesquinhos com nosso tempo livre”. A solução, então, seria algo que pudesse ser feito com frequência, mas de forma prática.

Trocando a planilha de horas por tecnologia

Calcular horas trabalhadas é um processo braçal, entediante e demorado. Certamente seria incrível se pudéssemos automatizar esta tarefa, ou pelo menos fazer com que este controle de horas fosse o mais ágil possível. Por isso, sugerimos o uso de ferramentas de gestão online com time tracking integrado às tarefas – para que o controle de horas seja, sobretudo, fácil. Por meio da nuvem, você pode registrar com um clique o início e o fim de uma tarefa, seja pelo computador ou celular.

Além disso, trocando a planilha de horas por um software de gestão, a competência do gestor em administrar e calcular horas trabalhadas se estende para toda a equipe. Com essas informações correndo de forma transparente, todos produzem mais e são capazes de visualizar melhor como investem seu tempo.

>> Leitura recomendada: Primeiros passos para começar a gestão de tempo do seu time – do timesheet à automatização

Como calcular horas trabalhadas com o Runrun.it

Entre as muitas funções do Runrun.it, destaca-se o time tracking integrado para o controle de horas. Com ele, o gestor e cada colaborador podem acompanhar quanto já gastou nas tarefas e por equipe. Veja abaixo como é simples calcular horas trabalhadas no Runrun.it:

O que é, e para quando?

O líder da equipe define as tarefas que serão realizadas e atribui a cada uma delas um tempo estimado. Caso seja necessário, seu responsável poderá alterar essa estimativa, e o sistema se encarregará de ajustar automaticamente os prazos. Assim, uma nova data de entrega é fixada, com as prioridades recalculadas.

Quer saber mais sobre a visualização dessas prioridades? Recomendamos a leitura deste texto sobre agenda de tarefas.

Mãos à obra com a planilha de horas automática

Assim que a nova tarefa é criada, o colaborador recebe uma notificação na ferramenta, e se desejar, um aviso por e-mail. Para iniciar, ele simplesmente aperta o “play” e o sistema passará a registrar o tempo de trabalho daquela atividade específica. Abaixo do título desta atividade, uma barra irá indicar se a tarefa está atrasada (vermelho), próxima ao limite (laranja) ou dentro do prazo (verde). Para facilitar ainda mais, a contagem de tempo é automática. O colaborador não precisa pausar no horário de almoço ou à noite, e a planilha de controle de horas é automaticamente preenchida para consulta a qualquer em tempo real.

Quer se manter focado na realização de tarefas? Leia este texto do blog sobre checklist

Reportando as horas por projeto

Com o Relatório de Horas por Projeto – apenas um dos 10 relatórios disponíveis na ferramenta – é possível entender quanto tempo cada colaborador já trabalhou em cada projeto em que ele está envolvido. Com este relatório, também fica fácil perceber se os colaboradores estão logando horas regularmente no sistema, o que é fundamental para medir o tempo e gerenciar a equipe.

Quer saber a diferença entre ocupado e produtivo? Leia este texto sobre gestão do tempo.

Gantt

Lembra que dissemos que o Runrun.it tem diversos relatórios para calcular horas trabalhadas e estimar prazos? Com poucos cliques é possível gerar um gráfico de Gantt, um calendário com todas as tarefas organizadas por responsável, por cliente, por projeto ou por equipe. Esta função é muito eficiente para visualizar prazos e progressos de tarefas paralelas ou sequenciais de um projeto.

Controlando prazos e custos

Se calcular horas trabalhadas corretamente pode significar uma economia para a empresa, porque significa mapear seus custos, com o Runrun.it você pode perceber isso de forma bem clara. Na tela de Projetos, o gestor tem uma visão geral dos prazos e dos custos do projeto, o que facilita sua gestão de custos. Através das atualizações automáticas no progresso de atividades, o sistema mostra o prazo de entrega estimado e de custo estimado. E, com o gráfico de Burnup, você fica sabendo se o projeto está progredindo em uma velocidade adequada.

Controle de horas sem perder tempo

Além de descobrir onde estão seus gargalos produtivos e como estão distribuídas as tarefas em sua empresa, o Runrun.it pode deixar sua gestão ainda muito mais fácil. Conheça mais sobre as inúmeras formas como a ferramenta automatiza processos, deixa sua equipe motivada e impulsiona sua produtividade. Experimente grátis: http://runrun.it

 

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