Projetos interrompidos pela metade, mais de um profissional fazendo exatamente a mesma atividade, uma lista de pendências que só cresce e para completar um prazo apertadíssimo para cumprir todas as demandas. Só de imaginar esse cenário caótico já é possível sentir um arrepio na espinha, não é mesmo? Bem, por mais assustadora que pareça, essa é uma realidade bem plausível dentro das empresas que não realizam a gestão de tarefas!
Uma boa gestão de tarefas é primordial para que a empresa cumpra suas metas e possa prosperar no mundo dos negócios. Gerenciando bem as demandas é possível organizar a rotina de trabalho, delegar tarefas, distribuir as atividades entre as pessoas da equipe de maneira equilibrada, e por consequência, realizar os planejamentos com mais assertividade.
Nesse artigo especial, vamos mostrar como a gestão de tarefas pode – e deve! – ser sua aliada, desde a criação de estratégias de crescimento, a elaboração de cronogramas de projetos ao uso prático de ferramentas que vão tornar o fluxo de trabalho mais flexível para você e toda sua equipe. Confira:
- O que são as tarefas?
- O que é a gestão de tarefas?
- Como colocar a gestão de tarefas em prática
- Gerencie as tarefas e a sua equipe
- Como acompanhar as tarefas remotamente
- As ferramentas que auxiliam na gestão de tarefas
- Runrun.it: Seu aliado na gestão de tarefas
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O que são as tarefas?
As tarefas são atividades únicas, que precisam ser realizadas dentro de um período de tempo previamente estabelecido. No contexto profissional, os projetos são formados pelo agrupamento de tarefas. Como muitas das demandas são interdependentes, cada responsável pela atividade deve finalizar a tarefa para que a outra comece sua função, sem o risco de criar gargalos no fluxo de trabalho.
É por isso que a gestão de tarefas é tão essencial, pois permite o acompanhamento de cada etapa do processo, a divisão justa de responsabilidades, considerando a capacidade de cada funcionário, auxilia na otimização da produtividade e promove o trabalho em equipe na execução dos projetos, estimulando o senso de coletividade.
Os tipos de tarefas
Para que a gestão de tarefas funcione de maneira organizada, é preciso que cada atividade seja categorizada conforme a sua prioridade. As 4 categorias mais conhecidas são:
O que é a gestão de tarefas?
A gestão de tarefas tem o objetivo de te fazer visualizar e organizar todas as atividades nas quais seu time está operando de maneira clara, e isso vale tanto para o trabalho presencial quanto para o trabalho remoto.
Além de servir como um guia para as rotinas de trabalho, a gestão de tarefas auxilia os gestores a tomar decisões assertivas sobre a melhor distribuição de funções, tempo e recursos a serem investidos em cada demanda. Com a aplicação desse método e o acompanhamento das ações, a tendência é que haja uma redução da taxa de retrabalho da equipe, o que resulta em um aumento da produtividade.
A prática da gestão de tarefas também viabiliza uma comunicação interna transparente entre líderes e funcionários, mostrando a todos quais são os objetivos que devem ser priorizados. Com uma divisão de ações clara, que leve em conta as expertises dos colaboradores, a empresa pode estabelecer prazos flexíveis para a conclusão das tarefas, evitando assim a sobrecarga de trabalho.
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Sem uma pressão exagerada nos ombros, as pessoas irão desempenhar suas funções mais motivadas, entendendo o seu papel nas rotinas diárias e compreendendo como a sua contribuição é valiosa para a organização como um todo.
Como colocar a gestão de tarefas em prática
Agora que você já conhece as principais vantagens possibilitadas pela gestão de tarefas, separamos algumas dicas para colocar os planos em ação.
1- Classifique as tarefas essenciais
Você se lembra dos tipos de tarefas que citamos nesse artigo? Pois então, o primeiro passo para fazer uma gestão de tarefas é separá-las conforme as prioridades. Para que isso se torne mais visual, o ideal é que seja criada uma lista das atividades essenciais dos projetos em andamento para então criar um fluxo de trabalho produtivo e coerente.
Inicialmente, essa lista de tarefas pode ser descrita com os materiais que você tem acesso no momento: uma agenda, um planning, uma planilha, um quadro e um dashboard. Com a tecnologia, existem softwares que oferecem essas mesmas funções automatizadas, como o Runrun.it, onde você pode visualizar cada ação que é feita dentro de uma tarefa.
O importante aqui é elencar quais tarefas são emergenciais, urgentes, no prazo e aquelas que são planejadas.
Como a classificação das atribuições é algo fluido, as tarefas podem ganhar novos status a partir do momento da sua execução. Por exemplo, em uma gestão de crise, as ações para atenuar o problema passam ao posto de emergência e urgência, assim como quando as etapas vão sendo entregues, as tarefas ganham o selo de conclusão e são substituídas por outras tarefas, em um modelo semelhante às sprints.
2 – Crie um cronograma de projetos
O cronograma de projetos é um parceiro da gestão de tarefas, pois ele oferece o direcionamento das etapas das atividades que serão cumpridas. Ao criar uma linha do tempo usando essa ferramenta, você irá definir o tempo médio que está previsto para o desenvolvimento de cada tarefa.
Neste caso, o cronograma fará o papel de um registro do tempo, no qual será possível acompanhar o andamento do processo no todo e qual é a duração média das tarefas. Assim, além de saber qual é o prazo final para a finalização do projeto, você irá observar se existem gargalos e pendências que precisam ser ajustados para que a entrega atinja a meta acordada.
A essa altura, o ideal é que todos, líderes e liderados, saibam como está o progresso do trabalho. Para isso, você pode utilizar um quadro para desenhar o cronograma de projetos ou utilizar ferramentas automatizadas, como o Runrun.it, onde você poderá ver o volume de entregas e fazer a gestão de equipe em uma mesma página, o que com certeza irá trazer agilidade para a gestão de tarefas.
>>Leitura recomendada: Gerenciador de projetos: um guia para implantar essa ferramenta na sua empresa
3 – Utilize as metodologias ágeis ao seu favor
Sem dúvidas a metodologia ágil foi um presente do campo da indústria de software para os outros segmentos. Por exemplo, o método scrum oferece a possibilidade de fragmentar trabalhos mais complexos em tarefas de curto prazo de duração, que são delegadas a outros membros da equipe e podem ser acompanhadas em momentos pontuais pelos desenvolvedores do projeto.
O modelo scrum é totalmente ligado a gestão de tarefas, pois são baseados em atualizações periódicas de monitoramento e são entregues com mais rapidez e otimização dos processos. Mais que isso: as daily sprints (reuniões diárias) permitem um feedback constante da atuação dos desenvolvedores do produto ou projeto, logo os obstáculos são resolvidos em equipe, sem que os líderes interrompam os compromissos mais importantes.
Gerencie as tarefas e a sua equipe
O intuito principal da gestão de tarefas é tornar a rotina da sua equipe mais eficiente. Então, é preciso ter muito cuidado ao usar esse conjunto de ações a favor da sua empresa. Por ter uma série de funcionalidades e números na mão, é comum que gestores utilizem esses dados para pressionar os colaboradores por resultados mais expressivos.
Claro, todos querem atingir índices positivos em seu negócio. E os desafios são bem-vindos quando são acordados entre todos os colaboradores. As informações obtidas com a gestão de tarefas devem ser analisadas com responsabilidade, para que seu time entenda as razões de eventuais mudanças nos cronogramas e que juntos haja uma colaboração para que as tarefas emergenciais sejam solucionadas de forma mais tranquila e justa.
A gestão de tarefas estimula o espírito de equipe e não saber aproveitá-lo dentro da sua empresa é um desperdício. Quando todos estão determinados a cumprir novas tarefas, o sentimento de pertencimento aumenta e consequentemente, vem a colaboração, onde os grupos trazem propostas e ideias relevantes para o desenvolvimento de ações que futuramente podem virar novos produtos e serviços oferecidos ao seu público.
Como acompanhar as tarefas remotamente
Durante muito tempo, o tema home office foi cercado de tabus. Para muitos gestores, trabalhar em casa era sinônimo de baixa produtividade e dificuldade de comunicação. E para completar, ainda havia a desconfiança que os profissionais estariam matando tempo ao invés de realizarem suas funções.
A pandemia do novo coronavírus acelerou algumas tendências que a internet já havia apresentado. O trabalho remoto passou a ser uma realidade para inúmeros setores que não pensavam em implementar essa dinâmica de serviço dentro das empresas. E diante das mudanças, que vieram para ficar, a gestão de tarefas provou ser novamente fundamental.
Com as pessoas trabalhando em casa, as empresas precisaram adequar suas rotinas estabelecidas e adotar práticas mais flexíveis, sem que isso significasse uma redução dos ganhos. Ao contrário do imaginado, o home office trouxe vantagens econômicas, competitivas e qualidade de vida a todos os envolvidos.
Diante disso, para manter o gerenciamento de tarefas organizado, os softwares de automação passaram a fazer parte do cotidiano das empresas. As reuniões de alinhamento foram substituídas pelas calls, o ponto virou virtual e os quadros que descreviam as atividades se tornaram dashboards acessíveis para gestores e colaboradores.
Claro que essa transição não foi simples e acompanhar o desempenho de cada colaborador que trabalha remotamente gerou muitas preocupações. Afinal, agora a gestão de tarefas seria online e apagaria a imagem do chefe monitorando as ações dentro do escritório.
Por outro lado, houve a liberdade criativa de quem agora se sentia mais confortável em seu ambiente de trabalho e as atividades passaram a fluir com maior naturalidade. Prova disso é que 52% dos colaboradores que trabalham em agências de comunicação declararam em pesquisa feita pela Runrun.it que não possuem dificuldades para se concentrar em casa.
Mais: 61,7% deles contaram que estão entregando a mesma quantidade de trabalho ou mais, ou seja, a qualidade e o desempenho melhoraram com a dinâmica do home office.
As atualizações também alteraram procedimentos rotineiros e para acompanhar o fluxo de trabalho ao longo do dia, ferramentas assumiram o papel principal. Para que a gestão de tarefas não fosse impactada pela ausência de informações, é importante que esses softwares se mostrassem acessíveis, em que os gestores possam visualizar cada vez que uma etapa seja entregue e mensurar a quantidade de tempo destinada às tarefas, como é o caso do Runrun.it
O gerenciamento remoto das equipes também levantou a discussão sobre os limites da relação de trabalho no modelo home office. As buscas por temas como saúde mental e ansiedade cresceram significativamente após o isolamento social, mostrando que os colaboradores se sentiam pouco confortáveis com cobranças exageradas por parte das empresas.
Afinal, estar online não é sinônimo de disponibilidade para trabalho. Por isso, a gestão de tarefas remota é necessária para que o respeito aos horários e prazos permaneça o mesmo e que o clima organizacional seja sempre harmonioso.
As ferramentas aliadas à gestão de tarefas
Em plena era de transformação digital, estamos conectados praticamente 24 horas por dia. E em todos os dispositivos que usamos, encontramos aplicativos e programas que ajudam a organizar a nossa rotina pessoal e profissional.
Seguindo essa lógica, incorporamos a gestão de tarefas nesses dispositivos e sem dúvidas eles trazem inúmeras vantagens em usabilidade quando comparados a mecanismos passados. O melhor dessas plataformas é que elas conversam entre si, integrando funcionalidades e trazendo praticidades para o trabalho.
Tempos atrás, as videochamadas eram vistas como incômodas e até mesmo monótonas. No entanto, com um novo cenário, elas ganharam outro status e simplesmente não podem ser dispensadas no contexto profissional. Hoje, dependendo da plataforma, é possível criar salas com múltiplos participantes, o que gera um debate enriquecedor durante a apresentação de um novo produto.
Os recursos foram aprimorados e agora podemos compartilhar arquivos e realizar lançamentos e intervenções online, enquanto observamos as reações em tempo real, algo que de fato trouxe mais dinamismo e interações para dentro das empresas.
Runrun.it: Seu aliado na gestão de tarefas
Ter uma ferramenta interativa e prática faz a total diferença na hora de colocar a gestão de tarefas em prática. O Runrun.it possui funcionalidades simples, que garante a rápida adaptação das equipes à plataforma. Com os elementos reunidos em uma página, você pode realizar todas as ações com agilidade e eficiência.
Com a ferramenta, os líderes podem ver o trabalho acontecendo e controlar a quantidade de horas aplicadas à visibilidade promovida pelo gráfico de gantt. Acesse agora mesmo e teste a ferramenta gratuitamente: https://runrun.it
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