Abrir uma tarefa é tão rápido quanto mandar um e-mail

Abrir uma tarefa é tão rápido quanto mandar um e-mail

Estas RR Hacks surgiram de um estranhamento nosso: ainda que seja muito simples abrir uma tarefa no Runrun.it, algumas pessoas continuam mandando e-mails para fazer demandas – às vezes vários para um só pedido. Pois é, o costume de vez em quando fala mais forte. O problema é que o e-mail não organiza nada para você. Pelo contrário: deixa na sua mão reunir todas as informações que recebeu. Chega disso, né? Veja a seguir como praticamente todos os campos necessários para abrir uma tarefa correspondem a um ou vários e-mails que você enviaria.

1. Título da tarefa = Assunto do e-mail

Assim como você enviaria um e-mail com o assunto “Gerar relatório de custos do projeto X”, você pode perfeitamente abrir uma tarefa com o título “Gerar relatório de custos do projeto X”. Percebe? Nossa dica, inclusive, é nomear tarefas com verbos, para que fique o mais claro possível para quem irá executá-la.

2. Responsável = Destinatário

Não poderia ser mais parecido. Com a vantagem ainda de que, no Runrun.it, os profissionais só recebem tarefas de quem pode delegar para eles. O fluxo de trabalho não fica largado, o que evita aqueles pequenos favores recorrentes que prejudicam as prioridades.

3. Tipo de tarefa

Você poderá dizer: “este campo eu não teria de preencher num e-mail”. De fato, não. Mas ele faz todo sentido e estaria invariavelmente no corpo da mensagem. No Runrun.it, o tipo de tarefa informa ao sistema o tempo estimado para concluí-lo e quanto realmente tem demorado para ser executado.

4. Cliente>Projeto

Outra informação que precisa estar na mensagem, afinal, as pessoas precisam saber no que estão trabalhando. Preenchendo esse campo no Runrun.it, você assegura a organização das tarefas e fornece dados para que os relatórios automáticos os transformem em informações valiosas para tomar decisões e mudar de planos eventualmente, como tempo investido e custos por projeto e por cliente.

5. Descrição = Corpo do e-mail

Nesta parte da tarefa vai exatamente o que você diria no e-mail. Clareza nas palavras é fundamental. Comece com uma saudação, explique em tópicos o que deve ser feito ou, ainda, use a checklist e se despeça. Só não se esqueça de que mais vale transmitir autonomia e empoderar pessoas do que ser um(a) simples delegador de tarefas.

6. Anexos e comentários = Anexos e uma chuva de e-mails

Mandou um e-mail e lembrou de um detalhe que não pode deixar passar? Envie outro e-mail, e ele cairá no turbilhão da caixa de entrada da outra pessoa. Já sabe aonde isso vai para né? Agora, no Runrun.it, se você abriu uma tarefa para alguém e quer adicionar algo, faça upload dos arquivos ou deixe um comentário, mencionando a pessoa com @ e o nome de usuário dela. Por exemplo: @LauraLopes, anexei a imagem do post aqui. Beijos!

(Bônus) Para usar o RR com ainda mais agilidade

Conheça seus tipos de tarefa, projetos e clientes
Aqui a solução não poderia ser mais simples: perguntar. Pergunte à sua gestora ou gestor a quais tipos de tarefa, projetos e clientes pertencem as tarefas que você costuma realizar. Assim você não perde tempo toda vez que for criar uma tarefa para si mesmo(a) e ainda consegue mensurar o alcance do seu trabalho.

Use a tecla Tab
Esta é uma dica bem específica, mas que torna a sua experiência de usuário mais agradável. Esqueça o mouse. Com a tecla Tab (em cima da tecla CapsLock / Fixa), você consegue saltar de um campo para o outro da mesma maneira, só que muito mais rápido. Que tal?

Seguindo estas dicas, abrir uma tarefa será tão rápido quanto mandar um e-mail, com a diferença que a sua rotina e o seu raciocínio ficam bem mais organizados.

Não conhece o Runrun.it, mas ficou interessado(a)? Clique para testar grátis agora: http://runrun.it

4 thoughts on “Abrir uma tarefa é tão rápido quanto mandar um e-mail

  1. E para colocar uma imagem NO CORPO da descrição da tarefa? Como fazer?

    Igual em e-mails, posso adicionar uma imagem em anexo (que é necessário baixá-la) ou diretamente no corpo, que fica junto ao texto… sempre visível.

    Como fazer isso com o runrun?

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>