8 documentos essenciais para o controle de projetos

8 documentos essenciais para o controle de projetos

Quando Pero Vaz de Caminha escreveu a famosa carta ao rei Dom Manoel, não imaginava que este fosse o primeiro status report das terras tupiniquins. Sim, o projeto havia saído do escopo inicial, mas a conclusão de uma etapa importante deveria ser registrada para que os stakeholders no Velho Continente continuassem com seu apoio. Deixando o paralelo histórico de lado, documentos não são apenas coisas de museu, fazem parte do dia a dia das empresas e são primordiais para um bom controle de projetos. Afinal, não há controle sem informação. E não há informação sem registro.

Listamos aqui neste artigo 8 documentos imprescindíveis para conduzir um projeto de sucesso. É importante que todos sejam redigidos de forma simples e clara, para não dar margem a diferentes interpretações. E a lista desses documentos pode ser alterada de acordo com as exigências do seu cliente, ou a especificidade do projeto.

O que dita quais documentos e que tópicos devem estar esmiuçados em cada documento é a complexidade e a dimensão de cada caso. Esta é uma lista generalista, mas que vai ajudar e muito o controle dos rumos.

>> Leitura recomendada: Gerente de projetos – o que é preciso para ser bom?

1. Termo de abertura do projeto

O primeiro documento necessário para uma gestão de projetos transparente reconhece formalmente a criação do projeto e pode ser um acordo formal ou contrato comercial. O termo de abertura esclarece aspectos relacionados ao contratante e ao contratado, como:

  • Nome do projeto;
  • Descrição sumária de objetivos gerais e necessidades atendidas;
  • Estudo de viabilidade;
  • Produtos do projeto (arquivos, palestras, treinamento, manuais, suporte, acompanhamento pós-lançamento);
  • Produtos intermediários (entregues no final de cada etapa, como relatórios, cronogramas atualizados, resultados de testes e pesquisas, orçamentos de terceiros, apresentações);
  • Patrocinador, gerente responsável e principais colaboradores (contratados, terceirizados, alocados de um departamento para outro, colaboradores com dedicação exclusiva ou eventual);
  • Etapas definidas pela entrega dos produtos;
  • Prazos (cronograma preliminar ou linha do tempo, com descrição dos processos maiores);
  • Recursos necessários (orçamento preliminar, com valores escalonados por etapas);
  • Restrições de uso de informações;
  • Procedimentos necessários em caso de mudança de escopo;
  • Procedimentos necessários para a aprovação dos produtos de cada etapa;
  • Serviços adicionais.

 
A lista é grande porque este é um modelo geral para qualquer projeto. Você pode alterar e suprimir tópicos. Mas tenha em mente que quanto mais completo for este documento menor a chance de um mal entendido ao longo do trabalho.

2. Plano de gerenciamento do projeto

Será o índice de referências do projeto, onde ficarão armazenados todos os documentos tanto do planejamento estratégico quanto da execução do projeto. Há uma boa receita para fazer este plano, mas o ideal é você dar o seu toque. Aqui no blog já abordamos o Plano de Negócios para que você possa gerenciá-lo da melhor forma.

3. Plano de gerenciamento do escopo

Documenta os objetivos do projeto e o seu escopo para facilitar lidar com as mudanças que surgirem no percurso. Tome nota: o escopo é uma espécie de briefing, de roteiro das atividades, já acordadas, necessárias para cumprir os objetivos do projeto. Deve ser um documento fácil de entender, para que todas as partes interessadas estejam alinhadas. Para que o propósito do projeto esteja alinhado com a estratégia de negócios, não deixe de conferir este texto sobre modelo de projeto melhor do que o previsto.

4. Plano de gerenciamento do cronograma

É o compilado das fases do projeto, mês a mês, com suas tarefas de destaque, o status de cada uma (concluída, em andamento, contínua ou por fazer), e ainda data de início e expiração do contrato. É o documento que as partes interessadas (stakeholders) mais desejarão ver. Temos um artigo completo para colocar o tempo a seu favor quando se fala em cronograma de projetos.

5. Plano de gerenciamento da equipe

Fornece a rápida visualização de quem está fazendo o que no projeto. Facilita a execução eficiente do projeto e deve tornar a comunicação da equipe a mais transparente possível. Afinal, lembre-se, não existe gestão de projetos sem gestão de pessoas.

6. Plano de gerenciamento do trabalho

Mantém o controle das atividades, os pacotes de trabalho, recursos, duração, custos, metas, caminho crítico do projeto, etc. É um documento essencial por ser a diretriz do trabalho da equipe.

7. Plano de garantia de qualidade

Serve para monitorar o padrão de qualidade que as entregas do projeto deverão obedecer. Costuma incluir testes de abordagem do produto, políticas de qualidade, checklists de qualidade, definições de desvio, métricas de qualidade, graus de severidade de defeito do produto, critérios de aceitação e os custos da má qualidade.

8. Plano de gerenciamento de riscos

Um documento importante, mas dos mais subestimados no controle de projetos. É onde ficam relatados os riscos do projeto e suas possíveis soluções, além das oportunidades e os planos para explorá-las ao máximo, logo que surgirem. Neste plano, você pode definir ações para tratar os riscos como Mitigação, Aceitação, Contingência, Transferência e outros. Com ele situações saem do campo dos imprevistos e a empresa fica preparada para gerenciar da melhor forma o projeto.

Gestão de projetos automatizada

Manter toda essa documentação atualizada pode ser muito difícil se você tiver de anotar e conferir tudo à mão, ou montando e combinando planilhas. Em vez disso, automatize todo o controle de projetos da sua empresa com o Runrun.it. Você poderá armazenar e dividir esses documentos, bem como monitorar a performance de cada profissional. Qualquer mudança de prioridade é facilmente compartilhada e você consegue acompanhar a evolução do projeto. Experimente grátis: http://runrun.it

Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

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