Como uma gestão de processos efetiva vai diferenciar a sua empresa

Como uma gestão de processos efetiva vai diferenciar a sua empresa

Era uma vez, há muitos e muitos anos, uma empresa que tinha um grande objetivo: destacar-se da concorrência. Para isso, os líderes e os colaboradores quebraram a cabeça para criar um produto que considerassem melhor do que o dos concorrentes. Conceberam, então, uma oferta matadora, que tinha mesmo muitos diferenciais. Os consumidores preferiram esse produto, e a empresa atingiu o objetivo: destacou-se de fato. Essa empresa viveu feliz para sempre? Bem, por um tempo, sim. Mas, nos tempos atuais, só um produto ou um serviço diferenciado não bastariam para que ela se destacasse. O pessoal da empresa teria que quebrar a cabeça em relação a outro assunto, indispensável para o sucesso de qualquer organização: a gestão de processos.

Mais uma gestão?

Sim, sabemos, você já tem muitas coisas com que se preocupar. É gestão de tempo para cá, gestão de pessoas para lá, gestão de custos para cima, gestão de TI para baixo…

Mas é assim mesmo. A sua gestão consiste em várias modalidades de gestões – entre as quais, a de processos, que deve ocupar as posições prioritárias. E agora vamos explicar o porquê.

O que é a gestão de processos?

A definição “oficial” é um tanto técnica. Trata-se de um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação para otimizar os resultados de uma organização melhorando os processos de negócio.

Trocando em miúdos, e de forma bem simplificada, a gestão de (ou por) processos nada mais é do que a interação entre as várias atividades que são realizadas nas empresas, pelos diversos departamentos.

É uma forma diferente de se gerir, que se contrapõe ao tradicional estilo gerencial por departamentos, seções e setores. E, a julgar pelo número espantoso de empresas que a vêm adotando, a gestão de processos torna-se uma alternativa cada vez mais difundida e adotada.

Afinal, hoje, as atividades em uma empresa raramente são realizadas por uma única área ou um único grupo de pessoas. Pelo contrário: há o envolvimento de vários setores em atividades específicas e processos operacionais, bem como a formação de equipes determinadas.

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Que processos compõem essa gestão?

São os processos chamados de “operacionais”. Ou seja, aqueles de rotina (repetitivos) desempenhados por uma organização no dia a dia. São diferentes dos “processos de decisão estratégica”, que ficam a cargo da alta direção.

É justamente destes processos que a gestão em questão se ocupa. A boa gestão de processos deve sempre rever, melhorar e padronizar as operações; deve garantir a participação efetiva dos envolvidos (independente do nível hierárquico) e promover o comprometimento com a qualidade.

E por que é tão importante?

Porque, como dissemos ali em cima, em um mercado absolutamente concorrido, não basta mais só ter uma oferta matadora. A adoção de práticas sólidas de gestão de processos surge como um diferencial de fato para sua empresa.

Afinal, você conseguirá integrar sua equipe, seus sistemas e seus processos. Tudo estará interligado e alinhado ao negócio da empresa, o que poderá fazer com que ela se transforme na escolha dos clientes.

A gestão de processos também é fundamental porque permite que você:

  • Concentre o foco no que realmente interessa – o trabalho;
  • Implemente uma consistente estratégia organizacional;
  • Confira simplicidade, agilidade às atividades e flexibilidade organizacional;
  • Facilite a gestão por meio de indicadores de desempenho;
  • Instrumentalize a aplicação de abordagens inovadoras;
  • Facilite a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências.

 

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Como posso implantar a gestão de processos na minha empresa?

Antes de tudo, o mais importante é ter uma estrutura de TI alinhada ao negócio da companhia. Em algumas das maiores empresas do país, os sistemas de TI ainda são antigos. E, pior, nunca estiveram alinhados com a área de negócios, pois nunca se acreditou que as duas áreas fossem tão complementares.

Afinal, hoje, informação é poder; e as informações da sua empresa devem estar indexadas de forma eficiente, facilmente acessíveis. Todo mundo deve ser capaz de visualizá-las. O diálogo aberto entre as diferentes áreas da sua companhia também vai permitir que o funcionário que interage diretamente com o cliente final saiba solucionar os desafios apresentados por ele.

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Gestão de processos para transformação digital

O modelo de gerenciamento de processos está em rápida expansão para atender às necessidades das empresas. Segundo esta pesquisa do Market Research Explore, o mercado global deve crescer a uma taxa anual de 13,5% até 2021. E, com isso, o setor vai chegar a US$ 14,89 bilhões.

Porém, além desse crescimento, a gestão de processos assumiu um papel ainda mais importante para a sua empresa. Ela se tornou indispensável para que as organizações se adaptem à transformação digital. Mas como fazer isso? Este artigo do site Entrepreneur dá algumas dicas.

Automação do fluxo de trabalho

Não adianta mais ter uma organização no modo ‘manual’. É preciso automatizar para que os processos funcionem. Assim, os gestores ganham um fluxo de trabalho automatizado, transparência na comunicação e rapidez no compartilhamento de informações. O que é essencial para as equipes trabalharem alinhadas e para a transformação digital da empresa.

Com um sistema inteligente de gestão do trabalho, você consegue colocar em prática estes passos. O Runrun.it, por exemplo, traz resultados significativos ao estruturar o workflow. Com ele, os gestores distribuem as demandas para as pessoas, definem prazos e metas claros, e acompanham a execução das atividades em tempo real. Possibilita também gerenciar o tempo, fazer o controle de horas dos colaboradores e o controle de produtividade.

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Análise de dados

Para a transformação digital, é necessário se equipar de dados sobre o desempenho da sua equipe. Mas não basta apenas colher os números. É preciso organizá-los e uma ferramenta de gestão do trabalho como o Runrun.it também pode te ajudar, pois gera relatórios automáticos a partir dos dados inseridos. Ao apertar ‘play, pause e entregar’, você registra as informações do tempo investido nas tarefas em tempo real, e a plataforma fornece os reports de horas trabalhadas e de custos. Além disso, o sistema possui um Dashboard com tudo sobre a sua empresa em uma única tela.

Com esses dados, fica mais fácil controlar os gastos, encontrar os gargalos e otimizar os processos do negócio. O que faz a sua gestão mais eficiente e torna a tomada de decisão mais assertiva para ajudar na transformação da sua empresa.

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Flexibilidade e adaptação

Para atingir a transformação digital, a sua gestão de processos não pode ser engessada e precisa se moldar constantemente. Com isso, os gestores necessitam de uma ferramenta de gerenciamento adaptável que possa alterar prioridades e fluxos de trabalho conforme sua necessidade, dependendo dos clientes e projetos. O Runrun.it permite essa flexibilidade para personalizar a sua operação, o que possibilita acompanhar o desempenho dos colaboradores de perto e monitorar o andamento dos projetos.

Uma ferramenta para auxiliar a implementação

O processo de implantação de uma gestão de processos pode ser lento e detalhado. E o Runrun.it pode auxiliar você a realizá-lo. Pois a ferramenta facilita a comunicação entre as pessoas, organiza as demandas e permite que você saiba quando as tarefas e os projetos serão entregues. Uma solução inteligente para a sua empresa otimizar o fluxo de trabalho, melhorar o controle de horas da equipe e aumentar a produtividade das pessoas.

Com os algoritmos poderosos, o sistema permite que você tenha uma previsão real sobre a entrega de projetos ou se há tendência de atrasos.  Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

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