Tenha uma equipe de alta performance com colaboração no trabalho

Tenha uma equipe de alta performance com colaboração no trabalho

Inovação, alta produtividade e satisfação são os principais reflexos das colaboração no trabalho corporativo. 

Isso porque esse método de gestão de equipes baseado na intersecção de cooperação e organização evita o isolamento dos funcionários em silos, estimulando a participação de todos nos projetos realizados, bem como na distribuição de reconhecimento com os resultados alcançados.

Aprenda como levar a colaboração no trabalho para a sua empresa neste artigo completo.

 

O que é colaboração no trabalho?

O propósito de conceito de colaboração no trabalho é universalmente conhecido como sendo a capacidade de encorajar as pessoas a atuarem em conjunto para um objetivo comum. 

Ou seja: colaboração no trabalho é um empenho mútuo e sincrônico que organiza as pessoas de maneira coordenada para que juntas encontrem a solução de um problema. 

Desta forma, colaboração se difere de cooperação, pois na concepção desta cada um é responsável por uma parte da solução do problema, e o seu desdobramento não necessariamente ocorre de modo sincrônico e coordenado.

Apesar dessa distinção, o método de trabalho sempre ocorre em duas esferas, uma isolada, na qual as pessoas conhecem a situação, organizam as informações de seu modo e movimentam-se em direção de experimentos. E a segunda esfera é a colaborativa, em que as partes envolvidas se reúnem para avançar na solução do problema com trocas de ideias, novas informações etc.

Mesmo com a existências desses dois campos, é preciso ressaltar que a colaboração no trabalho acontece mesmo na esfera isolada quando as pessoas ainda conseguem acompanhar o desenvolvimento das tarefas do grupo.

Na prática, por exemplo, quando um novo projeto é criado no gerenciador de trabalho Runrun.it, tarefas e subtarefas são delegadas à equipe que hora trabalhada isolada e hora em conjunto, mas através do modo de visualização dos Quadros é possível acompanhar o todo para assim contribuir ou pedir ajuda. 

Por isso, a colaboração no trabalho é tanto um processo quanto um estado. Confira a seguir a importância de estimular a colaboração na sua equipe e empresa.

Importância da colaboração no trabalho

Para construir um ambiente colaborativo é preciso que exista dois eixos de colaboração, o formal e o informal. 

O primeiro se refere aos aspectos materiais que fomentam a colaboração no trabalho, como o uso de ferramentas de gestão colaborativas como o Runrun.it

Já o informal está inscrito na cultura organizacional, que sedimenta fatores de linguagem e estética em torno da colaboração.

Se nenhum desses eixos estiver presente na organização, a colaboração no ambiente de trabalho acontece de maneira superficial, como considerar educado responder de forma informativa quando a ajuda for requisitada, mas não porque essa postura é valorizada dentro da empresa. 

Logo, essas micro-ações de colaboração estão suspensas a momentos específicos e podem flutuar de acordo com a saída e entrada de funcionários. 

Por isso, a importância de fortalecer a colaboração no ambiente de trabalho, está em:

  • Linguagem clara: a sua equipe pode não concordar em tudo, mas toda a comunicação estará sedimentada na capacidade de estruturar o processo criativo, o fluxo de ideais e o objetivo comum de maneira clara, assim conflitos desnecessários são evitados.
  • Profundidade: a troca de ideias e informações de modo vertical aumenta a profundidade das pessoas sobre os assuntos dos problemas enfrentados, da mesma forma os projetos só recebem o status de concluídos quando todas as dúvidas e incertezas são suplantadas.
  • Eficiência: a capacidade de autogestão em distribuir o tempo, definir prioridades e montar o planejamento passa por critérios de eficiência no trabalho colaborativo. Isso porque importa menos o tempo que as pessoas trabalham juntas e mais as formas como colaboram para o alcance dos resultados de modo interdependente.  
  • Positividade: nem todos os projetos da equipe ocorrerão sem conflitos e desentendimentos, mas a colaboração no trabalho fomenta um sentimento de superação na equipe para aprender com os erros e construir uma relação duradoura de companheirismo. 
  • Confiança: os colaboradores se sentem seguros e encorajados a contribuírem com suas ideias e competências
  • Responsabilidade: as pessoas estão inclinadas a serem mais responsáveis quando compreendem o impacto do seu trabalho para o todo do projeto e ao verem o comprometimento dos demais para que ela mesma alcance suas metas. 
 

A partir desses pontos, podemos ver que a colaboração no trabalho é um estado de comprometimento à atuação presente e futura que ganha consistência em um processo que confere certo nível de autonomia e direções.

Descubra abaixo como ser uma pessoa colaborativa no trabalho.

Descubra como colaborar no ambiente de trabalho

Até os anos 90, a competição guiava a conduta de pessoas e organizações na esfera corporativa. Mas esse modelo de gestão já foi reestruturado para um que privilegiasse comportamentos de colaboração e cooperação. 

No entanto, é preciso distinguir que para a colaboração no trabalho ser efetiva é necessário a existência de ações de nível organizacional e individual. 

Ambos os atores têm motivos claros e imediatos para investir na colaboração. A empresa ganha em maior retenção de talentos, profissionais mais bem preparados e melhores decisões. Já para os colaboradores existe a capacidade de benchmark, crescer dentro da organização e ter a oportunidade de atuar em novas e diferentes funções sem enfrentar burocracias. 

Diante disso, preparamos dicas práticas voltadas para como empresas e pessoas podem fomentar a colaboração no trabalho, e em quais aspectos o Runrun.it pode contribuir.

1. Boa capacidade de gestão de projetos

Ser um bom gestor na atualidade exige indiscutivelmente a habilidade de gestão de projetos, o que é também o ponto inicial para que haja colaboração no trabalho. 

Isso porque o método oferece condições para que as principais competências dos colaboradores sejam alocadas nas tarefas certas, logo existe a perspectiva de que se é capaz de contribuir verdadeiramente nos projetos. 

Além disso, é preciso que o planejamento do projeto conceda espaços para que as pessoas colaborem em reuniões, interações e documentação das descobertas para que exista de fato o aprofundamento das relações e dos temas em torno do projeto. 

Para fazer isso com o Runrun.it, utilize o recurso de gráfico de gantt, que apresenta de modo linear e cronológico as tarefas do projeto. Assim, você consegue definir com mais assertividade intervalos entre as tarefas para a equipe debater o andamento da demanda. 

Ademais, esse recurso conta com a visão da capacidade dos colaboradores, que indica de maneira intuitiva o volume de trabalho para o dia. Em relação à colaboração, essa visibilidade é importante porque os momentos de trocas de ideias costumam ser deixados para segundo plano – muitas vezes só se sinaliza problemas quando eles estão insustentáveis. 

Logo, desencavalar a pauta dos funcionários e prever de maneira disciplinar conversas em torno das possíveis barreiras é um caminho para que a sua equipe tenha a cultura de colaborar. 

>> Leitura recomendada: Gestão colaborativa: por que a sua empresa precisa abraçar essa prática

2. Tenha um lugar comum para a comunicação

Esse talvez seja o item mais óbvio e com mais desafios da lista. Isso porque as equipes tendem a se comunicar e trabalhar com muitas plataformas, fragmentando a informação e consequentemente frustrando a colaboração no trabalho.

Pense que a meta da colaboração é fornecer informações úteis para a execução do trabalho de todos enquanto sua própria parte no projeto é realizada. 

Visto dessa forma, quando você torna pública todas as ações da demanda, os demais membros da equipe conseguem pensar sobre o impacto de suas próprias atividades para tomar decisões e colaborar.

De modo prático, seguimos no exemplo mais comum para a realidade de agências de marketing: a aprovação dispersa de materiais. 

Muitas vezes o envio de peças e feedback de clientes acontece por vias informais e particulares, como WhatsApp. 

Se a resposta for positiva, o trabalho segue em sua continuidade plena, caso for o oposto, o cliente rejeitou, existe o tempo de refação e reflexão sobre o porquê da negativa. Essa informação serve de instrumento para a melhora contínua das entregas. 

Para manter todos na mesma página sobre essas ações, o Runrun.it conta com uma funcionalidade exclusiva em que pessoas externas à conta podem aprovar e reprovar materiais de maneira simples e desburocratizada.

Basta, compartilhar os anexos da tarefa com o e-mail de usuários convidados que o material (em qualquer formato) será enviado para aprovação, que além dessa ação pode comentar e colaborar com a melhoria da entrega, conforme o exemplo abaixo.

3. Crie junto e faça mentorias

Em seguida à comunicação transversal, outro ponto importante para promover a colaboração é formar duplas de trabalho que compartilham o mesmo objetivo de entrega. 

Dessa maneira, as pessoas conseguem trocar ideias e informações durante todo o processo de execução. Para fortalecer essa ação, o ideal é oportunizar mentorias entre esses colaboradores, para que haja momentos e reuniões dedicadas exclusivamente ao fortalecimento profissional a partir da troca de experiências. 

4. Estabeleça metas colaborativas

As mentorias nos levam a discutir também as metas estabelecidas pela empresa. Para ter colaboração no trabalho é essencial instituir objetivos macro que necessitem do engajamento completo da equipe, ao invés de pregar o individualismo.

A definição de metas é a principal fonte de informação formal sobre a perspectiva da empresa. Assim se existe a tendência estabelecer e avaliar as entregas somente pelo prisma da capacidade individual, certamente os colaboradores se voltarão para o próprio trabalho sem compartilhar informações, ideias e recursos com os demais. 

Isso porque ao fazer esses movimentos, existem investimentos de energia, se o colaborador é levado a entender que isso não é considerado na sua avaliação, irão investir energia para melhorar suas entregas unicamente.

Em vista disso, existem metodologias de gestão de objetivos que são colaborativas. A mais comum é a OKR (Objective Key Results) que define metas macro ao setor que para serem alcançadas exigem comprometimento colaborativo. 

Como você pode ver, as maneiras de fortalecer a colaboração no trabalho indeferem o modelo de atuação, seja ele remoto, híbrido ou presencial, e quanto tempo as pessoas passam juntas, pois o que define a capacidade de colaboração é: conduta do gestor, abertura de espaços para trocar ideias e adoção de ferramentas colaborativas como Runrun.it e OKR.

Exemplos de colaboração no trabalho

Para entender na prática o valor da colaboração no trabalho, bem como adotá-la, confira esses exemplos a seguir:

Custa caro não colaborar

Uma grande companhia de seguros desenvolveu uma série de produtos para atender às necessidades de um cliente. Mas, conforme os produtos foram lançados, ficou evidente que as equipes de desenvolvimento de produto e de marketing não trabalharam com as equipes de TI e de atendimento, que deveriam defender os produtos.

Essas equipes conheciam a estratégia geral da empresa, mas não foram incluídas no planejamento e na tomada de decisões deste produto em especial. O resultado foi que os clientes sofreram com atrasos e erros, os call centers não estavam preparados para certas perguntas e o custo total dos novos produtos acabou sendo muito maior do que o esperado.

Informação e pessoas acessíveis gera economia de tempo

Uma empresa global de manufatura decidiu personalizar um componente do seu produto para um dos seus principais clientes. Para isso, era preciso uma grande mudança de design, que afetava também a eletrônica, a refrigeração, a energia, o peso, os preços e a entrega do produto.

Embora cada time tenha concordado em assumir as mudanças que os afetavam, todos trabalharam de forma independente e com prazos diferentes. O que não perceberam foi que os ajustes de cada time desencadeavam novos ajustes de outros, e isso levou a um ciclo contínuo de alterações no projeto.

Passados 18 meses, o projeto só foi finalizado depois que a gerente de produto reuniu as pessoas chave de todas as áreas críticas em um encontro de dois dias.

Análise do expert em colaboração no trabalho

O conselheiro de líderes Ron Ashkenas conta que, acredite você ou não, os gestores dessas duas empresas haviam passado por vários tipos de treinamento sobre colaboração no trabalho em equipe. No entanto, confundiram real colaboração com um comportamento educado.

Na companhia de seguros, os desenvolvedores de produtos mantiveram a administração e o atendimento ao cliente informados, mas não se envolveram em um esforço conjunto.

Já na empresa de manufatura, a bola de neve foi passando de equipe em equipe com o pressuposto de que todas as peças se encaixariam. Cada um acreditava que a solução final seria encabeçada por alguém – que não existia.

Ashkenas afirma que a maioria dos gestores é cooperativa, amigável e está disposta a compartilhar, mas peca na capacidade e na flexibilidade de alinhar metas e recursos com suas equipes, em tempo real.

Por vezes, o problema começa no topo da organização, quando os líderes seniores não sincronizam suas estratégias e medidas de desempenho com seus subordinados. 

Mas o desafio mais comum ainda está na colaboração no trabalho com chefes de departamento, que deveriam manter todos no time alinhados em vez de esperar que o problema chegue aos líderes seniores para tomar uma decisão.

Quer fortalecer a colaboração no trabalho você também? Então, te convidamos a adotar o Runrun.it, um gerenciador de tarefas e projetos reconhecido por sua flexibilidade e recursos colaborativos entre o time, equipes, clientes e fornecedores. Teste grátis por 15 dias: https://runrun.it/

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