Sabemos que o Runrun.it é capaz de te tornar uma pessoa 25% mais produtiva, o equivalente a você ter um dia a mais na semana! Por isso temos a grata missão de te ajudar a usar a ferramenta da melhor maneira possível. Nesse caminho, as RR Hacks de hoje explicarão como planejar as suas tarefas antes de pôr a mão na massa – e depois – usando o Runrun.it. Boa leitura e bom trabalho.
1º passo: Brainstorm
Reserve meia horinha de um dia. E despeje no papel ou num bloco de notas online todas as tarefas que estão na sua cabeça. Pode ser sexta à noite, no domingo à noite ou na segunda-feira cedo. É tão simples que a maior parte das pessoas nem se preocupa em fazer, mas depois acaba sofrendo a semana toda por não saber direito o que fazer primeiro. Esta é sua chance de ser mais inteligente. Planeje-se.
O segredo é ser específico. Anote o que deve ser feito, quem deve fazer e para quando. Sabendo isso, você consegue ordenar as tarefas por prioridade e, depois, distribuí-las entre os dias da semana, e entre os integrantes da sua equipe. Uma estratégia que funciona, porque engana seu cérebro e sua tentação de postergar, é definir o prazo para dois dias antes da entrega oficial, ou ainda, alocar todas as suas tarefas somente até a quarta-feira.
Dica de amigo: Configure o Runrun.it como página inicial
Essa dica vale para quem usa o Google Chrome e é para você nunca mais se esquecer de abrir o seu Runrun.it. Repasse para a sua equipe e crie uma cultura de uso.
1) Selecione e copie este link, chrome://settings/startup , cole-o no campo de endereço do navegador e dê Enter. Será aberta a janela “Páginas de inicialização”.
2) Agora é só digitar runrun.it, dar Enter e depois OK. O Runrun.it se tornou sua página inicial! Da próxima vez que você abrir seu navegador, ele estará lá. 🙂
* Fique à vontade para incluir outros sites importantes como páginas iniciais.
2º passo: Passe tudo para o Runrun.it
Hora de medir seus esforços e ser reconhecido(a) por isso: transforme suas anotações em tarefas no Runrun.it. Além de preencher o básico (título, responsável, tipo, e cliente>projeto), é importante que você informe dois outros dados: 1) a descrição da tarefa (ou checklist, se preferir) e 2) a data desejada de entrega.
Assim você aumenta seu controle e não deixar que a equipe perca tempo se perguntando o que fazer primeiro e como fazer. Lembrando que incluir um agendamento faz com que o sistema envie uma notificação lembrando ao responsável pela tarefa que deve executá-la.
Para criar as demais tarefas, você pode usar a ferramenta para clonar. Assim você só precisa alterar os dados que não se repetem. E saiba que você tem algumas opções além de criar uma tarefa comum. Veja a seguir!
3º passo: Explore os diferentes formatos de tarefas
Ter uma lista de tarefas ordenada por prioridade, pronta para você sentar e trabalhar, é genial. Mas você ainda pode criar tarefas, digamos, especiais, que ajudam a medir seus esforços com mais precisão.
A) Tarefa repetitiva. Para cada tarefa que você deve fazer de tempos em tempos – seja todos os dias, num certo dia da semana, ou mensalmente.
B) Tarefa ongoing. Para contabilizar o tempo que você passa respondendo seus e-mails, por exemplo.
C) Tarefa agendada. Para imprevistos que surgirem, sejam uma demanda nova ou uma correção. Ela se encaixará na sua lista. Caso precise repriorizar as tarefas, clique sobre ela e arraste.
D) Tarefa pré-requisito. Para casos em que uma tarefa depende de outra, ou outras, para ser iniciada. Por ex.: a revisão de um texto, ou a divulgação de uma campanha.
E) Sequência de responsáveis. Para que uma tarefa seja trabalhada por diferentes pessoas, a cada etapa pronta.
4º passo: Visualize o status da semana inteira
Sempre que você quiser entender a situação da semana para saber quando estará disponível, use o modo calendário de visualização da sua lista de tarefas. Caso seja gestor(a) e deseje conferir o cenário da sua equipe, é só acessar o gráfico de Gantt. Com ele você conseguirá ver todas as tarefas, com a data de início e de entrega estimada, de cada responsável, projeto, cliente e equipe. E, para saber quando alguém estará livre para receber novas demandas, clique no relatório Estoque das horas.
5º e último passo: Revise, celebre e cultive o hábito
Quanto tempo você levou para concluir cada tarefa? Anote e compare com a próxima vez que você executar o mesmo tipo de tarefa. Pergunte-se o que tem tirado seu foco, se há ferramentas que podem te ajudar a trabalhar de forma mais eficiente, se você precisa de treinamento e até mesmo se o briefing estava de acordo com o que foi exigido.
Depois dessa avaliação, vá até o seu perfil no Runrun.it e veja como está o seu índice de produtividade, e se você conquistou alguma medalha de desempenho nova. Nada melhor do que celebrar aquilo pelo que você trabalhou.
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