De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI, na sigla em inglês), “o sucesso de um projeto é medido pela qualidade, pela pontualidade, pelo cumprimento do orçamento e pelo grau de satisfação do cliente”. Esse sucesso só é possível com muita organização. Montar a Estrutura Analítica do Projeto, mais conhecida como EAP, é uma forma de viabilizar o bom andamento e o sucesso dele. A EAP é um organograma que desmembra o projeto em pequenas partes, para que o todo seja visualizado com mais facilidade.
A estrutura analítica do projeto sobre a qual iremos falar aqui está voltada a gestores ou responsáveis por implementar projetos empresariais internos e/ou voltados para clientes e stakeholders, mas ela pode ser aplicada a qualquer tipo de projeto, seja ele de cunho pessoal, público, social, educacional ou tecnológico.
Para compreender melhor o que é uma estrutura analítica do projeto (EAP) e aprender como fazê-la da forma correta, dando mais agilidade aos seus processos e melhorando a entrega de tarefas, continue lendo!
- O que é a EAP e por que ela é importante?
- Como montar corretamente a estrutura analítica do projeto
- A EAP na gestão de múltiplos projetos
- Da EAP para o trabalho: uma ferramenta para auxiliar gestores e equipes
O que é EAP e por que ela é importante?
O PMBOK® define a estrutura analítica de projetos como “uma decomposição hierárquica orientada para entrega do trabalho a ser executado pela equipe”. Ou seja, a EAP é uma representação visual e resumida, em formato de organograma, que organiza por ordem cada etapa do trabalho que precisa ser realizado para que o projeto seja concluído.
Em inglês, a estrutura analítica de projetos é traduzida como Work Breakdown Structures (WBS) – estruturas de decomposição do trabalho. Esta é uma boa forma de compreender o que é realmente é a EAP, um organograma traz como elemento “pai” o próprio projeto ou o que se espera como entrega final, e os elementos filiados a ele são exatamente o trabalho decomposto em partes menores e mais fáceis de ser geridas. Vamos nos aprofundar mais sobre isso adiante.
O gerenciamento de projetos envolve cinco grupos de processos, de acordo com o PMBOK®: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e o encerramento. A visão geral que a EAP proporciona irá ajudar o gestor diretamente no processo de planejamento, mas ela também pode servir para melhorar a estimativa de prazos e custos, controlar a execução e avaliar a conclusão do projeto.
Ao fazer o encadeamento das etapas, já previstas no escopo, as tarefas necessárias ficam expostas e todos compreendem o seu impacto no desenvolvimento do projeto. Além de auxiliar na gestão de projetos contribuindo para tomadas de decisão mais seguras, a EAP permite também uma resposta mais ágil a alterações que precisem ser feitas no escopo ao longo do tempo, já que dá uma visão ampla do todo. Por isso a estrutura analítica do projeto é tão importante.
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Diferenciando a EAP de escopo e cronograma
Para que não reste dúvidas, vamos diferenciar o que é escopo, cronograma e o que é a estrutura analítica do projeto.
O escopo é um documento que traz todos os detalhes das etapas, funções e características de todo o trabalho que precisa ser feito pela equipe até a entrega do produto ou serviço ou para alcançar um determinado resultado.
O escopo é montado a partir de informações previamente colhidas em entrevistas com o cliente, brainstormings com a equipe, análise de dados, pesquisa de mercado etc. Ele define, inclusive, o que não faz parte do projeto, controlando o que pode ser adicionado ou excluído durante a execução dele, guiando todos os membros da equipe, reduzindo custos e aumentando a eficiência do trabalho.
Por sua vez, o cronograma de um projeto determina prazos e documenta as atividades com suas datas de início e de término, bem como os recursos utilizados e os responsáveis por elas. Ele mostra as etapas do ponto de vista cronológico, detalhando todo o tempo gasto, deixando à vista os atrasos, adiamentos ou até o que foi antecipado.
O cronograma auxilia o gestor especificamente na gestão do tempo, relacionado aos processos de execução e de monitoramento e controle do projeto. Nesse aspecto, é indispensável contar com um gerenciador de tarefas para automatizar o fluxo de trabalho e registrar dados precisos para ter prazos mais realistas e também para ter noção de custos e poder precificar produtos e serviços.
No Runrun.it, como todas as horas gastas pelas pessoas são automaticamente alocadas nos projetos, o gestor passa a ter um timesheet automático, que permite calcular a rentabilidade de cada projeto, melhorando as decisões de alocação de recursos.
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Já a EAP faz a disposição dos elementos essenciais à conclusão do projeto, de forma hierárquica (de cima para baixo), mas sem o nível de detalhes trazido no escopo. Ela é ilustrada e diagramada em ramificações, com o intuito de mostrar como será o ciclo de vida do projeto. Podemos dizer que a EAP é o desenho enxuto do escopo e é ela que dá a base para a montagem do cronograma. E diferentemente do escopo e do cronograma, a estrutura analítica do projeto não entra em detalhes, isto é, não elenca tarefas e nem os seus responsáveis ou custos.
Como montar corretamente a estrutura analítica do projeto
Primeiramente, é preciso considerar que o desenvolvimento de uma estrutura analítica do projeto é um esforço coletivo. A EAP pode começar a ser montada a partir de um brainstorming, mapeando todas as ideias que surgirem enquanto são discutidos os diferentes componentes necessários para o produto final. Podem ser utilizados post-its ou um quadro branco, o importante é ir refinando as ideias até que se chegue aos elementos certos.
Depois disso, é só começar a montar o organograma da EAP, elencando, de cima para baixo, a meta principal e as especificações do trabalho. Ela deve ocupar uma ou duas páginas e ficar em um local em que todos os membros da equipe possam visualizá-la. Dessa forma, fica mais fácil todos perceberem as necessidades do projeto, viabilizando soluções para a realização das entregas.
O modelo correto da estrutura analítica do projeto é feito da seguinte forma: no topo deve ser colocado o que é o produto final ou o resultado que pretende alcançar. Logo abaixo, estarão pontuadas as principais fases ou etapas que representam o ciclo de vida do projeto. Abaixo delas, ficarão descritas as entregas que cada líder ou equipe precisa realizar. A estrutura analítica do projeto é concluída quando todas as entregas necessárias para obter as metas do projeto são identificadas. Confira no exemplo abaixo.
Há algumas diretrizes a serem seguidas na hora de montar a EAP com a divisão do trabalho, definidas no Guia PMBOK®. São elas:
- O nível superior deve conter apenas o produto final do projeto, serviço ou o resultado desejado. Este nível também é chamado de “programa”.
- Os níveis dois e três contêm as etapas, também chamadas de entregas ou resultados principais.
- O nível quatro traz as sub-entregas, que são os chamados pacotes de trabalho, atribuídos aos departamentos. Eles devem ser dispostos de uma forma que possibilite o gerenciamento.
- Todos os níveis abaixo do nível um devem conter somente o trabalho necessário para que o elemento do primeiro nível seja entregue, sem trabalhos a mais ou faltando. O PMBOK® recomenda até seis níveis.
- A divisão do trabalho é feita por meio de códigos, que indicam em que nível cada elemento está (1., 1.1, 1.1.1 etc). Esses códigos podem ser colocados em um documento à parte, que contenha mais informações sobre aquele elemento, como a descrição daquele elemento e a equipe que irá trabalhar nele. Esse documento pode ser nomeado como Código da EAP ou Dicionário da EAP.
- Um pacote de trabalho na estrutura analítica do projeto possibilita estimar a duração e os custos para as tarefas necessárias àquela sub-entrega. Cronologicamente, eles não devem exceder 10 dias de duração e a duração mínima deve ser de oito horas.
- Os pacotes de trabalho devem ser únicos, independentes uns dos outros e não devem ser duplicados em toda a estrutura analítica do projeto. Assim, as responsabilidades do projeto podem ser facilmente distribuídas.
- A EAP não elenca tarefas ou atividades. Isso quer dizer que todas as palavras que compõem a estrutura analítica do projeto devem ser substantivos e não verbos, estes devem constar no cronograma do projeto. Ela traz apenas a decomposição do trabalho, evidenciando-o para as equipes que irão executá-lo.
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A EAP na gestão de múltiplos projetos
Todos os projetos devem contar com uma EAP, isso porque, muitas vezes, é na estrutura analítica do trabalho que as pessoas conseguem logo perceber quais são as metas organizacionais para que possam realizar o seu trabalho.
O gerente de projetos verá que todo o esforço feito na fase de construção da EAP valeu a pena, após constatar que o projeto aconteceu de forma veloz e que com a EAP a gestão analítica se tornou mais simples. Depois de montar um modelo de EAP, ficará mais fácil aplicá-lo em projetos seguintes, agilizando, inclusive, a abertura, uma vez que já há um histórico de informações que pode ser reaproveitado.
Quando se gerencia projetos semelhantes ou múltiplos projetos, a EAP vai se aprimorando e o trabalho melhora a cada entrega. Esta abordagem orientada para entregas também facilita a elaboração de relatórios e causa um maior engajamento de todas as partes envolvidas.
A estrutura analítica do trabalho orienta também quanto ao envolvimento de mais pessoas no processo de planejamento, já que a distribuição de trabalho foi feita da melhor forma e as equipes estão comprometidas com as entregas dos pacotes de trabalho dentro do cronograma.
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Da EAP para o trabalho: uma ferramenta para auxiliar gestores e equipes
Como vimos, a estrutura analítica do projeto serve como um verdadeiro guia, tanto para o gerente de projeto quanto para os responsáveis por executar as tarefas de cada pacote de trabalho. Depois de construir a EAP, será necessário começar a delegar as atividades.
Para definir o fluxo de trabalho, listando e delegando as tarefas, controlar o tempo investido em cada uma delas, ter noção do capacity da empresa e acesso a dados importantes para o andamento do projeto, recomendamos o uso de um gerenciador de tarefas inteligente, como o Runrun.it.
A plataforma ainda integra todos os membros da equipe e, com a função do usuário convidado, clientes e stakeholders têm acesso ao progresso do projeto e a informações da tarefa que você desejar compartilhar, facilitando aprovações e evitando o retrabalho.
Caso seja necessário redefinir as prioridades, não tem problema: o Runrun.it alerta todos os envolvidos e recalcula as datas de entrega levando em consideração a estimativa de horas de cada tarefa.
Agora que você já sabe como fazer uma EAP, que tal testar as funcionalidades do Runrun.it nos processos da sua empresa? Cadastre-se, comece gratuitamente e evolua conforme a sua necessidade: runrun.it/pt-BR.
