Encontrar maneiras de alcançar a produtividade é um dilema do nosso tempo. O conceito, que pode ser visto como particular, é intrínseco à rotina de trabalho e virou um critério de avaliação de desempenho. No entanto, com o aumento das distrações tecnológicas e o aumento da autoexigência, alcançar a satisfação com o que produzimos é quase um privilégio.
Com tantos fatores internos e externos, podemos dizer que a produtividade é um termo relativo, na qual cada pessoa precisa buscar o modelo que melhor se adapte à rotina e ao equilíbrio. Afinal, ser produtivo é algo que podemos aprender e aprimorar. Por isso, elaboramos este guia com tudo sobre produtividade para te ajudar nessa jornada.
- O que é produtividade?
- Os obstáculos para alcançar a produtividade
- Produtividade e saúde mental
- Produtividade no Home Office
- Os aliados da produtividade
- A automação a favor da produtividade
O que é produtividade?
O entendimento da ideia de produtividade possui variantes, mas podemos dizer que a definição mais aceita é o equilíbrio entre quantidade e qualidade de produção em relação aos recursos (materiais, temporais e humanos) disponíveis para a execução de um projeto específico, seja ele profissional ou pessoal.
A verdade é que a produtividade sempre esteve atrelada ao desempenho apresentado pelos trabalhadores. O conceito, elaborado pelo economista francês François Quesnay, no século XVIII, foi ganhando novas camadas com as revoluções da indústria e a chegada de novos modelos produtivos, como o Fordismo, com a implantação da linha de montagem e jornadas de trabalho, assim como o Toyotismo, que trouxe o foco na descentralização das decisões, o incentivo ao trabalho em equipe e a redução do desperdício de recursos.
Com a transformação digital, produtividade e tecnologia passaram a caminhar juntas e todos os dias conhecemos e descobrimos ferramentas que ajudam a otimizar o que realizamos. No entanto, é importante lembrar que nem sempre os impedimentos para a alta produtividade são resultado da má organização.
Produzir muito ou pouco, como já mencionamos, pode ser subjetivo – principalmente se você não mensura as suas entregas. Não à toa, psicólogos dedicam-se a pensar e pesquisar sobre o assunto. “A maioria das pessoas tem apenas duas horas realmente produtivas por dia”, diz Dan Ariely , professor de psicologia e economia comportamental da Universidade de Duke, nos Estados Unidos.
Essa informação mostra que as distrações cotidianas e a própria pressão pela produtividade acabam jogando contra os colaboradores. Segundo Christian Barbosa, especialista no assunto, a produtividade não está no DNA, ela é adquirida em um processo de aprendizado.
A admissão de que não somos naturalmente produtivos permite que passemos a buscar métodos e ferramentas de gestão que facilitem a organização pessoal, como o Runrun.it, e por consequência, tragam melhorias significativas na execução das atividades rotineiras, melhorando a produtividade no trabalho.
Os obstáculos para alcançar a produtividade
Priorização, autogestão do tempo, organização das tarefas e técnicas de gestão são ingredientes que tornam a jornada de trabalho mais proveitosa e satisfatória. No entanto, os imprevistos e urgências são inevitáveis durante o expediente e quando não há um equilíbrio, a produtividade é afetada pela falta de foco.
Muitos hábitos são, à primeira vista, imperceptíveis, mas se configuram como ladrões do tempo, interrompendo o fluxo criativo e gerando uma sensação de fracasso pelos objetivos não concretizados no dia. Para evitar que a produtividade seja perdida, separamos algumas práticas para serem evitadas em sua rotina e soluções para reverter esse quadro. .
Notificações em excesso
Sim, os dispositivos tecnológicos são um presente de nossa era, afinal é uma praticidade e tanto ter acesso à informação, trabalhar e se comunicar através da tecnologia. Entretanto, a quantidade de alertas, notificações e pop-ups vistos em smartphones e desktops se tornam grandes vilões quando o assunto é concentração.
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Provavelmente, verificar sua caixa de mensagens é a sua primeira atividade do dia de trabalho. Depois, você retorna para aquela janela incontáveis vezes para responder questões, agendar reuniões ou iniciar novos contatos. É possível que o e-mail permaneça importante para nós durante um longo tempo. No entanto, é notável, também, o quanto ele pode nos prejudicar quando usado em excesso.
Interromper uma tarefa para responder uma mensagem toma minutos. Olhar as notificações te rouba outros minutos – já que você demora para se concentrar novamente. E gerenciar um projeto todo por e-mail pode prejudicar suas entregas em dias. Isso tudo porque o e-mail cria ruídos na comunicação e não permite acompanhar as métricas do seu projeto e ou melhorar a produtividade da sua equipe.
Por isso, centralizar a comunicação em um gerenciador de trabalho aparece como uma alternativa funcional para manter as equipes informadas sobre o progresso dos projetos. No Runrun.it, os materiais e aprovações podem ser solicitadas dentro das próprias tarefas e compartilhados com clientes por meio do usuário convidado, uma funcionalidade que mantém todos conectados em torno do projeto e evita atrasos e o retrabalho.
Reuniões desnecessárias
Se você concorda que muitas reuniões poderiam ser resolvidas com uma conversa rápida, é provável que esteja sendo convocado para encontros pouco úteis no andamento do projeto. Uma sensação muito ruim para qualquer profissional que deseja ser produtivo é sair de uma reunião com a certeza de tempo perdido. Obviamente, é necessário reunir todos em alguns momentos para debater determinado tema ou para manter a comunicação unificada.
Kristen Gil, VP de Operações de Negócios do Google, diz que as reuniões na empresa não contam com mais de 10 participantes e todas elas têm seu “tomador oficial de decisão”. Essa pode ser uma dica essencial para que, após o encontro, o trabalho continue e as questões que foram deliberadas façam sentido.
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Retrabalho
Seja por problemas no planejamento, estratégia equivocada ou erros individuais, o retrabalho também é um grande desafio para o alcance da produtividade. Bastante comum quando um cliente está diretamente envolvido, mas também pode acontecer em equipes pequenas. Se você precisa refazer uma tarefa, pode ser tanto por problemas em seu escopo quanto pela qualidade da entrega. Quando fazemos um pedido com clareza, o colega ou colaborador poderá trabalhar com os recursos na direção certa.
No entanto, se a comunicação não é objetiva, a refação é consequentemente necessária. Da mesma forma, profissionais pouco comprometidos podem ser desatentos em suas atividades. Mais do que encontrar um culpado para a necessidade do retrabalho, precisamos estabelecer fluxos e rotinas que não deem espaço para esse tipo de “mal entendido”. O uso de uma ferramenta inteligente de gestão, que registre todas as alterações, é um caminho para acabar com esse vilão.
Tarefa pirata
As tarefas piratas são aquelas atividades que não estavam planejadas inicialmente ou que surgem no meio de um projeto atrapalhando as prioridades. Enquanto o retrabalho nos faz ficar presos em uma atividade por mais tempo que deveria, a tarefa pirata rouba seu tempo sorrateiramente.
O problema disso está em deslocar o foco de uma tarefa importante para um pedido muitas vezes informal e fora do planejado.. Para evitar que tarefas piratas assaltem seu projeto, é preciso definir práticas de priorização e manter uma comunicação alinhada entre todos.
Microgestão e sobrecarga de trabalho
Outra prática que pode ser considerada uma adversária da produtividade é a microgestão. Essa atitude se configura na tentativa de administrar todas as ações por conta própria ou monitorar excessivamente as atividades dos funcionários.
O acompanhamento é essencial para a gestão de tarefas, mas ele deve ser feito de maneira discreta e eficiente, através da análise de métricas e indicadores de produtividade. Quando se torna constante no ambiente de trabalho, a microgestão acaba por minar a confiança do seu time, tornando os profissionais desmotivados e pouco produtivos.
Já a sobrecarga de trabalho acontece pela falta de recursos ou ferramentas para executar controle de produtividade. Com uma distribuição desigual dos alocados em projetos, alguns colaboradores podem ter um acúmulo de tarefas, as quais eles não conseguem realizar, provocando um sentimento de incapacidade.
Como incentivar a produtividade na sua empresa
Para que isso não ocorra, é preciso que a cultura organizacional da empresa seja aberta a ouvir as dificuldades dos trabalhadores, oferecendo soluções viáveis para amenizar o esgotamento mental e recuperar o bem-estar.
Uma maneira de disponibilizar esse canal de expressão é por meio da comunicação não-violenta, na qual os líderes possuem uma visão mais empática dos problemas cotidianos e conseguem, por meio de feedbacks e adaptações, criar um ambiente saudável de trabalho. Para saber como essa técnica é benéfica para a produtividade das equipes, assista ao nosso webinar com a facilitadora de diálogos Débora Gaudêncio:
No Runrun.it, os gestores conseguem realizar a distribuição de tarefas de forma justa ao utilizar o gráfico de Gantt, um recurso que aponta a disponibilidade de cada membro da equipe durante o período desejado. Se a agenda do profissional já estiver cheia, a pessoa responsável pelo gerenciamento das tarefas conseguirá delegar a demanda para outro funcionário, garantindo o equilíbrio das funções do time.
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Produtividade e saúde mental
Ao falar sobre produtividade, não podemos deixar de lado a saúde mental. A pressão por resultados expressivos somada a outros obstáculos, como a falta de comunicação e suporte, pode acarretar no aparecimento de quadros de cansaço excessivo ou mesmo na Síndrome de Burnout, um distúrbio que afeta cada vez mais colaboradores.
Uma pesquisa feita por nós do Runrun.it mostrou que 61% dos trabalhadores se sentem mais esgotados após o fim do expediente, enquanto 54% dos entrevistados declararam que percebem não estar conseguindo entregar tarefas e projetos com eficiência.
A cobrança pela produtividade pode desencadear comportamentos autopunitivos, ansiedade, insônia e outros malefícios que não devemos ignorar. Para colocar a saúde mental em primeiro lugar, o primeiro passo é respeitar o seu ritmo pessoal.
Quando há uma conexão entre líderes e colaboradores, existe um espaço de troca em que todos buscam um convívio saudável que estimule a confiança de que os resultados irão aparecer no momento certo, com o apoio de toda a equipe. Novas técnicas como a produtividade 4.0 transmitem a visão de que a direção e o alinhamento das tarefas é mais importante que a velocidade em que elas são entregues.
Portanto, ao montar um cronograma ou agenda das atividades, prefira selecionar aquelas que podem ser concluídas com qualidade no prazo programado, estabelecendo uma sequência lógica e adequada à sua capacidade.
Produtividade no home office
Como toda mudança, o home office também demandou um certo tempo para adaptação, e as equipes precisaram encontrar meios alternativos para não perderem o senso de time e manter a comunicação interna bem alinhada.
Nessa transição, as gestoras e os gestores precisaram colocar em prática, mais do que nunca, a empatia e o entendimento, oferecendo o suporte necessário para os seus liderados.
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O desafio, agora que as rotinas já estão mais adaptadas, é manter o engajamento e a produtividade no home office. Diante desses disso, você pode adotar um software de gestão do trabalho como o Runrun.it, que te ajuda a acompanhar o desenvolvimento das tarefas e gera relatórios de desempenho automáticos sobre a produtividade de cada colaborador.
Organize seu espaço de trabalho e ganhe em produtividade
No trabalho remoto, a organização do ambiente escolhido para trabalhar também ajuda a melhorar a produtividade. Por exemplo, espaços mais silenciosos e minimalistas são importantes para manter o foco nos projetos e até os princípios do feng shui podem contribuir nesta missão.
Quanto mais organizada for a sua mesa de trabalho, maior será a concentração em torno da atividade realizada no momento. Da mesma maneira, a iluminação natural também traz benefícios para o corpo e isso gera um impacto na produtividade. Por último, mas não menos importante: pratique o autocuidado, seja adquirindo novos conhecimentos em leituras ou podcasts, ou mesmo realizando exercícios físicos.
Os aliados da produtividade
São diversos os recursos que possibilitam um ganho na produtividade. De práticas pessoais aos métodos de gestão, separamos os melhores aliados para tornar o seu trabalho mais produtivo.
Checklists
Ordenar suas prioridades em listas é uma das dicas mais comuns que você já deve estar cansado de ler/ouvir. E se tem um instrumento que faz isso muito bem é a famosa checklist. Adaptável para vários propósitos, esse documento funciona para elencar as atividades mais importantes do dia, conferir os passos de um projeto ou mesmo listar ideias criativas.
Pelo seu formato simplificado e funcional, as checklists estimulam o avanço das fases em desenvolvimento e podem ser apresentadas em diversos modelos, seja no papel, no desktop ou em gerenciadores de projetos como o Runrun.it.
Mapa Mental
Os projetos no qual você está inserido dizem muito sobre a sua produtividade. Isto é, sobre como eles estão organizados (ou não). Ao iniciar um novo projeto, o gestor precisa escolher um método que permita acompanhar o desempenho dos envolvidos, assim como garantir que todos façam as entregas conforme o cronograma de projetos.
Além da metodologia ágil, uma forma simples de organizar seus projetos é por meio do mapa mental. Criado no início da década de 1970 pelo escritor e consultor em educação inglês Tony Buzan, o objetivo é fazer com que colaboradores usem todo seu potencial mental de forma desordenada. E, em seguida, consigam organizar essas informações.
Para elaborar esse tipo de mapa, desenhe um conceito no centro de uma página ou documento em branco e faça com que dele irradiem representações de ideias por meio de imagens, palavras e partes de palavras. Todas devem apresentar alguma relação com o conceito central.
Técnica Pomodoro
A técnica pomodoro é baseada em etapas de trabalho, com pausas estratégicas para descanso ou para a realização de outros afazeres. Funciona assim: após colocar as prioridades do dia em uma checklist, você ajusta um cronômetro para iniciar um ciclo de concentração, que pode ter de 25 a 50 minutos.
Após o final de cada uma dessas fases, você pode usufruir de cinco minutos de intervalo para destinar sua atenção a outro assunto. Depois que quatro ciclos pomodoro forem completados, você pode realizar uma pausa maior, de 15 a 20 minutos, que deve ser utilizada ao seu favor, seja para resolver outras pendências ou ter um breve momento de lazer.
Matrizes de priorização
Muito da produtividade passa pela prática de priorizar as demandas mais importantes do período desejado. Por isso, técnicas como a Matriz de Priorização GUT e a Matriz de Eisenhower ajudam a pontuar e separar as tarefas mais importantes e urgentes daquelas que podem ser adiadas ou delegadas para outras pessoas da equipe.
O ponto positivo desses instrumentos é a facilidade de montar as ferramentas, que podem ser representadas visualmente em painéis/documentos físicos ou digitais. No Runrun.it, as matrizes podem ser adaptadas em cards da ferramenta Quadros, onde é possível sinalizar as urgências e notificar os usuários sobre as atualizações do projeto.
Gerenciadores de tarefas
Pensando em aliados da produtividade, não há como esquecer os gerenciadores de tarefas. O Runrun.it, por exemplo, substitui as planilhas e documentos isolados em um dashboard completo, no qual o usuário tem acesso aos dados e registros mais importantes em uma só tela.
Isso sem falar no timesheet automático, que contabiliza as horas aplicadas em um projeto, tornando as estimativas de prazos mais precisas e trazendo benefícios para a gestão de recursos.
A automação a favor da produtividade
Como você pode perceber, para melhorar produtividade é fundamental contar com um software de gestão como o Runrun.it. Com ele, você vai automatizar sua operação e seus processos. Isso gera ganho de tempo, diminui seus custos e torna sua equipe mais eficiente e produtiva.
Teste agora mesmo gratuitamente: http://runrun.it
Conteúdos mencionados
https://www.inc.com/magazine/201503/leigh-buchanan/the-psychology-of-productivity.html
