A diversidade de projetos, clientes, equipes e fases de trabalho é rotina em uma consultoria. Essa profusão de atividades pode fazer com que sua empresa pareça um plantão médico, com emergências aparecendo sem aviso e uma sensação de urgência desproporcional a cada demanda. Uma boa gestão de projetos de consultoria é imprescindível para sua empresa não ficar com cara de pronto-socorro.
Se a sua consultoria é especializada em soluções de gestão, então você está em casa. Sabe lidar com prioridades que surgem simultaneamente. Mas se é uma consultoria técnica, como uma consultoria jurídica, de engenharia ou arquitetura, por exemplo, então este guia pode clarear bem o caminho para uma gestão de consultoria de alta performance.
Antes de gerenciar projetos, gerencie bem cada projeto
Sua consultoria reúne atividades temporárias realizadas muitas vezes em grupo para atingir um resultado específico. Essa é justamente a definição de um projeto. Por isso, quem presta consultoria naturalmente segue o script de qualquer projeto, que é definir o escopo, estabelecer prazos, precificar e acompanhar se tudo está correndo como o planejado.
Mas cada etapa tem inúmeras nuances e, para fazer a gestão de diversos projetos, você precisa dedicar atenção especial na gestão de cada um.
>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos
Um bom projeto precisa de um bom começo
Empenhe-se em fazer uma boa definição do escopo de cada projeto. Linguagem simples e objetiva contribui para que todos os profissionais estejam na mesma página. E depois da definição, siga com a gestão do escopo, reavaliando-o e estando sempre pronto para fazer qualquer correção, seja na execução do plano de ações ou na própria definição inicial.
Quem tem medo do cronograma?
A definição dos prazos é mais do que fixar datas. É criar um cronograma que é compartilhado por todos os envolvidos e que dita o timing do projeto. No cronograma começam a ser divididas as tarefas e uma etapa puxa a outra, até chegar na precificação de tudo.
Para se aprofundar nessa mágica gestão do tempo X tarefas X custos, confira este artigo nosso artigo sobre cronograma de projetos.
O planejamento só está completo com uma gestão de qualidade
Defina indicadores para ajudar você a garantir que tudo está correndo nos trilhos. Além de monitorar, preocupe-se em criar planos de contingência, alternativas e prever riscos.
Esses parâmetros permitem que você possa tirar os olhos de um projeto e se dedicar a outro. Os pontos de análise e correção de rota evitam a surpresa de perceber na entrega que o resultado está insatisfatório.
O combinado não sai caro
Se há um monitoramento eficaz do andamento do projeto, antes do atraso vem a sinalização de um problema e a reestruturação do cronograma. O combinado não sai caro, porque se você antevê problemas e crises, e se prepara para eventuais surpresas, tem tempo de negociar mudanças no projeto.
E tudo de forma transparente e rápida. Porque em consultoria, mais do que em qualquer negócio, tempo é dinheiro.
As três etapas de um ciclo de trabalho de projetos de consultoria
Retomamos um pouco sobre o que faz uma boa gestão de projeto. Agora, pense grande. Uma gestão baseada em projetos de consultoria atua por meio de ciclos de trabalho, e não áreas específicas de conhecimento. Cada projeto possui três etapas: comercial, transição e operacional.
1. Fase comercial
Em um paralelo com o trabalho em um escritório de arquitetura, por exemplo, a fase comercial é a fase de elaboração de proposta. Envolve a prospecção do cliente certo e a comercialização de um projeto definido. Quando é fechada a contratação da consultoria, começa a fase 2.
2. Fase de transição
Aqui é o anteprojeto. O momento em que a equipe comercial passa o bastão para a equipe que fará a entrega. O projeto prometido é revisado para que a solução seja traçada na prática.
3. Fase operacional
É a execução do projeto. Nessa fase o planejamento de projeto é traçado no detalhe e são acionados mecanismos de monitoramento e controle da qualidade. O projeto-base no escritório de arquitetura. E essa fase merece um passo a passo próprio.
Criar uma gestão dos projetos é criar esses ciclos de trabalho. Mais do que isso, monitorar e exercer o máximo de controle possível. Um projeto pode entrar em standby por solicitação do cliente, por falta de matéria prima ou simplesmente por trâmite burocrático. E você não pode deixar isso travar sua equipe e derrubar a produtividade.
Gerir uma série de projetos é saber aproveitar da melhor forma seus recursos, olhando de cima para alocar profissionais, redirecionar tarefas e preencher as lacunas de tempo da melhor forma.
Ninguém disse que seria fácil. Mas relaxe, porque você não está sozinho nessa
Sua gestão de projetos tem que ser impecável. Usando a nossa analogia lá do começo, só assim você sai do modelo do plantão médico e se torna uma clínica que diagnostica e traça um tratamento perene para diversos pacientes simultaneamente.
Porque uma coisa é certa: ou você trabalha com muitos clientes e projetos ao mesmo tempo, ou você precisa agir rápido para que essa rotina seja realidade. E para você ganhar escala sem perder a qualidade, como quando se dedica integralmente a um único projeto, você precisa se armar dos processos certos.
Acredite, alguém já facilitou o trabalho para você
Você não precisa fazer tudo na unha. Sistemas com parâmetros que se adaptam aos seus projetos serão fundamentais para você ser verdadeiramente estratégico e não se perder no emaranhado de atividades operacionais de cada projeto.
A divisão de tarefas, por exemplo, com definição clara de prazos. Ou um acompanhamento rápido do status, para monitoramento e garantia da produtividade. Só para citar algumas funcionalidades.
Afinal de contas, seu trabalho é diagnosticar e apresentar uma solução de uma área específica. Uma atividade essencialmente cerebral. Porém, para prestar o serviço, você esbarra em uma série de atividades operacionais. A armadilha está em se perder nesses trâmites e dedicar menos tempo ao seu core business.
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