Não consegue imaginar o seu dia de trabalho sem e-mail? Se o motivo é porque esse é o principal meio de comunicação com seus clientes, tudo bem. Agora, se é também porque você e a sua equipe falam por e-mail, compartilham dados e trocam demandas por meio dele, então precisamos conversar… Não vamos deixar que você arrisque seu crescimento profissional por desconhecer como escrever um e-mail da forma correta. Por isso, temos algumas sugestões bem práticas para você usar com inteligência essa ferramenta, e apenas quando for o caso. Vejamos:
1. Você é pouco didático(a) no assunto e na mensagem
Aqui nem vamos considerar os e-mails que você envia para os colegas de trabalho (falaremos deles no item 2), mas apenas sobre os e-mails entre você e os seus clientes. Você deve usar a melhor didática e o máximo de clareza possível – especialmente quando o cliente não tem todo esse cuidado com você. Caso contrário, mais retrabalho e chateação…
Para não acontecer, siga estas dicas:
• Use frases concisas no Assunto. Ex.: Em vez de “Reunião de planejamento estratégico – Campanha ABC”, apenas “Reunião 15/01 – Campanha ABC”;
• Como você viu, use datas para ajudar a localizar o evento descrito na agenda da pessoa;
• Quebre a mensagem em números ou tópicos, como esta;
• Não ultrapasse 5 parágrafos;
• Não use negrito ou destaque frases inteiras sem necessidade;
• NÃO ESCREVA DESTE JEITO. Nem pontue assim!!!!! Ou assim…. Ou assim ..
• Caso cite várias pessoas na mensagem, use @ antes dos nomes para facilitar a identificação,
• Antes de se despedir, releia tudo. Você pode encontrar frases desconexas ou erros de ortografia, pela pressa.
2. Você envia vários e-mails para uma só demanda
Quando surge uma informação completamente imprevista, claro, você precisa comunicá-la e não tem culpa de enviar outro e-mail. O problema é que, pelo fato de parecer rápido demais, você pode acabar ficando preguiçoso(a) e deixando de conferir tudo o que deveria antes de mandar seu e-mail. E o resultado é que você acaba colaborando para inundar a caixa de entrada da outra pessoa e fazê-la, com razão, sofrer dos nervos – além de motivar o hábito de checar o e-mail a cada 5 minutos.
Por isso, tente controlar a tentação de mandar uma nova mensagem a cada novidade encontrada, como se fosse a janela do WhatsApp. A dica é criar pastas para cada cliente, depois, para cada projeto, e dentro delas salvar todos os materiais que produziu ou salvou. Organizando-se assim, aumentam as chances de você enviar e-mails completos de uma só vez.
3. Você coloca pessoas demais em cópia
No panteão dos vilões da produtividade, receber um e-mail que você não precisaria estar lendo só perde para a reunião para que você é convocado(a) sem nem saber sobre do que se trata. Se você tem autonomia para enviar sua mensagem apenas a quem interessa diretamente, perfeito. Caso contrário, uma saída é sugerir o uso de um gestor online de tarefas, em que cada demanda tem o seu responsável, e o(a) gestor(a) pode acompanhar as atualizações relevantes, como o início e a entrega da tarefa e a inclusão de um comentário ou arquivo.
4. Você checa seu e-mail a cada 5 minutos
Olhamos para a tela do celular cerca de 150 vezes por dia. E pode apostar que, muitas dessas vezes, foram interrupções de qualquer tarefa para conferir se a pessoa havia respondido sua mensagem ou se algum novo job havia chegado. Mas, afinal, qual é a frequência saudável?
Alguns experts em produtividade sugerem não checar o e-mail quando você chega ao trabalho. Alguns CEOs dizem que é exatamente isso o que eles fazem. E agora? Bem, de uma coisa não há quem discorde: jamais interrompa uma tarefa estratégica para checá-lo. Afinal, ele não é estratégico, a menos que altere o curso dessa tarefa em que você está trabalhando.
Depois de ler algumas sugestões, nossa preferida, que deve fazer mais sentido para a sua realidade, é a do especialista Rod Kurtz, da Business Week:
“Cheque seu e-mail 5x por dia. 1) Assim que chega ao trabalho, 2) no meio da manhã, 3) depois do almoço, 4) no meio da tarde e 5) no fim do dia. Ou menos, se você for capaz. Uma dica é agrupar suas mensagens por categoria, e você conseguirá ter até duas horas de trabalho focado.”
5. Você usa o chat do e-mail para assuntos sérios
Decisões em uma empresa precisam ser tomadas com base em uma série de informações compiladas. Mas como analisá-las, com cautela e foco, se estiverem dispersas no chat do e-mail – ou mesmo em vários e-mails? Da mesma forma, compromissos devem estar formalizados para que todas as partes envolvidas tenham onde se apoiar no caso de um possível mal entendido, ou, na pior das hipóteses, uma tentativa de fraude. Mas nada disso pode ser considerado formal se estiver dentro do e-mail.
Para manter tudo centralizado para ser analisado e a salvo de ser deletado, de decisões a compromissos, a tecnologia que empresas do mundo todo têm adotado são as ferramentas de gestão de tarefas e equipes na nuvem, onde se guarda um histórico dos comentários e anexos.
O e-mail não foi feito para diálogo entre equipes
Foi-se o tempo em que o e-mail era a mais moderna forma de entrar em contato com as pessoas da sua empresa para delegar trabalhos ou compartilhar informações importantes. O que existe de mais produtivo hoje, e que só tende a ser mais e mais usado por empresas são ferramentas online. O Runrun.it é uma delas, a maior ferramenta brasileira. Tem interesse? Teste grátis agora: http://runrun.it
