Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

Seja na vida pessoal ou no ambiente de trabalho, uma coisa é certa: o tempo parece estar passando cada vez mais rápido. No escritório, para dar conta de tudo dentro dos prazos previstos, é necessário fazer uma boa gestão do tempo e organizar as demandas e tarefas de forma eficiente. Nesse artigo, listamos 10 técnicas infalíveis de gerenciamento de tempo para te ajudar nesse desafio:

  1. 1. Planeje seu dia 
  2. 2. Preveja imprevistos
  3. 3. Saiba dizer não
  4. 4. Defina prazos
  5. 5. Não perca tempo em chamadas
  6. 6. Otimize as reuniões
  7. 7. Princípio de Pareto
  8. 8. Delegue tarefas
  9. 9. Realize atividade parecidas em sequência
  10. 10. Concentre-se no que realmente importa
 

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo é algo tão simples quanto planejar o que deve ser feito e mensurar o tempo dedicado à cada atividade. Se você sai do trabalho às 18h e demora 1h30 para chegar ao ponto A, não pode marcar um compromisso às 19h no ponto A. E se demora 10h para entregar uma tarefa do tipo X, não pode dizer que ela ficará pronta em um dia de 8h de trabalho. Para poder cravar essas afirmações, você teve necessariamente que mensurar o tempo para ir ao ponto A e também para fazer a tarefa do tipo X.

A definição parece bem simples, porém sua execução pode ser bem mais complexa. Principalmente no trabalho, em que as rotinas são cada vez mais dinâmicas e há cada vez mais demandas para serem entregues. Por isso, quando se diz que certa pessoa faz uma ótima administração do tempo no trabalho, trata-se, na realidade, de alguém que tem foco e sabe estabelecer prioridades, inclusive, prevendo espaços para folga.

O primeiro passo para organizar o seu dia é um conhecimento prévio, ou seja, você precisa saber quanto tempo demora para fazer a leitura de um documento ou uma análise de relatório, quanto tempo de sono você precisa para ser produtivo, quanto tempo leva para você se preparar para uma reunião importante ou para fazer o acompanhamento da produtividade da sua equipe, qual a sua capacidade de foco por tempo e por tipo de atividade, por exemplo. Ser honesto ao responder essas perguntas vai te ajudar a planejar o seu e dia com exatidão, evitando que você coloque na sua lista de afazeres mais tarefas do que pode cumprir.

Além disso, saiba definir o que é prioridade ou não. A tarefa prioritária é sempre a mais importante. Afinal, você não quer ficar apenas nas tarefas urgentes – ou apagando incêndios, né? Uma boa gestão traz como benefício pouco risco, ou pouco incêndio. Confira mais sobre o tema neste artigo que cita a matriz de Eisenhower de como gerenciar tempo.

A especialista em gerenciamento do tempo, Laura Vanderkam, em uma palestra no TEDWomen, em 2016, faz uma reflexão sobre o tema e como lidamos com as prioridades. Ela dá o exemplo de uma executiva que equilibrava seu tempo entre a empresa e a família. Em uma tarde, ao retornar para casa, ela percebeu que houve um vazamento no porão e ela teve que disponibilizar 7 horas da semana para lidar com a limpeza e o controle de danos.

Se alguém tivesse solicitado a ela essas mesmas 7 horas para treinar um novo colaborador, com certeza ela teria dito não, como afirma Laura. Porém, como o vazamento se tornou uma prioridade, ela teve que encaixá-lo em sua agenda. No trabalho acontece o mesmo: há muitas tarefas para as quais achamos que não temos tempo, quando na verdade nós não queremos executá-las. 

A ideia de Laura é que somos capazes de construir a vida que queremos, no tempo que temos, e que somos capazes de nos organizar.

10 técnicas que vão te ajudar a fazer uma boa gestão do tempo no trabalho

Adotar boas técnicas de gestão do tempo não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia. Trata-se de otimizar a forma como você trabalha, executando tarefas mais simples de forma mais rápida para dedicar mais tempo àquelas mais complexas.

Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como administrar o tempo. Trata-se de um conjunto de princípios, regras e habilidades recomendadas por Rebecca Burn-Callander em um artigo do jornal britânico The Telegraph.

1. Planeje seu dia 

Separe meia horinha da sua manhã para planejar seu dia. Longe de ser um sacrifício, essa é uma técnica indicada por diversos experts em produtividade. Sente-se, depois de tomar seu café da manhã, busque na memória e liste as tarefas que você espera realizar no dia. Depois, ponha em ordem de prioridade. Pronto. Seu dia já não será mais como um trem desgovernado.

2. Preveja imprevistos

O telefone vai tocar, e-mails vão chegar, alguém vai chamar, e se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado. Resultado: você ficará desanimado para se replanejar. Por isso, fazer uma administração de tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.

3. Saiba dizer não

Aceite que você não pode atender cada ligação nem – atenção! – responder todos os e-mails imediatamente. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular. Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação. Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha.

4. Defina prazos

Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical: definir um prazo. Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, isso inibe distrações. É uma daquelas pressões saudáveis. Melhor ainda se você agendar os prazos no seu calendário ou gerenciador de tarefas.

5. Não perca tempo em chamadas

15 minutos antes de uma call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos. Ao encerrar, confirme se você os alcançou. Isso te deixará não só mais concentrado durante a chamada, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.

6. Otimize as reuniões

Não deixe que reuniões tomem mais do seu tempo do que deveriam. Determine uma pauta de discussão e uma duração máxima para toda reunião que você convocar. Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa. Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis. No Brasil, não deve ser diferente. Não deixe de ler nossas dicas para reuniões produtivas

7. Princípio de Pareto

O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.

8. Delegue tarefas

Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos. Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, enquanto que na verdade você está interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos. Seja mais mão aberta, distribua responsabilidades e evite a microgestão.

9. Realize atividade parecidas em sequência

Procure executar todas as tarefas de um mesmo tipo em sequência e veja como seu tempo rende. Quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem mais naturalmente por elas. A ideia aqui é que, quanto mais experiente em determinada função ou atividade, mais produtivo você se torna. 

10. Concentre-se no que realmente importa

Fuja de todas as distrações quando você precisar de foco. Nem titubeie. Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho aonde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso. Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso. Você precisa de um “retiro espiritual”. E não trapaceie no que diz respeito ao uso das redes sociais: a menos que você trabalhe com elas, use-as com moderação.  

Por que fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é tão importante?

Qualidade de vida

Uma boa gestão do tempo impacta diretamente na sua qualidade de vida. Não conseguir se organizar pode causar perda de prazos, projetos inacabados ou mal finalizados, acúmulo de demandas, queda na produtividade, estresse, noites mal dormidas, piora na qualidade dos relacionamentos…

Com várias atividades acumuladas, você tem que fazer hora extra para tentar cumprir tudo que precisa, às vezes levando até trabalho para casa. Além de afetar a sua vida pessoal, já que o trabalho ocupa até os momentos que deveriam ser destinados ao descanso, isso pode afetar seu relacionamento com seus colegas de equipe. Principalmente quando alguém depende do seu trabalho para dar continuidade ao projeto. E o que dizer da frustração do cliente?

Ou seja, uma falha na gestão do tempo pode gerar uma série de efeitos em cascata que, ao final do mês, pode se tornar uma bola de neve.

Precificação

Para conseguir fazer a precificação de serviços da sua empresa, você precisa necessariamente ter o controle do tempo investido em cada demanda. Isso pode ser através de um timesheet, por exemplo. Não se pode “chutar” um valor para o cliente: você tem que saber quanto tempo e quantos recursos serão usados para não perder dinheiro, nem o cliente.

Ou seja, a gestão do tempo não é só importante durante a execução de um projeto, para evitar atrasos. Ela é fundamental para dar o start no projeto, no momento da tomada de decisão do cliente.

Trabalho remoto

Mas não pense que a gestão do tempo é um desafio apenas para o dia a dia de quem trabalha no escritório. Se você contrata trabalho remoto ou trabalha remotamente, precisa tomar alguns cuidados, já que administrar o tempo em casa parece ser muito mais difícil do que parece. Uma pesquisa recente mostra alguns dados preocupantes:

  • 17% das pessoas que trabalham remotamente têm problemas para trabalhar em equipe ou dificuldades para se comunicar;
  • 10% dos trabalhadores acham muito difícil evitar distrações;
  • 8% simplesmente lutam para ficar motivados.
 

Por mais que trabalhar remotamente possa ser um sonho para muitos, é importante não perder o controle. Como gestor, você deve definir bem as prioridades, entender a capacidade de produção diária e usar a tecnologia a seu favor para controlar a comunicação e as entregas.

Os principais erros cometidos na gestão do tempo

Procrastinar, distrair-se com facilidade, fazer várias tarefas ao mesmo tempo, não ter objetivos definidos e subestimar o tempo de execução das demandas são alguns erros que podem ser cometidos por gestores e suas equipes, na tentativa gerenciar o tempo no trabalho.

Você pode achar que eles vão aumentar a sua produtividade, quando na realidade o que pode acontecer é você acumular cada vez mais tarefas.

Procrastinar

Sem dúvida, um dos maiores inimigos da produtividade e do tempo. Ficar enrolando para fazer um trabalho só faz com que mais coisas se acumulem na sua lista e no final da semana você ainda se sente culpado por ter desperdiçado tanto tempo. Para evitar a procrastinação tente “quebrar” a tarefa em partes que sejam mais fáceis de administrar.

Não ter objetivos definidos

Os objetivos da sua empresa são importantes para fazer um planejamento estratégico, de acordo com o que se deseja alcançar. Dessa forma, os gestores de cada área são responsáveis por repassar para a equipe o que deve ser feito e em quanto tempo. Se as estratégias não são bem definidas vão interferir na execução e consequentemente nos resultados. Por exemplo, se os indicadores de produtividade não estão bem definidos, não será possível medir os resultados e nem acompanhar as métricas.

Distrair-se com facilidade

O seu celular vibrando a cada 5 minutos com uma nova notificação é uma grande distração no trabalho, além das redes sociais. Eles te bombardeiam com informações – que na maioria das vezes não são úteis e acabam tirando seu foco do que é importante. Para se livrar desses “assassinos” do tempo, oriente a sua equipe a ativar o modo silencioso e a utilizar os momentos de pausa para usar o celular. Se for preciso, pode criar algumas regras, no sentido de incentivar a sua equipe a evitar as distrações.

Nesse vídeo, Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, fala sobre o deep work, prática que ajudar a eliminar distrações e melhorar a concentração para realizar tarefas complexas. 

Ser multitarefa

Se dedicar a mais de uma tarefa pode atrapalhar o seu foco e afetar a qualidade da entrega, ocasionando retrabalho ou sobrecarga em algum colega de trabalho. Ou seja, você apenas está se iludindo achando que está fazendo duas ou mais coisas ao mesmo tempo, quando na realidade acaba não fazendo nem uma coisa e nem outra direito. Prefira realizar uma demanda por vez em vez de multitarefas, com o seu foco 100% naquilo.

Subestimar o tempo de execução de uma tarefa

Outra falha muito comum é achar que o projeto vai ser entregue no prazo, sem dar muita atenção para o tempo que cada tarefa demora para ser concluída. Quando você conhece a sua equipe e tem dados realistas do volume de entrega e da produtividade, fica muito mais fácil fazer previsões de entrega realistas, assim você não precisa ficar correndo atrás dos prazos.

Gestão do tempo para empresas

Fazer uma boa gestão do tempo pode melhorar a produtividade de toda a equipe. E, para isso, utilizar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it é essencial. Na plataforma, você consegue ter uma visão do todo do fluxo de trabalho, vendo inclusive quanto tempo foi investido em cada tarefa ou etapa de um projeto. O Runrun.it permite organizar os processos dentro da empresa, priorizando demandas, definindo deadlines e otimizando a sua rotina. Teste grátis: http://runrun.it

gestão do tempo

6 thoughts on “Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

  1. Muito bom este artigo. Gostei muito, apesar de muitos anos de experiência e sempre levar em consideração os princípios básicos de gestão do tempo, foi muito bom relembrar e verificar que devo ficar atento para não cair nas armadilhas que sempre estão por perto.
    Obrigado.
    Dinor

  2. Nada é melhor do que saber como aproveitar da melhor forma parte do nosso tempo e dele tirarmos o maior proveito imprimindo pouco esforço. Perdemos muito tempo em coisas inúteis e insignificantes por não sabermos o valor tempo.

  3. Excelente artigo!!!! Muitas vezes nos deixamos levar pela correria do dia e esquecemos que planejar não é perder tempo, mas sim investir tempo para melhor aproveita-lo!!!

    1. Oi Celso,
      Obrigado pelo comentário para enriquecer o debate.
      Realmente, a gestão do tempo é fundamental para ser mais produtivo.
      Acompanhe nossos conteúdos sobre gestão do tempo e produtividade.
      Um abraço!

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