Primeiros passos para começar a gestão de tempo do seu time – do timesheet à automatização

Primeiros passos para começar a gestão de tempo do seu time – do timesheet à automatização

O que você vai ler neste artigo:

 

Você com certeza já ouviu a frase “tempo é dinheiro”. Isso apenas prova que a gestão deste recurso é fundamental para controlar a produtividade das empresas, o volume de entregas e claro, os lucros.Porém, como obter esses dados de forma precisa? A resposta é bem simples: com uma planilha de horas trabalhadas ou timesheet.

O que é um timesheet?

O timesheet é um recurso utilizado para acompanhar e medir quanto tempo você e sua equipe demoram para concluir uma determinada demanda, ou um projeto. Basicamente, o que cada colaborador deve fazer é registrar quanto tempo foi investido em cada etapa do trabalho, até a finalização, incluindo a data, para calcular as horas trabalhadas.

Como abordaremos a seguir, existem alguns tipos de timesheet que você pode utilizar.

Mas é importante ressaltar que a maneira escolhida deve ser aderida por toda a equipe e que os dados sejam precisos. Do contrário, você corre o risco de obter dados que não correspondem com a realidade e, assim, tomar decisões erradas. Lembre-se sempre: é melhor não ter dados do que ter dados errados.

Por que usar um timesheet é tão importante?

O controle do tempo investido por uma equipe, o timesheet, é um desafio para qualquer gestor, não apenas para avaliar custos de alocação de recurso em projetos, mas também para a gestão do projeto como um todo, garantindo foco nas tarefas prioritárias em determinado estágio do projeto e a entrega do resultado no prazo para o cliente.

  • Avaliação do tempo investido:

O importante é ter em mente que você será capaz de mensurar o esforço investido nas demandas, tendo controle do tempo que elas demoraram para serem concluídas, se existe algum tipo de tarefa levando mais tempo do que o esperado para ser feita, se há algum colaborador ou equipe trabalhando mais, ou menos, do que outros etc. O que pode te ajudar a descobrir como ser mais produtivo.

  • Melhorar o planejamento:

Como gestor(a), será possível aperfeiçoar o seu planejamento e qualificar melhor o tempo da equipe, eliminando atividades que gastam muito tempo e não trazem um retorno satisfatório. Além disso, será capaz de antecipar imprevistos, evitando atrasos e possíveis momentos de “caos” na equipe. Assim, ninguém precisa sair correndo ou fazer horas extras para entregar um job.

  • Mensuração dos custos:

Por fim, mas não menos importante, você vai conseguir avaliar os custos de cada projeto e assim melhorar a precificação de serviços. Isso porque, ao invés de cobrar um valor mensal

fixo por cada projeto, você vai conseguir precificar o seu trabalho por hora, garantindo que os custos com a produção e o valor hora/homem de cada colaborador envolvido com o projeto não fiquem de fora da conta.

Agora que você já sabe o que é e qual a importância de um Timesheet vamos colocar a mão na massa, ou melhor, nas planilhas!

Desvendando o Timesheet 

Quer aprender a extrair dados importantes para a sua empresa através de um Timesheet? Assista ao vídeo abaixo:

Primeiros passos para aplicar um Timesheet

A forma mais simples e corriqueira de se iniciar esse controle é através de planilhas, onde é possível descrever os projetos e tarefas associadas e definir o responsável por elas.

Você pode escolher a forma como vai gerenciar sua equipe e projetos, e a mais básica de todas começa com uma reunião para definir as tarefas associadas e seus responsáveis. Como primeiro passo para a sua organização, você já pode preencher uma planilha master de onde as tarefas serão distribuídas.

Nessa reunião, você, como gestor(a), já deve deixar claro quais são os objetivos da implantação de um timesheet para a equipe. Isso porque a maioria dos colaboradores pode se sentir vigiado, inseguro e pressionado a reduzir o tempo de execução das tarefas, o que pode prejudicar a aderência ao registro das horas. Deixe claro que os benefícios serão para todos, acarretando na melhora da distribuição de demandas e facilitando o reconhecimento do trabalho bem feito.

Se tem alguma dúvida sobre a melhor metodologia de gestão de projetos, confira mais neste post.

Como melhorar a sua produtividade com planilhas timesheet

O recomendado é que cada funcionário preencha sua planilha por dia. Dessa forma, o tempo gasto nessas tarefas será mais preciso. Entretanto sabemos que muitas vezes essa tarefa é deixada para o final da sexta-feira e os valores de horas alocadas são estimados – e nem sempre reais.

Mas, se você acha que ainda não está preparado para uma ferramenta de controle de tempo, que gere timesheet automático e com possibilidade do time apertar um “Play” para o registro do tempo, como o Runrun.it, você pode dar o primeiro passo com a planilha manual. Para facilitar sua gestão, é possível conectar suas planilhas usando o Sheetgo. Trata-se de um recurso de automação para economizar seu tempo.

>> Leitura recomendada: Timesheet automático te ajuda a não protelar compromissos

Planilhas conectadas: primeiro passo para automação

A produtividade e a colaboração num time dependem de acesso rápido e compartilhado das informações. Abaixo te oferecemos um kit modelo composto por duas planilhas, uma de gestão de projetos e outra para os funcionários preencherem com suas informações:

>> Timesheet colaboradores

>> Timesheet gestor

A integração das informações é feita através Sheetgo, que permite conectar dados entre planilhas no Google Drive e garante rastreabilidade e atualização automática dos dados.

Copie as planilhas em seu Google Drive e siga as instruções descritas nelas para configurá-las.

Segundo passo: automatize seu timesheet com o Runrun.it

Se você já passou da etapa de gerenciar suas equipes por planilhas, ou sua equipe é muito grande e seu trabalho seria infinito, está na hora de automatizar algumas tarefas – principalmente o registro do tempo investido nos projetos por cada colaborador. Agora, o próximo passo é a automação completa!

Riscos de não ter um timesheet 100% automatizado

Se você está aqui é porque precisa ir além, ou provavelmente está passando por um dos problemas abaixo:

1. Seus colaboradores não registram o tempo corretamente no timesheet, o que prejudica a mensuração dos gastos envolvidos em cada projeto e cliente.

2. Com os dados pouco confiáveis do item anterior, o mapeamento dos seus custos é ou muito superficial ou quase inexistente.

3. Você tem muitas tarefas para gerenciar e muitos envolvidos nos projetos. Para piorar, tem muitos projetos acontecendo ao mesmo tempo, e sua planilha do Google Drive está estourando o limite de 2.000 linhas – ou seja, você tem que trabalhar com várias planilhas ao mesmo tempo e simplesmente integrá-las não está dando conta. Você está mais perdendo tempo do que gerenciando o trabalho.

4. Você não consegue visualizar o projeto numa linha do tempo, e não entende quanto esforço ainda será necessário para finalizá-lo.

5. Você precisa de relatórios com vários dados de um projeto para prestar contas para o cliente ou para a diretoria, e é preciso fazer tudo “na unha”, o que toma tempo demais.

Você está a um passo de dados reais

O Runrun.it é um software de gestão do trabalho e fluxo de tarefas, completo o bastante para solucionar todos os problemas acima, já que tem, entre seus recursos:

  • Time tracking integrado:

Você distribui as tarefas para a equipe e, quando cada um for começar a trabalhar, basta clicar no “play”. O sistema, então, registra o tempo investido em cada tarefa, projeto e cliente. Com esse registro, o sistema é capaz de informar se um projeto está dentro do prazo estipulado e se ele tende a ultrapassar esse prazo, além disso, se a velocidade de entrega das tarefas do projeto está saudável.

  • Custo:

O gestor pode incluir no sistema o custo por hora de cada colaborador. Isso gera um relatório de custos por projeto e cliente a partir das horas trabalhadas. Da mesmo forma que o prazo, o Runrun.it calcula os custos orçados x realizados x previstos.

  • RR-Rating:

O Runrun.it tem um índice de desempenho individual chamado RR-Rating, calculado a partir de pontos e pesos configurados pelo administrador da conta. Isso mostra quem entrega mais e melhor na sua equipe, e também indica quem precisa de orientação ou treinamento.

  • Controle do projeto:

Além da página de um projeto, que reúne todas as tarefas relacionadas a ele (abertas, em desenvolvimento e entregues), os envolvidos e informações de prazo e custo, o Runrun.it oferece um Kanban inteligente (RR-Board®), onde você consegue visualizar com exatidão quantas tarefas estão em cada etapa do projeto.

  • Dashboard:

Para acompanhar os seus dados em tempo real você pode utilizar o nosso Dashboard. Aqui você vai pode visualizar as horas registradas em cada projeto e por colaborador, de acordo com a jornada cadastrada.

    • Timesheet por Cliente:

A planilha Timesheet por Cliente é o famoso timesheet já pronto para ser usado da forma que você preferir, e você consegue determinar um período antes de baixá-lo.

 

Tabelas dinâmicas: como cruzar dados a partir do timesheet

No tópico acima, falamos sobre a planilha Timesheet por Cliente, que faz parte de um dos relatórios disponibilizados pelo Runrun.it. Quando um usuário dá o “Play” em uma tarefa, o tempo começa a ser contabilizado e o resultado é uma tabela que compila todas as informações necessárias para você fazer a análise da sua empresa! Ela inclui informações como tarefa, responsável, projeto, cliente, horas trabalhadas, tipo de tarefa e datas.

A partir desses dados, você consegue criar tabelas dinâmicas, que nada mais são do que o cruzamento dos dados obtidos pelo timesheet, ou seja, as respostas para as suas perguntas. É possível, por exemplo, agrupar quantas horas foram trabalhadas por pessoa em cada cliente em determinado período.

Assim, você saberá quanto tempo foi investido em cada cliente, projeto e tarefa. Qual equipe demorou mais tempo para completar uma demanda, qual colaborador foi mais, ou menos, produtivo. Se você está gastando muito tempo com retrabalho, reuniões e tarefas que não são muito relevantes, por exemplo.

Como fazer uma tabela dinâmica (ou pivot) no Excel:

1. Selecione as células da planilha que você deseja (normalmente, a planilha inteira);
2. Clique em inserir tabela dinâmica (ou pivot, em inglês);

timesheet tabela dinamica
3. Arraste para os quadros de coluna e linha os dados que você deseja cruzar. Por exemplo: saber quantas horas foram investidas por equipe em cada projeto. Atenção: É possível fazer inúmeros cruzamentos;

timesheet tabela dinamica
4. Arraste “Total de horas” em “Valores”. Depois clique sobre ele, escolha “Configuração do Campo de Valor” e depois em “Soma”,

timesheet tabela dinamica

5. Pronto! Agora você tem a quantidade de horas trabalhadas por equipe em cada projeto no período selecionado ao baixar o relatório!

timesheet tabela dinamica

Agora é só usar esses dados para tomar decisões e aumentar a produtividade da sua empresa.

Time tracking integrado com o Runrun.it

Ficou curioso para saber como automatizar sua gestão pode ser fácil e eficiente? Quer dados precisos que vão te ajudar a melhorar a gestão da sua empresa e alocação de tarefas e colaboradores?

Venha para o Runrun.it! Através do nosso sistema de Time tracking integrado fica muito mais simples acompanhar o registro das horas para realocar demandas, antecipar imprevistos e claro, obter dados precisos com mais facilidade, sem precisar desbravar planilhas infinitas. Teste o Runrun.it agora mesmo é grátis: http://runrun.it

*Post produzido em parceria com a Sheetgo

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