E se um dia todo o conhecimento que a sua empresa tem sobre como fazer entregas de sucesso desaparecesse? Um gerenciador de processos não só organiza e replica fluxos de trabalho, como otimiza entregas com mais qualidade, e tudo dentro do ambiente online.
Hoje em dia, utilizar métodos e ferramentas de gestão de projetos e processos é essencial em empresas de todos os tipos. Neste post você confere mais sobre o que é um gerenciador de processos, as vantagens de usar um ferramenta de projetos como o Runrun.it e outras dicas para melhorar processos na sua empresa.
- O que é gerenciador de processos?
- Qual a importância da gestão de processos online?
- Como implementar gerenciamento de processos?
- Como gerenciar processos no Runrun.it?
O que é gerenciador de processos?
Processos gerenciais são uma sequência contínua de ações sobre determinado cliente ou projeto. Neste sentido, o gerenciador de processos é um software que tem o serviço de organizar e mensurar o trabalho da empresa de modo padronizado.
Assim você tira do post-it, da cabeça e de outras ferramentas o passo a passo de como a entrega deve proceder, “transcrevendo” esse fluxo para um único gerenciador online de atualização, consulta e acompanhamento dos projetos da empresa.
Por exemplo, no Runrun.it a funcionalidade de Quadros (kanban) estabelece as etapas de uma entrega, os cartões (tarefas) andam no Quadro indicando a todos os envolvidos em qual fase a atividade está.
Esse controle à vista traz benefícios à saúde organizacional da sua empresa como você verá aseguir.
>> BPM ou Business Process Management: como gerenciar processos de forma inteligente
Qual a importância da gestão de processos online?
Esse artigo já começou revelando uma importante vantagem do gerenciador de processos online: evitar a perda de conhecimento sobre como fazer entregas de sucesso. Mas você não ganha só na preservação da informação, veja quais outros benefícios são alcançados:
1. Redução de custos
Com um gerenciador de processos você tem uma visão ampliada do negócio, sendo possível acompanhar atividades e recursos em uso, consequentemente os que estão sendo mal alocados. Outra vantagem é que a automação em processos reduz custos e gargalos, permitindo que gestores distribuam recursos de forma mais inteligente e estratégica.
2. Autonomia
Quando os colaboradores estão conscientes de todas as suas responsabilidades e entendem o seu papel na empresa, a equipe tem mais autonomia para desenvolver suas atividades e garantir que o objetivo final seja alcançado com sucesso.
3. Padronização no gerenciador de processos
Padronizar fluxos de trabalho com um software de processos garante que as tarefas estejam claras e os resultados sejam alcançados com qualidade, independente da pessoa responsável em assumir a demanda.
4. Satisfação do cliente
O mapeamento de processos e as consequentes melhorias de processos é uma forma de garantir que as expectativas dos clientes sejam cumpridas. Portanto, com a padronização em sintonia às necessidades dos clientes, o seu negócio tem mais credibilidade.
5. Melhores decisões
A gestão de processos também serve para monitorar os indicadores da sua empresa e garantir que a estratégia está no caminho certo. Dessa forma, o gestor tem mais condições de tomar decisões com base em dados.
Com o Runrun.it, você mantém os dados de performance das entregas à vista com o dashboard customizável. Assim você consegue acompanhar o andamento das atividades para tomar decisões de reorganização de prazos, alocados e estratégias.
GIF DASHBOARD
>> Gestão de tarefas: processos e ferramentas para melhorar as entregas
Como implementar gerenciamento de processos?
Sabe quando você acerta em cheio com um cliente ou erra feio e quer que aquele cenário se repita e a falha nunca mais dê as caras? É isso que você consegue pôr em prática com um gerenciador de processos online. Mas como? Veja abaixo:
Mapeamento de processos
Consiste em investigar e documentar todos os detalhes sobre o funcionamento do negócio, o que permite conhecer mais a fundo os processos e identificar possíveis gargalos, além de prever recursos e estimar custos.
Para fazer um mapeamento de processos na sua empresa, veja o passo a passo abaixo:
Padronização
Etapa para organizar e formalizar os processos, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os profissionais.
Afinal, os processos dentro da empresa são executados por várias pessoas, que precisam entender o que é esperado delas em cada atividade em que estão envolvidas. Confira algumas vantagens da padronização de processos:
- É possível prever e tomar decisões tendo como base erros e acertos registrados;
- A equipe se sente mais segura de estar executando os processos operacionais da maneira correta;
- As pessoas assumem o senso de responsabilidade pela sua parte no fluxo de trabalho;
- Se reduz a grande maioria de erros humanos.
Otimização
Conjunto de ações para melhorar os processos de uma empresa identificados pela equipe. As sugestões devem ser testadas visando encontrar oportunidades de melhoria e maneiras de aperfeiçoar os processos para buscar melhores resultados através da redução de custos e otimização de tempo. Outros benefícios são:
- Queda nas ocorrências de erros e inconsistências;
- Melhor utilização de produtos e serviços contratados pela empresa;
- Aumento na satisfação do cliente.
Como gerenciar processos no Runrun.it?
O Runrun.it é o gerenciador de processos ideal para te auxiliar a organizar demandas e projetos. Dentro da plataforma online você consegue configurar o fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.
Nosso Quadros, ou kanban, que traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica cada processo, representado por colunas interativas. E, de forma automática, o sistema oferece o tempo médio que as tarefas permanecem em cada coluna e o tempo do processo todo (lead time).
Através dos relatórios e do nosso dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it
