Como se planejar e evitar a sobrecarga dos times com o cronograma e indicador de capacidade do Runrun.it

Como se planejar e evitar a sobrecarga dos times com o cronograma e indicador de capacidade do Runrun.it

Na primeira semana de janeiro (2021) começamos a liberar a funcionalidade para todas as contas cadastradas no Runrun.it

Um dos maiores desafios da gestão é justamente ver e gerenciar um alto volume de demandas, respeitando os recursos disponíveis (como as horas dos colaboradores, por exemplo), os prazos de entrega acordados com os clientes e alcançando os resultados esperados pelas empresas. 

Para isso, gestores contam com ferramentas de planejamento, que são capazes de tornar esse desafio um pouco mais simples. O cronograma de projetos, por exemplo, já é um velho conhecido dos gestores, justamente por conta de seus benefícios: 

  • Estrutura simples: em formato linear, é possível enxergar a sequência de tarefas/etapas necessárias para a conclusão do projeto ou de um fluxo de trabalho
  • Fácil visualização: por conter todas as tarefas em um único lugar, fica fácil de identificar as prioridades, pendências, gargalos e prazos. 
  • Definição dos prazos de entrega: por conta da sua estrutura que localiza as tarefas em uma linha do tempo, torna a definição de prazos parte fundamental do planejamento; 
  • Acompanhamento do desenvolvimento do projeto: além de facilitar o planejamento de um projeto, também possibilita um acompanhamento do que está sendo desenvolvido de forma simples e fácil. 
 

Justamente por conta da relevância que a etapa de planejamento e acompanhamento da execução têm na gestão de projetos das empresas, nós do Runrun.it, lançamos um cronograma online e interativo com indicador de capacidade de execução de tarefas. Nesse post, vamos abordar em detalhes como essas funcionalidades podem ser aplicadas na gestão da pauta e fila da sua equipe: 

 

Cronograma interativo

O cronograma criado pelo Runrun.it possui todos os benefícios citados acima e ainda conta com a vantagem de ser 100% online e interativo, o que possibilita aos gestores que façam modificações no planejamento de modo simples, criando um cronograma de execução de demandas com prazos realistas. 

Dessa forma, fica mais fácil identificar os prazos, pendências, gargalos, atrasos e claro, as tarefas do dia a dia de cada colaborador, evitando atrasos ou entregas fora do timing. 

Como você pode acompanhar na imagem abaixo, é possível agrupar o seu cronograma, de acordo com o que você precisa, seja: cliente, projeto ou etapa. 

Na lateral esquerda, você identifica as tarefas que pertencem ao agrupamento selecionado, assim como os alocados, a data de início e a data de entrega desejadas. Essa tabela de informações é seguida pelo cronograma em si, no qual cada linha azul representa uma tarefa e seu respectivo esforço. 

Portanto, para adicionar tarefas, basta clicar no ícone de “+” e para mover uma tarefa no cronograma, basta arrastar e posicionar as barras de acordo com o seu planejamento. 

cronograma
No gif acima, veja como é possível arrastar as tarefas no cronograma, de acordo com a sua necessidade.

Dessa forma, gestores podem realizar a alocação de tarefas com mais clareza, além de que fica mais fácil definir prazos de acordo com a disponibilidade de recursos da sua equipe. 

Capacidade e gestão das demandas de uma equipe 

Agora que você já sabe como funciona o cronograma interativo do Runrun.it, vamos apresentar a seguir como utilizar o indicador de capacidade e também como usar essas duas funcionalidades juntas. 

O indicador de capacidade da plataforma, considera dois dos itens mais relevantes para qualquer planejamento: o tempo que cada tarefa leva para ser concluída e a jornada de cada colaborador envolvido no projeto ou no time. 

Através desse recurso é possível distribuir as demandas de forma mais igualitária, de acordo com a disponibilidade de cada um e de forma preditiva (para organizar a pauta da semana, por exemplo) melhorando a gestão do tempo. Isso evita também a sobrecarga, já que fica fácil de identificar se colaboradores que desempenham a mesma função estão com cargas de trabalho diferentes, que poderiam ser distribuídas de outra maneira. 

Esse indicador é fundamental, independente do modelo de trabalho adotado por você e sua equipe. Em 2020, por conta da pandemia do novo coronavírus, muitas empresas passaram a adotar o trabalho remoto, entretanto, alguns meses depois outros começaram a testar o trabalho híbrido. Portanto, ferramentas que permitam ter mais segurança e assertividade na hora de planejar e acompanhar o desenvolvimento das atividades no dia a dia são fundamentais para as lideranças. 

Como você pode acompanhar na imagem abaixo, a Capacidade é indicada através de cores: 

Em azul, você acompanha as horas já ocupadas com tarefas. 

Em verde, as horas disponíveis. 

Em vermelho, fica sinalizado que as tarefas alocadas para aquele usuário estão ultrapassando a jornada dele. 

Cronograma interativo e indicador de Capacidade 

A ideia de unir esses dois recursos apresentados acima é justamente garantir que os líderes não façam seus planejamentos “no escuro”, além de evitar a sobrecarga dos colaboradores e possíveis atrasos. 

Até mesmo porque, em muitos casos, essa dificuldade é causada pela dificuldade em visualizar o que precisa ser feito e o quanto que a sua equipe consegue absorver por dia, o que pode ser superado com o uso do cronograma e do indicador de capacidade de execução. 

Na imagem abaixo, conseguimos visualizar as duas funcionalidades em ação. Observe que ao movimentar uma tarefa no cronograma, a disponibilidade da colaboradora que estava com o indicativo de sobrecarga de trabalho (representado pela cor vermelha), automaticamente muda de cor, tendo em vista que o prazo de entrega foi prorrogado, de forma a se encaixar na jornada de trabalho dela. 

indicador de capacidade de execução
No gif, veja como uma alteração no cronograma impacta diretamente no indicador de capacidade de execução do time.

Portanto, além de tornar visível a capacidade de execução dos times, o Runrun.it permite que líderes e gestores possam analisar de forma mais precisa quando as equipes estarão prontas para receber novos projetos. Isso garante que clientes ou áreas tenham seus prazos de entrega afetados, para que tudo seja realizado dentro do timing esperado. 

Em síntese, os principais benefícios são: 

  • Gestão de pauta e fila das equipes; 
  • Planejamento assertivo; 
  • Acompanhamento do volume de entrega e seus prazos; 
  • Identificação de pendências, atrasos, gargalos e prioridades; 
  • Visão das tarefas diárias dos colaboradores; 
  • Distribuição de demandas igualitária para evitar a sobrecarga; 
  • Definição de prazos de acordo com a disponibilidade; 
  • Visão de futuro. 
 

Para saber mais sobre como funciona o cronograma e o indicador de capacidade no Runrun.it, é só acessar esse link

Planejamento equilibrado e consciente 

Realizar o planejamento estratégico de um projeto interno ou de um cliente é uma das primeiras tarefas da gestão, justamente porque ele define as ações que vão acontecer em sequência, os prazos e também as etapas que precisam ser concluídas para se realizar uma entrega de sucesso. 

Dessa forma, quanto mais informações você tiver sobre os recursos que você possui, fica mais fácil alocá-los de forma consciente, ou seja, respeitando as horas da jornada que cada um possui. 

Além disso, se você trabalha com a gestão de múltiplos projetos para uma mesma equipe, precisa identificar com facilidade qual colaborador está mais disponível e quando a equipe pode absorver novos projetos sem precisar causar um grande caos na organização das tarefas do dia e na rotina do time. 

Outros benefícios do planejamento consciente são: 

1. Melhora do relacionamento com o cliente: com o uso dessas duas funcionalidades você consegue se planejar e garantir para o seu cliente prazos de entrega mais assertivos, assim como informá-los do progresso de forma assertiva. 

2. Gestão do tempo eficiente: administrar bem as horas disponíveis para o trabalho do dia é uma das principais vantagens daqueles que conseguem se manter produtivos, realizando as entregas necessárias. Um bom planejamento é peça fundamental dessa gestão, justamente porque garante que as atividades prioritárias sejam executadas, assim como auxiliam a gestão de tarefas por parte dos líderes e também dos colaboradores. 

3. Flexibilidade e fácil adaptação: nós sabemos que, ainda mais no Mundo VUCA, é normal que seja necessário fazer mudanças e adaptações ao longo do caminho. Quando o planejamento é realizado de forma consciente e com as informações corretas, fica mais fácil elaborar estratégias de flexibilização para efetuar a entrega de um projeto. 

4. Visualização da estratégia: como comentamos acima, as estratégias são parte fundamental do planejamento, justamente porque elas dão direcionamentos, seja para priorizar um determinado cliente importante, uma etapa mais crítica que requer maior atenção para equipe, entre outros fatores relevantes para a empresa. 

5. Diminuição do estresse: em novembro de 2020, nós, do Runrun.it, realizamos uma pesquisa sobre estresse e Síndrome de Burnout nas empresas com mais de 1.500 trabalhadores. A partir dos resultados obtidos pudemos ver que uma das ações que as empresas podem fazer para evitar o Burnout é justamente a distribuição igualitária da carga de trabalho. 

Cronograma interativo e indicador de Capacidade no Runrun.it 

Como você pode acompanhar nesse artigo, o Runrun.it é uma ferramenta de gestão do trabalho completa! Isso porque, com o nosso cronograma interativo e o indicador de capacidade é possível planejar de forma eficiente. Além disso, você consegue manter o fluxo de comunicação transparente com a sua equipe, independente de onde vocês estejam. Crie sua conta gratuita agora mesmo: https://runrun.it 

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