Gestão do trabalho remoto: equipes engajadas e projetos transparentes

Gestão do trabalho remoto: equipes engajadas e projetos transparentes

Os tempos definitivamente estão mudando. Hoje em dia, é possível que uma pessoa seja extremamente produtiva sem sequer sair da cama durante o dia todo – o que era impensável poucas décadas atrás. Isto ocorre, claro, graças aos avanços da tecnologia, que vem transformando smartphones, notebooks, tablets e outros dispositivos em verdadeiros escritórios virtuais. Mas, e para o gestor de pessoas que exercem o trabalho remoto? Como é que essa nova configuração funciona? Como monitorar as atividades e garantir que as entregas cumprirão o que foi planejado? É exatamente disso que vamos tratar aqui.

O assunto, aliás, sempre volta à pauta. Só para ficarmos em dois exemplos: este artigo traz informações sobre escritório virtual, e este conta tudo o que você precisa saber sobre webmeetings.

No entanto, agora vamos explorar o outro lado deste cenário. Vamos compartilhar dicas e ferramentas de gerenciamento de atividades a distância, para você administrar melhor quem você não está vendo. Afinal, as coisas estão mudando para valer: novas políticas vêm sendo adotadas para estimular a prática do trabalho remoto – que deve intensificar-se ainda mais daqui em diante.

Como gerenciar o trabalho remoto do seu time?

Existem alguns mitos sobre a gestão do trabalho remoto. Um deles prega que, para administrar um time a distância, é necessário um conjunto de habilidades muito diferentes daquele de um gestor presencial.

Mark Mortensen, professor de Comportamento Organizacional do INSEAD, contesta a afirmação. Neste artigo da HBR, ele afirma que os trabalhadores remotos “são pessoas como quaisquer outras, trabalhando em uma organização para que as coisas sejam feitas. E que devem ser gerenciados como tais”.

Isso posto, Mortensen conta que gestores devem dedicar um esforço extra para cultivar uma dinâmica positiva no time, de modo a assegurar que esses colaboradores remotos sintam-se conectados aos que não o são. O pensamento de Keith Ferrazzi, fundador da consultoria de pessoas Ferrazzi Greenlight, vai no mesmo sentido. Para ele, o gestor de equipes remotas deve demonstrar uma “abordagem proativa”.

E os dois especialistas compartilham dicas importantes para que a gestão do trabalho remoto seja desenvolvida com eficiência:

Defina as expectativas e as regras

“Como o gestor, você precisa, de antemão, deixar claras as expectativas e estabelecer regras para as formas como as interações vão ocorrer”, afirma Ferrazzi. Caso contrário, o fracasso será certo. O especialista recomenda que você “estabeleça linhas de prestação de contas bem definidas”, o que pode ser feito por meio de revisões periódicas (semanais, mensais etc) dos objetivos estabelecidos para o projeto.

Além disso, você deve manter um monitoramento regular das atividades. E pode contar com uma ferramenta de gestão como o Runrun.it para isso, uma vez que, com ele, você sabe exatamente em que pé está cada tarefa realizada pelo colaborador remoto, e quanto tempo falta para que seja concluída. Mark Mortensen, por sua vez, lembra da importância das métricas: “assegure-se de que as métricas que você está usando no trabalho remoto são as mesmas adotadas para o resto do time. Os trabalhadores a distância precisam saber que não estão sendo tratados diferentemente”.

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Organize um cronograma de encontros presenciais

De acordo com os especialistas, não há regras sobre o quão frequentes devem ser os encontros presenciais entre você e a equipe remota. Mas a orientação enfática é a de que você encontre com eles presencialmente com regularidade, principalmente nos primeiros estágios dos projetos.

Mark Mortensen conta que, “se você puder encontrá-los onde eles estão quando começarem um trabalho, isso será muito importante”. Ver as pessoas cara-a-cara ajuda a estabelecer o tom e dá, aos envolvidos, uma sensação de conforto pela relação que se inicia. Assim sendo, planeje encontros com periodicidade definida – bimestralmente, por exemplo.

Estimule a comunicação

Já Keith Ferrazzi afirma que uma das chaves para gerenciar o trabalho remoto é estabelecer uma “cadência na comunicação” – incluindo o quão rapidamente os colaboradores deverão responder a e-mails, por exemplo, além de quais passos constituirão o fluxo de trabalho, e em quais dias da semana as ligações de check-point ocorrerão.

Ferrazzi é categórico: “se você, como gestor, não criar canais de comunicação bons e transparentes, o colaborador remoto vai se sentir ‘livre’ e, bem, ‘esquecido’”. É preciso considerar, também, as diferenças no fuso horário, caso a equipe tenha grandes diferenças de geolocalização. Uma saída é marcar as reuniões em um cronograma rotativo, de modo que nenhum colaborador remoto se sinta prejudicado pelos horários.

O Runrun.it também pode te auxiliar em todos esses processos, porque a ferramenta formaliza a comunicação. Com ele, todos os comentários relativos a tarefas ficam registrados, a sequência de responsáveis ajuda na transferências de responsáveis por uma mesma tarefa e a opção de “solicitar aprovação” ajuda a automatizar a comunicação com o gestor.

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Familiarize-se com os funcionários remotos

Construir confiança e familiaridade com quem realiza trabalho remoto requer que você, como gestor, conheça-os pessoalmente. É uma iniciativa que faz parte daquele “esforço extra” a que Mark Mortensen referiu-se antes.

Ele sugere que você reserve os primeiros minutos de cada ligação ou videoconferência para conhecer melhor seus interlocutores por meio de “conversa fiada”. “Você pode conversar sobre coisas que geralmente são debatidas no ambiente de trabalho – planos para o final de semana, crianças ou o jogo da noite anterior”. Pode parecer um gesto ínfimo, mas faz toda a diferença para quem está longe do time.

Por último: faça com que se sintam parte de um todo

Falando em time, a distância física pode criar uma sensação de “nós VS eles” em quem está afastado. Mortensen afirma que é fundamental que você “observe a linguagem que usa quando conversar sobre trabalhadores remotos, e certifique-se de que não vai criar aborrecimentos dentro da equipe”.

Concentre-se no que você e seus funcionários têm em comum – objetivos organizacionais, por exemplo. Lembre-se também que times remotos podem se sentir invisíveis e que suas ações e esforços não estão sendo percebidos. Assim sendo, assegure-se de que os esforços deles também são reconhecidos perante toda a empresa. Você pode incentivá-los a usar o sistema de pontuação do Runrun.it, o RR-Rating, para que estejam sempre engajados em entregar mais e criar uma competição saudável. Teste grátis: http://runrun.it

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