Seja para se restabelecer de uma crise, alcançar os objetivos planejados ou se manter no caminho do crescimento, qualquer modelo de negócio precisa pensar e organizar a sua gestão financeira empresarial.
A partir desse acompanhamento é possível avaliar a sustentabilidade financeira de uma empresa, ponderando custos e projetando novos investimentos. Para isso, o uso de planilhas ainda é muito difundido, o que na maioria das vezes acaba tornando a gestão contraprodutiva.
Na era da automação, esse papel é muito bem substituído por sistemas digitais que facilitam o planejamento e controle financeiro, garantindo que as empresas conquistem bons índices de rentabilidade.
Para mostrar como isso funciona na prática, preparamos esse artigo para explicar como o Runrun.it te auxilia a medir os custos dos seus projetos, a elaborar orçamentos inteligentes e melhorar a produtividade da sua organização.
- Estruture um fluxo automatizado
- Centralize e localize as demandas com facilidade
- Planeje e monitore a gestão de custos
- Como controlar os custos com o Runrun.it
- Crie relatórios com métricas personalizadas
Elabore um fluxo automatizado
O sucesso da gestão financeira de uma empresa passa pela forma como as tarefas e demandas são organizadas em seus departamentos.
Com o Runrun.it, é possível estabelecer um fluxo de trabalho automatizado para que os setores consigam agilizar a troca de informações e acelerar as entregas previstas.
Para tornar isso mais claro, vamos pensar na área financeira: como outros setores da empresa, possui atribuições variadas, como o controle bancário, a emissão de notas fiscais, a verificação de contas a pagar e a receber, o próprio planejamento e a criação do fluxo de caixa, entre outras missões importantes.
Em nosso software, os gestores responsáveis pelo departamento têm a liberdade de criar quadros e fluxos personalizados para ordenar cada atividades financeiras, sem correr o risco que as informações e detalhes fiquem espalhados.
Assim, todas as solicitações que entram no workflow percorrem etapas pré-definidas até a conclusão da atividade e podem ser visualizadas em tempo real por todos os envolvidos, como você pode ver no modelo criado para representar o processo de compras:
A utilização do kanban nas demais equipes da organização combinada com os widgets do Runrun.it também geram benefícios financeiros para a empresa.
Isso acontece pois com a estruturação do workflow, é possível monitorar o avanço dos projetos, identificar os gargalos que bloqueiam a produtividade e otimizar a alocação de recursos e profissionais, trazendo uma economia de tempo e gastos para a companhia.
Centralize e localize as demandas com facilidade
A multiplicidade de canais de comunicação é um dos principais obstáculos para eficiência e agilidade da gestão financeira, já que procurar boletos em e-mails, pedir autorizações por WhatsApp e aprovar pagamentos através de chats de conversa significa um atraso para a empresa, todo o esforço atribuído à caça de informações seria melhor destinado em ações mais estratégicas.
Isso sem falar que a descentralização dos documentos aumenta a probabilidade de erros, como auditorias incompletas e com o envio de contas a receber e a pagar fora do prazo.
Em contrapartida, uma solução integrada simplifica os processos, diminui o retrabalho e mantém o controle sobre as operações.
As automações presentes no Runrun.it possibilitam que todas as solicitações, processos de compras, rodadas de negociação com fornecedores e solicitações de reembolso sejam centralizadas em uma só página.
Dentre os recursos que promovem a eficiência dos profissionais que trabalham nos setores estão os formulários. Através dessa função, os usuários das contas conseguem montar um questionário com campos personalizados para pedir, por exemplo, comprovantes de pagamentos, registros financeiros e notas fiscais, arquivos para o prosseguimento do trabalho.
Após o preenchimento dos campos requeridos e compartilhamento do formulário, as demandas entram no fluxo de trabalho no formato de tarefas, com todas as informações completas que facilitam a consulta e acompanhamento de cada pedido.
Localizando as tarefas com etiquetas e filtros
Mesmo com a facilidade de padronizar a entrada de tarefas no fluxo de trabalho, é preciso contar com mecanismos que tornem a busca por determinadas atividades rápida e instintiva.
É aí que entram as etiquetas ou tags. Basicamente, elas tem o intuito de categorizar as demandas por título, período, responsáveis ou projetos. Logo, seguindo o critério de organização do setor, é possível inserir em cada tarefa esses selos que funcionam como uma sinalização.
Como modelo, podemos pensar em uma situação na qual você precisa encontrar a aprovação de pagamento para um cliente importante. Utilizando os filtros rápidos e avançados do Runrun.it, é possível localizar a tarefa selecionando a busca pelas tags de identificação, como representado no vídeo a seguir.
O uso das tags também descomplica a criação de relatórios, já que você pode segmentar os projetos por clientes ou fornecedores e visualizar as informações relativas à produtividade e esforço aplicado para cada demanda em nosso dashboard interativo.
Planeje e monitore a gestão de custos
Na cartilha das boas práticas da gestão financeira empresarial, o planejamento de cada projeto e o monitoramento das despesas e receitas estão entre os aspectos primordiais.
Sabendo que a organização das informações é essencial para o gerenciamento de projetos, ter templates estruturados para iniciar a fase de planejamento já é um bom começo.
No Runrun.it, as lideranças responsáveis conseguem criar projetos a partir de modelos prontos, que possuem um preenchimento intuitivo e bem definido para que os materiais, dados e todos os detalhes fiquem ordenados e acessíveis para todos os envolvidos.
Além dos espaços para descrição e definição dos passos seguintes, os modelos de projeto permitem o desdobramento de atividades em tarefas, a distribuição de demandas e a projeção do orçamento que será utilizado para campanhas, produtos e serviços específicos, como exemplificado no vídeo a seguir:
Ao longo do processo, também é possível incluir os custos extras do projeto, como o pagamento de fornecedores. Com o avanço do trabalho, os gestores conseguem visualizar as estimativas de gastos conforme o custo por hora dos responsáveis pelas tarefas e se as despesas correm o risco de ultrapassar o total orçado.
Visualizando o orçamento nos projetos
Com um layout bastante simples, as telas de projeto do Runrun.it trazem à tona os dados básicos mais relevantes para a gestão de custos.
Na aba de estatísticas, além do campo próprio para inserir o orçamento idealizado, os gestores podem monitorar o custo estimado, uma projeção criada pelo próprio sistema com base nas atividades cadastradas em determinado projeto e no custo hora/homem estabelecidos previamente.
Para melhorar, a ferramenta demonstra de forma mais clara os custos envolvidos através da barra de orçamentos, que simplifica a comparação entre orçado x estimado x realizado de maneira bastante gráfica e inteligível.
Como controlar os custos do projeto
Na gestão financeira, antes de qualquer procedimento é preciso avaliar a rentabilidade e viabilidade dos novos projetos, seja na implementação de um novo software, lançamento de produtos ou aquisição de novos clientes.
Esse momento inicial é o de estimar os custos, verificando os recursos que serão investidos na sua empresa e quanto custará o trabalho das equipes responsáveis no projeto.
A adoção do Runrun.it como software de gestão é também uma decisão inteligente para controlar os gastos, monitorar o tempo aplicado para cada atividade e obter dados realistas e embasados.
Nos próximos tópicos, vamos mostrar como você consegue administrar os processos e insumos a partir das funções automatizadas da ferramenta.
Custo por usuário
O ditado “tempo é dinheiro” faz bastante sentido quando pensamos que o esforço extra em torno de um mesmo projeto e a definição de urgências pode representar um gasto a mais em torno de algo que talvez não traga o resultado esperado, enquanto atividades mais importantes são deixadas de escanteio.
O acompanhamento do custo por usuário dentro do Runrun.it começa a partir do uso do play na tarefa, que dá visibilidade ao quanto está sendo utilizado de tempo e dinheiro em cada atividade.
Por isso, logo ao cadastrar os usuários em sua conta, inclua o custo por hora antes do colaborador iniciar suas tarefas. Assim, o sistema irá contabilizar os valores hora/homem para facilitar o entendimento do investimento por colaborador nos projetos em andamento.
Estimativa do orçamento para o cliente
Nos processos de negociação de contrato com um novo cliente, é firmado o SLA (Service Level Agreement), contrato que predispõe os compromissos, prazos e valores aprovados por ambas as partes.
As informações financeiras presentes nesse acordo devem ser inseridas cada vez que entra um cliente para a conta da sua empresa, permitindo que os administradores exerçam o controle de custos, abordando itens como os gastos com mão de obra e contratação de terceirizados.
Orçado x Realizado
Com a inclusão do orçamento previsto, que pode ser representado em horas quanto em valor, você fará o acompanhamento dos custos durante a realização dos processos, traçando uma visão entre o orçado e o realizado.
Esse mecanismo de controle preditivo mostra basicamente, a partir das tarefas registradas, se o projeto irá ultrapassar ou não as estimativas de entregas e custos indicados.
Crie relatórios com métricas personalizadas
Os dados baseiam a tomada de decisão das lideranças em qualquer esfera, sobretudo na financeira. E no Runrun.it, a mensuração assertiva de custos, a rentabilidade dos clientes, os índices de produtividade e os demais indicadores que impactam a sustentabilidade da sua empresa também tem seu espaço de acompanhamento.
Nesse contexto, as duas áreas mais utilizadas são o dashboard e os relatórios gerenciais de custo, que fornecem métricas ajustáveis, promovendo uma análise mais completa dos resultados obtidos.
No dashboard, você tem um panorama total acerca das gestão de tarefas e projetos. Esse painel possui métricas prontas para a sua observação, como as horas trabalhadas por tarefas, os projetos que estão atrasados, a quantidade de retrabalho, as entregas realizadas, projetos que ultrapassaram o budget, entre outras variáveis.
Isso sem falar que o dashboard é totalmente interativo e permite que você crie seus próprios indicadores para avaliar os custos investidos por tarefa, projeto ou cliente.
Uma visão ainda mais completa é oportunizada pelos relatórios de custos, que trazem dados sobre as horas orçadas e efetivamente trabalhadas, os gastos por períodos, o status orçamentário do projeto e o tempo aplicado por colaborador.
O ponto-chave para a gestão financeira empresarial é justamente a combinação do uso das duas funcionalidades. Um exemplo disso é a agência digital YO! que conseguiu estabelecer um comparativo do volume de solicitações e capacidade da equipe a partir do uso do Runrun.it.
Com o software de gestão, Mychel Martins, dono da agência, conseguiu ter mais controle sobre as atividades, medir os processos e custos com mais precisão e aumentar a produtividade.
“Eu consigo cruzar as demandas com tempo de execução das atividades e saber a rentabilidade financeira dos clientes. Por isso também, as funcionalidades preferidas são o Relatório de Custos e o Dashboard, pelo qual consigo acompanhar a operação da agência através de métricas personalizadas”, aponta Martins.
Conheça as mudanças que o Runrun.it trouxe para a YO! na nossa página de histórias de sucesso!
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