Você sente dificuldade em se concentrar no trabalho? Acha que escrever um texto ou ler um conteúdo mais longo está se tornando cada vez mais difícil? Pois é: pode ser que, devido ao excesso de distrações, você não esteja conseguindo realizar tarefas mais complexas que exigem uma concentração profunda.

Esse tipo de trabalho – chamado de deep work, ou trabalho focado – exige que você elimine distrações e concentre-se exclusivamente nele por um determinado período de tempo para ser concluído com primor. Quer saber por onde começar? Leia nosso artigo e não se esqueça de deixar seu comentário contando como a dificuldade de concentração te afeta no dia a dia. 

• O que é deep work?
• Os problemas das distrações
• Dicas de como fazer o deep work
• Organize a agenda e monitore o tempo

 

O que é deep work?

Cal Newport  define o deep work como “atividades profissionais realizadas em um estado de concentração livre de distrações que impulsiona suas capacidades cognitivas até o limite” em seu livro Trabalho Focado: como ter sucesso em um Mundo Distraído.

Em outras palavras, deep work (ou trabalho focado em português) significa concentrar-se em completar uma determinada tarefa minimizando ao máximo as distrações e potencializando suas capacidades cognitivas. Embora possa parecer uma coisa simples, no mundo digital de hoje, em que somos constantemente inundados com todo tipo de informação, trabalhar sem distrações é algo realmente raro.

Enquanto o deep work exige uma grande capacidade de concentração, o trabalho superficial, ou shallow work, pode ser realizado sem grandes esforços cognitivos. São exemplos de trabalho superficial ler e responder e-mails, fazer pesquisas na internet, realizar telefonemas curtos etc. O problema apontado pelo autor é que o trabalho superficial está tomando muito mais tempo no dia-a-dia das pessoas e deixando pouco espaço para o deep work. Agora, vamos ver o porquê disso.

Os problemas das distrações

O principal culpado pela distração é o telefone celular. Distrações causadas pelo uso excessivo do aparelho podem estar diretamente relacionadas à queda de produtividade, diminuição da capacidade de concentração e aumento do nível de estresse no ambiente de trabalho, entre outros problemas.

Em um artigo para o New York Times, Newport, que também é professor de ciência da computação em Georgetown, afirma que “vemos nossos smartphones como portais de informação sempre abertos”, Segundo ele, isso altera de forma significativa as nossas capacidades cognitivas e de foco. Os smartphones estariam “em nossas mãos assim que acordamos, e tomam a nossa atenção até os momentos finais do dia, antes de adormecer.” 

Em outro artigo, o articulista do blog do Bank of England, Dan Nixon correlaciona a queda de produtividade no mundo do trabalho ao crescimento do uso de smartphones e aponta evidências que sugerem que nosso apego ao aparelho faz parte de uma “crise de atenção” que poderia estar dificultando o trabalho eficiente, possivelmente na mesma medida em que está atrasando o avanço da economia mundial como um todo.

A FastCompany também publicou um estudo que analisou a troca de tarefas e interrupções no local de trabalho. Entre outras coisas, o estudo revela que os colaboradores mudam de atividade a cada três minutos, em média. E, embora as interrupções nas tarefas não sejam necessariamente negativas, elas se relacionam ao aumento do nível de estresse, além de causarem “frustração, sensação de pressão e excesso de carga mental”.

A distração é, portanto, um grande obstáculo para a produtividade e, mais ainda, para a realização de um trabalho de qualidade. Embora os smartphones sejam úteis, quando usados ​​em excesso eles também podem ser tóxicos para o fluxo de trabalho. Por isso, é importante não apenas perceber o valor do trabalho focado, como também desenvolver hábitos para que ele ocorra. Veja a seguir algumas dicas de como melhorar a concentração para poder realizar o deep work. 

O Futuro do Trabalho

O deep work é um dos novos conceitos do futuro do trabalho. Se quiser conhecer outros, acesse nosso dicionário:

 

4 dicas de como fazer o deep work

Existem algumas ações para aprimorar sua capacidade de foco e, assim, realizar o deep work. Com elas, você vai melhorar a concentração treinando a mente para ignorar distrações desnecessárias até que uma tarefa complexa seja concluída: 1) trabalhar com um cronograma fixo; 2) evitar distrações a todo custo; 3) apostar no ócio criativo, e 4) diminuir a carga de trabalho superficial. 

Como sabemos que pode ser difícil passar cinco ou 10 minutos sem dar uma olhadinha no telefone ou no e-mail, nós detalhamos cada dica para você atingir o deep work: 

1. Trabalhe com prazos e monte um calendário

A princípio, pode parecer que seu cotidiano vai ficar muito rígido mas, na verdade, não. Em uma entrevista, Newport se diz um “grande defensor do cronograma fixo”: ele organiza a sua agenda para terminar tudo que tem que fazer até às 17h30. Para ele, programar seu dia dessa forma aumentou sua produtividade, promoveu o trabalho focado e permitiu que ele tivesse tempo para fazer outras coisas além de trabalhar.

Definir prazos é importante pois dedicar um período indeterminado para uma tarefa incentiva não apenas a distração, mas também a procrastinação. Portanto, mesmo que a tarefa não tenha uma data para ser finalizada, coloque um deadline pessoal que indique quando você gostaria de vê-la finalizada. Adicionar um senso de urgência pode ajudar na motivação e aguçar seu foco.

Já no seu cronograma de tarefas, reserve um período prolongado para trabalhos profundos em um lugar silencioso e livre de distrações ou interrupções. Defina blocos de tempo e informe às pessoas que você não estará disponível nesse período. Durante esses horários, seja firme em relação às distrações: nem uma olhada na internet, nem no celular. Perceba que não se trata apenas de organizar seu tempo, mas de gerenciar seu foco.

>> Leitura recomendada: Gerenciador de tarefas: para que serve em 9 dicas!

2. Evite distrações

O problema das distrações é que elas geralmente são exaustivas e causam estresse. Portanto, devem ser evitadas. Sabemos que é tentador dar uma olhadinha nas redes, verificar seus e-mails ou responder mensagens quando você está no meio de outra tarefa. Mas a dica aqui é resistir. Foque em concluir a tarefa e elimine fontes de distrações. Organize seu fluxo de trabalho e, se puder usar um software para isso, melhor ainda. 

Newport é bastante radical quando o assunto é eliminar distrações e recomenda, inclusive, abandonar as redes sociais. Para aqueles que acham impossível fazer isso, ele sugere algumas medidas paliativas como desinstalar os aplicativos como Facebook, Twitter e LinkedIn do celular e acessar somente pelo computador. Há ainda aplicativos que bloqueiam o uso das redes sociais durante o período de trabalho como o Forest e o AppBlock. Ou ainda, em vez de sair das redes sociais, pare de acessar por um mês. Se realmente você perceber que perdeu alguma coisa importante, retorne para esse canal. 

>> Leitura recomendada: Gestão do tempo: Como usar as redes sociais no trabalho

3. Dedique tempo ao ócio criativo

O cérebro precisa de tempo para descansar e é preciso fazer uma pausa. Mas ficar no celular não vai te ajudar a repousar. Pelo contrário: por ser uma fonte infinita de informações e estímulos, tende a te deixar ainda mais cansado. 

Já o ócio ajuda a ficar mais aberto, ver as coisas de diferentes ângulos e desencadear novas ideias. Por isso, lembre-se: distrações não descansam, nem são consideradas pausas a nível cognitivo. Para descansar realmente, o indicado é fazer uma pausa de no mínimo 5 minutos a cada 50 minutos de trabalho.

Agora, se você é uma dessas pessoas que acha que o lazer deve ter baixa prioridade na sua vida, repense. O recesso também tem que estar na sua agenda. Planejar períodos de descanso e lazer é necessário porque promovem a criatividade e reduzem a pressão. Os benefícios criativos de caminhar, cochilar, ouvir música, andar de bicicleta – e, até mesmo, descobrir novas atividades que trazem prazer – são inúmeros. Afinal, não podemos realizar o deep work sem descansar e refrescar a cabeça.

4. Diminua o trabalho superficial

Por fim, para dar espaço ao deep work, é necessário minimizar o shallow work. Reserve um período do dia apenas para realizar esses trabalhos superficiais, como responder e-mails. 

Um estudo da McKinsey demonstrou que funcionários entendem que um dia em que passaram quatro horas lendo e respondendo e-mail pode ser considerado um dia produtivo para eles – embora quatro horas seja tempo demais para ser empregado apenas nesse tipo de tarefa. E mais: gastamos mais de 60% da semana de trabalho enviando e-mails ou pesquisando na web. 

Uma boa dica para melhorar esse cenário é deixar para responder e-mails apenas no começo ou fim do dia. No início, pode parecer indelicado não ser rápido na resposta. Mas nem todas as mensagens são urgentes: a maioria pode esperar. 

Portanto, deixe o e-mail e todo o trabalho superficial para ser realizado em um bloco de tempo específico – Newport sugere, por exemplo, 1h30 antes do fim do expediente, por exemplo. Experimente diferentes cronogramas e avalie seu desempenho para descobrir o que funciona melhor para você. 

Pronto para eliminar distrações e focar no mais importante?

Gostou das nossas dicas? Se quiser saber mais, assista o vídeo abaixo. Nele, Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, te guiará pelos principais conceitos da prática do deep work para te ajudar a eliminar distrações e realizar um trabalho profundo, de forma eficiente e com qualidade. 

Organize a agenda e monitore o tempo 

E aí, pronto para melhorar seu foco e incluir o deep work na sua rotina de trabalho? Esperamos que, com essas dicas, você consiga melhorar a concentração e, inclusive, aumentar a produtividade de sua equipe incentivando o trabalho focado. Para te ajudar nesse desafio, saiba que você contar com uma plataforma de gestão com time tracking integrado como o Runrun.it. 

Na ferramenta, você consegue organizar os fluxos de trabalho da sua equipe e definir prazos. Além disso, pode avaliar o desempenho de todos através de relatórios de desempenho e tempo investido – incluindo a tarefas realizadas com deep work e trabalhos superficiais. Dessa maneira, pode promover ações na empresa com o objetivo de aprimorar o foco na execução das tarefas. Gostou da ideia? Faça um teste grátis: https://runrun.it/