Tornar o tempo mais produtivo e extrair relatórios animadores do timesheet é um dos maiores desafios enfrentados por profissionais das mais diversas áreas de negócio. Afinal, tempo é um recurso finito e muitas vezes é difícil cumprir todas as tarefas necessárias dentro do prazo previsto.
Mais de 1.500 executivos de todo o mundo responderam a uma pesquisa da McKinsey e revelaram gastar 18% de seu tempo resolvendo problemas de curto prazo – o dobro do que consideram o ideal. Em contrapartida, passam só 17% do tempo gerenciando e motivando pessoas – uma tarefa em que gostariam de investir pelo menos 22% das suas horas.
Mas, afinal, a gestão do tempo é responsabilidade do profissional ou da empresa? Acreditamos que seja das duas partes. Neste artigos, listamos algumas dicas para você adotar individualmente ou implementar na sua empresa como todo.
Para a empresa:
Para você:
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Gestão de tempo para sua empresa
Use um timesheet automático
Para instaurar uma gestão do tempo inteligente na sua empresa é fundamental automatizar tarefas burocráticas e inúteis que todos têm de executar. Uma delas, e bem importante, é preencher uma planilha com as horas gastas em cada tarefa. Uma responsabilidade a mais na rotina daqueles que já acumulam várias atividades e que acaba sendo esquecida, resultando em um número falso de horas, o que prejudica a comparação entre horas trabalhadas pela empresa e horas contratadas pelo cliente.
A solução aqui é a mais simples possível: adotar um timesheet automático, que meça o tempo investido por tarefa, projeto e cliente, e gere relatórios fundamentados para ajudar na tomada de decisão.
Para desvendar todos os segredos de um Timesheet, assista ao vídeo abaixo:
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Faça reuniões de pé
Realizar reuniões mais produtivas é um desafio que toda empresa enfrenta. Se for de fato imprescindível convocar uma reunião, tenha uma pauta clara antes de convocar a equipe e defina um horário para início e término. Quando a reunião começar, continuem de pé. Bob Sutton afirma em seu livro Good boss, bad boss que reuniões em que todos os participantes se sentam costumam ser mais longas do que aquelas nas quais todos estão de pé e também não produzem decisões melhores.
Dê mais autonomia
Segundo levantamento da consultora Betania Tanure, 66% dos executivos brasileiros confiam que hierarquia é importante, enquanto a média é de 18% nos Estados Unidos. Lá, prevalece a ideia de que as pessoas precisam de liberdade para trabalhar. Exemplos dessa cultura são companhias como Google e 3M, onde os profissionais têm 20% do tempo livre para tocar projetos que desejarem e, por isso, se apaixonam pelas empresas onde trabalham e se dedicam muito mais para cumprir suas tarefas.
>> Leitura recomendada: Projeto Aristóteles: trabalho em equipe no Google
Faça a sua própria gestão de tempo
Tenha seu ritual diário
O livro 18 minutes, do CEO e consultor de líderes Peter Bregman, aponta que é preciso ter uma rotina para poupar tempo. Se você planeja o seu dia logo nas primeiras duas horas ou nas últimas horas da noite anterior, sente mais facilidade para cumprir tudo no horário. Não tente lembrar de cabeça todos os seus compromissos, tarefas e ligações a fazer. Afinal, o que vale mais no seu trabalho: uma memória de elefante ou uma boa reputação por não esquecer assuntos importantes?
Priorize suas tarefas
Trabalhe pensando em cumprir todas as tarefas programadas para o dia. Por isso, não faça uma lista desanimadora, enorme. Em vez disso, liste todas as tarefas e deixe para o dia só as de maior prioridade, ou seja, aquelas que são urgentes e importantes. Tarefas que sejam urgentes podem ser delegadas. Quando o fizer, indique uma data de entrega e, sempre que possível, relembre o objetivo esperado para aquele tipo de tarefa.
>> Leitura recomendada: Priorização para se dedicar ao que realmente importa
Conheça seu melhor momento
Todos nós temos picos de produtividade e criatividade ao longo do dia. Para potencializar nosso tempo, é fundamental sabermos quando eles acontecem. As tarefas mais importantes devem ser feitas durante esses picos. Responder e-mails não precisa ser uma delas, visto que você pode checá-los a cada uma ou duas horas. Pode parecer difícil descobrir o seu auge, mas se você observar com atenção sua rotina, identificará facilmente as horas em que produz mais – por exemplo, entre as 10h da manhã e meio-dia ou entre as 15h e as 17h. Fique de olho!
Gestão do tempo inteligente com automação
Imagine uma ferramenta de gestão do tempo em que todo o fluxo de trabalho acontece e é medido em relatórios de custos, tempo e atividades? Essa plataforma é o Runrun.it, capaz de substituir reuniões de acompanhamento e a planilha de horas, e ainda aumentar a produtividade de uma empresa em até 25%.
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