Com Runrun.it, Gimba reduz 40% do seu custo operacional

Criada em 1967, a Gimba passou a atuar no segmento de material de escritório para o mercado corporativo em meados da década de 90. Pioneira no setor, desenvolveu o conceito de terceirização do almoxarifado e se tornou a maior distribuidora de suprimentos para empresas no Brasil. Desde 2015, adotou o Runrun.it na área tributária com o objetivo de aumentar a produtividade, mas os ganhos foram muitos maiores.

“Quando você começa a colocar todas as tarefas e os projetos no papel e medir o tempo de execução, você melhora muito os processos para que sejam realizados em menos tempo.” – Renato Oliveira, Gerente de Tributos

O DESAFIO

Por conta da evolução tecnológica, a empresa percebeu que tinha que fazer “mais com menos”. Ou seja, a necessidade era aumentar a produtividade e otimizar o tempo. Para isso, era fundamental melhorar a gestão do trabalho. Eles sabiam que precisavam trocar os processos internos para organizar as atividades, documentar os projetos, facilitar a comunicação da equipe e mensurar o que estava sendo feito.

“Precisávamos transformar a área em números, conhecer as tarefas, as demandas, quanto demorava para fazer e qual era a qualidade da entrega para evitar um retrabalho.”

Com o problema em vista, em 2015 houve uma tentativa com planilhas de apontamentos de horas, mas Renato sentiu que este não era o melhor caminho. Então, começou a procurar por ferramentas de gestão, que pudessem reunir todas as informações e traçar um panorama completo do departamento.

Neste cenário, a Gimba escolheu o Runrun.it por ser uma ferramenta desenvolvida no Brasil e de fácil navegação e usabilidade.

                FATORES DECISIVOS NA COMPRA

• A agilidade na gestão com a análise dos projetos em tempo real,
• Os relatórios gerenciais,
• O fácil controle de prazos e
• Os indicadores de performance.

A SOLUÇÃO

A partir dos pilares “tarefa, projeto e cliente” dentro do Runrun.it, Renato ajustou os processos da área para se adaptar às funções da ferramenta. Com os resultados positivos, três anos depois, o setor de TI da Gimba também implementou o Runrun.it.

“Em 2015, quando começamos a nos preocupar com produtividade, tivemos várias reuniões. Formamos um projeto piloto para a área usar uma ferramenta de produtividade e mostrar o resultado para a diretoria.

Foram três meses de implantação, criamos dados com qualidade e incentivamos as pessoas a usar. O sucesso de utilização da ferramenta é do conjunto também. Você precisa que a equipe toda esteja com você.”

OS BENEFÍCIOS

1. Transparência

“Quando você lista tudo, verifica a demanda, o departamento, o processo e o resultado, vê que pode eliminar alguns processos. Então, foca a energia no que realmente traz retorno.”

Com o Runrun.it, a área de Renato ganhou transparência no andamento das atividades e também credibilidade interna. Isso porque conseguiu dimensionar o impacto das entregas, inclusive de tarefas urgentes não previstas inicialmente. O que resultou em planejamentos e prazos mais reais e munição para negociar prazos internos.

2. Agilidade na gestão

“O desafio na gestão é realmente conseguir fazer a gestão, e não ficar fazendo relatórios para a gestão. Sempre fazíamos apontamento de cronograma, mas tínhamos uma dificuldade para fazer a gestão desses números.”

Com as funcionalidades do Runrun.it, a gestão de Renato ganhou agilidade para acompanhar o desenvolvimento dos projetos e os prazos das tarefas. Além disso, ficou mais fácil analisar os dados de desempenho dos colaboradores nas atividades e a qualidade na entrega.

3. Controle das horas

O Runrun.it tem um sistema simples de registro de tempo: basta que o usuário dê o “Play” ao começar a trabalhar em uma tarefa. Com o timesheet automático oferecido pelo sistema e os relatórios gerados a partir do registro do tempo, a gestão de Renato se tornou mais ágil e permitiu maior controle das horas da equipe, uma das dificuldades iniciais.

“As pessoas reclamavam de preencher um relatório de produtividade. Com o Runrun.it, elas fazem isso sem perceber realizando as tarefas do dia a dia – e a ferramenta já cria esses relatórios.”

Os alertas de prazo também ajudaram no planejamento de Renato.

“Pelo dashboard, você identifica qual tarefa está prejudicada e pode remanejar para alguém que não está com a sua agenda comprometida para não perder o prazo. Antes, eu não conseguia tomar essa ação.”

4. Redução do custo operacional

“Tem uma frase que diz: o que você não consegue medir, você não consegue gerenciar. Nós não conseguíamos gerenciar nem a qualidade nem o custo do departamento. O departamento tem um custo alto, mas não conseguíamos dimensionar o quanto era esse ‘alto’ e a redução desse valor para investimento na própria área.”

O Runrun.it ajudou a Gimba a ter clareza sobre o custo das atividades. Se antes eles tinham dificuldade para identificar os processos deficitários, depois ficou fácil apontá-los. Logo, eles atuaram de forma pontual e objetiva no que precisava ser revisto, e diminuíram o custo das horas dentro de cada tarefa. Ou seja, geraram ganhos para o departamento.

“Entramos num ciclo de melhoria contínua. Melhoramos a entrega e a qualidade. No final, conseguimos reduzir o custo operacional da área em 40%.”

5. Mudança no indicador de performance

“Procuramos mensurar e identificar a produtividade em relação à qualidade do trabalho e das entregas feitas.”

Com a ferramenta, é possível saber como está o fluxo de trabalho dos colaboradores: o andamento das tarefas, entregas e reaberturas, e se há sobrecarga. A empresa passou a ter uma visão abrangente sobre a performance, a produtividade e a qualidade do trabalho. E pode até premiar alguns colaboradores de acordo com seu índice no Runrun.it (o RR-Rating).

“Víamos as pontuações e dávamos prêmios. Por exemplo, essa semana quem estiver pontuando bem vai ganhar um almoço. Ficou como incentivo e transparência.”

Além disso, a transparência dos dados ajuda na avaliação dos colaboradores. Pois quando você mostra os números da ferramenta e o resultado final, você se torna mais objetivo. E facilita para a pessoa enxergar que a produtividade está baixa, ou a entrega está insatisfatória, motivando uma mudança de postura.

6. Nunca mais vai “apagar incêndios”

“Quando tiramos pessoas de tarefas para apagar incêndios, o projeto importante fica parado. O apagar incêndio é muito complicado para a gestão, porque ele concorre com a qualidade e com os resultados.”

A ferramenta é uma grande aliada para enxergar esse custo: do quanto se gasta ao não planejar e do impacto causado no projeto – principalmente nos prazos. Com a análise a partir dos dados fornecidos pela ferramenta, é possível entender os gargalos, qual etapa está sendo falha, o que deve ser priorizado e negociar ações com planejamento mais adequado, evitando incêndios futuros.

AS FUNCIONALIDADES

1. Dashboard de projetos

O dashboard de projetos se tornou a principal funcionalidade para a rotina diária de Renato. O objetivo é verificar como está o planejamento, as tarefas na fila, o status de atraso e o andamento da semana.

“Entro nos projetos e vejo as pessoas e as tarefas atribuídas, e como está a execução de cada um. É a partir do dashboard que consigo me guiar para onde vai a energia naquele dia.”

2. Dashboard de equipes

Com essa funcionalidade, é possível saber as tarefas que estão sendo executadas agora pela equipe. Assim, pode-se priorizar e modificar a lista de atividades segundo as necessidades.

“A comunicação fica mais fácil e a pessoa consegue entender que a próxima atividade fui eu que inclui na fila dela”.

3. Seguidores

Acompanhar a execução de projetos importantes de perto é uma das necessidades na Gimba, principalmente, para tomar ações que evitem o atraso na entrega.

“Muitas vezes, estou em cliente, em atividade externa, e consigo visualizar pelo e-mail as tarefas que estou seguindo e se estão em andamento. Se não estão, já converso com o responsável para resolver.”

Exemplo da notificação da abertura de tarefa por e-mail.

Aqui está a notificação de nova tarefa no Runrun.it.

 

4. Sequência de responsáveis

Uma das principais dores era alinhar a comunicação da equipe, principalmente durante a mudança do responsável por uma tarefa.

“Gerenciando pelo e-mail, não conseguíamos dizer que aquela atividade transferida precisava ser executada naquele momento, naquela ordem e era importante. As tarefas ficavam perdidas no e-mail das pessoas. Com a ferramenta, na transferência, ele já recebe um alerta e consegue ver na fila a atividade que foi passada para ele.”

OS RESULTADOS

Cliente: Gimba Suplementos de Escritório e Informática

Número de funcionários: 220 (abril de 2018)

O que faz: Distribuição de materiais de escritório, informática, alimentícios, descartáveis e higiene para empresas

Objetivos:

• Aumentar a produtividade
• Organizar e priorizar as tarefas
• Formalizar a comunicação com a equipe

 

Solução: Runrun.it como a ferramenta de gestão do trabalho e do tempo para a área tributária transformar os seus processos.

Resultados:

• Agilidade na gestão
• Aumento da transparência e da credibilidade
• Otimização do fluxo de trabalho
• Fim do “apagar incêndios”
• Melhor performance da equipe
• Aumento na qualidade das entregas
• Redução do custo operacional: 40%

 

CONHEÇA O RUNRUN.IT

Trata-se de um software de gestão do trabalho, que torna a sua gestão mais ágil com o controle das tarefas, dos projetos e do tempo investido pelas pessoas nas atividades. O Runrun.it ajuda empresas de todos os tamanhos a aumentar sua produtividade em 25%, em média, melhorando as entregas e os resultados das organizações.

Com os relatórios gerados pelo sistema, você tem um panorama completo do que acontece na sua equipe, os custos dos projetos, os clientes mais rentáveis, os processos mais produtivos e onde estão os gargalos. Ficou curioso? Descubra como o Runrun.it pode ajudar também a sua empresa. Faça um teste gratuito agora mesmo: https://runrun.it