Gestão do tempo: Timesheet automático e outras dicas

Gestão do tempo: Timesheet automático e outras dicas

Mais de 1.500 executivos de todo o mundo responderam a uma pesquisa da McKinsey e revelaram gastar 18% de seu tempo resolvendo problemas de curto prazo – o dobro do que consideram o ideal. Em contrapartida, passam só 17% do tempo gerenciando e motivando pessoas – uma tarefa em que gostariam de investir pelo menos 22% das suas horas. Mas, afinal, a gestão do tempo é responsabilidade do profissional ou da empresa? Acreditamos que seja das duas partes. Portanto, aqui estão algumas soluções que você mesmo(a) pode tomar e outras para recomendar aos seus superiores.

Sua empresa

Use um timesheet automático

Para instaurar uma gestão do tempo inteligente na sua empresa é fundamental automatizar tarefas burocráticas e inúteis que todos têm de executar. Uma delas, e bem importante, é preencher uma planilha com as horas gastas em cada tarefa. Uma responsabilidade a mais na rotina daqueles que já acumulam várias atividades e que acaba sendo esquecida, resultando em um número falso de horas, o que prejudica a comparação entre horas trabalhadas pela empresa e horas contratadas pelo cliente. A solução aqui é a mais simples possível: adotar um timesheet automático, que meça o tempo investido por tarefa, projeto e cliente, e gere relatórios fundamentados para ajudar na tomada de decisão.

>> Leitura recomendada: 4 razões para adotar agora o sistema workflow

Faça reuniões de pé

Se for de fato imprescindível convocar uma reunião, tenha uma pauta clara antes de convocar a equipe e defina um horário para início e término. Quando a reunião começar, continuem de pé. Bob Sutton afirma em seu livro Good boss, bad boss que reuniões em que todos os participantes se sentam costumam ser mais longas do que aquelas nas quais todos estão de pé e também não produzem decisões melhores. Se quiser saber como conduzir uma reunião inteligente, confira aqui nosso manual para reuniões produtivas.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?

Dê mais autonomia

Segundo levantamento da consultora Betania Tanure, 66% dos executivos brasileiros confiam que hierarquia é importante, enquanto a média é de 18% nos Estados Unidos. Lá, prevalece a ideia de que as pessoas precisam de liberdade para trabalhar. Exemplos dessa cultura são companhias como Google e 3M, onde os profissionais têm 20% do tempo livre para tocar projetos que desejarem e, por isso, se apaixonam pelas empresas onde trabalham e se dedicam muito mais para cumprir suas tarefas.

>> Leitura recomendada: Projeto Aristóteles: trabalho em equipe no Google

Você

Tenha seu ritual diário

O livro 18 minutes, do CEO e consultor de líderes Peter Bregman, aponta que é preciso ter uma rotina para poupar tempo. Se você planeja o seu dia logo nas primeiras duas horas ou nas últimas horas da noite anterior, sente mais facilidade para cumprir tudo no horário. Não tente lembrar de cabeça todos os seus compromissos, tarefas e ligações a fazer. Afinal, o que vale mais no seu trabalho: uma memória de elefante ou uma boa reputação por não esquecer assuntos importantes?

Priorize suas tarefas

Trabalhe pensando em cumprir todas as tarefas programadas para o dia. Por isso, não faça uma lista desanimadora, enorme. Em vez disso, liste todas as tarefas e deixe para o dia só as de maior prioridade, ou seja, aquelas que são urgentes e importantes. Tarefas que sejam urgentes podem ser delegadas. Quando o fizer, indique uma data de entrega e, sempre que possível, relembre o objetivo esperado para aquele tipo de tarefa.

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Conheça seu melhor momento

Todos nós temos picos de produtividade e criatividade ao longo do dia. Para potencializar nosso tempo, é fundamental sabermos quando eles acontecem. As tarefas mais importantes devem ser feitas durante esses picos. Responder e-mails não precisa ser uma delas, visto que você pode checá-los a cada uma ou duas horas. Pode parecer difícil descobrir o seu auge, mas se você observar com atenção sua rotina, identificará facilmente as horas em que produz mais – por exemplo, entre as 10h da manhã e meio-dia ou entre as 15h e as 17h. Fique de olho!

Gestão do tempo inteligente com automação

Imagine uma ferramenta de gestão online em que todo o fluxo de trabalho acontece e é medido em relatórios de custos, tempo e atividades? Essa plataforma é o Runrun.it, capaz de substituir reuniões de acompanhamento e a planilha de horas, e ainda aumentar a produtividade de uma empresa em até 25%. Com o timesheet automático, você consegue gerar relatórios gerenciais de desempenho e monitorar as horas trabalhadas pelas pessoas. Teste agora grátis: http://runrun.it

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