Você provavelmente já se deparou com a funcionalidade de to-do list que plataformas de workspace passaram a oferecer, não é?
As to-do lists são recursos que fazem parte de um conjunto bem maior de planejamento e gestão de tarefas, mas costumam ser os importantes difusores desse tipo de gerenciamento. Pois os resultados chegam bem rápido e a satisfação de listar o que se quer fazer e ir riscando o que se conclui é uma injeção de motivação para o cérebro, segundo a psicologia.
O melhor é que com a adoção de boas práticas de gestão de tempo e tarefas, essa prática de gerenciamento das demandas (pessoais ou profissionais) tende a ser cada vez mais assertiva e trazer economia de esforço em escala.
Por isso, preparamos esse guia de to-do list que vai te ajudar a ter mais produtividade no trabalho ou mesmo na sua vida pessoal. Leia e desbrave o universo de gestão de tarefas:
- O que é to-do list?
- Para que serve to-do list?
- As boas práticas para não deixar sua to-do list na gaveta
- Os recursos de uma boa to-do list para o ambiente de trabalho
O que é to-do list?
A to-do list foi uma das primeiras ferramentas de gestão de tarefas a ser criada. Remontando ao século XX, quando o Taylorismo (modelo que racionaliza o tempo e a produção de trabalho) ainda era o principal framework operacional.
Nessa fase em que a produtividade operacional era o foco, engenheiros propuseram um método onde os funcionários listariam suas tarefas para o respectivo dia de trabalho, ordenando-as pelo nível de prioridade. Como resultado, os funcionários passaram a registrar maior nível de produtividade, pois conseguiram ser objetivos em suas pautas de trabalho e de fato se dedicar ao que era importante.
Para que serve to-do list?
Em síntese, o método to-do list surge para organizar de maneira objetiva as tarefas que compõem a concretização de um projeto ou microtarefas que correspondem à execução de determinada atividade. Assim, a funcionalidade diminui a sobrecarga de pensamento com as informações de o que fazer, como fazer e o prazo de uma demanda.
Além disso, a visualidade da to-do list possibilita uma melhor gestão de prioridades e te deixa capaz de tomar decisões mais realistas sobre o que consegue executar em determinado tempo, seja um dia de trabalho ou uma viagem de final de semana.
O bônus da to-do list é o autoconhecimento. Conforme você trabalha intencionalmente em suas tarefas, começa a entender melhor a sua performance. De maneira prática, isso significa que se você tem mais disposição para desenvolver um determinado tipo de tarefa na parte da manhã, intuitivamente aloca as tarefas desse tipo nesse período do dia.
De fato, mesmo sem uma to-do list o nosso fluxo de distribuição de tarefas pode ser assertivo. Logo, o poder da to-do list neste sentido está em alcançar um nível de compressão maior para tomada de decisão consciente, descobrindo mais sobre você e sua performance.
As boas práticas para não deixar sua to-do list na gaveta
Todo mundo já anotou uma lista de coisas para fazer e existem motivos cognitivos para isso acontecer. Neste tópico nos apoiamos nas indicações do campo da psicologia e da gestão de tarefas para criar esse guia de boas práticas. Confira e deixe a procrastinação no passado!
1. O simples e executável
Os psicólogos nos alertam que o inocente ato de elaborar uma to-do list fornece uma sensação imediata de realização, mesmo não tendo concluído nada ainda. Isso porque o nosso cérebro simula o sucesso que gostaríamos de sentir quando concluir a lista.
Mas podemos tirar alguns proveitos dessa gratificação instantânea. Para isso, será preciso que você dedique um tempo para planejar a sua lista de tarefas de maneira eficiente.
Portanto, fuja das tarefas genéricas: busque decompor em tarefas menores, mas que informem com precisão o que você precisa fazer.
Aproveitando esse momento de êxtase, inicie pelas tarefas mais simples que você sabe que tem condições de realizar facilmente. Isso vai te engajar a permanecer firme na sua to-do list.
2. O curto prazo é mais generoso com a sua produtividade
Ter planos de médio e longo prazo é bem importante, mas para as to-do lists corriqueiras, o ideal é manter a sua atenção naquilo que é entregável agora.
Conciliar tarefas muito díspares em uma mesma lista pode te dar a sensação de que está deixando para trás coisas importantes, quando, na verdade, são medidas que não devem ser pesadas igualmente.
3. Tenha mais de uma to-do list
Complementando a indicação anterior, uma única to-do list muito provavelmente não irá sanar sua necessidade por organização. Nossa vida é preenchida por compromissos e projetos interdependentes e às vezes cada um requisita uma lista específica. Assim, para a sua organização funcionar você pode ter as seguintes to-do lists:
- As atividades que irei fazer hoje no trabalho;
- As tarefas pessoais que pretendo realizar em X meses;
- A lista de afazeres para concluir projetos pessoais/profissionais sem prazo de entrega.
4. Faça as pazes com os prazos
Os prazos das tarefas, em geral, são recursos incompreendidos, pois tendem a paralisar as pessoas por depositarem uma pitada de pressão e exigência. No entanto, essa definição é uma das mais confiáveis para medir o nível de eficiência de uma atividade e permitir a organização sistêmica do seu cronograma de tarefas.
Apesar dos benefícios, os prazos são mal falados por conta do nosso comportamento destrutivo em estabelecer datas de entrega. Costumamos nos esforçar para prever prazos curtos, mesmo sem nenhuma garantia de que um cenário propício para tal feito seja alcançável. Se você já parte para a execução tendo o sentimento de que vai falhar na entrega, a motivação praticamente desaparece.
Então, a solução é prazos bem extensos? Não! Por outro lado, quando temos muito tempo para fazer uma coisa, procrastinamos ao máximo. Em vista disso, a solução mais razoável é criar um cronograma de execução de tarefas.
Ou seja, não deixe aquela tarefa marinar na sua cabeça e estabeleça uma data na qual vai começá-la e concluir. Assim, uma única atividade não suga toda a sua energia sem que você veja os resultados.
5. Seja gentil com a realidade
A última dica é sobre autocontrole. Você provavelmente vai lidar com muitas atividades que, para serem concluídas, dependem de outras pessoas.
Reconhecer a sua parte no todo e quando as tarefas não vão para frente por adversidades alheias é um compromisso que você precisa assumir para não se prender nas mesmas coisas a fazer.
Para além desse fator, é imprescindível ter uma previsão realista do volume de tarefas que cabem nas horas de dedicação que se está prevendo.
Os recursos de uma boa to-do list para o ambiente de trabalho
Agora que você já sabe para que serve e como usar uma to-do list, é importante desenvolver os critérios de escolha para uma boa ferramenta de trabalho para construir a sua lista de tarefas.
Em geral, os nossos projetos pessoais podem ser perfeitamente construídos com menos recursos de gerenciamento, afinal são mais flexíveis, já os que envolvem trabalho exigem plataformas que entregam mais insumos para mantermos o foco e a assertividade. Por isso, os recursos ideais para uma boa to-do list são:
Lista de pendências ou backlog de tarefas
Atividades que você ainda não iniciou, mas estão armazenadas em um espaço, no qual pode visualizá-las para entender o volume de tarefas que ainda precisam ser trabalhadas.
Checklist
Qualquer tipo de lista que informe o que precisa ser feito para concluir determinada tarefa. É menos detalhado do que a descrição da atividade, mas mais objetivo. No Runrun.it, você ainda consegue transformar um dos tópicos em tarefa caso enxergue a necessidade.
Deadlines
Recurso próprio para estabelecer data de início e entrega da tarefa, melhorando a sua gestão de tempo.
[Bônus]: o algoritmo do Runrun.it aprende quanto tempo você se esforça em uma atividade e passa a sugerir automaticamente datas de entrega!
Subtarefas
Partículas de uma tarefa principal que melhoram a organização do fluxo de trabalho por permitirem uma fotografia da anatomia da tarefa e seus respectivos responsáveis em cada entregável.
Tagueamento
Além de permitir o agrupamento das tarefas por uma tag em comum, no Runrun.it você consegue extrair relatórios de desempenho e custos baseados nas suas tags.
Compartilhamento
Funcionalidade do Runrun.it que consegue compartilhar anexos, esforço e trabalho com tomadores de decisão envolvidos na tarefa.
Solicitação de aprovação
Antes de considerar uma tarefa entregue, centralize as decisões no gerenciador de tarefas solicitando aprovação ao responsável. O recurso é uma exclusividade do Runrun.it, criado a partir das dores dos nossos clientes.
Cronograma
Desenhe a sua jornada de trabalho no gráfico de Gantt para evitar interdependência de tarefas com prazos irrealistas e outros obstáculos de gestão de tempo e tarefas que prejudicam a sua produtividade. O Runrun.it tem o recurso exclusivo de capacidade de execução que indica de modo simples se você estará sobrecarregado/a ou com a pauta mais livre.
Como pode ver, há recursos essenciais para gestão de tarefas e projetos que você só vai encontrar no Runrun.it. Teste para descobrir o seu fit com a ferramenta: https://runrun.it/
