Como seres humanos, buscamos ser entendidos e sentimos necessidade de convencer os outros. Não são raros os momentos que precisamos argumentar com colegas ou debater pontos de vista em reuniões. Segundo este artigo da Harvard Business Review, um pedido feito cara a cara é 34 vezes mais efetivo comparado ao feito por e-mail, pois o poder de persuasão dessa relação é muito maior. O problema é que em uma organização, não podemos somente conversar. O registro da comunicação é fundamental.
Persuasão x formalização
Conversando você utiliza nuances de voz, gestos e postura corporal. Esses elementos não verbais fazem toda a diferença para aumentar seu poder de persuasão e seu pedido ser atendido. Além, claro, da possibilidade de modular o discurso em tempo real de acordo com a reação da pessoa com quem se está conversando.
Porém, não há formalização e em qualquer divergência entramos na questão “é a sua palavra contra a minha”. O que nos leva até a outra ponta dessa história. Sim, o uso exclusivo e indiscriminado dos e-mails.
“Mas eu mandei um e-mail”
O poder de persuasão da palavra em uma conversa cara a cara se esvai quando a mesma mensagem é transmitida por e-mail. Fazer com que o texto não seja frio e distante é uma arte. Outra dificuldade é fazer um texto que diminua ao máximo ruídos e interpretações equivocadas.
Em uma agência de comunicação, por exemplo, um job sem uma reunião para discutir o briefing documentado muitas vezes encontra problemas. Parece que aquele monte de letrinhas simplesmente “não convence” sozinho.
Quem nunca ignorou um e-mail que atire a primeira pedra
Seja sincero: quando você recebe um e-mail, em meio a tantos e tantos outros, e ninguém vem reforçar o assunto, você dá importância para a mensagem? Aposto que muitas vezes não. Por isso, todo mundo já teve aqueles e-mails ignorados, que ficam no limbo da caixa de entrada.
Não é à toa que muitas empresas substituem a maior parte dos e-mails por sistemas de integração, que deixam claro a ordem de prioridade e permitem um acompanhamento prático do andamento da solicitação, como o Runrun.it.
Combine para convencer
Uma pesquisa publicada no Journal of Experimental Social Psychology afirma: superestimamos nossa capacidade de comunicação por e-mail e subestimamos nosso poder de persuasão cara a cara. Está mais do que na hora de ajustarmos essa expectativa com a realidade.
Se você quer utilizar todo o seu poder de persuasão no ambiente de trabalho, terá que encontrar o equilíbrio entre a conversa e a formalização da comunicação. Reunimos aqui algumas dicas para você explorar o melhor da interação formal e informal e saber como dosá-las corretamente para uma comunicação direta e eficiente.
3 dicas para uma comunicação eficiente cara a cara
Conversar pessoalmente, ou ao menos passar a mão no bom e velho telefone para reforçar um pedido ou esclarecer dúvidas, é uma prática que não pode de forma alguma ser abandonada se você realmente quer persuadir um profissional a fazer alguma ação específica. É a hora que você pode “ganhar na conversa”, no melhor dos sentidos. Dê um boost do seu poder de persuasão com essas três dicas:
Estimule a empatia
Empatia é a capacidade de sentir o que o outro sente. Se você expressa seus sentimentos em relação a um trabalho, está influenciando outros a sentirem o mesmo. Use a empatia a seu favor, expressando emoções que sejam positivas para o sucesso da equipe.
Por exemplo, uma real empolgação com uma estratégia definida em grupo, o senso de urgência de uma tarefa específica, ou a paixão por um novo projeto que vai começar. E evite a todo custo botar lenha na fogueira e estimular sensações prejudiciais, como a implicância com um cliente que foi rotulado de chato ou a desconfiança com algum membro do time.
Crie metáforas
Deixe a mensagem mais visual comparando, exemplificando e concretizando o conceito que você quer passar. Suas metáforas podem servir para dar novas formas para o público entender seu ponto, evitar dúvidas e reforçar a mensagem sem ser repetitivo. Só tome cuidado para não se alongar demais e a metáfora se tornar uma digressão.
Conte uma história
O storytelling sempre circulou entre departamentos e relações de trabalho. As parábolas da Bíblia são um ótimo exemplo de que esse artifício é utilizado com sucesso há muito tempo. E dizem que se você não cria uma história para um tópico, alguém vai criar por você. Então que seja uma narrativa que contribua para o trabalho. Sempre que possível comunique com um relato, defina personagens e prenda a atenção das pessoas. Será muito mais fácil motivar uma equipe com uma boa história.
>> Vídeo recomendado: Em palestra no TED, o especialista em apresentações, David JP Phillips, explica a neurociência por trás da narração de histórias.
3 “nãos” para melhorar a comunicação por e-mail
Não escreva um romance
Mensagens longas têm menos chances de serem lidas até o final. Se o texto está ficando muito longo, talvez seja melhor apenas pontuar alguns tópicos e enviar o conteúdo em um documento de texto ou slides para deixar a mensagem mais visual e bem organizada.
Não lote a caixa de e-mails
E-mail é um registro. Se você enviar 10 e-mails cobrando o mesmo trabalho, estará registrando que: 1) a outra pessoa é incompetente; 2) você é impaciente; ou 3) as duas alternativas anteriores. E é sempre bom lembrar a lição de Einstein: insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes. Mandou dois e-mails e não resolveu? Ligue ou converse pessoalmente.
Não deixe seu e-mail sozinho no mundo
Quando clicamos em “enviar” temos uma falsa sensação de que o problema está resolvido. Mas não é bem assim. Evite deixar um e-mail sozinho sem nenhum reforço de outra forma de comunicação. Use menos “qualquer dúvida vamos falar” e use mais “Conforme conversamos anteriormente”.
Poder de persuasão é comunicação
A comunicação eficaz contribui até na qualidade de vida que se tem no trabalho. Quando o ambiente é acolhedor e confortável, gera uma interação positiva que impacta a produtividade. Dê uma conferida em mais detalhes sobre “segurança psicológica” neste artigo, que está ligada intimamente com o que você precisa falar e o que sua equipe quer ouvir. Quanto mais você aproximar esses dois mundos, melhor.
Comunicação + Gestão da informação
O Runrun.it é ideal para a missão de tornar a comunicação eficiente, misturando formalização, criação de histórico e flexibilização para uma melhor interação entre os profissionais. Faça um teste grátis e alie a ferramenta à comunicação cara a cara: http://runrun.it
