Retrabalho: descubra como combater esse gargalo de custos

Retrabalho: descubra como combater esse gargalo de custos

O retrabalho acontece quando os parâmetros de eficiência e expectativas não estão em sincronia. Prevendo que isso tende a ocorrer, muitos contratos estabelecem um número X de refações sem custos adicionais. Mas para o cliente não precisar acionar esse “direito” é um diferencial indiscutível, afinal o retrabalho significa que, em alguma medida, ele não está satisfeito com a entrega.

Se podemos apostar (e acertar) que o projeto será refeito em alguma dimensão, também podemos detectar onde estão os principais gargalos de qualidade do processo para reduzir o retrabalho da sua área. Acompanhe este artigo e descubra como aproveitar o máximo de eficiência da sua equipe para fazer entregas mais alinhadas às expectativas dos clientes.

 

O que é o retrabalho?

Retrabalho, refação, revisão, recriação… esse “vilão” atende por muitos nomes, mas no final das contas todos querem dizer a mesma coisa: a entrega não atendeu as expectativas do cliente e por isso precisará ser refeita. Infelizmente, muitas vezes isso significa que você vai ter que recomeçar do zero.

Os motivos da reprovação podem ser vários e alcançam todos os setores: agências de comunicação com a refação de campanhas, banners, vídeos e etc.; empresas de tecnologia por conta de correções de bugs, mudanças durante a construção de um site ou desenvolvimento de aplicativos; consultorias com relatórios contendo informações e dados errados; indústrias apresentando falhas no maquinário, armazenamento ou distribuição dos produtos, gerando desperdício, prejuízo e retrabalho.

Poderíamos citar vários outros exemplos, mas a ideia é entender que a origem da refação é multifacetada e diz respeito a critérios técnicos (dados e dimensões numéricas sobre a demanda) e subjetivos da entrega (preferências, valores que a tarefa deve representar). Confira a seguir como evitar o retrabalho.

O que fazer para evitar o retrabalho?

No caso de critérios técnicos, o grande vilão são briefings (descrições de projeto) incompletos. O problema da falta de informação é que ela resulta em um planejamento ineficiente, repleto de lacunas que serão temporariamente solucionadas em meio a execução.

Por que isso é um problema? Ora, imagine que um tradutor descobre somente quando coloca a mão na massa que o diálogo a ser traduzido está em áudio. Para executar essa demanda, ele precisará utilizar outras habilidades além do domínio em ambos idiomas; o esforço é maior; precisará ter à disposição equipamentos e programas para ouvir com qualidade o áudio; consequentemente o preço é diferente e o prazo também é impactado, modificando não apenas a entrega desse job, mas o início dos que estão em backlog.

Adaptando esse exemplo para a sua área de atuação, você consegue ver a dimensão do problema que um ponto de partida pode ocasionar a sua gestão de projetos

Uma forma de coletar informações completas é padronizar e centralizar as solicitações de demandas utilizando ferramentas como os formulários de tarefas do Runrun.it. Com o recurso você cria campos customizáveis para os clientes preencherem com os dados da demanda, e ainda anexar arquivos de áudio, vídeo, imagens, PDF, o que eles tiverem à disposição. 

Assim você economiza tempo de coleta de informações e evita o retrabalho. Veja como é uma forma simples e agradável de dar o primeiro passo para o planejamento de projeto em colaboração com o cliente.

Superados os obstáculos técnicos aparece a parte mais complexa: agradar de modo subjetivo o cliente. Lembre-se, tecnicamente a entrega pode estar perfeita, mas não só de competência instrumental sobrevivem bons projetos, é preciso que o cliente reconheça a sua ideia, valores e necessidades naquela entrega. Para isso, não tem jeito, a equipe precisa conhecer minimamente as motivações do freguês. 

Por conta disso, as empresas apostam em equipes de alta performance, que vão além do que concretamente está exposto pelo cliente, e são capazes de captar o que eles estão em busca em termos de estética, estrutura, discursos entre outros parâmetros submersos da solicitação. 

Além das habilidades da equipe, centralizar a comunicação com o cliente é outro movimento estratégico para concentrar o fluxo de informação de forma que ele possa ser resgatado conforme a necessidade. 

Para isso, o primeiro passo é adotar uma ferramenta que centralize e armazene todos esses dados com segurança. O Runrun.it, por exemplo, conta com a funcionalidade exclusiva de usuário convidado, com ela todos os envolvidos no projeto ficam na mesma página Assim, você consegue preservar os feedbacks completos, criando um mapeamento do porquê foi ou não aprovado determinado material.

O recurso de aprovação do Runrun.it é um ambiente seguro para a sua empresa que reforça os critérios de cibersegurança, agilidade e atendimento individualizado para alcançar o melhor resultado. 

Para entender melhor os efeitos do retrabalho para o processo produtivo e rentabilidade do seu negócio, confira o próximo tópico.  

Quais são as consequências do retrabalho?

Você conhece as consequências do retrabalho? É importante identifica-las pois afetam a dinâmica do seu negócio de diferentes formas. 

Por isso, neste tópico vamos abordar onde o retrabalho impacta, como compreender esses reflexos na lucratividade e produtividade na sua organização e quais atitudes tomar para evitar tais contratempos.

O prejuízo do retrabalho para a gestão de custos

O custo da mão de obra concentra a maior parte dos investimentos dos seus projetos, por isso sua gestão de custos deve prezar pelo uso eficiente desse recurso, e justamente o retrabalho frequente é um indicador de que a produção não está ocorrendo como deveria.

Em linhas gerais, as horas de trabalho da sua equipe precisam ser realistas ao que de fato  utilizaram, levando em conta todos os requisitos para começar e finalizar a demanda. 

Ou seja: investir tempo no planejamento, na aquisição de ferramentas de qualidade e demais recursos garante que a produção esteja indo do ponto A ao B da maneira como deveria.

Para saber se a conta está fechando, a dica é estabelecer uma forma rastreável de quando a tarefa ou projeto entrou em retrabalho. Contabilizar as horas consumidas após a devolutiva do cliente e entender os motivos por trás do feedback.

Esses movimentos te permitem descobrir se o retrabalho é consequência de erros operacionais da empresa; se é resultado de alguma mudança de cenário que nem você e nem o cliente consegue controlar; ou se foi uma falha do cliente.

Se o erro partiu de dentro da empresa ou é derivado de uma falha de comunicação, você dispõe de métodos para aperfeiçoar a sua gestão de processos.

Para conferir o quanto de lucro a sua empresa perdeu, some as horas-homem dos colaboradores (levando em conta os recursos necessários para a execução) investidas no projeto e compare com o orçamento proposto.

Se você achou a dica fundamental para melhorar a rentabilidade dos seus processos, descubra no vídeo abaixo como pode automatizar a sua gestão de custos com os recursos de orçado x realizado do Runrun.it. É só dar o play:

O impacto negativo do retrabalho para o relacionamento com o cliente

Em certa medida, ser assertivo em suas entregas é um capital competitivo da sua empresa. Para isso, partir do ponto de que o retrabalho precisa ser evitado a qualquer custo te permite olhar para o processo com os olhos do cliente e o entendimento de tempo da equipe.

Esse alinhamento de fatores gera contratos mais transparentes sobre as expectativas frente à realidade, consequentemente o cliente tem mais segurança de que a sua equipe entrega o que promete. 

Importante partir do princípio de que você tem domínio em uma área na qual o cliente está contratando. Mostrar a ele os desafios e oportunidades é parte do seu trabalho. 

Equipe frustrada com o retrabalho constante

Nada pior do que refazer algo que não lhe foi explicado da maneira correta! Muitas vezes a fonte do retrabalho é exatamente essa e causa sérios prejuízos emocionais aos colaboradores.

O sentimento é de estar lidando com informações escassas que prejudicam seu fluxo de trabalho, podendo até custar noites e finais de semana.

Por isso, tente envolver os colaboradores responsáveis nas reuniões de alinhamento ou peça opiniões antes de definir algo que está com dúvida. 

Enquanto gestor de projeto, permaneça atento ao impacto de mudanças na pauta da equipe e prefira delegar conforme a fila do colaborador é de fato liberada do que sobrecarregá-lo com todas as pendências.

Em ferramentas como gráfico de gantt do Runrun.it, você consegue fazer essa gestão de pessoas e tempo. A plataforma é intuitiva, por isso não exige habilidades próprias nesse modelo de gestão de projetos, basta incluir a data de início e entrega desejada que a pauta da sua equipe ficará visível e acessível a você dessa maneira:

E quando o retrabalho não acontece por culpa da empresa?

Infelizmente, isso é mais frequente do que gostaríamos. Por mais que você e sua equipe apresente um trabalho impecável, como vimos acima, há muitos casos em que o retrabalho é necessário por conta de mudanças requisitadas pelo próprio cliente. Então fica a questão de como resolver essa situação.

As empresas tendem a elaborar contratos que já preveem um certo número de refações sem cobrar a mais pelas mudanças. No entanto, quando pensamos em uma relação de longo prazo, não com tarefas pontuais, o gestor de projetos consegue entender algumas dinâmicas de funcionamento e expectativas do cliente que o possibilitam debater a real importância do retrabalho.

Em outras palavras, o retrabalho é justificado quando de fato atinge uma necessidade real e não porque o cliente muda o escopo da entrega após a reunião de kick off (encontro para dar início ao projeto).

No entanto, você só consegue ter uma conversa embasada quando se mune de informações claras sobre o andamento dos projetos com o cliente, apontando de forma madura o que pode ser aperfeiçoado no relacionamento para cumprir prazos e entregar a qualidade que a sua equipe é capaz de fazer.

Esse compilado de dados de performance da sua equipe, dos seus projetos e clientes você encontra no Runrun.it. Portanto, te convidamos a testar gratuitamente o gerenciador de tarefas e projetos mais fácil de usar do mundo para adotar as dicas acima e confirmar que a diminuição do retrabalho reflete na sua lucratividade. Crie a sua conta: https://runrun.it/

FAQ sobre retrabalho

O que é o retrabalho e por que acontece?

O retrabalho ocorre quando uma mesma tarefa ou projeto precisa ser refeita, seja em parte ou por completo. Os motivos são vários: falta de planejamento, estratégia equivocada, erros individuais, briefings incompletos, problemas de comunicação e falta de alinhamento com o cliente.

Qual o impacto do retrabalho nas empresas?

O retrabalho pode impactar a alocação de horas da equipe (a previsão de conclusão de determinado projeto aumenta conforme as coisas precisam ser refeitas), a produtividade dos colaboradores (dado que eles têm que refazer o que já haviam sido entregue) e o relacionamento com o cliente, que se frustra quando o resultado não sai de acordo com suas expectativas.

Como evitar a refação?

Para evitar a refação, você deve: fazer um briefing (descrição de projeto) o mais completo possível; criar um planejamento sólido, com a previsão de horas que serão investidas em cada etapa do processo e definição de prazos de entrega; e concentrar toda a informação necessária para desenvolvimento do projeto em um único lugar evitando, assim, os ruídos de comunicação. 

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