Gerenciar projetos com inteligência é obedecer a parâmetros de qualidade e a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e de custos (orçamento).
E o gerente de projeto é justamente quem reúne as informações que deverá processar e divulgar e, por isso, deve saber se comunicar bem com todos.
O caminho é envolver a equipe, cliente e fornecedores, de modo que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto.
Além disso, um bom gerente de projeto se mantém alerta diante dos acontecimentos do dia a dia, sempre fiel ao planejamento para não perder as rédeas do objetivo esperado, mas flexível perante possibilidades.
Acompanhe a seguir como você pode gerenciar projetos com inteligência do início ao fim:
Planejamento
Defina prioridades. Quem irá gerenciar projetos deve ter sensibilidade para identificar quais são os requisitos obrigatórios e quais os desejáveis para chegar ao objetivo.
>> Leitura recomendada: Dicas para você organizar a gestão e se dedicar ao que realmente importa.
Você pode ir mais longe e pedir ao cliente para definir o que ele considera o sucesso do projeto.
Lembre-se de que o ótimo é inimigo do bom, isto é, enquanto perseguimos a perfeição nos distanciamos das boas soluções que conseguimos entregar.
Definir o escopo do projeto é saber o que deve ser feito para atender a necessidade do cliente. E não deixe de documentá-lo meticulosamente. Este documento resume o que será feito, com que características e com que recursos, a fim de que, diante do produto final, o cliente não possa se dizer decepcionado.
Um dos grandes segredos é proteger o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução têm sérias dificuldades em cumprir o cronograma e estouram o orçamento. Este deve ser elaborado levando em conta quantas horas de cada profissional serão necessárias.
Você precisa saber o custo-hora de cada um e estimar o tempo que gastará no projeto. Não esqueça que nesta fase, o gerente de projeto já envolveu quem realizará a tarefa.
>> Leitura recomendada: Planilha de horas trabalhadas: como gerenciar o tempo da sua equipe?
Execução
Tenha diante dos seus olhos uma lista de tudo o que está acontecendo, o que precisa concluir até amanhã e o que está atrasado. E altere a prioridade das tarefas sempre que algo urgente acontecer – imprevistos são mais frequentes do que gostaríamos.
Defina o status de andamento de cada tarefa para que você possa se concentrar no que é importante.
Crie lembretes para si mesmo. Que cliente não gostaria de saber que seus projetos são cuidados com esse comprometimento?
Use um sistema que mostre o tempo total que a equipe consumiu para realizar o projeto, e cada tarefa individualmente. Assim você poderá identificar gargalos e saber se o que foi cobrado está dentro do esforço investido.
A transparência e a simplificação do trabalho não podem ser restritas a uma etapa do processo. É também essencial haver um lugar onde buscar seus arquivos. Por isso, tudo o que é relevante deve ficar reunido e organizado, sem necessidade de caçar em milhares de e-mails e pastas.
Monitoramento
É importante formar uma equipe com várias habilidades e experiência nas áreas de atuação do projeto.
O líder de projeto deve ser um profissional com grande conhecimento técnico e capacidade de liderança. Em geral é um profissional sênior, com credibilidade e muita bagagem.
Assim, se há tarefas que não foram realizadas, ele buscará entender por que não foi seguido o ritmo programado e o quanto isso impacta na data final de entrega.
E lembre-se, nem sempre é necessário agendar uma reunião. O monitoramento do desempenho dos colaboradores pode ser bem mais simples, acompanhado por meio de relatórios.
>> Leitura recomendada: O que são indicadores de desempenho e por que usá-los na sua empresa.
Relatórios
Crie e compartilhe relatórios com tabelas e gráficos, como o de Gantt, que retratam o progresso do projeto, suas tarefas mais ativas e seus clientes.
Em vez de enviar uma crítica a um colaborador por um atraso grave, temos, com um relatório, um dado objetivo que não gera ressentimentos. Esses documentos também podem ser compartilhados com quem você desejar, de colaboradores a clientes.
Quando falta comunicação, os boatos e outras formas de ruídos tomam o ambiente de trabalho. O gerente deve evitar esse tipo de prática, fornecendo informações claras e confiáveis sobre o status do projeto. Certamente, a diplomacia é essencial.
Se há um problema, o gerente de projeto pode e deve não só comunicar que o problema existe, mas também informar que está trabalhando na solução.
Encerramento
Por fim, é necessário formalizar o encerramento de um projeto para que fique claro para todos os envolvidos, especialmente para o cliente, que o projeto está concluído e que novas necessidades serão atendidas em um novo projeto.
Qualquer extensão ou alteração deverá ser orçada e todo o ciclo se inicia novamente. Os dados dos relatórios gerenciais são o melhor argumento na negociação de um novo orçamento com o cliente.
Uma ferramenta para gerenciar projetos com inteligência
Não se deixe convencer de que todas essas etapas para gerenciar projetos não podem ser automatizadas.
Aumentar a produtividade dos seus negócios e bater todas as metas não precisa ser tão sacrificante. Como vimos, existe o bom e o ótimo.
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