Tenha um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas

Tenha um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas

Parte importante do trabalho de um gestor é saber como manter a equipe sempre produtiva, seja no trabalho remoto, híbrido ou presencial. Por isso, você certamente já pensou em algumas estratégias para obter uma boa performance dos colaboradores de sua empresa. Neste artigo vamos te mostrar como ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas.

 

Organização das atividades

É muito comum as pessoas ficarem presas na correria do dia a dia e não conseguirem resolver nem aquelas tarefas que parecem mais simples. Com isso, o trabalho vai só acumulando e a tendência acaba sendo só piorar a cada dia que passa. Junta-se a isso aquela imensa pilha diária de e-mails e pronto, você não consegue fazer mais nada mesmo.

Por mais complicado que possa parecer, você só vai conseguir resolver isto se reservar uma parte do seu tempo tempo para organizar suas atividades. Existem diversas metodologias para gestão de tarefas que ajudam a listar as demandas por prioridade e que auxiliam no planejamento, que é importante, mas precisa ser uma constante.

Porém, você poderá ter, definitivamente, um melhor desempenho usando um gerenciador de tarefas, uma ferramenta de gestão essencial na organização de processos, fluxo de trabalho e para gerenciar um ou múltiplos projetos.

Além disso, não só você, mas a sua equipe também terá um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas, pois ele oferece a visão do todo. Um diferencial do Runrun.it, por exemplo, é poder ver as atividades de forma geral ou individualmente, o que facilita o acompanhamento dos prazos e ajuda a prever gargalos.

Organização das atividades no Runrun.it para ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas
No Runrun.it, a organização das tarefas é feita de formas simples: arrastando ou digitando.

Gestão eficiente do tempo

Se você usa um tempo para colocar tudo em ordem, mas depois volta para a correria desenfreada de antes, é muito provável que você acabe caindo na mesma situação em breve. Fica mais fácil obter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas, pois esta ferramenta dá a noção do andamento do projeto e das atividades, dos custos e da produtividade de cada um, em tempo real. Assim, é possível administrar melhor as suas demandas e as dos seus colaboradores de uma maneira mais simples, durante um período de tempo maior.

No Runrun.it, quando um colaborador dá o “play” e começa a trabalhar em uma tarefa, o timesheet começa a contabilizar quanto tempo a tarefa durou. Quando a pessoa entrega a atividade ou inicia outra, o sistema infere que isso foi um “stop”. Assim, todas as atividades realizadas ficam gravadas, já individualizadas por pessoa, projeto e cliente. E daí se gera um timesheet automático.

Controle do tempo no Runrun.it para ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas
Smart Time tracking® do Runrun.it

Se você permitir, a pessoa pode complementar este timesheet inserindo dados manualmente. Isso pode ser bom para corrigir alguma situação imprevista ou simplesmente para adicionar uma tarefa realizada fora do escritório, por exemplo. Isso aumenta consideravelmente a precisão das alocações de tempo em projetos.

É justamente por saber o tempo investido nas atividades e ver onde as pessoas estão investindo seu tempo que você consegue ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas. Esse recurso permite que a distribuição das atividades seja feita de forma justa, de acordo com a disponibilidade da equipe, o que evita o burnout causado pela sobrecarga de trabalho, dando espaço para decidir se a sua empresa está apta a aceitar novos projetos ou não.

>> Leitura recomendada: Gestão do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

Comunicação unificada

Você também consegue ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas porque ele tem a capacidade de integrar e engajar as equipes, sem falhas na comunicação.

No Runrun.it, cada tarefa possui sua própria timeline, na qual os envolvidos trocam informações. Os comentários não podem ser apagados, por isso, estimulam a tomada de decisão de forma responsável e mantém a inteligência da empresa. 

Desde o briefing com materiais de apoio a pedidos de ajustes e demais decisões tomadas durante a execução de um projeto, tudo fica devidamente registrado na tarefa. Ao reduzir a quantidade de e-mails e mensagens em aplicativos, você diminui a necessidade de reuniões de alinhamento e de acompanhamento e foca no que realmente importa.

Com a função do usuário convidado, você pode compartilhar tarefas ou projetos com pessoas externas à sua rede de trabalho para que elas possam acompanhar o progresso e interagir, realizando solicitações e aprovações, sempre que você permitir o acesso àquela atividade.

Funcionalidade do usuário convidado, no Runrun.it, para ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas
Aprovar ou reprovar um arquivo com o cliente dentro do Runrun.it agiliza seus processos

>> Leitura recomendada: Quais as melhores práticas para utilizar ao máximo o seu gerenciador de tarefas?

Relatórios e indicadores na mão

Ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas envolve poder contar com relatórios e indicadores confiáveis, fornecidos por essa ferramenta. O Runrun.it oferece relatórios em tempo real para você saber com detalhes o andamento dos projetos, a planilha de tempo dos colaboradores, saber o estoque de horas úteis que as equipes possuem num gráfico de Gantt, dentre outros. 

Relatórios gerenciais gerados no Runrun.it para ter um melhor desempenho com um gerenciador de tarefas
No Runrun.it, você tem fácil acesso a relatórios gerenciais

Essas métricas te farão olhar de forma criteriosa para o fluxo de trabalho para ponderar em relação às metas estabelecidas no planejamento estratégico e tomar decisões mais assertivas. 

Escolhendo um gerenciador de tarefas para melhorar o desempenho 

Você já deve ter se convencido de que utilizar um gerenciador de tarefas é a melhor opção quando o assunto é melhorar o desempenho da sua gestão e a produtividade da sua equipe. Mas, como saber qual atende mais às suas necessidades?

Bom, podemos afirmar que ter uma ferramenta flexível, fácil de usar, intuitiva e na sua língua é uma ótima opção. Além de todos os recursos que já citamos neste artigo, o Runrun.it se destaca também por ser uma ferramenta brasileira que oferece o melhor custo-benefício do mercado.

Eleita pelo site americano G2 Crowd como o software mais fácil de usar do mundo, a plataforma é totalmente em português e pode ser paga em Real, o que não gera custos a mais para o seu financeiro. Toda a implementação e integração da ferramenta com o seu ambiente de trabalho é feita pelo suporte, que está disponível sempre que você precisar.

Acesse http://runrun.it, crie sua conta e comece um teste gratuito agora mesmo!

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