Sistemas de gestão de tarefas: Prós e contras dos 4 mais usados

Sistemas de gestão de tarefas: Prós e contras dos 4 mais usados

Existem tantas formas e sistemas de organizar nossas tarefas que às vezes parece mais sensato parar de usar tantos ao mesmo tempo! Mas – acredite – eu já tentei isso e foi pior. Se por um lado é libertador jogar tudo para o ar, por outro, é bem frustrante não conseguir atingir seus objetivos. Então, melhor se focar para encontrar o método que melhor combina com o seu estilo de trabalho. Afinal, até mesmo os mais usados tem seus prós e contras, confira abaixo.

1. Lista por prioridade

Prós: É como fazer uma lista de compras, com a vantagem de que você define qual tarefa começa e qual encerra seu dia de trabalho. Essa ordem de prioridade depende tanto da urgência quanto da importância do que você precisa fazer. O método é uma boa se você quer apenas saber o que fazer hoje e agora, ou ainda, se prefere a sensação de riscar um dever cumprido a vê-lo sumir da lista. Quanto mais curta a lista, maior o alívio!
Contras: Depois de um tempo, fica difícil saber o que você já entregou, ainda mais se você estiver longe das suas anotações. Faça o backup da sua lista de tarefas na nuvem, num histórico mesmo, e você terá o melhor dos dois mundos. Você ou quem precisar poderá ver quanto falta e quanto já foi feito nos projetos da empresa. Até seu nível de produtividade dá para saber. Uma ferramenta que oferece isso é o Runrun.it.

2. Post-its

Prós: Você estará sempre diante de suas tarefas e pode facilmente movê-las, o que dá uma sensação de controle. Além disso, dá para usar cores diferentes para diferentes tipos de tarefa ou tempo necessário para executá-las. Por exemplo: amarelos para tarefas que demandam meia hora, verdes se uma hora, e rosa, se duas. E para se sentir produtivo(a) ao longo do dia, em vez de amassar, guarde os post-its numa agenda.
Contras: Embora um dos sistemas mais usados, desperdiça papel, a menos que você use post-its digitais, como o Google Keep (disponível para Web, Android e iOS). Nele, além do alerta tradicional de data, você pode ainda criar lembretes para ser avisado(a) de uma tarefa quando chegar a um determinado lugar.

3. Lista por status

Prós: Basta dividir suas tarefas em três categorias: “para fazer”, “fazendo” e “feito”. É daqueles sistemas que serve para praticamente qualquer projeto em que você queira estar a par do status de todas as etapas, definir um prazo e contar com a ajuda de outras pessoas.
Contras: Mesmo que feito online, não é possível medir o tempo e o dinheiro gastos em cada etapa, nem saber se uma tarefa está sendo de fato trabalhada. Por isso, se você precisa gerenciar os projetos da empresa, o mais indicado é usar um software com relatórios de atividades e de custos.

4. Kanban

Prós: Uma evolução da lista por status, que pode usar post-its, e é indicado para trabalho em equipe. Em um quadro branco, você desenha três colunas: “para fazer”, “fazendo” e “feito”, e em seguida, define um limite que cada um pode ter de tarefas em andamento (WIP Limit). Por exemplo: alguém que deseja abrir uma demanda para um colaborador que já atingiu seu limite de três tarefas em andamento deve, primeiramente, ajudá-lo a concluir uma delas. Dois apps bacanas para experimentar são o Kanbanize e o Leankit Kanban.
Contras: Pode acabar incentivando o comportamento multitarefa, o que, na prática, não implica mais produtividade. Pelo contrário, a ciência mostra que uma pessoa pode levar cerca de 20min até se focar novamente, após migrar de uma tarefa para outra. Ou seja, funciona se a pessoa não ficar ansiosa para terminar tudo.

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