Retrabalho: como combater este temível vilão das agências

Retrabalho: como combater este temível vilão das agências

Você já ouviu o samba da refação? É um verdadeiro clássico da publicidade. Boa parte da letra é impublicável neste horário, mas a estrofe a seguir dá a medida: “Veio todo engomadinho / Saco pardo na mão / Deu um sorriso forçado / Gaguejando pro meu lado / Me pedindo refação”. A música é a resposta divertida e criativa com que publicitários reagem ao maior vilão do dia a dia de uma agência: o retrabalho. E agora vamos ver de que formas, além das musicais, esse vilão pode ser combatido.

O que é o retrabalho? E por que acontece?

Retrabalho, refação, recriação… o “diabo” atende por muitos nomes. Todos se referem à solicitação, por parte de um cliente, de que um específico trabalho seja refeito. Muitas vezes, recomeçado do zero, porque foi reprovado – eis outras palavras que calam fundo, que tiram o sono de qualquer publicitário.

O retrabalho costuma acontecer por vários motivos. Falta de planejamento, estratégia equivocada, erros individuais, briefings incompletos; a lista é longa. Às vezes, a falha foi pontual e pequena, mas o impacto pode ser gigantesco. Não apenas em termos de custos, mas de moral, de estado de espírito da equipe. Porque a refação é um processo profundamente desgastante.

Primeiro passo para evitar refação: um briefing bem feito

Não tem saída: o briefing é o coração de uma campanha. É com ele que tudo começa. É nele que devem constar todas as informações necessárias para que um comercial, um anúncio ou qualquer trabalho sejam planejados, criados e produzidos.

Por isso, seu atendimento tem que saber levantar todas essas informações, para que o briefing seja o mais completo possível. Deve negociar prazos justos e principalmente alinhar expectativas do cliente em relação ao trabalho, para que não haja ruídos.

Falando em prazos…

Muitas vezes, a reprovação ocorre porque os departamentos responsáveis pela produção (planejamento, criação e a própria produção) têm pouquíssimo tempo para trabalhar.

Sabemos que essa é a tônica no meio publicitário – a lógica de “pastelaria”, apelido carinhoso com que criativos referem-se à própria forma de trabalhar. No entanto, acreditamos ser possível estruturar o fluxo para que essas emergências não sejam tão frequentes.

Uma ferramenta de organização da gestão, como o Runrun.it, pode ser absurdamente útil nessa estruturação. Porque a solução permite que você monitore quanto tempo cada colaborador leva para realizar cada tarefa. Assim, fica muito mais fácil estimar prazos possíveis, sensatos.

O briefing está completinho? Hora de planejar

Como em qualquer setor, também na publicidade um trabalho bem feito começa com um planejamento sólido. No caso de uma agência, é vital que o planejamento e a criação trabalhem lado a lado. Pois, de posse do briefing, o primeiro vai municiar o segundo com insights e informações que vão orientar o trabalho criativo da melhor forma possível.

Desencontros entre os dois departamentos são grandes responsáveis por retrabalho. Por isso, seu monitoramento, como gestor ou líder, deve ser constante: desde o início do trabalho, procure se certificar de que o processo está sendo conduzido da forma correta – e, acima de tudo, dentro das demandas do cliente. Afinal, por se tratarem de perfis criativos, você deve saber como é fácil rolar uma “viajadinha”.

A boa comunicação é a maior inimiga da refação

Ruídos e pressuposições também estão entre as maiores causas de retrabalho. Principalmente quando a comunicação ocorre apenas via oral ou impressa – palavras ouvidas são fáceis de serem esquecidas, e papéis podem ser perdidos.

Há, também, o risco do telefone sem fio: a mensagem original sofre vários desvios até chegar ao destinatário final, que entrega um trabalho completamente diferente do que foi pedido.

Por isso, para evitar ao máximo a refação, não hesite: formalize. Registre sempre por escrito a solicitação inicial do cliente – e todas as informações trocadas pela equipe -, sempre em meio digital. Assim, no momento de apresentar a ideia, os profissionais terão mais argumentos para defender o conceito criado e podem dizer: “A ideia era esta e seguimos nesta linha”.

O Runrun.it também é uma mão na roda para isso. Porque a ferramenta oferece a organização de que você precisa para documentar tudo: registro de decisões, repositório único de arquivos, informação hierarquicamente guardada, comentários sobre a tarefa etc.

Além disso, veja outras dicas para aprimorar a comunicação com a sua equipe e evitar retrabalho:

Certifique-se de que suas mensagens estão sendo recebidas: ao enviar um e-mail (ou delegar uma tarefa via Runrun.it), tenha certeza de que o destinatário o recebeu. E, ao copiar dados, certifique-se de que eles estejam corretos antes de enviar.

Sempre pergunte mais: parta do pressuposto de que o que a outra pessoa te informa não é tudo o que ela deve ou pode te informar, nem tudo o que você precisa saber. Neste momento, é muito melhor pecar pelo excesso de perguntas do que pelo excesso de pressuposições.

Esclareça tudo antes que seja tarde: tem alguma dúvida sobre algum pedido ou alguma informação? Não espere para resolvê-la. Quanto antes o conhecimento sobre o que deve ser feito for generalizado, melhor para todo o fluxo. Fique atento a qualquer dúvida e a ambiguidade que as mensagens podem trazer, e esclareça-as antes que seja tarde.

E quando a refação não acontece por culpa da agência?

Infelizmente, isso é mais frequente do que gostaríamos. Por mais que a agência apresente um trabalho impecável, resultado de muito planejamento, estudo, produção e criação, há muitos casos em que a refação é necessária por conta de mudanças requisitadas pelo próprio cliente, considerando a dinâmica do seu projeto: o evento mudou de data, o tema será outro, a abordagem não foi aprovada dentro da empresa.

Ou seja, o retrabalho pode ser necessário por uma falha. Ou, então, pela velocidade e pelo modo como as coisas se desenrolam, na realidade da agência e do cliente. Mesmo assim, é fundamental estruturar o fluxo de trabalho, caprichar no briefing e no planejamento, monitorar a criação e contar com uma ferramenta como o Runrun.it. Usar um software, a propósito, mostrará para o cliente o quanto a sua agência está disposta a manter tudo organizado e registrado.

Com certeza essas práticas vão transformar o monstrengo do retrabalho em um criaturinha inofensiva, facilmente domável. Boa sorte!

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