Onboarding remoto: uma nova forma de fazer a integração de novos funcionários

Onboarding remoto: uma nova forma de fazer a integração de novos funcionários

Você, que acompanha as novidades do mundo corporativo, já deve ter ouvido o seguinte termo: onboarding remoto. Mas, você sabe exatamente o que isso significa? O onboarding remoto compreende as atividades que fazem parte do processo de integração de novos funcionários, só que a distância, de forma online. 

Trata-se de uma maneira de adaptar as diferentes práticas de integração que, antes da pandemia causada pelo novo coronavírus e das consequentes recomendações adotadas por empresas e organismos públicos com relação ao isolamento social, eram feitas de forma presencial. Nesse artigo, vamos falar um pouco mais sobre o onboarding remoto e dar algumas dicas de boas práticas para que você possa continuar efetuando novas contratações, ainda que a distância:

 

O que é onboarding remoto?

Onboarding é o termo que designa o conjunto de procedimentos que têm como objetivo adaptar e capacitar os profissionais recém-chegados em uma empresa. Em inglês, onboarding significa precisamente “embarcar”, ou seja, se inserir no contexto de uma organização.

Tratam-se, portanto, de atividades que permitem aos novos colaboradores conhecerem mais sobre a empresa, a equipe e a área de trabalho, quais serão as atividades a serem desenvolvidas na função, quais ferramentas e plataformas serão utilizadas etc. Só que tudo isso feito de forma remota e online. 

Se engana quem pensa que a integração consiste apenas naquele período de uma semana, na qual o novo funcionário conhece o escritório, é apresentando aos colegas e lê um manual sobre a empresa e o código de conduta. O processo de onboarding, ainda que presencial, leva de 2 semanas a 3 meses, dependendo da complexidade do cargo e das atividades que ele vai desempenhar. Cargos de liderança que exigem que a pessoa domine  por completo as atividades da área e consiga fazer interface com outros setores  da empresa e com os membros do board pode exigir muito mais tempo e dedicação. 

Bem, se já era desafiador fazer um bom processo de onboarding que integrasse de fato o funcionário, passando não só pelos procedimentos técnicos, mas também pela cultura da empresa, fazer tudo isso a distância é ainda mais difícil. Afinal, estamos muito habituados a trabalhar “olho no olho” – e boa parte da nossa experiência nos leva a crer que é mais rápido ensinar (e aprender) certas coisas presencialmente do que de forma remota. 

O processo de integração desempenha um papel crítico no sucesso e no engajamento de um novo colaborador. E uma boa integração é especialmente importante para funcionários remotos, pois eles não têm tantas oportunidades de se envolver organicamente nos processos e na cultura da empresa.

Por isso, se sua organização optou recentemente por trabalhar de forma parcial ou totalmente remota, é essencial exercitar e aplicar certas práticas que permitam que funcionários que estão ingressando agora possam criar um relacionamento com a empresa, a equipe e os colegas de trabalho. 

Boas práticas de onboarding remoto

É provável que sua empresa já possua algumas práticas de integração – sejam elas extremamente bem estruturadas ou  mais informais – que foram pensadas para  o ambiente do escritório físico.

Mas, se sua empresa passou a adotar o trabalho remoto, e está contratando ou pretende contratar novos funcionários em um futuro próximo, é necessário adaptar essas práticas (ou até mesmo criar atividades novas) para cumprir com essa etapa da integração, de forma a ajudar o novo funcionário a se sentir realmente parte da companhia e, assim, melhorar a retenção de talentos.

Suporte e logística

Antes, no escritório físico, essa parecia ser uma das etapas mais óbvias do onboarding. Afinal, o novo funcionário precisa de um espaço e de equipamento para desempenhar suas funções. No trabalho remoto, nada mudou. Antes de um colaborar começar a trabalhar, a empresa contratante deve considerar certos fatores logísticos. 

Assim, é importante se certificar que todos tenham acesso às ferramentas físicas adequadas para garantir a execução das tarefas e a comunicação, o que em alguns casos pode incluir o envio de computador, cadeira, câmera e outros itens para o novo funcionário, com as configurações e sistemas necessários.

Garantir o acesso aos ambientes online da empresa é igualmente essencial. Ao ingressar, o ideal é que já tenham sido criadas e configuradas a conta de email, ferramentas de chats e de videoconferência, além outras plataformas virtuais utilizadas por sua equipe como, por exemplo, um gerenciador de tarefas. Se necessário, designe alguém da equipe de suporte e TI para efetuar esse setup. 

Integração

Se trabalhar remotamente é desafiador até mesmo para funcionários veteranos, para quem está entrando agora pode ser ainda mais complicado. Isso porque há muito a ser compreendido e absorvido e é possível que o novo colaborador tenha até receio de tirar dúvidas com o líder ou outras pessoas da equipe, por medo de atrapalhar o trabalho dos outros ou demonstrar desconhecimento. 

Todo mundo que já ingressou em uma nova empresa sabe que é normal se sentir inseguro e perdido no começo. Por isso, uma ideia interessante para fazer com que o colaborador se sinta confortável é designar um outro funcionário da área que será seu mentor durante o período de integração. Alguém que possa acompanhá-lo, se mostre disponível e compreenda o bastante a respeito da função para poder tirar dúvidas via chat ou call sempre que necessário. 

Uma outra atitude importante que pode sanar muitas dificuldades desse primeiro momento é definir as expectativas de forma clara com os novos contratados. Isso é essencial para qualquer processo de integração, mas no onboarding remoto isso se torna ainda mais importante. Afinal, trabalhar sem saber ao certo o que é esperado de você é extremamente angustiante e afeta a produtividade. 

Por isso, se faz necessário esclarecer essas expectativas, incluindo os valores da empresa, os objetivos da equipe e as responsabilidades específicas do cargo que a pessoa está assumindo. 

Ao mesmo tempo, não se deve deixar de mensurar bem a quantidade de informação que você está dando para o novo colaborador de uma só vez. Ninguém vai dominar todas as atribuições de uma função do dia para a noite – mesmo funcionários plenos e seniores. No onboarding remoto, o processo de integração pode levar mais tempo e exigir mais dedicação por parte de todos os envolvidos. Portanto, é preciso que líderes e mentores atuem de forma paciente, inclusiva e ética, definindo etapas e rituais para treinamento e se mostrando disponível para sanar dúvidas sempre que possível.

Aprendizado contínuo

Como dissemos, não é de forma repentina que um novo funcionário irá aprender tudo que precisa para realizar sua função. Mesmo porque, depois de passado o primeiro momento do onboarding, é essencial que o colaborador esteja constantemente se atualizando e adquirindo novas habilidades. Treinamentos periódicos devem fazer parte de uma cultura interna de aprendizagem contínua – um conjunto de práticas e ações promovidas pela empresa para desenvolver o potencial dos colaboradores, de forma que eles estejam sempre aprendendo coisas novas, aprimorando suas habilidades e compartilhando conhecimento entre si. 

A aprendizagem contínua não é essencial somente para novos funcionários, mas também para veteranos. Afinal, sempre temos algo novo para descobrir e a base de uma cultura de aprendizagem contínua deve ser sempre o interesse em aprender coisas novas e atualizar seus conhecimentos à medida que a tecnologia e outros fatores se modificam. 

3 erros comuns do onboarding remoto

Integrar novos funcionários não é tarefa fácil: exige preparo e dedicação. No ambiente remoto, pode ser ainda mais desafiador colocar todo mundo na mesma página. Aqui, listamos três erros muito comuns que você pode cometer ao realizar o onboarding remoto. 

No Webinar abaixo, preparado pelo nosso CEO, Antonio Carlos Soares, ele compartilha as melhores práticas de onboarding remoto e também conta como nós fazemos o nosso processo no Runrun.it.

 

A ferramenta certa para o onboarding remoto 

Embora realizar o onboarding remoto possa parecer complicado e difícil, adotando as ferramentas corretas tudo pode ficar mais simples e bem organizado. O Runrun.it é o software ideal para integrar todos os colaboradores da sua área ou da sua empresa.

Na plataforma, é possível estruturar o seu fluxo de trabalho de forma simples e visual, o que torna mais fácil o entendimento da equipe de qual é o impacto do trabalho de cada um no todo. Isso aumenta o sentimento de pertencimento e favorece a comunicação transparente. Então, se você quer implementar o onboarding remoto e aprimorar o compartilhamento da informação dentro da sua empresa, comece por aqui. Crie agora mesmo uma conta grátis: https://runrun.it

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