Primeiros passos para começar a gestão de tempo do seu time – do timesheet à automatização

Primeiros passos para começar a gestão de tempo do seu time – do timesheet à automatização

*Post produzido em parceria com a Sheetgo

O controle do tempo investido por uma equipe, o Timesheet, é um desafio para qualquer gestor, não apenas para avaliar custos de alocação de recurso em projetos, mas também para a gestão do projeto como um todo, garantindo foco nas tarefas prioritárias em determinado estágio do projeto e a entrega do resultado no prazo para o cliente.

A forma mais simples e corriqueira de se iniciar esse controle é através de planilhas, ou Timesheet em inglês, onde é possível descrever os projetos e tarefas associadas e definir o responsável por elas.

Você pode escolher a forma como vai gerenciar sua equipe e projetos, e a mais básica de todas começa com uma reunião para definir as tarefas associadas e seus responsáveis. Como primeiro passo para a sua organização, você já pode preencher uma planilha master de onde as tarefas serão distribuídas.

Se tem alguma dúvida sobre a melhor metodologia de gestão de projetos, confira mais neste post.

Como alcançar produtividade em planilhas timesheet

O recomendado é que cada funcionário preencha sua planilha por dia, dessa forma o tempo gasto nessas tarefas será mais preciso. Entretanto sabemos que muitas vezes essa tarefa é deixada para o final da sexta-feira e os valores de horas alocadas são estimados – e nem sempre reais.

Mas, se você acha que ainda não está preparado para uma ferramenta de controle de tempo, que gere timesheet automático e com possibilidade do time apertar um play para o registro do tempo, você pode dar o primeiro passo com a planilha manual. Para facilitar sua gestão, é possível conectar suas planilhas usando o Sheetgo. Trata-se de um recurso de automação para economizar seu tempo.

>> Leitura recomendada: Timesheet automático te ajuda a não protelar compromissos

Planilhas conectadas: primeiro passo para automação

A produtividade e a colaboração num time dependem de acesso rápido e compartilhado das informações. Abaixo te oferecemos um kit modelo composto por duas planilhas, uma de gestão de projetos e outra para os funcionários preencherem com suas informações:

>> Timesheet colaboradores

>> Timesheet gestor

A integração das informações é feita através Sheetgo, que permite conectar dados entre planilhas no Google Drive e garante rastreabilidade e atualização automática dos dados.

Copie as planilhas em seu Google Drive e siga as instruções descritas nelas para configurá-las.

Segundo passo: automatize sua gestão com o Runrun.it

Se você já passou da etapa de gerenciar suas equipes por planilhas, ou sua equipe é muito grande e seu trabalho seria infinito, está na hora de automatizar algumas tarefas – principalmente o registro do tempo investido nos projetos por cada colaborador.

Agora, o próximo passo é a automação completa! Se você está aqui é porque precisa ir além, ou provavelmente está passando por um dos problemas abaixo:

1. Seus colaboradores não registram o tempo corretamente no timesheet, o que prejudica a mensuração dos gastos envolvidos em cada projeto e cliente.

2. Com os dados pouco confiáveis do item anterior, o mapeamento dos seus custos é ou muito superficial ou quase inexistente.

3. Você tem muitas tarefas para gerenciar e muitos envolvidos nos projetos. Para piorar, tem muitos projetos acontecendo ao mesmo tempo, e sua planilha do Google Drive está estourando o limite de 2.000 linhas – ou seja, você tem que trabalhar com várias planilhas ao mesmo tempo e simplesmente integrá-las não está dando conta. Você está mais perdendo tempo do que gerenciando o trabalho.

4. Você não consegue visualizar o projeto numa linha do tempo, e não entende quanto esforço ainda será necessário para finalizá-lo.

5. Você precisa de relatórios com vários dados de um projeto para prestar contas para o cliente ou para a diretoria, e é preciso fazer tudo “na unha”, o que toma tempo demais.

O Runrun.it é completo o bastante para solucionar todos os problemas acima, já que tem, entre seus recursos:

  • Time tracking integrado: você distribui as tarefas para a equipe e, quando cada um for começar a trabalhar, basta clicar no “play”. O sistema, então, registra o tempo investido em cada tarefa, projeto e cliente.
  • Com o registro acima, o sistema é capaz de informar se um projeto está dentro do prazo estipulado e se ele tende a ultrapassar esse prazo, além disso, se a velocidade de entrega das tarefas do projeto está saudável.
  • O gestor pode incluir no sistema o custo por hora de cada colaborador. Isso gera um relatório de custos por projeto e cliente a partir das horas trabalhadas. Da mesmo forma que o prazo, o Runrun.it calcula os custos orçados x realizados x previstos.
  • Não existe limite para o cadastro de tarefas, projetos e clientes no Runrun.it. Além disso, a ferramenta é bem fácil de usar.
  • O Runrun.it tem um índice de desempenho individual chamado RR-Rating, calculado a partir de pontos e pesos configurados pelo administrador da conta. Isso mostra quem entrega mais e melhor na sua equipe, e também indica quem precisa de orientação ou treinamento.
  • Além da página de um projeto, que reúne todas as tarefas relacionadas a ele (abertas, em desenvolvimento e entregues), os envolvidos e informações de prazo e custo, o Runrun.it oferece um Gantt por responsável, cliente, projeto e equipe.
  • Também é possível visualizar a lista de tarefas de cada usuário em modo calendário.
  • A planilha Timesheet por Cliente é o famoso timesheet já pronto para ser usado da forma que você preferir.

Ficou curioso para saber como automatizar sua gestão pode ser fácil e eficiente? Teste o Runrun.it agora mesmo, é grátis: http://runrun.it

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