A cruzada de todos os gestores é o aumento da produtividade. Formar uma equipe de alta performance não é tarefa simples, e a maneira como você conduz os talentos da empresa faz toda a diferença no resultado final. Se você já se perguntou como melhorar a produtividade da equipe, listamos aqui oito respostas capazes de gerar ótimos resultados. Ao colocar em prática esses passos, você poderá estimular o trabalho colaborativo, a superação de metas e criará uma estrutura em que cada profissional possa se desenvolver e apresentar o seu melhor.
1. Acabe de vez com o mito do profissional multitarefa
Algumas pessoas podem achar um sinal de proatividade, ou insistir que conseguem abraçar essa metodologia. Mas, apesar das boas intenções, a verdade é que nosso cérebro não está assim tão alinhado com o conceito de multitarefa. Um estudo publicado pela American Psychological Association destaca que a prática da chamada multitasking reduz em até 40% a produtividade. Isso porque ficar se alternando entre muitas atividades compromete o foco, aumenta o estresse e a fadiga mental.
Nesses casos, adotar uma ferramenta online de gestão é o caminho. Um exemplo é o Runrun.it, que oferece funcionalidades de organização e priorização de tarefas, independente do projeto que está sendo trabalhado. Em resumo, não estimule um profissional a se comprometer com mais de uma tarefa por vez. E seguindo essa linha de raciocínio, não delegue tarefas demais, fazendo com que a pessoa fique sobrecarregada. Assim, você evitará um possível remanejamento de emergência no futuro e o risco de perder de prazos.
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2. Implemente um sistema de gerenciamento de tarefas
Esta é a dica de ouro, que contribui para a execução de todas as outras dicas desse texto. Adotar um software de gestão é fundamental em como melhorar a produtividade da equipe. Com o Runrun.it, por exemplo, você avança no planejamento do dia, no acompanhamento de tarefas, na integração da comunicação, na gestão de equipes e no controle de horas trabalhadas. Além dessas vantagens, você cria um ambiente unificado para armazenamento de arquivos e definição de cronogramas relacionados a cada projeto, com prazos e metas claras.
Com o Dashboard do Runrun.it, você acompanha o status das tarefas em tempo real e conta com métricas de desempenho das pessoas. Assim, é possível identificar com facilidade qual etapa do processo precisa de atenção especial.
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3. Mensuração do tempo
Nada melhor do que fazer o controle das horas trabalhadas para estudar como melhorar a produtividade da equipe. Para fazer esse gerenciamento, um timesheet automático é importante para automatizar os processos e facilitar a mensuração. Com uma plataforma de gestão como o Runrun.it, basta um simples ‘play’, pause e entregar para registrar as horas e executar as atividades.
E, a partir de um sistema de time intelligence, você pode conseguir informações que nunca saberiam sobre a sua equipe e a sua empresa. Por meio da mensuração do tempo, o time intelligence reúne e organiza os dados, transformando os números em informações relevantes para embasar a tomada de decisão dos gestores.
4. Alinhe os interesses individuais
A melhor forma de fazer as pessoas trabalharem juntas é encontrar um ponto de convergência entre seus interesses. Deixe claro como o trabalho de cada membro da equipe contribui para um objetivo maior. E também como as metas individuais podem se relacionar com esse objetivo geral. Esse é um processo que envolve uma definição bem transparente de responsabilidades e ajuste de expectativas. Dois fatores cruciais para o engajamento da equipe.
O Runrun.it também pode ser muito útil para essas tarefas. Afinal, com ele, você consegue definir exatamente a sequência de tarefas que cada colaborador deve realizar, compartilhando metas e oficializando a comunicação.
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5. Planeje hoje o amanhã, literalmente
Todo mundo sabe que listas são aliadas da alta produtividade. Elas dão previsibilidade ao trabalho, colocando uma sequência de atividades que não podem ser esquecidas. Todo fim de tarde, Ken Chenault, CEO da General Catalyst, cria uma relação com três tarefas que pretende executar no dia seguinte. Esse plano rápido, simples e direto ajuda a manter o foco no que é mais importante.
Um ótimo exercício de planejamento, priorização de tarefas e gestão de tempo, o que resulta em uma forma de como melhorar a produtividade da equipe toda. Aplique no seu dia a dia e estimule sua equipe a fazer sua própria lista com três tópicos indispensáveis. Essa rotina fica ainda mais natural se você tem uma plataforma de gestão como o Runrun.it. As tarefas que estão na lista de cada funcionário já servem de base para destacar o que é imprescindível para um dia seguinte produtivo de verdade. E você, como gestor(a), pode monitorar as tarefas em tempo real, gerenciar as demandas, repriorizá-las e substituir os responsáveis quando necessário.
6. Reduza as distrações digitais
A procrastinação está sempre à espreita, prestes a minar o andamento do processo. É uma newsletter no e-mail sobre um assunto de interesse pessoal, são as mensagens de WhatsApp e as espiadas no Instagram. No entanto, para ajudar a melhorar a produtividade da equipe, as distrações digitais devem ser contingenciadas. Primeiro, fazendo com que as pessoas tenham consciência do impacto que essas interrupções no andamento das tarefas causam no resultado individual e coletivo.
Outra medida que contribui para escapar dessas distrações é uma plataforma única para a comunicação do time. As equipes gerenciadas com a ajuda de uma ferramenta de gestão, como o Runrun.it, se beneficiam dessa característica. No sistema, as mensagens e a indicação de tarefas são formalizadas e facilitam a conversa entre as pessoas. O colaborador não precisa entrar no e-mail para conferir se alguma entrega foi aprovada. Ou checar o grupo de WhatsApp de um determinado projeto para ver se há uma nova demanda.
Já a terceira medida se refere a outra dica desta lista: as pausas programadas. Combine um tempo limite para navegar pelas redes sociais, ou estimule pausas programadas para um momento de descanso. Todos esses passos são necessários para entender como melhorar a produtividade da equipe e otimizar o tempo das pessoas.
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7. Incentive e respeite as pausas programadas
Estabeleça uma rotina de pausas estratégicas. Durante esses intervalos, incentive a equipe a ouvir música, relaxar, dar uma volta fora de sua estação de trabalho e conversar. O que pode parecer improdutivo, justamente contribui para a produtividade geral. Diferentes estudos comprovam que essas pausas estimulam a criatividade, a memória e a concentração.
Um método que circula há algum tempo no meio empresarial é a técnica de Pomodoro e pode servir de referência. Basicamente é a divisão do tempo em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos de até cinco minutos, ou alternar 50 minutos direto de trabalho com uma pausa de 10 minutos.
8. Aprimore o ambiente de trabalho
Deixar o ambiente mais verde e aproveitar a luz do sol são formas de deixar o espaço mais agradável. Até aí, nenhuma novidade. Mas o interessante é que esses detalhes do ambiente de trabalho influenciam positivamente na performance. Segundo pesquisa do Instituto Nacional de Serviços de Saúde Ambiental dos Estados Unidos, as plantas deixam o ar do escritório mais saudável e afetam até no funcionamento cognitivo da equipe. E foram encontradas fortes ligações entre a exposição diurna à luz solar e a produtividade. A luz do sol afeta o ritmo cardíaco e a produção de vitamina D, que está relacionada a atenção e a motivação. Na maioria das vezes, não é possível deixar toda a sua equipe do lado da janela, mas um cuidado especial com a iluminação já surte efeito. Fuja das lâmpadas fluorescentes, prefira uma iluminação mais suave e considere pausas ao ar livre.
Como melhorar a produtividade da equipe com automação
Você já percebeu que contar com uma ferramenta de gestão, como o Runrun.it, é fundamental para saber como melhorar a produtividade da equipe. Com ele, você vai automatizar sua operação e seus processos. Isso gera ganho de tempo, diminui seus custos e torna as pessoas mais eficientes e produtivas.
Tudo por meio de funcionalidades claras e objetivas, como o novo Dashboard, que coloca todos os dados importantes da sua empresa em uma única página. Experimente grátis agora: https://runrun.it.
