Troque o desperdício pela otimização do tempo com as webmeetings

Troque o desperdício pela otimização do tempo com as webmeetings

Quem já não saiu de uma reunião frustrado(a), sentindo que o tempo não foi bem aproveitado? E pior, tendo um monte de tarefas pendentes para fazer? Pois é, reuniões longas e sem foco podem ser um grande problema na vida de qualquer um que esteja interessado em produzir – seja gestor, seja colaborador. Por isso, tanto no mundo da gestão como fora dele, usar ferramentas e métodos que ajudem a otimizar o tempo pode ser uma decisão de muita sabedoria. A webmeeting, ou reunião online, sem dúvida, é uma dessas facilidades.

O que é e para que serve o webmeeting?

Trata-se, essencialmente, da transmissão ao vivo de informações, por meio de uma plataforma online. O formato pode ser utilizado para reuniões coorporativas, treinamento de equipes (multiplicação de informação em tempo real), educação a distância (EAD), lançamentos e demonstrações de produtos, congressos, seminários, workshops, palestras, feiras, leilões, mostras, festivais, eventos esportivos, coletivas de imprensa, relação com investidores (RI) e até transmissão de shows. Ufa! São mesmo muitas as possibilidades.

O webmeeting pode ser utilizado também para reunir membros de diferentes sedes da mesma empresa, por exemplo. Ou para que você se conecte a colaboradores home office. O fato é que, com uma reunião online, você encurta distâncias e ganha tempo.

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Como fazer uma webmeeting?

Hoje, é possível fazer uma reunião online por meio de diferentes plataformas ou serviços de comunicação. Serviços de chat online com chamada de voz e vídeo (Skype é o mais conhecido), serviços de chat que utilizam plataformas de relacionamento (como videoconferências pelo Messenger do Facebook ou WhatsApp), ou mesmo serviços específicos de algumas marcas, como o Facetime, que integra aparelhos celulares iPhones e computadores Macintosh.

As possibilidades são muitas. Inclusive, há ferramentas exclusivas para isso – como o Meetime, que oferece soluções via internet, telefone fixo e/ou celular para conferências online de qualquer natureza.

Quando fazer webmeetings?

Muitos assuntos de uma organização, sem dúvida, precisam ser resolvidos cara a cara. Por exemplo, conhecer um novo fornecedor, ou um novo cliente, pensar ou repensar estratégias, entre outros tópicos que precisam de avaliações presenciais.

Porém, algumas questões ligadas à rotina, como execução de tarefas, alinhamento e troca de ideias, podem acontecer perfeitamente via webmeeting.

Ou seja, é preciso identificar, dentro da sua cadeia produtiva, o que é essencial ser discutido presencialmente, e o que pode ser resolvido através de reuniões online.

>> Leitura recomendada: Controle de tarefas: Manual para reuniões mais produtivas

Cuidados ao realizar uma webmeeting proveitosa

Para qualquer reunião presencial, os cuidados com a apresentação, tanto do seu espaço quanto de você mesmo(a), são fundamentais. Para fazer um encontro online, mesmo que home office, também é preciso levar em consideração alguns pontos, como:

  • Ter certeza de que sua conexão (via internet ou telefone) esteja com boa qualidade;
  • Usar o seu microfone no modo mudo sempre que não estiver falando. Ruídos de fundo podem atrapalhar o foco e a concentração da conversa;
  • Tomar cuidado com as configurações do programa que você estiver usando. Cheque anteriormente seu microfone e a sua saída de som e imagem;
  • Posicionar sua câmera na altura de seus olhos. Evitar ângulos estranhos, muito altos ou muito baixos, que podem acabar distraindo quem está do outro lado.
  • Procurar estar com o local onde acontecerá sua webmeeting organizado, principalmente o que estiver em foco na tela. Procure também uma luz natural ou que seja adequada para a iluminação do ambiente;
  • Se estiver em uma conferência de grupo sem o uso de vídeo, não se esqueça de apresentar-se antes de falar, caso alguém não o faça antes;
  • Quando você estiver falando, tente falar olhando para a sua câmera, em vez de olhar para você mesmo falando. Olhos nos olhos sempre é uma forma de conseguir atenção e o engajamento do seu receptor.

 

Reuniões produtivas: check!

Já escrevemos aqui no nosso blog diferentes posts sobre como ter reuniões produtivas, e sempre cabe lembrar que, muitas vezes, trabalho de equipe e reuniões podem ser grandes rivais.

Tudo porque é comum que reuniões consumam um tempo precioso na execução das tarefas, e nem sempre trazem resultados.

Uma pesquisa da Microsoft, por exemplo, apontou que, das 45h de trabalho semanais, geralmente 29h são gastas em produção – ou seja, mão na massa; e 16h, gastas com reuniões improdutivas.

Para evitar que sua empresa siga esse padrão, antes de qualquer reunião, seja presencial ou online, é importante ter uma preparação. Pode parecer óbvio, mas, na prática, muita gente entra em uma reunião sem ter a mínima noção do que está fazendo lá.

Para evitar esse desperdício de tempo e dinheiro, comece analisando a necessidade da reunião convocada. Ou seja, tenha em mente o propósito do encontro e faça com que o mesmo seja claro para todos participantes. Definir objetivos e resultados esperados é uma ótima forma de começar o planejamento da sua reunião.

Regra dos 7 e controle do tempo

Antes de chamar todo mundo para discutir o assunto, pense em quem realmente é necessário estar lá. A Regra dos 7 sugere que o fato de ter mais do que sete pessoas reduz a chance de decisões serem tomadas em 10% para cada participante.

Compartilhar a pauta da reunião com antecedência é fundamental dentro do seu planejamento. E tornar a pauta visível durante a reunião ajuda a manter o foco no que é necessário.

Estipule também um tempo de começo e término. Estudos de casos apontam que 30 minutos são ideais para se discutir o que é prioritário. E claro, seja pontual para começar e terminar.

E para evitar aquela sensação “do que mesmo que estávamos falando?”, o pós reunião é muito importante. Produza um plano de ação e compartilhe com todos os envolvidos na reunião.

Use e abuse das ferramentas de gestão

Diminuir o número de reuniões e apostar em webmeetings planejadas é uma tendência na área de gestão para otimizar o tempo. Todos só têm a ganhar. E, com ferramentas que organizam e controlam as tarefas, essa otimização se torna ainda mais viável.

O Runrun.it faz exatamente isso: coloca todo o controle das tarefas nas suas mãos, além de permitir comunicação ágil com sua equipe. Assim, saem as reuniões desnecessárias e entra a produtividade. Faça o teste grátis agora mesmo: http://runrun.it

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2 thoughts on “Troque o desperdício pela otimização do tempo com as webmeetings

  1. Incrível da dificuldade para responder uma questão feita por vocês mesmos: “Como fazer uma webmeeting?”
    Hoje, é possível fazer uma reunião online por meio de diferentes plataformas …

    e no final, aonde esta a resposta à pergunta Como fazer uma webmeeting?
    > Como se cadastrar?
    > Como enviar os convites?
    > Tem que pagar?; Planos?; Quanto?; Qual forma de pagamento?

    1. Olá, Raciel. Nesse artigo, falamos sobre as webmeetings (ou calls) de uma forma mais geral. Sobre essas dúvidas que você tem, as condições vão variar de acordo com a ferramenta escolhida (Google Meet, Skype, Zoom etc).

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