Quando você chega ao escritório, você sabe em que tarefa trabalhar primeiro ou tem de decidir na hora? Gerenciar tempo, antes de mais nada, é organizar suas tarefas. Aqui no Runrun.it. estamos sempre em busca das melhores estratégias para aumentar produtividade e compartilhá-las com você.
Todos passamos por problemas de distração, o importante é estarmos decididos a reestruturar nossa rotina diária. E buscar inspiração nas técnicas utilizadas por outras pessoas, adaptando para o seu estilo, pode ser um primeiro passo. Para te ajudar, reunimos as três técnicas que nunca saem de moda, exatamente porque os seus benefícios são amplamente comprovados:
GTD (Getting Things Done)
A famosa técnica, criada por David Allen em seu best-seller, propõe simplificar o gerenciamento de tempo profissional e – por que não? – pessoal. O exercício começa assim: diante de você está uma coisa (página, documento, imagem, necessidade, objeto etc). Pergunte-se: É uma tarefa?
Não. Então, você pode:
1. Jogar fora;
2. Incubar (projeto de vida, talvez);
3. Guardar para rever mais tarde (arquivo de referências).
Sim e dá para fazer em menos de 2 minutos. Faça imediatamente.
Sim, mas preciso de mais tempo. Então, você pode:
1. Adicionar à sua lista de próximas ações;
2. Adicionar à sua lista de projetos atuais;
3. Delegar;
4. Marcar como compromisso no seu calendário.
Post-its
Olhe para sua semana ou até seu mês e anote suas entregas em uma página. Desmembre as grandes tarefas em menores. Se não cabe em um post-it, então não cabe no seu dia. E como você não vai conseguir trabalhar se tiver muitos deles espalhados por aí, é maior a chance de você listar só o urgente e o importante. Agora sim, passe para os post-its, categorizando suas tarefas com diferentes cores, ou pregando em diferentes espaços. Cada tarefa deve conter:
1. Tipo de tarefa (profissional ou pessoal);
2. Data de entrega (para hoje, amanhã, semana que vem);. Pessoas envolvidas (somente eu, minha equipe, toda a empresa).
Feito isso, hora de mobilizar os recursos, as atividades e as pessoas necessárias. Bom trabalho! Ah, e uma boa notícia. Cumprida sua to-do list, agora sim você pode fazer sua wish-list.
Pomodoro
Cronômetro, lápis e papel. A técnica, criada em 1980 por Francesco Cirillo, ensina a dividir o trabalho em períodos de 25 minutos chamados de “pomodoros”. O princípio por trás disso é de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental e suavizar a ansiedade. Funciona assim:
1. Escolha a tarefa para trabalhar;
2. Ajuste o cronômetro para 25 minutos. Dê o play;
3. Recapitule. Trabalhe. Revise a tarefa até que o alarme toque. Anote um “x”;
4. Faça uma pausa de 5 minutos;
5. A cada 4 “pomodoros” (4 “x”) faça uma pausa mais longa (15-30 min).
Com essas técnicas, acredite, você verá seu tempo render bem mais. Já pensou no que você faria com um dia a mais na sua semana? E a sua equipe inteira? Então, conheça o Runrun.it, o software de gestão de tarefas que te ajuda a gerenciar tempo e talento. Segundo nossos clientes, ele permite um aumento médio de 25% na produtividade da empresa! Experimente grátis: http://runrun.it
