Cumprir uma extensa carga horária de trabalho e realizar inúmeras horas extras não diz nada sobre produtividade. Ao contrário disso, quando o tempo está correndo e as entregas não seguem o mesmo ritmo, algo pode estar fora dos trilhos. Você já calculou quanto tempo, de fato, você e sua equipe são produtivos? São oito horas diárias, em cinco dias por semana?
Portanto, essa questão serve como provocação para olharmos para os dados que vamos trazer a seguir. Porque já existem estudos e experiências que mostram algumas vantagens na redução da carga horária de trabalho, com o objetivo de gerar mais resultados no tempo trabalhado.
Não é todo mundo que sabe com precisão o tempo investido em cada tarefa da jornada (se você usa o Runrun.it, tem este dado em um clique). Uma ferramenta que permite dar o “play” em uma tarefa fornece com exatidão quantas horas foram trabalhadas nela. E essa métrica é fundamental para medir a rentabilidade dos clientes e entender o real desempenho das pessoas. Afinal, você já parou para contar quantas horas você realmente trabalha – sem levar em conta interferências, pausas, leitura de notícias, procrastinação ou tarefas piratas? Faça essa conta, ainda que de forma manual, em um dia comum da sua rotina de trabalho.
>> Leitura recomendada: O tempo da sua empresa com planilha de horas trabalhadas
É bem provável que o resultado te preocupe, porque você perceberá que não atuou com rigor no total do período pré-determinado pela empresa – sejam as 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Dan Ariely, professor de psicologia e economia comportamental da Universidade de Duke, nos Estados Unidos, diz ao site Inc. que a maioria das pessoas tem apenas duas horas realmente produtivas por dia. Um estudo do laboratório de patologias da Universidade de Utah mostra que as pessoas só conseguem se concentrar por cerca de 20 minutos de cada vez. Mas, afinal, reduzir a carga horária de trabalho pode ser uma solução?
Você está trabalhando muito? Ou acha que está?
Antes de tudo, é importante lembrar que há uma diferença entre horas realmente trabalhadas e a percepção de tempo investido no trabalho. John Robinson e Geoffrey Godbey demonstram esta diferença no livro Time for Life. Segundo a obra, as pessoas fazem essa estimativa de forma equivocada: aquelas que afirmam trabalhar de 50 a 59 horas por semana trabalham, na verdade, entre 40 e 49 horas. Quem diz trabalhar de 60 a 74 horas acaba devendo 15 horas nessa conta. E quem acha que trabalha mais de 75 horas, geralmente está equivocado em 25 horas ou mais na estimativa.
Essa conta muitas vezes exagerada não é para enganar a si mesmo ou aos gestores, mas, segundo o livro, “arredondamos” até uma hora para cima a nossa labuta diária por conta de percepção. E essa ideia pode estar ligada ao esgotamento mental, por exemplo, que já falamos aqui no blog. Por isso, é importante fazer um acompanhamento de tarefas e ter a real ideia de quanto está sendo trabalhado, seja para remanejar recursos ou para revisar o escopo de trabalho.
Reduzir a carga horária de trabalho dá certo?
Esta matéria da Business Insider mostra o exemplo da empresa de educação tecnológica Treehouse, que implementou uma semana de trabalho de 32 horas, em 2006. Para Ryan Carson, CEO da empresa, forçar as pessoas a trabalhar 40 horas por semana é quase desumano. “Não se trata de mais tempo para a família, ou mais tempo de brincadeira, ou menos tempo de trabalho – trata-se de viver uma vida mais equilibrada”, disse.
Outro exemplo é a Amazon. Em setembro de 2016, a empresa iniciou um experimento com jornadas de trabalho de 30 horas em que alguns funcionários tinham uma jornada das 10h às 14h, de segunda a quinta-feira. O grupo ganharia 75% do seu salário normal, mas manteria todos os benefícios. A empresa ainda não divulgou se a mudança afetou a produtividade ou a qualidade de vida dos colaboradores. Mas, para o especialista em recursos humanos ouvido neste artigo, o objetivo era claro: manter um cronograma de trabalho estável, evitando afastamentos por problemas diversos ou o estresse de trabalhar horas inconvenientes.
Este texto do site Inc., também fala do caso da Perpetual Guardian, uma empresa de serviços financeiros com sede na Nova Zelândia. Por lá, a carga horária de trabalho é 32 horas em vez de 40, sem cortes no pagamento. Para o senso comum, reduzir as horas de trabalho deveria ter resultado em uma diminuição na produtividade, um relaxamento dos funcionários, já que continuariam a ganhar o mesmo por “menos trabalho”. Mas, de acordo com o texto, ocorreu o oposto. Os funcionários experimentaram um aumento acentuado (24%) no equilíbrio entre vida profissional e, como resultado, foram mais eficazes.
Como potencializar a produtividade dentro da jornada de trabalho?
Talvez, seguir os exemplos das empresas citadas acima seja difícil para a maioria dos líderes. A decisão de realizar o experimento envolve uma série de fatores complexos para a maioria das empresas, como a legislação, os acordos trabalhistas e o controle de atividades. Mas certamente existem pontos que podem ser observados pelas empresas para melhorar a produtividade no tempo disponível hoje e que futuramente ajudarão na decisão por reduzir a carga horária das empresas. Confira alguns:
1. Priorização
Faça o planejamento do seu dia a partir das principais atividades. Isso ajuda a visualizar o que é prioridade. Afinal, de nada adianta começar pelas tarefas fáceis se ao final do dia o que importa é entregar algo grande e importante. Com o Runrun.it, você consegue distribuir tarefas para a equipe, priorizá-las, estimar o esforço, agendar atividades repetitivas e mudar a ordem de prioridades. A gestão diária das atividades da equipe não pode se tornar uma questão de centralização e de microgestão (que já abordamos aqui no blog). Intervir constantemente em cada tarefa de cada membro da equipe torna as relações desgastantes e o trabalho ineficiente. Por isso, é preciso organizar e saber priorizar, usando metodologias ou ferramentas como o Runrun.it.
>> Leitura recomendada: Priorização: dicas para você se dedicar ao que importa
2. Responsabilidades
Outro ponto é ter a clareza das responsabilidades de cada colaborador. Assim como o gestor precisa ter essa informação muito nítida, cada pessoa também precisa entender suas responsabilidades. Para isso, é essencial mapear as atividades, distribuir e delegar. Se você precisa fazer essa autogestão, comece entendo sua rotina. Quais pequenas tarefas diárias corroem seu tempo pelas beiradas? É a caixa de e-mails? Ou as reuniões infinitas? Não tenha medo de riscar da agenda o que não traz resultados para o seu objetivo final. O mesmo vale para a gestão da sua equipe. Olhe com atenção para os pequenos conflitos e atrasos nas entregas para entender quais mudanças são necessárias.
>> Leitura recomendada: Como anda sua gestão do tempo? Ser produtivo não tem nada a ver com ser ocupado
3. Calendário
Ainda que planejar o dia seja fundamental, você precisa também ter uma visão macro da semana. Depois de entender o fluxo de trabalho, é hora de partir para a organização do trabalho em uma gestão semanal. Liste todas as atividades da semana e distribua pela semana, considerando a carga horária de trabalho total. Isso garante que é possível realizar todas as tarefas estabelecidas dentro da jornada – ou ajuda a ajustar gargalos. Certifique-se de que todos os envolvidos estão cientes dos prazos. Eis outro processo em que você pode usar o Runrun.it. Com ele, você delega as tarefas e acompanha os prazos de perto.
4. Respiros
No final do dia, a performance começa a diminuir ou piorar. Quando trabalhamos muito além do tempo estabelecido ou não respeitamos as pausas necessárias, começamos a adquirir maus hábitos (como acessar redes sociais e procrastinar), que prejudicam o seu período produtivo. Por isso, os respiros ao longo do dia não podem ficar esquecidos.
Já falamos bastante aqui no blog sobre os riscos da sobrecarga de trabalho, tanto para o funcionário quanto para a empresa. Para tornar a jornada como um todo mais produtiva, é preciso saber a hora de desligar do trabalho. Algumas dicas que podem mudar o seu dia:
- evite o excesso de informações;
- escute o seu corpo e alongue-se;
- preste atenção na sua respiração;
- alimente-se e mantenha-se hidratado;
- ouça uma música;
- converse com alguém sobre amenidades…
Com essas pausas oficiais, todos ficam cientes do momento em que o trabalho precisa ser feito e quando é imperativo pausar, socializar e respirar.
>> Leitura recomendada: Guia da produtividade: dicas, estudos e artigos para adaptar à sua rotina
Uma ferramenta que valoriza cada minuto do seu tempo
Por fim, imagine o impacto na sua rotina de um controle da carga horária de trabalho tão simples quanto dar “play” e “pause”? E gerar relatórios automáticos com o desempenho de cada colaborador. Com o Runrun.it você consegue fazer essa gestão e evita o risco de perder informações em e-mails e grupos de WhatsApp – além de não mais perder tempo nesses drenos de produtividade. Afinal, toda a comunicação da sua equipe é formalizada e gerenciada pelo sistema.
O Runrun.it torna o controle da carga horária de trabalho mais simples e ágil. Faça um teste grátis e faça cada hora valer: http://runrun.it
