Às vezes uma mesma tarefa pode ser realizada por mais de uma pessoa. Por exemplo: numa agência de publicidade, uma tarefa é requisitada pelo cliente. O atendimento inclui esta tarefa no sistema e a transfere para o planejamento. O planejamento passa para a criação. A criação passa para o atendimento, que pode solicitar alterações. A tarefa então volta para a criação e é devolvida para o atendimento – e só então ela é entregue. Ou pode acontecer dentro de uma mesma equipe: um colaborador começa a tarefa, outro a pega pela metade e um terceiro finaliza e entrega. O sistema registrará o tempo trabalhado por cada usuário.
Para esse tipo de demanda, é possível criar uma sequência de responsáveis no Runrun.it. Cada vez que um colaborador terminar sua parte, ele a transfere para o próximo da lista. Para isso, crie a tarefa e clique em “Regras” e “Adicionar Sequência de Responsáveis”. Lembrando que tarefas ongoing não têm a possibilidade de se criar o workflow.
Clique em “Incluir responsável” e selecione quantos forem necessários para a realização da tarefa.
Existem algumas regras para o uso do workflow:
- 1. O primeiro responsável começa a tarefa com a estimativa cheia. Se necessário, poderá reestimar esse tempo. Os seguintes continuarão com a mesma estimativa (que é única para a execução de toda a tarefa).
- 2. Qualquer usuário pode editar a “Sequência de responsáveis”, incluindo os novos. No entanto, ele poderá incluir apenas os usuários para quem ele pode abrir tarefas. Também poderá clicar e arrastar os usuários para mudar a sequência.
- 3. A única mudança que o sistema não permite é colocar o mesmo usuário duas vezes consecutivas.
Ao finalizar sua parte, o responsável da vez deverá clicar em “Completar e Transferir”.
