O tempo é a matéria-prima mais importante das empresas de serviços. Você mensura o tempo?

O tempo é a matéria-prima mais importante das empresas de serviços. Você mensura o tempo?

A folha de pagamento representa um grande impacto no orçamento das empresas de serviços e os gestores sabem que os gastos com salários, benefícios, impostos e encargos são responsáveis por 60% ou mais dos seus custos. Por isso, é fundamental para as organizações gerenciarem o tempo de trabalho das pessoas. Não é mais uma opção, ou um item importante para a sua gestão, mas o controle das horas é peça-chave para saber as informações de desempenho da sua equipe e parar de perder dinheiro.

Segundo pesquisa da McKinsey, com cerca de 1.500 executivos no mundo, apenas 9% estavam “muito satisfeitos” com a alocação do tempo em sua empresa. Além disso, só 52% afirmaram que a forma como gastam seu tempo condiz com as prioridades estratégicas das organizações.

Outro estudo mostra o real panorama da relação entre produtividade e horas trabalhadas. A pesquisa da America Online e da Salary.com, divulgada neste artigo do New York Times, revela que os profissionais só trabalham três dos cinco dias da semana, desperdiçando os outros dois.

Estes dados corroboram a necessidade de priorizar a gestão do tempo na sua empresa para torná-la mais eficaz. Mas como fazer isso? Primeiro, é preciso entender o cenário da sua organização, já que tarefas, processos e clientes fazem parte da rotina exigente das prestadoras de serviços. Todos estes passos demandam tempo e dedicação dos funcionários para executar as atividades e desempenhar o melhor atendimento. Então, a produtividade das empresas depende, principalmente, das horas gastas pelas pessoas para a entrega de suas tarefas.

Assim sendo, os gestores precisam ter o gerenciamento do tempo da equipe e o controle das horas trabalhadas em suas mãos. Com estas métricas, é possível enxergar os obstáculos que atrapalham a execução dos funcionários e os pontos da sua operação que podem ser melhorados para fazer os colaboradores serem mais produtivos. Portanto, eles poderão entregar um maior número de tarefas e, ao mesmo tempo, manter o alto nível na qualidade do serviço e no relacionamento com os clientes.

Como consequência, o resultado será um aumento na satisfação dos clientes com provável recorrência na contratação da sua empresa, além da possibilidade de atrair e adicionar novos clientes para a sua base. Mas as perguntas que ficam são: como conseguir estas métricas? Como mensurar e alocar o tempo da sua equipe e torná-la mais eficiente?

Para isso, é necessário reunir indicadores de produtividade, relatórios gerenciais e projeção da entrega de projetos e serviços. Abaixo, confira passos essenciais para calcular e otimizar o tempo das pessoas e entenda como evoluir a sua gestão a outro nível:

Organizar o fluxo de trabalho

Ter um fluxo de trabalho estruturado é essencial para começar a gerenciar as horas. Se os processos não estão bem registrados e não são documentados de forma automática, os colaboradores podem se perder na execução. Enquanto, os gestores vão perder tempo cobrando as tarefas ao invés de analisar métricas e tomar decisões fundamentadas. Para a empresa, o que resta é um desperdício de tempo com tarefas equivocadas, processos improdutivos e erros repetidos.

Para evitar este cenário e falta de produtividade, é preciso automatizar o seu fluxo a partir das demandas e dos projetos na sua empresa. Assim, é possível fracionar o trabalho em etapas menores para criar o fluxo ideal, com prazos definidos, informações claras, e, se necessário, com uma sequência de responsáveis. Com todas estas etapas, estipula-se uma estrutura simples e fácil para melhorar a gestão do tempo das pessoas.

Acompanhamento da agenda

Tão importante quanto ter um fluxo de trabalho, é monitorar o andamento das atividades da sua equipe. As métricas facilitam o acompanhamento e a mensuração dos projetos, possíveis atrasos, distrações ou quedas de produtividade, e a análise de desempenho das pessoas. Então, com esses dados, você calcula como está sendo investido o tempo pelos colaboradores, e pode tomar decisões fundamentadas como ajustes no planejamento da agenda e possível troca de responsáveis de determinadas tarefas.

Como forma de aumentar o engajamento e a produtividade da equipe, estas métricas de controle podem ser disponibilizadas ao alcance de todos. Este é o conceito de gestão à vista. São gráficos, dados ou relatórios em painéis que podem ser rapidamente visualizados por todos, com informações importantes sobre o atual desempenho da empresa.

Cronograma atualizado

Um dos principais recursos para o gerenciamento do tempo, o cronograma indica quando cada tarefa deve ser iniciada e concluída para que as etapas sejam entregues dentro do prazo. Isso impede que as tarefas se tornem urgentes e evita que ocorram atrasos nos seus projetos. Além de permitir que novas demandas sejam inseridas no planejamento das pessoas, a partir de um cronograma flexível e atualizado de forma constante.

Prioridades bem definidas

Dentro do fluxo de trabalho e cronograma estabelecidos, ter suas prioridades claras é fundamental. E a priorização está diretamente relacionada com saber separar as tarefas mais importantes da agenda e colocar no topo da lista das pessoas responsáveis. Trata-se das atividades que farão a diferença para a sua empresa prosperar. Por outro lado, a falta de definição das prioridades acarreta em perda de tempo e dinheiro, além de esforços destinados a tarefas de menor relevância. Com isso, os prazos acabam ultrapassados e as oportunidades são perdidas.

O Princípio de Pareto, também conhecido como “A Regra 80/20”, colabora com a visão de priorização. Conforme o princípio, 80% dos resultados são provenientes de 20% das causas ou atividades. Logo, só 20% das tarefas executadas provocam realmente impacto no negócio, então é preciso identificá-las e priorizá-las.

Aqui, a metodologia de pilha também pode ser muito útil para a sua gestão, porque permite encaixar diversas atividades na rotina da equipe, de forma estruturada e organizada. Então, se cada pessoa tem sua pilha de afazeres, os gestores conseguem priorizar de modo prático cada tarefa.

Gerenciamento das horas

Entre as ações para mensurar o tempo da sua equipe, a gestão das horas é evidentemente mais do que uma necessidade. Enquanto não houver um panorama completo da realidade da sua empresa e de como o tempo é investido, será difícil ter o controle das operações, evitando interrupções, melhorando a performance dos colaboradores e conseguindo ganhos reais de produtividade.

Para constatar a necessidade do gerenciamento, um estudo realizado pelo professor Chris Parnin, na Georgia Institute of Technology, de Atlanta (Estados Unidos), revela que a interrupção constante é uma das principais causas da improdutividade de equipes de desenvolvimento de sistemas, por exemplo. Segundo a pesquisa, mais de 57% das tarefas costumam ser atrapalhadas pelas diversas reuniões, pedidos de ajuda, e-mails e redes sociais.

Controle das demandas

O fluxo de trabalho automatizado facilita o mapeamento das atividades e, com isso, os gestores podem delegar as tarefas de forma mais assertiva. Com a visão das horas disponíveis de cada pessoa, o volume de trabalho e quanto tempo cada etapa vai durar, você distribui as demandas conforme as suas prioridades.

E, para definir os responsáveis no andamento do projeto, certamente uma ferramenta como a matriz RACI pode ser útil. O “RACI” corresponde à sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed (em português, pode-se traduzir para Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). Em suma, trata-se de uma matriz de distribuição de responsabilidades. Com isso, ficam claras as tarefas de cada colaborador para a conclusão de um trabalho, assim como suas funções durante o processo.

Como todos os envolvidos visualizam o andamento das tarefas, a ferramenta facilita a comunicação entre os gestores e as pessoas responsáveis, garante que o projeto seja melhor executado e aumenta a eficiência. Veja um exemplo da matriz de RACI de atribuições de tarefas:

Gestão de custos

O preço final do serviço prestado ou do projeto desenvolvido depende do quanto é investido, desde os custos operacionais até em termos de esforço das pessoas envolvidas. Por isso, o gerenciamento do tempo está diretamente relacionado à sua gestão de custos. Saber qual o custo de uma equipe em determinado projeto é mais um motivo para você fazer a gestão do tempo de maneira adequada.

Para calcular o custo por hora de um colaborador, basta somar o valor mensal que a empresa gasta com este funcionário (junte tudo: salário, benefícios e impostos) e dividir essa quantia por 168 (21 dias x 8h, ou o número de horas trabalhadas em um mês). Com a quantidade de horas mensurada e registrada, os gestores conseguem calcular a rentabilidade da equipe, o que ajuda a melhorar a precificação dos seus serviços e produtos.

E para ter uma gestão de custos mais efetiva, vale ficar atento a estas quatro etapas:

1. Planejar o gerenciamento dos custos: estabelecer as políticas e os procedimentos para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos do projeto;
2. Estimar os custos: prever os recursos necessários para executar as atividades do projeto, incluindo o tempo das pessoas;
3. Determinar o orçamento: agregar os custos estimados de todas as atividades para estabelecer o seu orçamento-base;
4. Controlar os custos: monitorar o andamento do projeto para gerenciar alterações na estrutura-base e atualizar o orçamento.

Dados para renegociar contratos

Como falamos anteriormente, sem uma boa gestão de custos, sua empresa pode cobrar um valor equivocado. Se incorretos, os preços dos serviços/produtos podem prejudicar a margem de lucro do seu negócio. Apurar os custos e as despesas do seu trabalho é necessário para precificar corretamente, melhorar a rentabilidade do cliente e manter o equilíbrio financeiro da sua empresa.

No entanto, nem sempre os projetos e serviços ocorrem da maneira planejada inicialmente. E, no caso de aumento na demanda do cliente, com solicitações extras e ampliação do prazo de entrega, é possível requerer um reajuste no contrato. Mas, para isso, é preciso ter todos os dados sobre o trabalho adicional desempenhado pela sua equipe documentados e formalizados. Com o controle do tempo por meio de um timesheet automático, você possui o registro das horas e pode comprovar as informações com relatórios para os clientes.

Como o Runrun.it te ajuda a controlar sua principal matéria prima

Com o gerenciamento das pessoas e o controle do tempo, sua empresa só tem a ganhar. Para agilizar este processo, um software inteligente de gestão do trabalho, como o Runrun.it, vai proporcionar todas as ferramentas e informações necessárias para colocar a sua gestão nos trilhos e conseguir melhorar os seus resultados. Braço direito dos gestores, a ferramenta te auxilia desde a organização do fluxo de trabalho até a gestão de custos.

Com poucos cliques, você automatiza o seu workflow, formaliza as demandas entre a equipe, torna a comunicação mais transparente e facilita a organização das informações em todas as tarefas. O que permite o gerenciamento dos projetos de forma desburocratizada, evitando a microgestão e otimizando o tempo.

No Runrun.it, também, a equipe dá um simples “play” na tarefa e o tempo é registrado pelo sistema de forma automática. Então, a ferramenta calcula a velocidade das entregas, estima a disponibilidade dos profissionais para receber novas demandas, e gera relatórios gerenciais do tempo alocado por projetos, clientes e tarefas.

E, para mensurar todas as métricas que você desejar de maneira fácil, em tempo real e em única tela, você conta o Dashboard. Com ele, é possível visualizar todos os seus KPIs, o que está acontecendo na empresa e no que as pessoas estão trabalhando. Conheça todas essas funcionalidades hoje mesmo. Faça um teste grátis agora: https://runrun.it

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