Gestão do trabalho remoto: equipes engajadas e projetos transparentes

Gestão do trabalho remoto: equipes engajadas e projetos transparentes

O que você encontrará neste artigo:

 
Os tempos definitivamente estão mudando. Hoje em dia, é possível que uma pessoa seja produtiva sem sequer sair de casa – o que era impensável poucas décadas atrás. Isto ocorre, claro, graças aos avanços da tecnologia, que vem transformando smartphones, notebooks, tablets e outros dispositivos em verdadeiros escritórios virtuais. Mas, e para o gestor de pessoas que exercem o trabalho remoto? Como é que essa nova configuração funciona? Como monitorar as atividades e garantir que as entregas cumprirão o que foi planejado? E outra, como o trabalho remoto pode afetar a nossa vida pessoal? É exatamente disso que vamos tratar aqui.

O assunto sempre volta à pauta. Só para ficarmos em dois exemplos: este artigo traz informações sobre escritório virtual, e este conta tudo o que você precisa saber sobre webmeetings. O Runrun.it, afinal, é um sistema de gerenciamento de trabalho e tarefas que fornece e reporta custo e indicadores de desempenho dos colaboradores em tempo real, auxiliando o gestor no controle do trabalho remoto.
Por isso, vamos compartilhar dicas e ferramentas de gerenciamento de trabalho e atividades a distância, para você administrar melhor quem você não está vendo. Afinal, as coisas estão mudando para valer: novas políticas vêm sendo adotadas para estimular a prática do trabalho remoto. Porém, é importante ficar atento também às condições desse tipo de trabalho, para que a vida pessoal e o bem estar dos colaboradores não seja prejudicado.

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Percepções sobre o trabalho remoto

Trabalhar remotamente pode ser o sonho de muitos, que são atraídos pelas vantagens desse modelo de trabalho. Em uma pesquisa recente, realizada pela Buffer, 99% dos entrevistados gostariam de trabalhar remotamente em algum momento da carreira. As duas principais vantagens enxergadas por eles são: rotina flexível (40%) e a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar (30%).

Porém, em contrapartida, quando falamos das principais dificuldades enfrentadas pelos entrevistados que trabalham remotamente vemos que:

  • 22% afirmam que o trabalho remoto dificultou o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho;
  • 19% citam a solidão como um sentimento presente;
  • 43% tiram entre 10 e 15 dias de férias por ano;
  • 10% têm problemas para lidar com as distrações de casa;
  • 8% têm problemas de motivação,
  • 19% têm dificuldade para se comunicar e trabalhar em equipe.

 
O que a pesquisa sugere, é que a raiz da grande parte desses problemas está ligada, a alguns fatores, como:

  • O trabalho ficar em primeiro lugar:

Para entregar tudo que precisa, ou para atender às expectativas, os colaboradores acabam trabalhando por mais tempo, ocupando espaços que deveriam ser destinados ao lazer e ao descanso.

  • Isolamento:

Como está fora do escritório, o profissional perde informações importantes sobre a cultura da empresa e o convívio com o colegas, gerando um sentimento de insegurança em relação ao trabalho.

  • Falta de recursos:

Este ponto está relacionado ao ambiente físico do trabalho. Quando você não possui um lugar, em sua casa, que seja confortável, e acima de tudo, ergonômico, as suas opções podem ficar restritas a sua cama ou sofá. Ou seja, você vai passar longas horas na mesma posição, sem pausas para se alongar, o que pode te trazer lesões na coluna.

  • Falta de limite:

Se você trabalha de casa, pode ser difícil se desligar do trabalho e dedicar tempo para tarefas cotidianas e pessoais.

  • Estagnação:
  • Como estão fora das dinâmicas do escritório, das trocas de conhecimento e das oportunidades, os trabalhadores remoto podem se sentir estagnados, perdendo a confiança no próprio trabalho, acreditando estarem “perdendo seu valor” para a empresa.

Mas não se assuste! Isso não significa que seja impossível trabalhar remotamente ou gerenciar uma equipe dessa forma. Seguindo os passos a abaixo você, como gestor, pode acompanhar o trabalho do seu time e torná-lo mais saudável e equilibrado para todos.

Como gerenciar o trabalho remoto do seu time?

Existem alguns mitos sobre a gestão do trabalho remoto. Um deles prega que, para administrar um time a distância, é necessário um conjunto de habilidades muito diferentes daquele de um gestor presencial.

Mark Mortensen, professor de Comportamento Organizacional do INSEAD, contesta a afirmação. Neste artigo da Harvard Business Review, ele afirma que os trabalhadores remotos “são pessoas como quaisquer outras, trabalhando em uma organização para que as coisas sejam feitas. E que devem ser gerenciados como tais”.

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Isso posto, Mortensen conta que gestores devem dedicar um esforço extra para cultivar uma dinâmica positiva no time, de modo a assegurar que esses colaboradores remotos sintam-se conectados aos que não o são. O pensamento de Keith Ferrazzi, fundador da consultoria de pessoas Ferrazzi Greenlight, vai no mesmo sentido. Para ele, o gestor de equipes remotas deve demonstrar uma “abordagem proativa”.

E os dois especialistas compartilham dicas importantes para que a gestão do trabalho remoto seja desenvolvida com eficiência:

Defina as expectativas e as regras

“Como o gestor, você precisa, de antemão, deixar claras as expectativas e estabelecer regras para as formas como as interações vão ocorrer”, afirma Ferrazzi. Caso contrário, o fracasso será certo. O especialista recomenda que você “estabeleça linhas de prestação de contas bem definidas”, o que pode ser feito por meio de revisões periódicas (semanais, mensais etc) dos objetivos estabelecidos para o projeto.

Esta a pesquisa realizada pela Intel e pela Dell sobre o trabalho remoto no Brasil mostra a satisfação e o aumento da produtividade dos brasileiros em trabalhar remotamente.
Além disso, você deve manter um monitoramento regular das atividades. E pode contar com uma ferramenta de gestão como o Runrun.it para isso, uma vez que, com ele, você sabe exatamente em que pé está cada tarefa realizada pelo colaborador remoto, e quanto tempo falta para que seja concluída. Mark Mortensen, por sua vez, lembra da importância das métricas: “assegure-se de que as métricas que você está usando no trabalho remoto são as mesmas adotadas para o resto do time. Os trabalhadores a distância precisam saber que não estão sendo tratados diferentemente”.

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Organize um cronograma de encontros presenciais

De acordo com os especialistas, não há regras sobre o quão frequentes devem ser os encontros presenciais entre você e a equipe remota. Mas a orientação enfática é a de que você encontre com eles presencialmente com regularidade, principalmente nos primeiros estágios dos projetos.

Mark Mortensen conta que, “se você puder encontrá-los onde eles estão quando começarem um trabalho, isso será muito importante”. Ver as pessoas cara-a-cara ajuda a estabelecer o tom e dá, aos envolvidos, uma sensação de conforto pela relação que se inicia. Assim sendo, planeje encontros com periodicidade definida – bimestralmente, por exemplo.

Estimule a comunicação

Já Keith Ferrazzi afirma que uma das chaves para gerenciar o trabalho remoto é estabelecer uma “cadência na comunicação” – incluindo o quão rapidamente os colaboradores deverão responder a e-mails, por exemplo, além de quais passos constituirão o fluxo de trabalho, e em quais dias da semana as ligações de check-point ocorrerão.

Ferrazzi é categórico: “se você, como gestor, não criar canais de comunicação bons e transparentes, o colaborador remoto vai se sentir ‘livre’ e, bem, ‘esquecido’”. É preciso considerar, também, as diferenças no fuso horário, caso a equipe tenha grandes diferenças de geolocalização. Uma saída é marcar as reuniões em um cronograma rotativo, de modo que nenhum colaborador remoto se sinta prejudicado pelos horários.

O Runrun.it também pode te auxiliar em todos esses processos, porque a ferramenta formaliza a comunicação. Com ele, todos os comentários relativos a tarefas ficam registrados, a sequência de responsáveis ajuda na transferências de responsáveis por uma mesma tarefa e a opção de “solicitar aprovação” ajuda a automatizar a comunicação com o gestor.

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Familiarize-se com os funcionários remotos

Construir confiança e familiaridade com quem realiza trabalho remoto requer que você, como gestor, conheça-os pessoalmente. É uma iniciativa que faz parte daquele “esforço extra” a que Mark Mortensen referiu-se antes.

Ele sugere que você reserve os primeiros minutos de cada ligação ou videoconferência para conhecer melhor seus interlocutores por meio de “conversa fiada”. “Você pode conversar sobre coisas que geralmente são debatidas no ambiente de trabalho – planos para o final de semana, crianças ou o jogo da noite anterior”. Pode parecer um gesto ínfimo, mas faz toda a diferença para quem está longe do time.

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Por último: faça com que se sintam parte de um todo

Falando em time, a distância física pode criar uma sensação de “nós VS eles” em quem está afastado. Mortensen afirma que é fundamental que você “observe a linguagem que usa quando conversar sobre trabalhadores remotos, e certifique-se de que não vai criar aborrecimentos dentro da equipe”.

Concentre-se no que você e seus funcionários têm em comum – objetivos organizacionais, por exemplo. Lembre-se também que times remotos podem se sentir invisíveis e que suas ações e esforços não estão sendo percebidos. Assim sendo, assegure-se de que os esforços deles também são reconhecidos perante toda a empresa. Você pode incentivá-los a usar o sistema de pontuação do Runrun.it, o RR-Rating, para que estejam sempre engajados em entregar mais e criar uma competição saudável. Teste grátis: http://runrun.it

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