Os processos operacionais são atividades-chave que garantem a competitividade da organização. Isso porque influenciam na eficiência das entregas e consequentemente na satisfação dos clientes.
Neste artigo, você encontra mais sobre processos operacionais e descobre como implementar no seu negócio.
- O que são processos operacionais?
- Qual a importância de ter processos operacionais?
- Como mapear e definir uma estrutura operacional?
- Como facilitar os processos operacionais?
O que são processos operacionais?
Os processos operacionais são o conjunto de tarefas interligadas do início até o fim, projetados para entregar valor ao cliente final. Em geral, um processo operacional de excelência delineia o papel de cada uma dessas quatro frentes: planejamento operacional, preparação, execução e avaliação.
Cada departamento ou unidade funcional geralmente possui seus próprios processos operacionais específicos, adaptados às suas necessidades e metas. Entretanto, em muitos casos, para efetuar entregas os processos operam em sinergia e não isoladamente.
Qual a importância de ter processos operacionais?
Os processos operacionais são importantes porque estão diretamente ligados aos resultados financeiros da empresa. Eles têm um impacto direto na receita, custos e lucro.
Para serem competitivas, as empresas precisam garantir que seus processos sejam eficientes e eficazes. Do contrário, podem levar a problemas como desperdício de tempo e recursos, produtos ou serviços de baixa qualidade e clientes insatisfeitos. Confira 6 benefícios dos processos operacionais a sua empresa:
1. Cumprindo metas
Ter um processo operacional definido oferece uma probabilidade maior de atingir uma meta do que simplesmente realizar tarefas sem um planejamento de onde está saindo e para onde quer ir.
2. Maior qualidade
Colocar o foco no planejamento, preparação, execução e avaliação ajuda a garantir que a sua empresa está produzindo com qualidade.
3. Satisfação do cliente
Consequentemente, se você planejou, preparou, executou e avaliou adequadamente, seus clientes estarão mais satisfeitos.
4. Maior lucratividade
Com um processo operacional implementado, é menos provável que você encontre custos imprevistos. Pelo contrário, o foco das equipes de operação é encontrar caminhos para a redução de custos.
5. Melhoria contínua do processo operacional
Implementar um processo operacional que é analisado com frequência pode ajudar sua empresa a entender onde melhorias podem ser feitas.
Leitura recomendada: Saiba como a melhoria contínua contribui para a gestão de operações
6. Funcionários mais felizes
Quando existe um plano definido, é mais provável que os colaboradores fiquem menos estressados com desencontros, falta de controle e ineficiências.
Como mapear e definir uma estrutura operacional?
1. Determine os objetivos dos processos
Em qualquer organização, cada processo operacional tem um objetivo específico. No conjunto das atividades da empresa, esse processo colabora para o atingimento dos propósitos estabelecidos no planejamento.
Assim sendo, o primeiro passo para o mapeamento de processos é a compreensão exata do papel de cada um. Qual o motivo dele existir? A resposta levará à segunda etapa.
2. Identifique os outputs do processo
Outputs são as entregas que ocorrem no final de cada um dos processos. São elas que agregam valor no decorrer de uma cadeia produtiva, até culminar no produto ou serviço final da empresa.
Lembrando que os outputs podem ter vários formatos: gráficos, dados, tomadas de decisão, aprovações etc.
Compreendemos que conceber uma tomada de decisão, por exemplo, como uma entrega pode não ser uma percepção tão intuitiva de início. Neste sentido, você pode se apropriar de metodologias de trabalho, como o kanban, que tornam o fluxo de atividades mais palpável, para reconhecer visualmente o processo de uma entrega.
O Runrun.it é um dos principais softwares de gestão que oferecem a navegação entre as tarefas em diferentes formatos (kanban, gantt ou lista). Ou seja: ele se flexibiliza às suas necessidades.
3. Saiba quem são os clientes para mapear o processo operacional
Após realizados esses dois primeiros passos, procure identificar os clientes e sua jornada no processo operacional. Foque nos “momentos da verdade”, que são aquelas interações com seus clientes que geram percepção de valor. Outro ponto fundamental é conhecer os stakeholders envolvidos.
>> Leitura recomendada: A importância da gestão de stakeholders durante a realização de projetos de TI
4. Identifique os inputs do processo
Da mesma forma que os outputs são as saídas, ou as entregas, os inputs, são as entradas. Ou seja, todos os elementos que são modificados no decorrer do processo para agregar valor à cadeia produtiva. Podem ser tanto físicos como de outras formas: informações e dados, por exemplo.
É diante desse principal desafio que o Runrun.it oferece uma estrutura completa para alinhar o canal de comunicação entre clientes, fornecedores, equipe e gestores.
A funcionalidade de formulários, por exemplo, fortalece a intencionalidade na coleta dos dados para dar seguimento à tarefa. Afinal, é comum esquecer alguma informação quando se envia um e-mail de solicitação, mas quando se é convocado a responder sobre a tarefa as chances de esquecimento caem para zero.
Veja como os formulários do Runrun.it funcionam na prática:
5. Reconheça os componentes do processo
Componentes são os recursos utilizados durante o processo. Eles colaboram na transformação das entradas em saídas e podem ser constituídos de materiais, energia, maquinário, recursos humanos, metodologias, tecnologias e muitos outros.
6. Especifique os fornecedores para mapear o processo operacional
Em cada processo operacional, para que ocorram as entradas, deve haver alguém responsável por encaminhá-las ao início. É desta forma que o processo poderá começar a transformá-las em saídas.
7. Entenda os limites do processo
Trata-se dos pontos extremos de um processo, quando se iniciam e quando terminam. O começo ocorre com o recebimento das entradas, e o término, com a entrega das saídas.
Perceba que os envolvidos no processo só passam a ter controle sobre ele ao receberem as entradas. E deixam de ter controle no momento em que são feitas as saídas.
8. Faça a documentação do processo atual
Uma das maneiras mais usadas para documentar os processos é o fluxograma. É muito importante que todas as informações colhidas até este momento sejam documentadas e analisadas por todos os envolvidos, que devem estar de acordo com o que for determinado pelo grupo de trabalho.
Como facilitar os processos operacionais?
Apesar do investimento em processos operacionais eficazes render benefícios significativos às empresas, ainda existem resistências devido suas complexidades. Por isso, há ferramentas e métodos que facilitam todo o fluxo de trabalho. Confira:
Softwares de Gerenciamento
As ferramentas são imprescindíveis para a área de operações, pois trazem inúmeros recursos que auxiliam no encadeamento das atividades, distribuição de demandas e comunicação das equipes.
Basicamente, eles reúnem em uma única plataforma as funcionalidades necessárias para que os profissionais do setor tenham uma visão completa do andamento das tarefas e garantam que as entregas sejam feitas no prazo combinado.
Veja abaixo os softwares mais utilizados pela área de operações para o gerenciamento do fluxo de trabalho:
1. Runrun.it
Reconhecido como um dos softwares mais fáceis de usar do mundo, o Runrun.it é uma plataforma que integra as melhores funcionalidades para deixar todo o departamento na mesma página.
Com recursos visuais que simplificam a visualização do fluxo de trabalho, o sistema é ideal para a entrada e distribuição de demandas, o monitoramento das etapas de produção e planejamento, coleta de informações e comunicação com os times envolvidos.
Além do mais, a plataforma mantém o histórico das operações realizadas em cada tarefa salvo, o que é de extrema importância para a conferência dos processos que já foram realizados e da melhoria contínua dos resultados.
2. Smartsheet
O Smartsheet tem como diferencial a combinação dos recursos tradicionais de gestão de projetos com o cruzamento de planilhas, facilitando o acompanhamento e a colaboração das equipes.
Portanto, o software é mais utilizado por organizações acostumadas a usar as planilhas no setor de operações, seja para gerenciar as tarefas ou identificar os pontos de aperfeiçoamento dos projetos.
3. Basecamp
Ideal para pequenas equipes, o Basecamp é conhecido pelas funcionalidades de colaboração e principalmente de rastreamento das etapas operacionais. Permitindo a integração com calendários e agendamento de projetos, a ferramenta simplifica os processos para times enxutos.
Métodos de melhoria contínua
No da gestão de processos existem diferentes técnicas que auxiliam no planejamento, preparação, execução e melhoria contínua dos processos. Por isso, listamos os métodos mais utilizados para extrair os melhores insights:
Six Sigma
A metodologia Six Sigma possui uma lógica bem clara: mensurar os processos em uma escala, sendo que ela vai dos níveis mais baixos, onde há maior incidência de problemas ao patamar mais alto, que confirma a qualidade do trabalho desempenhado.
Assim, a técnica se propõe a analisar o sistema atual e eliminar os pontos de ruído visualizados na gestão de processos.
PDCA
O ciclo PDCA é recomendado para quem faz uma gestão estratégica e busca a melhoria contínua. Tanto que uma das suas etapas é voltada para a conferência e ajustes dos processos. O PDCA estimula a inovação e a criação de soluções inventivas para resolver problemas específicos que surgem no decorrer dos processos.
Matriz GUT
Já a Matriz de Priorização é essencial para elencar qual causa precisa ser resolvida primeiramente. Nessa tabela, as tarefas prioritárias de acordo com a sua Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T). Feita a classificação conforme a ordenação dos critérios, o gestor irá demandar a sua atenção para elaborar um plano de ação eficiente para solucionar seus impasses e dar continuidade a realização dos seus projetos.
Fluxograma de Processos
Ferramenta visual que representa etapas e atividades de um processo até a sua conclusão, o fluxograma de processos. Esse instrumento apresenta as etapas de maneira sequencial mais detalhada, utilizando símbolos padronizados para representar cada tipo de atividade. Ele permite uma análise mais aprofundada do processo, identificando possíveis gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria.
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