Tudo sobre produtividade: um guia com dicas, estudos e artigos para adaptar à sua rotina

Tudo sobre produtividade: um guia com dicas, estudos e artigos para adaptar à sua rotina

Você se considera uma pessoa produtiva? Como analisa isso em sua rotina? Quais fatores são fundamentais para ter uma sensação de produtividade ao fim do dia? Atualmente, são tantas as distrações e a autoexigência é tão grande que alcançar a satisfação com o que produzimos é quase um privilégio. Por outro lado, a produtividade pode ser um conceito particular e relativo. Cada um precisa buscar o modelo que melhor se adapte à rotina e ao equilíbrio. Afinal, ser produtivo é algo que podemos aprender e aprimorar. Por isso, elaboramos este guia com tudo sobre produtividade para te ajudar nessa jornada.

Todos os dias, conhecemos e descobrimos ferramentas que ajudam a otimizar o que realizamos – você vai ver muitas delas aqui. No entanto, é importante lembrar que nem sempre os impedimentos para a alta produtividade são resultado da má organização. Produzir muito ou pouco, como dito lá em cima, pode ser subjetivo – principalmente se você não mensura as suas entregas. Não à toa, psicólogos dedicam-se a pensar e pesquisar sobre o assunto. “A maioria das pessoas tem apenas duas horas realmente produtivas por dia”, diz Dan Ariely ao site Inc., professor de psicologia e economia comportamental da Universidade de Duke, nos Estados Unidos.

Parece chocante? Para começar a mudar essa métrica, precisamos seguir algumas dicas – como as oferecidas por Christian Barbosa, especialista no assunto, nesta entrevista sobre produtividade no trabalho para o nosso blog. O primeiro passo, segundo ele? Admitir que você não é produtivo.

Produtividade em testes

Na prática, parece um pouco mais complicado. No entanto, você só descobre o que pode te ajudar colocando em as ideias em prática. O escritor e colaborador da FastCompany, Drake Baer, resolveu testar ao longo de uma semana algumas das dicas mais reproduzidas em artigos (por exemplo, acordar sem despertador, meditação e exercícios). Em seu relato, ele diz que o mais importante agora é “esculpir” sua rotina a partir dos aprendizados e dos seus objetivos com o trabalho.

Principais vilões da produtividade

Em diversos posts aqui do blog, falamos dos vilões da produtividade e de como o ato de evitá-los já ajuda você e sua equipe a ter dias mais produtivos. Confira alguns e as dicas para eliminá-los da sua rotina:

E-mails em excesso

Provavelmente, verificar sua caixa de mensagens é a sua primeira atividade do dia de trabalho. Depois, você retorna para aquela janela incontáveis vezes para responder questões, agendar reuniões ou iniciar novos contatos. É possível que o e-mail permaneça importante para nós durante um longo tempo. No entanto, é notável, também, o quanto ele pode nos prejudicar quando usado em excesso.

Interromper uma tarefa para responder uma mensagem toma minutos. Olhar as notificações te rouba outros minutos – já que você demora para se concentrar novamente. E gerenciar um projeto todo por e-mail pode prejudicar suas entregas em dias. Isso tudo porque o e-mail cria ruídos na comunicação e não permite acompanhar as métricas do seu projeto e da sua equipe. Neste post, listamos 8 razões para substituir o e-mail por um software de gestão.

Reuniões desnecessárias

Se você concorda que muitas reuniões poderiam ser resolvidas com uma conversa rápida, é provável que esteja sendo convocado para encontros pouco úteis no andamento do projeto. Uma sensação muito ruim para qualquer profissional que deseja ser produtivo é sair de uma reunião com a certeza de tempo perdido. Obviamente, é necessário reunir todos em alguns momentos para debater determinado tema ou para manter a comunicação unificada.

Kristen Gil, VP de Operações de Negócios do Google, diz que as reuniões na empresa não contam com mais de 10 participantes e todas elas têm seu “tomador oficial de decisão”, conforme este nosso post. Essa pode ser uma dica essencial para que, após o encontro, o trabalho continue e as questões que foram deliberadas façam sentido.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?

Retrabalho

Seja por problemas no planejamento, estratégia equivocada ou erros individuais, o retrabalho também é um grande vilão da produtividade. Bastante comum quando um cliente está diretamente envolvido, mas também pode acontecer em equipes pequenas. Se você precisa refazer uma tarefa, pode ser tanto por problemas em seu escopo quanto pela qualidade da entrega. Quando fazemos um pedido com clareza, o colega ou colaborador poderá trabalhar com os recursos na direção certa.

No entanto, se a comunicação não é objetiva, a refação é consequentemente necessária. Da mesma forma, profissionais pouco comprometidos podem ser desatentos em suas atividades. Mais do que encontrar um culpado para a necessidade do retrabalho, precisamos estabelecer fluxos e rotinas que não deem espaço para esse tipo de “mal entendido”. O uso de uma ferramenta inteligente de gestão que registre todas as alterações é um caminho para acabar com esse vilão.

Conheça o Runrun.it, o inimigo do retrabalho

 

Tarefa pirata

Recentemente, falamos aqui no blog sobre o conceito de tarefa pirata. São aquelas atividades que não estavam planejadas inicialmente ou que surgem no meio de um projeto atrapalhando as prioridades. Enquanto o retrabalho nos faz ficar preso em uma atividade por mais tempo que deveria, a tarefa pirata rouba seu tempo sorrateiramente.

O problema disso está em deslocar o foco de uma tarefa importante para um pedido muitas vezes informal e fora do planejado. Assim como checar e-mails e como fazer uma reunião “rapidinha”, isso pode custar caro e reduzir em até 40% a produtividade, segundo o psicólogo Jim Taylor. Para evitar que tarefas piratas assaltem seu projeto, é preciso planejar as prioridades e manter uma comunicação alinhada entre todos.

Sobrecarga de trabalho

Talvez você esteja produzindo pouco justamente por ter muito nas suas costas! A sobrecarga no trabalho é algo bastante comum e a responsabilidade por esse problema deve ser dividida entre o colaborador, o gestor e a própria empresa. Por mais delicada que seja a questão, as organizações precisam pensar em como evitar o esgotamento mental e físico de seus colaboradores, indica o empreendedor Eric Garton neste artigo para a Harvard Business Review.

Afinal, o canal de comunicação está aberto para que o colaborador revele seus problemas e angústias? O gestor tem alguma ferramenta para acompanhar o que está sendo realizado, tomar decisões e reorganizar tarefas? Ele tem o poder para amenizar o peso do trabalho e os recursos para entender quando seus colaboradores estão em ponto de esgotamento? Todas essas questões precisam ser respondidas pela empresa em forma de processos que permitam melhorar a qualidade de vida no trabalho. Saiba mais sobre a gestão da sobrecarga de trabalho neste post.

>> Leitura recomendada: Déficit de Atenção no trabalho: dicas para se manter produtivo

Listas: suas amigas de sempre

Organizar suas prioridades em listas é uma das dicas mais comuns que você já deve estar cansado de ler/ouvir. O fato é que estabelecer uma sequência de tarefas a serem cumpridas para organizar nossa vida, seja ela corporativa ou pessoal, sempre foi uma solução simples e eficiente. Além da costumeira checklist, você pode adotar algum dos métodos citados pela FastCompany que resumimos aqui:

Método 1: divida a lista em categorias

Robert Pozen, professor sênior da MIT Sloan School of Management e autor do livro Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours, divide suas listas em três categorias. A primeira indica os eventos, reuniões e teleconferências; a segunda aponta o que ele espera fazer durante esses compromissos; e a terceira é composta por itens que não se encaixam nas duas primeiras categorias, mas que precisam ser trabalhados – e escolhe os intervalos para isso.

Método 2: agrupe tarefas parecidas

Em geral, temos tarefas que exigem raciocínios bem diferentes. Por exemplo, responder e-mails e criar um novo texto para o blog da empresa. Experimente não fazer uma dessas atividades logo depois da outra, pois exigem de você esforços bem diferentes. Em vez disso, agrupe tarefas semelhantes juntas, tendo em conta quando seu nível de energia está alto. Se por um lado escrever um texto, editá-lo e revisá-lo exigirá mais de você em termos de concentração, por outro, responder e-mails (por mais demorado que seja) demandará um foco menos profundo.

Método 3: priorização através de metodologias

A maioria das pessoas tem certa dificuldade em entender o que é prioridade e o que não é. A SUG é uma dessas opções de metodologias de priorização. Para usá-la, responda as perguntas:

  • Seriedade (Seriousness): qual a importância dessa tarefa ou problema?
  • Urgência (Urgency): quanto tempo demorará para completar?
  • Crescimento (Growth): esta questão vai se agravar se eu esperar para lidar com isso?

Organize as três categorias em uma coluna e, em seguida, determine como classifica cada tarefa: “alta” ou “média” (em seriedade e urgência), e “sim” ou “não” (em crescimento). Outras perguntas que podem direcionar a priorização são as seguintes:

  • Isso é algo que só eu posso fazer?
  • Existem maneiras de automatizar esta tarefa?
  • Existe uma oportunidade de delegar a tarefa?

 

>> Leitura recomendada: Priorizar é preciso: dicas para organizar a gestão

Método 4: faça listas diferentes para projetos, objetivos e tarefas

É comum que algumas tarefas levem mais tempo que outras (como o exemplo dos e-mails vs. um novo texto para o blog). Por isso, grandes projetos devem ser divididos em tarefas menores. Não deixe o escopo das tarefas muito abertos. Por exemplo, “produção de texto” pode ser subdividido em diversas tarefas como: pesquisa de tema, redação do texto, revisão do texto e publicação do texto. Assim, você consegue visualizar melhor seu progresso. Em paralelo, faça uma lista de metas para entender se as tarefas diárias estão alinhadas com o que você deseja alcançar a médio e longo prazo.

Método 5: compartilhe com alguém

Algumas pessoas funcionam melhor quando precisam responder a um gestor ou colega. Se for o seu caso, é recomendado compartilhar sua lista de tarefas com alguém. Isso pode ser especialmente útil para freelancers e colaboradores remotos que não têm chefes, colegas de trabalho ou clientes cobrando de perto por entregas e resultados.

>> Leitura recomendada: Trabalho remoto: equipes engajadas e projetos transparentes

Método 6: projete o dia, não o tempo

Para o ex-gerente do Google, Thomas Davies, precisamos passar de “gerenciar” o tempo para “projetar” o dia de trabalho. Segundo ele, essa é uma mudança de mentalidade. Ao organizar suas atividades em um quadrante, ele consegue identificar o que tem mais impacto naquele dia. Quando fazemos apenas a gestão do tempo sem determinar um período, é possível que você procrastine.

Método 7: planeje as interrupções

Apenas se lembre do fato de que interrupções (e tarefas piratas) acontecem. Além disso, é importante planejar alguma janela para essas atividades ou para momentos de criatividade, que podem surgir quando você já está com todos seus horários preenchidos.

Método 8: crie uma lista do que foi feito

Quando surgem muitas tarefas inesperadas que fogem da sua lista, é possível que você fique com a sensação de que não fez nada, pois não conseguiu riscar nenhum item da lista. Então, para entender o que você conseguiu realizar, ao final do dia, faça uma segunda lista no dia seguinte pelo sentimento de que não havia feito nada.

Método 9: crie uma lista com coisas de que você gosta

As atividades diárias, muitas vezes, incluem também tarefas que você não gostaria de cumprir. Inclusive, tente cumprir logo aquilo que parece mais complexo ou chato. Por outro lado, esse método propões que você tente incluir coisas que você gosta de fazer. É apenas uma estratégia para, consciente e regularmente, valorizar as tarefas agradáveis que você realiza e que podem inspirar a realizar outras.

Método 10: as antimetas

Essa é uma dica extra ao artigo da FastCompany. Aqui no blog já falamos sobre as antimetas na rotina de trabalho. Trata-se de uma técnica criada pelo empreendedor da área de tecnologia, Andrew Wilkinson, que elenca tudo que ele quer evitar. A partir disso, ele consegue estabelecer o que são suas metas de fato e como alcançá-las.

Organização de projetos

Os projetos no qual você está inserido dizem muito sobre a sua produtividade. Isto é, sobre como eles estão organizados (ou não). Ao iniciar um novo projeto, o gestor precisa escolher uma metodologia que permita acompanhar o desempenho dos envolvidos. Assim como garantir que todos façam as entregas conforme o cronograma de projetos.

Além das metodologias ágeis (que falamos com frequência por aqui), uma forma simples de organizar seus projetos é por meio do mapa mental. Criado no início da década de 1970 pelo escritor e consultor em educação inglês Tony Buzan, o objetivo é fazer com que colaboradores usem todo seu potencial mental de forma desordenada. E, em seguida, consigam organizar essas informações.

Para elaborar esse tipo de mapa, desenhe um conceito no centro de uma página ou documento em branco; e, dele, irradies representações de ideias por meio de imagens, palavras e partes de palavras. Todas devem apresentar alguma relação com o conceito central.

Equilíbrio para ser mais produtivo

Como falamos lá no começo, não usamos todo nosso potencial e dificilmente vamos nos sentir 100% produtivos. É insustentável produzir como uma máquina, constantemente. Por isso, ao mesmo tempo que procuramos formas de entregar cada vez mais, precisamos entender a necessidade (comprovada pela ciência) de pausas.

Uma pesquisa do Desktime analisou 5,5 milhões de registros diários de como os funcionários do escritório estão usando seu computador. Isto é, realizando tarefas ou desfocando. Os mais produtivos dividiam seu tempo em 52 minutos de trabalho e 17 minutos de intervalo.

Intervalos durante a jornada

E para recarregar o foco, nos intervalos, você deve criar distrações que tirem a atenção da tarefa que estava realizando até então. Porque, quando retornar, você tem mais chances de voltar com “uma nova mente”. Inclusive, com mais capacidade de encontrar erros e resolver problemas.

Em um intervalo menor ainda, é importante descansar os olhos, diz este estudo da The Vision Council. Para quem fica o dia todo diante do computador, a vista, mesmo acostumada, começa a sentir dificuldade em apenas duas horas. Um exercício simples para reduzir a fadiga dos olhos é a 20-20-20. A cada 20 minutos, afaste-se da tela e concentre-se em um item com pelo menos 20 pés (cerca de seis metros) de distância por pelo menos 20 segundos.

>> Leitura recomendada: Foco no trabalho e mais tempo para sua vida

Tudo sobre produtividade

  • Como a organização das equipes pode influenciar na produtividade
    Realizada em parceria entre a empresa de gestão de talentos Cornerstone OnDemand e a Harvard Business School, um estudo procura compreender como o lugar onde sentam os funcionários e o desempenho deles têm conexão. A pesquisa mostra que se você colocar os tipos certos de funcionários próximos uns aos outros o desempenho organizacional tende a crescer em até 15%.
  • Planejamento diário: dicas para seu trajeto para o trabalho ser mais útil
    O trânsito costuma ocupar muito do nosso tempo. No Brasil, de acordo com um estudo do UOL, em oito capitais, os trabalhadores levam pelo menos duas horas para ir e voltar do trabalho. RJ e SP encabeçam o “ranking”.
  • Dicas de atletas de alta performance para aumento de produtividade
    De acordo com a International Journal of Workplace Health Management, pessoas que se exercitam no dia de trabalho são 23% mais produtivas. Portanto, incluir esporte no seu dia não toma o seu tempo. Faz justamente o contrário: você aproveita melhor o seu tempo.
  • Como parar de ser procrastinador
    A procrastinação e a preguiça são genéticas. Quem afirma isso é o pesquisador e cirurgião Sharad Paul, autor de The Genetics Of Health: Understand Your Genes for Better Health, um aprofundado estudo sobre a herança e a evolução genética.
  • 7 rotinas matinais para inspirar sua organização do trabalho
    Jeff Bezos, fundador da Amazon, detesta reuniões matinais e prefere estar com a sua família para um café da manhã saudável. O atual CEO da Apple, Tim Cook, prefere ler seus e-mails para otimizar a organização do trabalho logo depois de acordar. Mark Zuckerberg, CEO do Facebook, é conhecido por se vestir com o mesmo figurino todos os dias pela manhã.
  • Acordar cedo – às 4h da matina! – te fará produzir mais
    Para embasar esta filosofia de vida que pode parecer loucura, o Wall Street Journal publicou um relatório explicando por que 4h da manhã pode ser o momento mais produtivo do dia.
  • Guia da Reunião de Trabalho Produtiva – Como usar bem o tempo
    Um guia para reuniões mais tranquilas e produtivas. Com discussões, estudos e infográficos, para você sair daqui melhor do que entrou – diferente do que deve ter acontecido em muitas reuniões na sua vida.
  • Open space office: 5 dicas para manter a produtividade
    Um estudo publicado na prestigiada The Royal Society, conduzida pelo professor de Harvard, Ethan Bernstein, avalia os escritórios abertos. E o seu impacto nas interações pessoais entre os colaboradores de uma empresa. Em uma das empresas pesquisadas, após a mudança de formato, a interação diminui 72% entre os colegas.

 

Artigos com ferramentas e metodologias

 

A automação a favor da produtividade

Uma pesquisa da Avanade mostra que os líderes estão se tornando mais otimistas no uso de inteligência artificial. 31% das organizações já começaram a usar automação para tornarem-se mais produtivas. Além disso, 86% dos entrevistados acreditam que devem implantar a automação para ser um protagonista em sua área. O relatório ainda recomenda que os gestores desenvolvam conversas e discussões com toda a força de trabalho. Isso para saber como as transformações e a tecnologia podem tornar o seu trabalho mais produtivo.

Para começar agora a automatizar as tarefas e tornar suas equipes mais produtivas, procure um software de gestão como o Runrun.it. Cada cliente (interno ou externo) tem projetos, que têm tarefas. A lista de tarefas indica qual é a mais prioritária e permite calcular, automaticamente, quando cada atividade será entregue.

Além disso, líderes de equipe conseguem avaliar o desempenho de cada colaborador. Até porque com um Dashboard customizável, você pode criar e monitorar métricas de performance das pessoas e os KPIs que a sua empresa precisa acompanhar. Teste agora mesmo gratuitamente: http://runrun.it

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2 thoughts on “Tudo sobre produtividade: um guia com dicas, estudos e artigos para adaptar à sua rotina

  1. Prezados,
    Excelente artigo. Adorei ler e me identifiquei negativamente em muitos pontos, e em poucos pontos positivamente. O que me levou a refletir na minha produtividade, tanto profissionalmente quanto pessoal.
    Obrigado.

    1. Olá Cassio, obrigado pelo seu feedback.
      Esperamos te ajudar a melhorar a sua produtividade.
      Temos outros conteúdos sobre o tema no blog. Dá uma olhada lá.
      Abraços!

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