Aumente a eficiência com checklist na tarefa do Runrun.it

Aumente a eficiência com checklist na tarefa do Runrun.it

Checklist na tarefa é uma ferramenta de organização por sua simplicidade e capacidade de adaptação. Basta ver que a checklist está muitas vezes anexa a uma prancheta ou colocada em murais na gestão à vista, bem como é facilmente compartilhada por e-mails ou em softwares de gestão de tarefas

A organização em tópicos é outro detalhe que se destaca nas checklists, pois permite uma definição visual e ao mesmo tempo sistemática para a sequência das tarefas e pode ser utilizada junto aos cronogramas de projetos, auxiliando na distribuição das responsabilidades, economizando um tempo precioso que torna os processos mais produtivos. 

Por esses e outros atributos, as checklists são amplamente utilizadas no cotidiano de trabalho, trazendo agilidade e organização para as empresas, como vamos ver neste artigo.

 

Por que as checklists na tarefa auxiliam no trabalho?

Geralmente as checklists estão atreladas à fase de planejamento e servem como direcionadoras das tarefas do início ao fim dos processos. Descubra a seguir três vantagens de usar essa ferramenta no seu dia a dia.  

Organização dos processos

Pela sua estrutura simplificada e bem dividida, as checklists na tarefa permitem a classificação e especificação de itens necessários para a realização das atividades. 

Listando os elementos em tópicos, é possível detalhar as atribuições que serão passadas para as equipes, bem como definir prazos e padrões de qualidade. Nesse caso, a checklist cumpre a função de uma bússola, indicando o caminho e as sequências das etapas que serão cumpridas. 

Com esse controle em mãos, as pessoas têm consciência do rumo que a tarefa está tomando e agem com mais produtividade e confiança, certos de que a demanda está na direção correta e será entregue conforme o idealizado. 

Automatização das etapas

Existe o ditado que a prática leva à perfeição. E por serem objetivas e de fácil compreensão, as checklists online são rapidamente assimiladas por nós ao decorrer do expediente de trabalho. Logo, a repetição das atividades se torna natural e permite uma automatização das etapas.

Redução de falhas

As checklists na tarefa são principalmente um instrumento de controle, por isso fazem com que as conferências se tornem hábito dentro das empresas.

Nesse aspecto, ela é uma aliada para os momentos em que a memória humana falha, pois todos os procedimentos estão à vista da equipe para serem checados. 

>> Leitura recomendada: Guia da checklist: como usar essa ferramenta no seu trabalho

Como montar a checklist na tarefa com o Runrun.it?

Se você quer ter mais praticidade no seu dia a dia, nada melhor que encontrar todas as informações relevantes para a execução do trabalho em um único lugar. Por isso, o gerenciador de tarefas Runrun.it conta a funcionalidade de checklist.

Quando você cria a sua tarefa no Runrun.it pode já inserir a sua checklist ou fazê-la posteriormente. Lembre-se que no software as informações de data, prioridade e pessoas responsáveis têm campos próprios.

Neste momento, a dica é que menos é mais, por isso coloque na ferramenta ações desejadas, eventos e notas de forma objetiva e curta. Não se preocupe com a cronologia, mas se achar importante criar uma sequência lógica, movimente as linhas para que elas ocupem a posição que achar mais adequada.

Em seguida, você pode revisar a checklist em momentos de atualização e planejamento para mapear o que já foi feito, o que  está dependendo de alguém ou não será mais realizado por algum motivo. Nessa organização, a checklist na tarefa vai ganhando uma estrutura mais  cronológica.

Além disso, caso uma das linhas se torne tão relevante que você acredite que seja necessário transformá-la em uma tarefa, basta clicar em converter para executá-la separadamente ou delegá-la.

Leva essa organização estratégica e intuitiva para a sua empresa. Adote o Runrun.it: https://runrun.it/

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27 thoughts on “Aumente a eficiência com checklist na tarefa do Runrun.it

  1. Olá Laura,

    Assim como algumas sugestões acima, também acredito que seria muito útil que o checklist pudesse ser obrigatório para finalização da tarefa e, se possível, gerasse também material para relatórios. Trabalhamos com Design de Processos e implantamos o Runrun.it em alguns de nossos clientes e essa função é bastante requisitada.

    Obrigado!

    1. Obrigada pelas sugestões, Guilherme. No próximo trimestre não mexeremos na checklist, mas enviarei suas sugestões para nossa equipe de desenvolvimento.
      Abraços!

  2. Conforme sugestões anteriores, seria ótimo se pudêssemos incluir mais de uma atividade no checklist, pois tenho varias atividades em uma demanda e tenho várias demandas em uma sprint.

    Obrigada.

  3. Olá Laura!
    Ótima novidade. Assim como o resto do pessoal, eu também estava esperando-a, porém um pouco diferente.
    Minha sugestão seria para que o responsável pela tarefa obrigatoriamente tivesse que marcar todas as caixas para que esta fosse concluída. Na nossa empresa possuímos passos muito importantes dentro das tarefas que se o profissional esquecer de fazer, os impactos são grandes, tanto em tempo quanto em valores.
    Gostei da sugestão do Robsom Maciel, assim poderíamos ter uma biblioteca de checklists que obrigatoriamente deveriam ser cumpridos. Somando ainda a ideia do Ederton Lima, varias lista poderiam ser incluídas. Assim como nas tarefas pré-requisito.
    Na minha percepção, a “aba checklist” é interessante para configuração do mesmo, mas seria mais usual se o checklist estivesse no final da descrição das tarefas.
    Abraço!

  4. Se na hora de criar a tarefa tivesse a opção do check list ser obrigatório para entregar a tarefa seria muito interessante, porque o gestor teria a opção de obrigar a sua equipe a verificar esta lista antes de entregar uma tarefa, deixando a entrega muito mais assertiva. E se não precisasse era só não optar pela obrigatoriedade. Para nós da GM7 seria muito útil.

    Abrs

    1. Oi, Cassiano! Este ponto foi levantado em nosso grupo RR Hacks no Linkedin (aliás, você está convidado a fazer parte dele: https://www.linkedin.com/groups?home=&gid=6757425&trk=anet_ug_hm&goback=%2Egmr_6757425). O que eu respondi lá é que criamos a checklist como uma ferramenta auxiliar na organização e divisão da tarefa em passos, etapas, componentes etc. Entretanto, ela não foi desenhada como uma imposição à finalização das tarefas, ou cuja edição fosse proibida. A checklist é mais um rascunho que pode ser usado de diversas maneiras.
      Abraços e obrigada por comentar!

  5. A função é ótima, vai ajudar muito em tarefas com vários itens a serem feitos.
    Porém, senti a falta de poder criar listas separadas por tema, por exemplo, uma lista com o nome da pagina “Contato” e deus itens, outra lista com o nome “Home” e seus itens.
    Atuamente só é possível criar apenas uma única lista.

    1. Oi, Ederton! Obrigada pelo feedback!
      Na evolução da checklist, pensaremos na possibilidade de se criar mais de uma por tarefa.
      Abraços!

  6. Toda melhoria na ferramenta é muito bem vida, e gostei muito da nova atualização com o checklist. Como sugestão para aperfeiçoar e otimizar o tempo, muitas tarefas tem o mesmo perfil de checklist, sendo assim, o sistema poderia armazenar a informação da lista criada para utilização posterior.

    1. Oi, Robisom! Você gostaria que tivesse uma área com várias checklists já configuradas para poder selecionar e usar nas tarefas?
      Abraços

  7. Vou deixar apenas uma sugestão pra vocês.

    Particularmente, quando eu vi essa novidade achei que ela seria muito funcional. Porem, acho que vocês poderiam melhorar a aplicação.

    Quando criarmos uma tarefa, já poderia ter a opção para ser adicionado o checklist para colocar as tarefas que o colaborador terá que fazer. Dessa forma ficaria muito mais facil pra quem lança as tarefas como pra quem recebe.

    EX de como ficaria já com o cheklist enviado junto.
    Descrição
    Criar arte para facebook com 20% de texto.

    Checklist
    1) Produto x – preço
    2) Produto y – Chamada: Fique mais bonita.

    Dessa forma ficaria tudo na mesma tela, e seria lançado tudo de uma só vez.

    Apenas uma ideia,

    Obrigado!

  8. Perfeito! Esperava por essa função mesmo!!
    Já fazia um checklist no campo de descrição ou então nos comentários da tarefa!
    Vai ficar bem mais organizado assim!

    Parabéns pela evolução constante do sistema! =)

  9. Olá!

    Utilizamos o Run em nosso escritório e acreditamos que esta nova facilidade de checklist será muito útil. Realmente temos necessidades para as quais esta ferramenta se encaixa perfeitamente.

    Parabéns!

  10. Bem legal a função. Mas ficam essas sugestões:

    Deixar como no Google Keep, onde é possível adicionar vários itens apenas dando enter. Além disso, como é comum usar checklists em planilhas e documentos de texto, seria interessante que o Runrun também reconhecesse texto copiado e colado. Assim eu posso fazer a lista dentro de um editor de texto — onde é bem mais rápido que adicionar item poritem, e sem precisar do clique do mouse —, e passá-la pro Runrun, otimizando assim o tempo de trabalho.

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