Melhore a gestão do tempo com a Lei de Parkinson

Melhore a gestão do tempo com a Lei de Parkinson

O tempo é fator essencial para estabelecer nossas atividades primordiais no expediente. Quanto menor o prazo que temos para executar determinadas atividades, maior é o peso de importância que atribuímos à demanda. Acontece que com um deadline maior para a entrega, alongamos a realização da tarefa até o limite final. E essa atitude pode muito bem ser justificada por uma norma social, a chamada Lei de Parkinson

A ideia desse conceito partiu do historiador naval Cyril Northcote Parkinson ao analisar o problema da burocracia do Governo Britânico. A causa da constante falta de eficiência foi apontada pelo estudioso como consequência da má administração do tempo e dos recursos, logo “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”, uma frase que logo se tornou um provérbio corporativo. 

Em outras palavras, a Lei de Parkinson mostra que costumamos procrastinar mais quando temos o tempo a nosso favor e também aumentar o desempenho quando os prazos são mais apertados. 

Portanto, uma projeção mais realista das entregas é capaz de estimular a produtividade e uma melhor administração do tempo para as organizações. 

No entanto, existem outras camadas por detrás da concepção da Lei de Parkinson, que  auxilia na execução das atividades no cotidiano pessoal e profissional, como vamos explicar neste post. Confira! 

 

O que é a Lei de Parkinson? 

A Lei de Parkinson consiste nos estudos realizados por Cyril Northcote Parkinson, historiador especialista na Marinha Britânica. Após anos acompanhando os processos internos da instituição naval, Cyril publicou um ensaio na revista The Economist, onde detalhou três conclusões principais: 

  • O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização.
  • As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos.
  • O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional à sua importância. 
 

O maior entendimento foi acerca da atribuição do tempo para o cumprimento das tarefas. A Lei de Parkinson propõe que se uma pessoa tem um dia disponível para realizar uma atividade específica, ela ocupará todo esse tempo em função da demanda. 

No entanto, se ao invés desse período, o indivíduo possuir apenas três horas para fazer a mesma ação, ele conseguirá entregar o mesmo trabalho, porém com maior eficiência. 

Podemos perceber que a Lei de Parkinson funciona da mesma maneira que outros epigramas, como a Lei de Murphy. A verdade é que a definição proposta pelo historiador mostra uma propensão humana à procrastinação, que também pode ser explicada como uma má gestão do tempo.  

A falta de detalhamento dos prazos é fruto de um problema institucional, ocasionada pelo excesso de burocracia, o que atrapalha a fluidez do trabalho. O tópico foi um dos temas abordados por Parkinson em seus livros e palestras, assim como de outros especialistas que notaram a mesma prática em outros departamentos. 

A pirâmide burocrática na Lei de Parkinson

Em seus anos de observação, Parkinson notou outras particularidades que foram registradas no conjunto de preceitos, hoje conhecido como Lei de Parkinson. 

O mais intrigante deles era o crescimento dos cargos de gerenciamento dentro da Marinha de seu país, ao passo que o número de navios e marinheiros tinha sido reduzido entre os anos de 1914 e 1928. 

A razão para esse desequilíbrio foi a que os gerentes que já possuíam funções mais administrativas, contratavam outros profissionais para realizarem o mesmo tipo de serviço. Nesse cenário havia uma hierarquia de gerenciamento, o que atrasava o tempo de resposta da instituição e estabelecia uma espécie de pirâmide burocrática. 

Com essa prática, existiam mais pessoas envolvidas nas áreas de documentação e processamento que nos departamentos produtivos, tornando os processos cada vez mais caros. A mesma tendência também foi percebida em empresas e com isso a probabilidade das organizações entrarem em declínio era maior. 

A partir desses aspectos, a Lei de Parkinson virou um pressuposto de algo que deveria ser evitado dentro das empresas, de forma que as táticas de gestão do tempo se tornaram fundamentais para o alcance de um melhor desempenho institucional, fazendo com que os departamentos gerenciais e operacionais mudassem seu foco para a produtividade e para a qualidade da entrega. 

Como usar a Lei de Parkinson em favor da gestão do tempo

Se a primeira impressão acerca da Lei de Parkinson foi negativa, com análises mais detalhadas e novas pesquisas ficou perceptível que a proposição poderia ser utilizada para gerar benefícios na gestão do tempo. 

A necessidade de organizar as tarefas e projetos, distribuindo funções e atribuindo prazos, seria simplificada se a lógica da primeira tese defendida pela Lei de Parkinson fosse colocada em ação. 

Ou seja, já que o trabalho costuma se alongar durante o período previsto para a sua execução, é possível otimizar os processos criando um senso de urgência, no qual os prazos realistas auxiliam na definição de prioridades e na ocupação dos minutos, horas e dias disponíveis da melhor forma. 

Aliada a um gerenciador de tarefas para poupar tempo, a Lei de Parkinson melhora a gestão de produtividade, pois o profissional irá se dedicar a realizar as tarefas que se enquadram ao seu tempo disponível primeiro, reformulando assim a sua rotina de trabalho. 

Considerando esse cenário, é preciso que exista um recurso ou método que permita uma mensuração assertiva de cada atividade, para não gerar sobrecarga de trabalho nem períodos ociosos. 

>> Leitura recomendada: Como gerenciar o tempo da sua equipe com a planilha de horas trabalhadas

Um bom exemplo de ferramenta que auxilia nesse momento é o Runrun.it. Com o timesheet automático da ferramenta, você contabiliza as horas utilizadas na realização de cada etapa do projeto. Dessa maneira, as estimativas para os projetos semelhantes são mais acuradas e a distribuição de demandas por capacidade fica mais equilibrada. 

Ação de dar “play” na tarefa, que contabiliza o tempo investido em uma tarefa automaticamente.

Com a alocação correta das horas de acordo com o projeto a ser efetuado, há uma economia de custos para a empresa, já que serão utilizados somente os recursos materiais e humanos necessários, promovendo uma gestão enxuta e prática. 

Assim como é aplicada na gestão de tarefas no trabalho, a Lei de Parkinson é também cabível na organização pessoal, impulsionando o desenvolvimento de uma rotina disciplinada que abrange todos os compromissos do dia de forma objetiva. 

A Lei de Parkinson e a produtividade nos dias atuais

As transformações sociais e tecnológicas reformularam muitos contextos industriais e empresariais. Desde as jornadas de trabalho aos avanços dos recursos digitais, a forma de aproveitarmos o tempo ao nosso favor foi repensada e, automaticamente, isso trouxe mudanças para o conceito de produtividade. 

>> Leitura recomendada: Alcance um novo nível de eficiência com a produtividade 4.0

Mais que o resultado do que uma pessoa consegue fazer em determinada fração do tempo, a produtividade hoje é mais focada na qualidade da entrega do que na velocidade. Sim, a agilidade continua sendo bastante valorizada, no entanto, o objetivo de realizar a gestão de produtividade está no aproveitamento do tempo com precisão para gerar resultados eficientes, e não mais na quantidade. 

Ao ganhar novas características e ser usada como uma técnica de organização do tempo, a Lei de Parkinson possibilita desafios na rotina de trabalho, baseada na redução do deadline, tornando os profissionais mais focados nas suas atividades. 

Por exemplo, quando pensamos em ladrões do tempo na era digital, logo lembramos dos dispositivos tecnológicos e suas notificações. Contudo, existem outras distrações que interrompem o fluxo criativo, fazendo que das oito horas habituais de trabalho, sejamos realmente produtivos em apenas duas horas e 23 minutos, segundo uma pesquisa realizada pela VoucherCloud. 

Isso porque é habitual que a nossa concentração encontre pontos de divagação até atingir o seu estado de flow, um momento em que toda a atenção é destinada ao que é feito naquele momento. 

Considerando momentos de pausas e o surgimento de eventuais urgências durante os períodos de trabalho, a Lei de Parkinson ajuda na mudança para um mindset ágil e flexível, no qual há um melhor aproveitamento do tempo disponível. 

Vale ressaltar que a Lei de Parkinson deve ser direcionada com cuidado, respeitando as capacidades e habilidades de cada pessoa. Em uma empresa existem diferentes níveis de produtividade, o que torna a comparação entre profissionais algo pouco saudável no ambiente de trabalho. 

As definições de prazos devem ser baseadas em indicadores e informações coletadas na análise de dados, para que a previsão do tempo de realização do projeto seja transparente e justa com todos os envolvidos no projeto. 

Ferramentas para colocar a Lei de Parkinson em prática 

Para extrair os melhores benefícios ao colocar a Lei de Parkinson em funcionamento, nada melhor que ferramentas e técnicas de gestão bem conhecidas do mundo profissional. Selecionamos algumas delas que vão auxiliar você a controlar melhor a sua gestão do tempo. 

Princípio de Pareto 

Desenvolvido por um sociólogo italiano, o princípio de Pareto afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. 

Por isso, é importante descobrir quais são as tarefas relativas a essa porcentagem e, consequentemente, priorizá-las ante as demais da sua rotina. Dedicando maior tempo a elas, as outras demandas vão fluir com maior naturalidade. 

Técnica Pomodoro 

Praticamente um método universal, a Técnica Pomodoro é versátil e bastante simples. Ela consiste na separação da jornada de trabalho em ciclos de curta duração e intervalos durante a execução das tarefas. Sua aplicação consiste nas seguintes etapas: 

  • Criação de uma checklist com as atividades do dia, com a estimativa de duração de cada uma delas. 
  • Com a ajuda de um cronômetro ou alarme, crie ciclos de 25 a 30 minutos. 
  • A cada sprint de produção, você pode fazer uma pausa de cinco minutos. 
  • Ao completar quatro ciclos pomodoro, sua pausa pode ser maior, de até 20 minutos. 
  • Aproveite os intervalos para pensar em seus afazeres pessoais ou apenas, descanse a mente. 
 

A Técnica Pomodoro é adaptável a mudanças, por isso, cada pessoa pode estruturar a sua medida de tempo conforme sua disponibilidade. O fato mais importante é que durante a realização dos ciclos sua mente esteja concentrada apenas nos tópicos listados. 

Tag do Tempo 

Voltada para quem prefere organizar as tarefas conforme as coisas acontecem, ela utiliza as tags de duração do tempo, geralmente divididas em 15 min, 30 min, 1h, 3h e 6h.

No Runrun.it, através de filtros personalizados, é possível selecionar as tarefas que mais se enquadram com o tempo disponível ou com as prioridades já definidas nos jobs que estão em andamento. 

Gerenciadores de tarefas 

Contar com a automação é fundamental na gestão 4.0, principalmente quando se busca alcançar a melhor eficiência. E ao utilizar um gerenciador de tarefas, as equipes conseguem aplicar conceitos da Lei de Parkinson no dia a dia, ao propor deadlines coerentes com o volume de trabalho a ser colocado na linha de produção. 

No Runrun.it, o cronograma de execução é interativo e ao criar cada tarefa o usuário pode sugerir uma data de entrega condizente com a importância da atribuição. O melhor de tudo é que todos os passos podem ser acompanhados pela ferramenta Quadros, assim os gestores e colaboradores monitoram quais são as próximas entregas e as novas funções que devem ser executadas na etapa seguinte. 

Use o Runrun.it para gerenciar seu trabalho

Reconhecido pelo público como o software mais fácil de usar do mundo, de acordo com a plataforma G2 Crowd, o Runrun.it possui recursos e integrações que desburocratizam a gestão do trabalho na sua empresa e deixam todos os usuários na mesma página. 

Ágil e prática, a plataforma centraliza os principais detalhes dos projetos, permite a criação de relatórios de desempenho personalizados e facilita a tomada de decisões. Conheça os benefícios fazendo seu teste grátis: https://runrun.it 

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Conteúdos mencionados 

https://www.amazon.com.br/Lei-Parkinson-C-Northcote/dp/852092106X

https://www.vouchercloud.com/resources/office-worker-productivity

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