O que é timesheet e como pode ajudar na produtividade da empresa

O que é timesheet e como pode ajudar na produtividade da empresa

É bastante comum em qualquer empresa que uma tarefa seja atribuída com um prazo razoável, mas, no final do prazo, muito trabalho ainda precise ser feito. Por que isso acontece? Para dar uma resposta simples, mas provavelmente verdadeira: falta de gerenciamento do tempo. E para resolver isso, as empresas – principalmente de serviços – precisam entender em detalhes como cada minuto está sendo alocado pela equipe. Aqui vamos falar sobre o que é timesheet e como ele pode ser automatizado para ajudar a sua empresa a ter melhores resultados.

Há muitos fatores que precisam ser considerados na gestão do tempo, e não seria razoável acreditar que sempre tudo sairá de acordo com o planejado. Qualquer profissional sabe que muitas vezes os gestores e os colaboradores não estão na mesma página. Em outra ponta, estão os clientes, que, muitas vezes, não estão certos sobre o que querem e tornam os prazos inalcançáveis.

Às vezes, uma ou todas as partes envolvidas não percebem completamente o escopo do que é necessário para que a tarefa seja concluída. E cada trabalho é diferente, cada projeto é submetido às suas próprias circunstâncias. Dito isto, não se pode ignorar a importância de ter uma boa gestão do tempo, com o uso aplicado de um timesheet e ou de uma planilha de horas trabalhadas.

>> Leitura recomendada: Planilhas de horas automatizada – como funciona

Afinal, o que é timesheet?

O timesheet é, em tradução literal, uma planilha ou quadro de horários que tem a finalidade de registrar o tempo gasto em cada trabalho. Pode ser uma folha de papel ou um documento digital em que o funcionário aponte na tabela o que realizou em cada dia da semana ou em cada horário do dia. Bastante trabalhoso, não? No entanto, ainda que possa parecer arcaico, esse é o formato que muitas organizações utilizam para ter o controle de horas trabalhadas dos seus colaboradores.

Em empresas que prestam serviços, esse relatório é de suma importância. Afinal, o tempo é a matéria-prima mais importante do setor. Por quê? Porque os salários, benefícios, impostos e encargos são responsáveis por 60% ou mais dos seus custos. E a partir do timesheet (tempo alocado desses recursos), a precificação pode ser calculada.

No entanto, é importante saber que o preenchimento manual do que foi realizado dificilmente traz dados reais. E consequentemente pode levar a decisões erradas, com resultados maquiados. A verdade é que, enquanto você não tiver a real dimensão de como o tempo (seu e da sua equipe) é investido, será difícil fazer mudanças corretas na agenda (sua ou dos seus colaboradores). Para evitar isso, empresas também usam softwares que permitem a inclusão dessas horas (como falaremos no próximo tópico).

O timesheet traz alguns desafios na rotina das empresas, como:

  • A escolha de um formato padronizado para a toda a empresa;
  • Incentivos para o preenchimento da planilha;
  • Quais dados a planilha pode ter para a tomada de decisão.

Por isso, a automatização pode ser essencial para atuar diretamente nesses desafios. Veja a seguir.

A função do timesheet automático

Como já falamos, a dificuldade na obtenção de valores precisos sempre leva a inferências de pouca precisão. O timesheet automático tem como função oferecer mais segurança e tranquilidade para o gestor – e mais comodidade para o colaborador. Afinal, não faz com que as pessoas percam tempo com cálculos manuais ou quebrem a cabeça para lembrar onde seu tempo está sendo gasto.

Uma das principais funções do software Runrun.it é, justamente, o timesheet automático e descomplicado. Além de contribuir para o planejamento e priorização das tarefas, a ferramenta possibilita o controle de horas trabalhadas e dá a real dimensão de quanto tempo é investido nas atividades.

Com esses dados, os gestores conseguem gerar relatórios de custos, precificar projetos ou calcular a rentabilidade da equipe. Outro benefício do sistema é que o controle de horas ajuda os gestores a ser mais eficientes e produtivos, sem se perder em tabelas e planilhas manuais.

A automatização, portanto, resolve os desafios que mencionamos anteriormente. Como?

  • A escolha de um formato padronizado para a toda a empresa.
    Solução: Todos usarão a mesma ferramenta;
  • Como incentivar o preenchimento da planilha.
    Solução: Vai partir da sua cultura, mas será um percurso direto e rapidamente torna-se um hábito;
  • Quais dados a planilha pode trazer para a tomada de decisão.
    Solução: Um software como o Runrun.it traz dados por meio de um Dashboard personalizável e por meio de relatórios automáticos, como timesheet por cliente, horas por projeto, horas disponíveis e horas registradas.

Em geral, o objetivo desse tipo de software é tirar o peso das costas do gestor e a “chatice”, para os colaboradores, de preencher os dados. E o funcionamento do Runrun.it é todo voltado para o tempo. O sistema precisa ser alimentado com essas informações, como a carga horária e o custo da hora homem dos funcionários. Ao mesmo tempo, o colaborador deve dar o “play” na tarefa quando começar seu desenvolvimento e pronto, o Runrun.it calcula o tempo gasto de toda a equipe, dividido por projetos e clientes (leia também sobre como calcular horas trabalhadas aqui).

Por que a gestão do tempo é importante?

O que é timesheet você já sabe, mas por que a gestão do tempo (e esse controle minucioso) é importante? Para as organizações, um melhor gerenciamento de tempo significa melhor produtividade ao redor – sem prejudicar ou comprometer a qualidade. Na verdade, um melhor gerenciamento do tempo provavelmente resultará não apenas em melhor produtividade, mas também em resultados superiores.

Um artigo do Recruiter diz que as empresas devem investir em treinamento de gerenciamento de tempo para os funcionários. “Os funcionários que não têm habilidades de gerenciamento do tempo geralmente ficam para trás em seu trabalho. Prazos finais passam. Eles se tornam desmotivados, improdutivos e até insalubres ”, diz o artigo.

Muitas vezes, o timesheet (ou um software de gestão do tempo) não é tratado com respeito e é subutilizado. Um estudo da McKinsey concorda, afirmando que “os líderes que levam a sério esse desafio [do gerenciamento do tempo] devem parar de pensar no gerenciamento do tempo como um problema primordial e começar a tratá-lo institucionalmente”.

Além disso, a falta de gerenciamento de tempo entre os funcionários pode levar esse tipo de atitude, que acaba se tornando parte da cultura da empresa. É mais provável que os colaboradores estejam esgotados, desmotivados e com falta de criatividade. Por sua vez, supervisores, gerentes e executivos estão mais estressados. Mais uma vez, isso representa um desastre para qualquer empresa que pretenda se tornar bem-sucedida.

Melhorar a gestão do tempo também significa que as coisas são feitas com mais eficiência – para a sua empresa isso pode significar menos despesas. Isso também leva a uma melhor tomada de decisão por parte dos líderes, já que todos têm uma compreensão melhor das coisas.

Tarefas atrasadas podem resultar em decisões atrasadas, que têm o potencial de afetar significativamente a organização de maneira negativa. O tempo perdido nunca pode ser recuperado, mas “criar mais tempo” significa poder aproveitar outras oportunidades que, de outra forma, estariam indisponíveis devido a restrições de tempo.

Uma melhor gestão do tempo leva não só a um melhor local de trabalho, mas também, por consequência, melhora a qualidade de vida de todos os envolvidos. Uma melhor gestão do tempo significa que as pessoas têm maior probabilidade de aproveitar suas vidas fora do trabalho, porque tudo é planejado melhor. Aí entra novamente um software de gestão do trabalho, em que todos sabem como e quando as tarefas provavelmente serão concluídas.

Esse tipo de efeito positivo retorna à organização, já que uma cultura de melhor gerenciamento do tempo cria um ambiente otimista e edificante no trabalho, em que todos estão felizes e muito mais motivados para trabalhar, contribuir e permanecer na empresa.

>> [Ebook] Cultura de resultados: só se gerencia o que se mede

3 passos para gerenciar melhor o tempo

Felizmente, melhorar o gerenciamento de tempo não é nenhum segredo. É mais sobre disciplina e mudança de mentalidade. Trata-se de criar uma cultura que valoriza o tempo, em que o timesheet dos colaboradores seja algo mais do que apenas um registro de data e hora. O gerenciamento do tempo pode ser aprendido, ensinado e institucionalizado, desde que você realmente queira que isso aconteça. Aqui estão 3 passos para gerenciar melhor o tempo:

1. Mantenha o foco

Muitas vezes, os problemas de gerenciamento de tempo são problemas de foco, como explica um artigo da Harvard Business Review. Facilmente, as pessoas se distraem com o que precisam fazer. E não é tanto por uma passadinha nas redes sociais, mas por distrações no próprio escritório. Outro artigo da Harvard Business Review coloca as perdas causadas pela distração em cerca de 1 trilhão de dólares todos os anos.

Por isso, é importante que os altos executivos assumam a responsabilidade de criar e promover uma cultura de foco. Imagine uma equipe de Design, por exemplo. Eles têm determinados produtos a serem entregues em um determinado horário, designados pelo Departamento A e pelo Departamento B, e pelo Gerente A. O chefe do Departamento C, no entanto, juntamente com o Gerente B, tem suas próprias tarefas que desejam atribuir, e eles esperam que seja completado no mesmo período de tempo que as tarefas designadas pelos outros departamentos. O problema aqui é que ninguém está na mesma página. Todos querem que suas tarefas sejam concluídas imediatamente.

Assim, a equipe de Design sofre porque não sabe o que fazer primeiro e, de repente, tem um tempo impraticável para realizar as entregas. O foco permite que as pessoas trabalhem em um ritmo razoável e com tarefas que não entrem em conflito umas com as outras. Se você ainda não usa um software para a distribuição de demandas, pode dar um primeiro passo com a Matriz RACI, metodologia que permite um melhor entendimento dos responsáveis pelas tarefas.

2. Não sobrecarregue as pessoas

Relacionado ao ponto anterior, é importante que as organizações saibam como escolher suas batalhas. Em geral, iniciativas e experimentações são positivas, mas, se isso significa sobrecarregar os funcionários, provavelmente, não vale a pena tirar do papel.

Um bom gerenciamento do tempo também é uma questão de estabelecer prioridades e criar um ritmo de trabalho em que as pessoas não apenas tenham tempo suficiente para pensar, criar e cumprir suas tarefas, mas também tempo para respirar e recuperar o fôlego antes das próximas obrigações (afinal, a qualidade de vida no trabalho é importante). Lembre-se de que os colaboradores sobrecarregados entregam menos e não conseguem concentrar-se adequadamente.

Esse tipo de sobrecarga de trabalho significa que as pessoas estarão mais propensas a procurar atalhos apenas para ver o prazo sendo cumprido. Produção fraca e de baixa qualidade essencialmente acaba com o propósito de qualquer iniciativa.

>> Leitura recomendada: Conheça pesquisas sobre redução da carga horária de trabalho

3. Tenha um plano de emergência

Parte do gerenciamento do tempo implica em dar às pessoas espaço para respirar. E espaço para viver suas vidas. Isso significa criar sistemas e políticas de backup em caso de emergências. Isso também significa que as pessoas ficarão menos distraídas (ou desesperadas) quando o inesperado acontecer. Além disso, ter um plano de emergência evitará estresse na empresa como um todo, porque já existem protocolos para ajudar a lidar com a situação. O gestor deve ter cartas na manga para que os problemas sejam resolvidos com rapidez e eficiência, de modo que todos retornam à programação regular o quanto antes.

>> Leitura recomendada: 5 passos para um controle de produtividade

Agora que você sabe o que é timesheet, não deixe de usá-lo

Muitos gerentes ainda subestimam o poder do timesheet. Mais do que apenas um quadro de presença, o timesheet pode ser uma ferramenta essencial para criar e monitorar como o tempo é usado na empresa. E se você ainda não sabe como fazer isso, busque um software de gestão do tempo como o Runrun.it, que permite que os usuários tenham uma compreensão melhor e mais sólida de como o tempo está sendo gasto.

Com ele, é possível ver quanto tempo está sendo gasto no Projeto A, B, C, e assim por diante. A ferramenta torna a supervisão simultânea de várias equipes e projetos muito mais fácil, e os líderes têm uma visão completa de tudo que está sendo feito. Ter as ferramentas adequadas de gerenciamento de tempo é essencial para criar uma cultura positiva, que resulta em uma empresa saudável e eficiente. Experimente como o timesheet automático do Runrun.it pode funcionar para sua empresa com um teste gratuito: http://runrun.it

 

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