Todos nós temos a mesma quantidade de horas por dia. Não é possível pedir tempo emprestado ou guardar para uso posterior. O que você pode fazer é decidir como administrar o tempo, empregando-o em atividades de maior ou menor valor.
O gerenciamento de tempo é um jogo de escolhas: projetos a serem implementados, tarefas a serem executadas, rotinas a seguir, entre outras decisões.
Mas saiba que, se você é dessas pessoas que se gabam de estar sempre ocupadas e com pressa, você pode estar prejudicando severamente a si mesmo.
O cérebro humano adora se sentir ocupado e sabemos como é prazeroso dar check em cada um dos itens de uma lista de tarefas, não importando muito se o que você está finalizando é importante ou não.
Além disso, dizer aos outros que você está ocupado é um impulso do ego e faz você se sentir mais importante.
Entretanto, um artigo do The Journal mostra que pessoas ocupadas demais frequentemente têm colapsos mentais, tornam-se emocionalmente instáveis e fisicamente esgotadas.
Além disso, sentir-se constantemente apressado e com sobrecarga de trabalho diminui sua capacidade de concentração e seus níveis de energia, de forma que você gastará mais tempo executando tarefas simples e, por vezes, se sentirá até incapaz de realizar as mais complicadas.
Se você se identificou com esse cenário, está na hora de deixar de ser ocupado e começar a ser seletivo.
A seletividade é a porta de entrada para a produtividade – e as pessoas produtivas tendem a levar uma vida mais saudável e gratificante.
Neste artigo vamos explicar a você como colocar isso em prática ao administrar o tempo com eficiência. Confira!
- Aprenda como administrar o tempo
- Técnicas para administrar o tempo
- Acompanhe o seu tempo com o Runrun.it
Aprenda como administrar o tempo
Adotar boas técnicas de gerenciamento de tempo em sua vida não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia.
Trata-se de otimizar a forma como você trabalha, executando tarefas mais simples de forma mais rápida para dedicar mais tempo àquelas mais complexas.
Com isso, você terá mais tempo para descansar, ficar junto de quem você gosta, fazer as coisas que ama.
Não tente trabalhar duro: em vez disso, trabalhe de maneira mais inteligente.
Técnicas para administrar o tempo
Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como administrar o tempo.
Trata-se de um conjunto de princípios, regras e habilidades que permitirão que você se concentre nas coisas mais importantes e seja mais produtivo. Vamos a elas?
1. Organize o trabalho segundo seus níveis de energia
Nesse sentido, descobrir suas horas mais produtivas é essencial. A ideia é realizar o deep work nesses períodos em que a energia está no ápice e deixar o trabalho superficial para os momentos em que sua disposição está mais baixa.
A produtividade está diretamente relacionada aos seus níveis de energia, que representam o quão bem disposto e preparado você se sente para realizar determinada tarefa.
Esta é uma ótima forma de como administrar o tempo: distribuir as tarefas ao longo do seu dia e de sua semana de acordo com a flutuação dos seus níveis de energia.
>> Leitura recomendada: Aprenda a gerenciar seu tempo com a Técnica Pomodoro
Por exemplo, se você é uma pessoa matutina, execute as tarefas mais importantes assim que você chegar no escritório. Depois do almoço, provavelmente, sua energia estará mais baixa, ou seja, é um bom momento para limpar sua mesa, checar e-mails ou atualizar planilhas.
2. Planeje seu dia na noite anterior
À noite, dedique alguns minutos para anotar o que você precisa fazer amanhã. Planejar o dia com antecedência te deixará mais preparado para os desafios que virão.
Isso também evitará que você procrastine pela manhã, em dúvida do que fazer primeiro.
Faça do planejamento uma parte essencial de sua rotina noturna e assim você não ficará perdido em preocupações logo no início do dia.
>> Leitura recomendada: O melhor organizador de tarefa para executivos sempre ocupados
3. Comece o dia com o trabalho difícil
Você sabe qual é a tarefa mais importante do seu dia? Pois bem: é justamente por ela que você deve começar.
Ao pensar em como administrar o tempo, é muito tentador postergar o que é mais difícil e que exigirá mais dedicação, colocando na frente as tarefas mais fáceis.
Entretanto, você vai ver que finalizá-la primeiro vai te dar um impulso e uma sensação de realização logo de início.
Se você tem dúvida a respeito de qual é a tarefa mais importante, dê uma olhada na sua lista e analise a que te ajudam a se aproximar de suas metas e progredir no trabalho. Coloque-as no topo da sua lista, resista à procrastinação e enfrente-as.
Uma boa maneira de realizar a priorização das tarefas é utilizando o Runrun.it, uma ferramenta de gestão de projetos que permite a sinalização das atividades mais importantes do seu dia.
4. Administre o tempo delegando tarefas
Algumas tarefas são urgentes, mas não tão importantes. Quando esse é o caso, às vezes o melhor a fazer é encontrar alguém que possa executar essas tarefas no seu lugar enquanto você se concentra naquelas que mais exigem experiência e dedicação.
Afinal, você não precisa fazer tudo sozinho. Delegar tarefas pode ser uma ótima maneira de administrar o tempo, multiplicar seus esforços e produzir mais.
Para te ajudar a fazer isso, listamos o que você precisa saber para delegar com mais eficiência:
- Encontre a pessoa certa: o colega para o qual você está delegando as tarefas deve ter as habilidades necessárias para ser capaz de fazer o trabalho.
- Forneça instruções claras: antes de passar a tarefa, faça um detalhamento por escrito ou até mesmo um passo-a-passo, tentando ser o mais específico possível.
- Defina as metas: deixe claro quais são os resultados esperados e/ou o produto final a ser entregue, assim como o prazo.
- Preze pela transparência: caso a pessoa para a qual você passou a tarefa ainda tenha dúvidas, ofereça esclarecimentos e, se necessário, reescreva as especificações.
5. Automatize tarefas repetitivas
Você sabe como administrar o tempo automatizando certas operações diárias?
Com o uso de tecnologias adequadas você pode economizar horas da sua semana e empregar esse tempo para o trabalho mais especializado – ou para pausas e descansos!
>> Leitura recomendada: Como um gerenciador de tarefas te ajuda a poupar tempo
Colocar algumas de suas tarefas diárias no piloto automático pode ser a chave para trabalhar de maneira mais inteligente.
Aqui estão algumas tarefas que você pode automatizar em menos de 10 minutos:
- Crie templates de respostas, evitando assim reescrever a mesma coisa diversas vezes.
- Utilize o Runrun.it como sua ferramenta de gestão de trabalho para criar e acompanhar suas tarefas mais importantes e entregar as suas demandas. Aproveite o auto-complete e os revisores automáticos para ganhar tempo com a escrita e revisão de seus textos.
- Preencha automaticamente formulários online usando plataformas que salvam e concentram suas senhas de forma segura em um só lugar.
- Crie modelos de planilhas e relatórios que você precisa replicar semanalmente ou mensalmente.
>> Leitura recomendada: O tempo passa rápido e as tarefas estão acumuladas? Hora de adotar um timesheet automático
6. Defina restrições de tempo
Prazos são importantes e podem ser usados a seu favor. Você se torna mais produtivo quando define uma quantidade específica de tempo para concluir uma tarefa.
Conforme mostra a Lei de Parkinson, ao reduzir seu tempo, você força seu cérebro a se concentrar na tarefa e finalizá-la.
Então defina prazos mesmo quando a atividade não tem uma data para ser concluída. Para isso, você pode utilizar um aplicativo de gestão de tempo para fazer o agendamento de suas tarefas e contabilizar quanto tempo foi gasto em cada uma.
Por exemplo, digamos que revisar e responder a um e-mail mais longo normalmente leva cerca de 20 minutos. Você pode experimentar reduzir o tempo disponível para 10 minutos.
A definição de prazos cria um senso de urgência, mesmo que você tenha que adicionar mais algum tempo depois.
7. Elimine as distrações
Distrações prejudicam sua produtividade e diminuem sua capacidade de concentração.
Um estudo da Universidade da Califórnia descobriu que leva em média 23 minutos para você voltar a uma tarefa depois de se dispersar.
Focar-se em uma única tarefa durante 30 minutos pode ser mais produtivo que duas horas alternando entre diversas.
>> Leitura recomendada: Como entrar em estado de flow para aumentar sua produtividade
Aqui estão algumas dicas de como administrar o tempo eliminando distrações no seu dia a dia:
- Desative as notificações do seu telefone, computador ou tablet.
- Evite deixar seu celular à mão de forma a diminuir o número de vezes que você o checa.
- Trabalhe com fones de ouvido para evitar que ruídos e conversas te distraiam.
- Se você encontrar artigos e notícias interessantes, salve-os para ler mais tarde.
- Desative o wi-fi quando suas tarefas não exigirem conectividade com a internet.
- Tente não navegar nas redes sociais no trabalho – a menos que você trabalhe com isso!
- Use a função “não perturbe” nos chats para evitar que as pessoas falem com você o tempo todo, achando que você está disponível.
>> Leitura recomendada: Como melhorar a concentração se sou viciado em distrações?
8. Tome decisões rápidas sobre coisas menos importantes
Tomamos centenas de pequenas, médias e grandes decisões todos os dias. Mas você sabe diferenciá-las?
As pequenas te afetam por um dia, como o que vestir ou comer. Decisões de médio impacto são aquelas que afetam por cerca de 1 ano, como retomar os estudos ou mudar de apartamento.
Poucas decisões que tomamos hoje nos afetam a longo prazo – e são justamente essas as que vão exigir um tempo maior para ponderação e discussão.
A maioria das decisões que tomamos não são de grande relevância. Uma forma de administrar o tempo é treinar-se para ser rápido ao fazê-las. Assim, otimize a sua tomada de decisão: invista seu tempo nas grandes decisões e agilize as de médio e pequeno porte.
Acompanhe seu tempo com o Runrun.it
Você sabe quanto tempo sua equipe gasta em cada tarefa? A maioria de nós pode adivinhar, mas nossas estimativas normalmente são muito diferentes da realidade.
Um aplicativo de gestão do trabalho com time tracking integrado como o Runrun.it pode te ajudar a fornecer dados reais sobre a produtividade na sua empresa.
O Runrun.it permite organizar todo o fluxo de trabalho, a agenda de atividades e a priorização, automatizando processos e otimizando a sua rotina.
Com isso, você ganha tempo, não perde prazos e aumenta a sua produtividade e da sua equipe.
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