Para ganhar dinheiro, é preciso saber como gastá-lo. É uma premissa para qualquer pessoa que deseja empreender. Mas será que você sabe como fazer um orçamento empresarial?
Por vezes, mesmo profissionais de longa data têm dúvidas, ou se cansam, e convém revisitar alguns conceitos básicos.
E se “o orçamento é como um mapa”, como diz o especialista em finanças Victor Butcher, “que mostra para onde você está indo com sua empresa”, então, pé na estrada, aqui vamos nós, rumo à compreensão do que faz um orçamento empresarial claro e completo.
- O que o orçamento empresarial e qual a sua importância?
- Como construir um orçamento empresarial mensal
- Descubra o custo real dos seus projetos
O que é o orçamento empresarial e qual a sua importância?
Por mais que a burocracia não caracterize a sua empresa e a sua gestão, vamos precisar combinar uma coisa: documentos, processos e organização são indispensáveis.
Enquanto documento que organiza as despesas e receitas da empresa em relação a um período que vai de um mês a um ano, o orçamento empresarial não pode ser deixado de lado em hipótese alguma.
Como você verá ao longo deste artigo, o orçamento empresarial faz parte de uma gestão estratégica e é fundamental para a saúde financeira da organização e ajuda a manter o negócio competitivo.
Inclusive, se você quiser saber mais sobre este tema, nós temos um artigo sobre planejamento estratégico, que ensina como realizá-lo na sua empresa, não deixe de conferir!
Mesmo sabendo da importância do orçamento empresarial, é comum deixar para depois, revisá-lo a cada três meses ou mais, esquecer de conferir todos os custos que entram…
Mas, para que com você seja diferente, preparamos uma lista de motivos para entender de forma simples e objetiva por que, afinal, sua empresa depende de um orçamento bem-feito.
A seguir, propomos uma checklist de como construí-lo. Mas antes, convidamos você a acessar o nosso artigo sobre Orçamento Base Zero, um modelo de gestão orçamentária que pensa o capital do zero e acrescenta somente o imprescindível para entregar um trabalho de qualidade.
Para que serve o orçamento empresarial
Basicamente, um orçamento empresarial existe para você perceber:
A) Quanto dinheiro a empresa tem de fato;
B) Quanto precisa gastar (custos fixos e variáveis) e
C) Quanto precisa receber para alcançar as metas.
Além disso, pode ser extremamente útil e um divisor de águas por isto:
D) Bancos e fundos de investimentos provavelmente vão querer ver a avaliar o seu orçamento empresarial quando você pedir um empréstimo.
E) Estando a par do orçamento, seus colaboradores vão entender para onde a empresa está caminhando e, com isso, se dedicar mais. “Não espere que sua equipe bata suas metas se ela não sabe o que é”, Butcher reitera.
F) Fazer um orçamento empresarial é fundamental porque evita riscos, uma vez que aponta se novos investimentos (em equipamentos, aluguéis, reformas, etc) são possíveis, antes que a compra e o contrato sejam efetuados.
>> Leitura recomendada: Descubra como transformar suas estratégias em resultados com o OKR
O orçamento empresarial como guia para a tomada de decisão
Os números que um orçamento empresarial oferece servem para ajustar seus planos e expectativas. Basta que você o mantenha atualizado mensalmente, e se houver algum gargalo ou vazamento, será mais fácil solucioná-los. Seja reduzindo contratações, investindo num Marketing mais agressivo ou diminuindo suas expectativas de lucro.
>> Leitura recomendada: 17 dicas para o controle de gastos da sua empresa
Como construir um orçamento empresarial mensal
Ciente da importância de elaborar um orçamento empresarial, vejamos quais são os cinco passos que Justine Grey recomenda para construí-lo no mês:
1. Calcule todas fontes de renda
Dentro de fontes de renda, vale lembrar, você deve incluir:
- Vendas;
- Investimentos;
- Empréstimos, e
- Economias.
2. Liste os custos fixos
Listar despesas fixas é quase automático num orçamento empresarial. Mas, não esqueça de passar por todas:
- Aluguel;
- Salários;
- Internet;
- Telefone;
- Taxas do Governo e Bancos;
- Hospedagem do site;
- Ferramentas contratadas;
- Serviços de contabilidade;
- Serviços legais, e
- Seguros.
3. Inclua os custos variáveis
Muitas dessas despesas podem ser reduzidas ou ampliadas usando o lucro da empresa. Isso quer dizer que, se sua empresa tiver um desempenho superior ao esperado, você poderá usar fundos extras para investir e permitir que o negócio cresça mais rápido. Inclua no seu orçamento empresarial os custos com:
- Matéria-prima;
- Água;
- Gás;
- Papel e impressão;
- Luz elétrica;
- Freelancers;
- Comissões;
- Publicidade;
- Outros custos de Marketing;
- Transporte, e
- Viagens e Eventos.
4. Preveja despesas únicas
Aqui se trata de definir itens que podem surgir inesperadamente, como a compra de um laptop para substituir o que quebrou ou outros gastos que podem ser orçados com meses de antecedência. Portanto, contabilize para o orçamento empresarial possíveis:
- Construções;
- Reformas;
- Computadores e eletrônicos;
- Móveis;
- Material de escritório;
- Comes e Bebes;
- Presentes e
- Consertos.
5. Reúna tudo
Você pode usar uma planilha Excel ou Google Sheets para reunir todos os tipos de gastos e receitas que pontuamos aqui. Mas também pode adotar uma ferramenta financeira, como o ContaAzul e até mesmo um software de gestão, como o Runrun.it.O importante é que faça isso o quanto antes.
Agora que você sabe como fazer um orçamento empresarial, essa tarefa deixou de ser um aborrecimento para se tornar um projeto de infraestrutura que te capacita para tomar decisões financeiras inteligentes. De acordo?
>> Leitura recomendada: Gestão de custos: como você está perdendo dinheiro
Descubra o custo real dos seus projetos
O seu departamento financeiro tem levado em conta a rentabilidade dos projetos e dos clientes? Essa informação é essencial na hora de precificar os seus serviços, administrar os recursos humanos e abrir as portas para novos projetos e clientes.
Nessa hora, um software de gestão pode ajudar – e muito! Além de ajudar a visualizar os indicadores de desempenho, que são métricas de avaliação do fluxo de trabalho, ele expõe o custo real de cada colaborador em relação ao projeto e ao cliente e proporciona o entendimento dessa rentabilidade.
Com o Runrun.it, você realiza gestão de custos da sua empresa. Para isso, basta que as pessoas deem “Play” nas tarefas em que estão trabalhando e que você insira algumas informações no software.
O Runrun.it é uma ferramenta de gestão do trabalho que, à medida que sua equipe trabalha, mensura o quanto os projetos estão custando para sua empresa, e compara com o que foi orçado anteriormente, pois além de fornecer um timesheet automático, gera relatórios de custo, como o “orçado x realizado”.
Ao gerenciar o tempo investido em cada tarefa, projeto ou cliente e cruzar estes dados com o salário pago aos funcionários, você irá entender melhor quais clientes e projetos são realmente rentáveis para a empresa ou para a sua área.
Monitore o seu orçamento empresarial com o Runrun.it
Veja como calcular os custos através dos recursos do Runrun.it.
1. Custo por hora do usuário
Conforme for cadastrando os funcionários, é importante que inclua o custo por hora de cada um antes que comecem a trabalhar nos projetos dos clientes, pois o sistema só considerará os valores de hora/homem a partir do momento da inclusão. Apenas administradores podem visualizar e editar o custo por hora.
2. Orçamento estimado do cliente
Além da gestão de equipes, tempo e tarefas, o Runrun.it também permite que você controle os custos de seus projetos, desde os gastos com mão-de-obra até fornecedores externos.
Ao cadastrar um cliente, há um novo espaço para você incluir o orçamento previsto para ele – que pode ser tanto em horas quanto em valor. Depois, esses números serão usados no relatório de comparação entre a previsão e o que foi gasto.
3. Custos extra por projeto
Na página do projeto, é possível incluir gastos externos a ele, como aluguel de equipamentos, gastos com fornecedores, impressão, terceirizados etc.
4. Orçamento previsto x realizado
Na tela de um projeto, na visualização Estatísticas, você pode incluir o orçamento previsto, tendo um controle preditivo de custo. A partir das tarefas registradas no projeto, o sistema analisa se o projeto ultrapassará ou não a estimativa de entrega e custo indicado por você.
Com o orçamento do projeto, você saberá mais rapidamente se o projeto está trazendo dinheiro à empresa ou fazendo seu lucro escorrer pelo ralo – um bom dado para tomar decisões estratégicas de forma rápida e assertiva.
A parte verde do gráfico são os gastos realizados, o que inclui os extras (incluídos manualmente por quem o administrador da conta dá tal permissão). É por aqui que você acompanha o orçado x estimado x realizado.
O custo estimado é calculado pelo sistema de acordo com todas as tarefas cadastradas neste projeto e também pelo valor da hora/homem de cada colaborador registrada pelo administrador da conta no perfil de cada usuário.
5. Relatório de custos
O Runrun.it oferece diversos tipos de relatórios gerenciais, como você pode conferir abaixo. Para ver quanto cada projeto está custando a sua empresa, acesse o relatório “Custos”. Clique em Empresa > Relatórios > Custos.
Os relatórios são gerados automaticamente, facilitando a visualização rápida dos resultados, custos e entregas.
Você só precisa escolher o cliente que deseja e o projeto (ou todos os projetos), grupos e subgrupos (se tiver), a equipe e os usuários (ou apenas um). Por fim, escolha o período que o relatório deve abranger.
Você conseguirá visualizar as horas orçadas, as trabalhadas, a porcentagem realizada e se ultrapassou ou não. Também consegue ver o custo orçado, o custo real no período, porcentagem realizada e se ultrapassou ou não.
Veja abaixo o exemplo de relatório com dados fictícios:
Analisando quanto realmente cada projeto custou no total, quem trabalhou nele e quanto tempo e valor foi investido por usuário, conseguimos saber se os projetos são rentáveis, comparar os custos estimados e orçamento de clientes, saber se devemos aumentar os valores cobrados, por exemplo.
Veja, na imagem acima, o usuário James Silva, projeto Campanha Doe um Livro. James trabalhou em duas tarefas. Na tarefa “40 – Pesquisar imagens”, James levou uma hora e custou R$1.000,00. Talvez teria sido melhor ter atribuído essa tarefa simples para outro usuário, alguém cujo valor por hora fosse menor.
O relatório pode ser salvo em PDF, impresso ou enviado via e-mail para cliente para mostrar se o projeto está tomando mais (ou menos) horas do que as contratadas originalmente.
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