Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

Você não pode controlar como o tempo passa. Tudo que lhe resta é se jogar na correnteza e nadar com ela. Por isso, quando se diz que certa pessoa faz uma ótima administração do tempo no trabalho, trata-se, na realidade, de alguém que administra bem seus níveis de energia. Ou seja, alguém que usufrui de cada espaço do tempo disponível, inclusive, prevendo espaços para folga. Esse alguém pode ser você. Basta dedicar menos de cinco minutos da sua atenção a esta leitura. São 10 técnicas recomendadas por Rebecca Burn-Callander, do renomado jornal britânico The Telegraph.

1. Um dia, meia hora

Separe meia horinha da sua manhã para planejar seu dia. Longe de ser um sacrifício, essa é uma técnica indicada por diversos experts em produtividade. Sente-se, depois de tomar seu café da manhã, busque na memória e despeje da sua mente as tarefas que você espera realizar no dia. Depois, ponha em ordem de prioridade. Pronto. Seu dia já não será mais como um trem desgovernado.

2. Prever o imprevisto

O telefone vai tocar, e-mails vão chegar, alguém vai chamar, e se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado(a). Resultado: você ficará desanimado(a) para se replanejar. Por isso, fazer uma administração do tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.

3. Ene-a-ó-til

Aceite que você não pode atender cada ligação nem – atenção! – responder todos os e-mails imediatamente. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular. Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação. Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha.

4. Prazo é inspiração

Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical de inspiração: definir um prazo. Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, inibe distrações. É uma daquelas pressões saudáveis. Melhor ainda se você agendar os prazos no seu calendário ou gerenciador de tarefas.

5. Pre-pa-ra!

15 minutos antes de cada reunião ou call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos. Ao encerrar, confirme se você os alcançou. Isso te deixará não só mais concentrado(a) durante a reunião ou call, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.

6. Reunião é chato? Seja mais ainda

Dê vida à parte mais chata e exigente do seu ser. Determine uma pauta de discussão (curta) e uma duração máxima para toda reunião que você convocar. Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa. Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis. No Brasil, não deve ser diferente. Não deixe de ler nosso guia para reuniões produtivas

7. Princípio de Pareto

O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.

8. Mão aberta

Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada parte. Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, mas interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos. Seja mais mão aberta e distribua responsabilidades. No longo prazo, se tudo correr bem, você terá uma equipe cada vez maior, e precisa aprender a repartir. Neste outro post, o consultor de CEOs Jack Welch aconselha quando faz sentido o que chamamos de “microgerenciar”.

9. Viva a igualdade!

Onde existe igualdade, é mais fácil respirar. Isso serve também para a sua forma de trabalhar. Pegue para executar tarefas do mesmo tipo e você verá que seu tempo rende. A lógica é que, quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem naturalmente por elas. Nada como a experiência para aumentar sua produtividade!

10. FUJA

Fuja de todas as distrações quando você precisar de foco. Nem titubeie. Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho aonde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso. Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso. Você precisa de um “retiro espiritual”. Mas não trapaceie: a menos que você trabalhe com elas, redes sociais estão proibidas.

Administração do tempo para empresas

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