A Vivest (antiga Funcesp) é o maior fundo de pensão brasileiro patrocinado pela iniciativa privada. Com R$ 27,7 bilhões em patrimônios administrados, ela agrega 110 mil participantes. O Runrun.it foi fundamental para a solução de um problema que envolvia três partes: duas áreas da empresa e um escritório de advocacia. O caso teve tanto sucesso que foi apresentado no 39º Congresso Brasileiro da Previdência Complementar e Fechada, no estande de Boas Práticas, em setembro de 2018.
Em 2017, a Vivest tomou a iniciativa de implementar uma nova cultura de trabalho a partir da Metodologia Lean Six Sigma, que combina a metodologia lean com o Six Sigma: processos enxutos e de melhoria contínua (em busca de redução de erros), com consequente redução de custos. A expectativa era aumentar a produtividade e melhorar a satisfação dos clientes internos e externos. Para isso, formou alguns colaboradores para liderarem a mudança. Dentre os projetos selecionados para a aplicação da metodologia, destacou-se o “Dilação Premiada”, liderado por Augusto Ribeiro Marinho, analista sênior da área de Concessão Benefícios Previdenciários.
Atualização: No dia 15 de abril de 2019, o projeto Dilação Premiada da então Funcesp recebeu o prêmio Agilidade Brasil 2019 (Agile Trends), na categoria Práticas Ágeis – Business.
O DESAFIO
O projeto surgiu de um enorme incômodo da Gerência de Seguridade da Vivest: as entregas de subsídios judiciais realizadas constantemente fora do prazo. A nomenclatura jurídica dada a estes atrasos é dilação. O nome “Dilação Premiada” foi um trocadilho com as delações premiadas tão famosas nas investigações da Polícia Federal.
Entre maio de 2016 e abril de 2017, houve mais de 700 solicitações judiciais, sendo que 34% dos casos sofreram atrasos na entrega de seus subsídios – ou seja, da papelada que a Vivest precisava apresentar à Justiça. A meta do projeto era reduzir em 30% o número de pedidos de dilação.
Eram três as partes envolvidas nessa atividade: a área Jurídica e a equipe de Ação Judicial da Vivest, além do escritório de advocacia contratado. Logo no início do projeto ficou clara a falta de sintonia entre as partes, o que acarretava em um baixo grau de empatia.
“A Equipe Ação Judicial não tinha capacidade de atender o elevado número de solicitações dentro dos prazos fornecidos, e, como consequência, as dilações eram pedidas.” – Augusto Ribeiro Marinho, analista sênior
Usando os conhecimentos adquiridos em sua formação, Augusto aplicou o Lean Six Sigma para solucionar o problema em questão. O objetivo da metodologia Lean Six Sigma é atingir uma capacidade Sigma igual a 6 (seis). Na escala da qualidade do Six Sigma, o nível Sigma representa a porcentagem de acertos: 1 é muito ruim, 6 é quase a perfeição (99,99966% de acertos). Com a taxa de dilação nos processos em 34%, o nível Sigma da área estava em 1,9.
FATORES DECISIVOS NA COMPRA
- Introdução da tecnologia em um processo manual
- Gestão em tempo real
- Baixo custo
- Espaço para armazenamento de arquivos (processos judiciais)
- Registro de histórico
- Indicadores de status
- Disponível em várias plataformas
“Com o Runrun.it, o gestor consegue ver o que está acontecendo nos últimos dias. Essa gestão em tempo real traz muita transparência ao processo.”– Augusto Ribeiro Marinho, analista sênior
A SOLUÇÃO
Com a finalização de todas as análises que a metodologia pede, Augusto e seus colegas cogitaram que a solução poderia vir da contratação de mais profissionais. Mas a hipótese foi descartada, pois envolveria um alto custo e uma longa curva de aprendizado. “Em vez de tratar sintomas, temos que ir direto na causa. Contratar mais colaboradores resolveria o sintoma, mas até quando surtiria efeito? O nosso objetivo era resolver o problema de uma vez por todas”, afirma o analista.
Já para a segunda hipótese, a ideia foi a aquisição de licenças de um software para a gestão de tarefas, projetos e fluxo do trabalho. Foi neste momento que o Runrun.it surgiu como solução por envolver um baixo investimento financeiro e velocidade na obtenção dos resultados. Afinal, a ferramenta é de fácil utilização, adaptação e rápido aprendizado. Tudo isso tornou experimentar o Runrun.it uma solução amplamente viável.
“À medida que fomos conhecendo o Runrun.it, percebemos que ele era 100% aderente às nossas necessidades. Ele fornece indicadores de performance, está disponível em todas plataformas e permite a concentração de todas as trocas de arquivo, oferecendo excelente capacidade de armazenamento e rapidez na recuperação de histórico, o que é essencial quando se lida com processos judiciais.” – Augusto Ribeiro Marinho, analista sênior
A missão, segundo Augusto não foi fácil. “Nós tivemos que quebrar um paradigma, tivemos que introduzir a tecnologia em um processo com três partes interessadas e muito manual”, conta. O esforço valeu a pena.
OS BENEFÍCIOS
“A implementação do Runrun.it desencadeou uma série de benefícios que permitiram a superação da meta proposta, atingindo o resultado de zero atraso na entrega dos subsídios judiciais.” A frase de Augusto resume o resultado final apresentado com o uso da ferramenta. Entre os demais benefícios, estão:
- Melhora no desempenho dos analistas e dos advogados
Os advogados permanecem pouco no escritório e nem sempre têm acesso ao computador. Por isso, o app mobile do Runrun.it se tornou fundamental para abrir tarefas sobre processos enquanto os advogados estão fora do escritório. Essa agilidade também melhorou o desempenho dos analistas, que passaram a usar seu tempo de uma forma mais produtiva, eliminando a necessidade de horas extras. - Padronização do envio e recebimento das informações
Com o uso de um software, tornou-se natural que as partes envolvidas passassem a enviar informações dentro do padrão adequado para que os processos pudessem correr sem atrasos. - Não é mais necessário fazer ligações para follow sobre as tarefas
Todo o acompanhamento dos pedidos era feito por telefone. E o que se diz por telefone não fica registrado. Com o Runrun.it, todas as conversas fica registradas na ferramenta. Além disso, basta entrar no sistema para que os advogados saibam o status de suas solicitações, sem necessidade de usar o telefone para isso. - Rapidez na localização de documentos
Alguns processos correm durante meses, anos… Antes do Runrun.it, eles eram guardados no e-mail, com a inconveniência de que o gerenciador de e-mail usado não suporta muitos arquivos pesados, como são os processos judiciais. Agora tudo está anexado à tarefa e/ou ao projeto, sendo possível localizar facilmente e de forma segura. “Ninguém mais usa o Outlook nesse processo. Com o Runrun.it, você puxa o histórico do reclamante de forma muito mais fácil”, conta Augusto Ribeiro. - Prazos transparentes
Com os processos sendo enviados à medida que são demandados (a partir do app mobile), e os analistas conseguindo ser produtivos ao longo de suas oito horas de jornada diária, os prazos passaram a ficar muito mais transparentes. Algumas demandas, inclusive, são entregues antes do prazo acordado. - No período de 8 meses, não houve pedidos de dilação
O melhor benefício foi ter atingido o 6 Sigma já no primeiro mês, o que persistiu por mais sete meses (quando as informações deste caso foram apuradas). Os resultados, portanto, foram muito além da redução de 30% nos pedidos de dilação, meta colocada no início do projeto. - A exposição da Funcesp a riscos foi mitigada
Ao pedir dilação, corre-se o risco do juiz não dar e a Funcesp perder o caso. O fato dos pedidos terem sido praticamente extintos tira o risco da entidade sofrer perdas judiciais.
OS RESULTADOS
“O Runrun.it é a Ferrari. As pessoas são o combustível. Só conseguimos resultados porque as pessoas cooperaram.” – Augusto Ribeiro Marinho, analista sênior
Cliente: Vivest
O que faz: Elabora e administra planos de previdência, de saúde e programas assistenciais para funcionários de empresas privadas.
Objetivos:
- Reduzir atrasos
- Padronizar processos
- Melhorar a comunicação
Solução: Runrun.it como a ferramenta de gestão do trabalho para três partes trabalharem em harmonia e dentro do prazo, para não haver consequências jurídicas e financeiras para a empresa.
Resultados:
- Padronização do processo
- Aumento da produtividade
- Eliminação da necessidade de horas extras
- Recebimento das tarefas no prazo e até antecipado
- A exposição da Funcesp a riscos foi mitigada
