Como uma gestão de processos efetiva vai diferenciar a sua empresa

Como uma gestão de processos efetiva vai diferenciar a sua empresa

O que você vai encontrar neste texto:

 

Era uma vez, há muitos e muitos anos, uma empresa que tinha um grande objetivo: destacar-se da concorrência. Para isso, os líderes e os colaboradores quebraram a cabeça para criar um produto que considerassem melhor do que o dos concorrentes. Conceberam, então, uma oferta matadora, que tinha mesmo muitos diferenciais. Os consumidores preferiram esse produto, e a empresa atingiu o objetivo: destacou-se de fato. Essa empresa viveu feliz para sempre? Bem, por um tempo, sim. Mas, nos tempos atuais, só um produto ou um serviço diferenciado não bastariam para que ela se destacasse. O pessoal da empresa teria que quebrar a cabeça em relação a outro assunto, indispensável para o sucesso de qualquer organização: a gestão de processos.

O que é a gestão de processos?

A definição “oficial” é um tanto técnica. Trata-se de um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação para otimizar os resultados de uma organização, definindo, visualizando, medindo, monitorando, e melhorando os processos de negócio, e consequentemente, a produtividade e a lucratividade da empresa.

Trocando em miúdos, e de forma bem simplificada, a gestão de (ou por) processos, ou BPM (do inglês business process management), nada mais é do que o caminho que uma determinada atividade percorre dentro da empresa, ultrapassando as barreiras entre departamentos, até que ela seja finalizada.

Afinal, hoje, as atividades em uma empresa raramente são realizadas por uma única área ou um único grupo de pessoas. Pelo contrário: há o envolvimento de vários setores em atividades específicas e processos operacionais, bem como a formação de equipes determinadas.

Assim, em uma empresa formada por setores de TI, Vendas, Atendimento ao Cliente, Marketing, Administrativo, Financeiro e Suporte, por exemplo, as áreas conseguem entender como trocam de função em cada processo.

Em resumo, o propósito da gestão de processos é diminuir a burocracia e aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias ou acrescentando aquelas que se mostrarem úteis.

Mas gerenciar processos não é exclusividade de empresas grandes e/ou projetos multidisciplinares. É possível – e muito recomendado – fazer essa gestão em uma área específica, como melhorar o fluxograma de comunicação com o cliente, ou otimizando processos administrativos. Por isso, não vá pensando que você vai precisar investir muitos recursos e horas nisso, afinal de contas, a ideia é facilitar e não complicar.
>> Leitura recomendada: O design thinking na gestão de processos

Quais processos compõem essa gestão?

São os processos chamados de “operacionais”. Ou seja, aqueles de rotina (repetitivos) desempenhados por uma organização no dia a dia. São diferentes dos “processos de decisão estratégica”, que ficam a cargo da alta direção.

A boa gestão de processos deve sempre rever, melhorar e padronizar as operações; deve garantir a participação efetiva dos envolvidos (independente do nível hierárquico) e promover o comprometimento com a qualidade.
Ao adotá-la, uma empresa visa principalmente:

    • Entender os processos da empresa;
    • Visualizar as atividades em cadeia;
    • Compreender o valor dos processos;
    • Reutilizar os recursos já existentes;
    • Monitorar processos em tempo real;
    • Diminuir custos;
  • Aumentar a satisfação do cliente e a produtividade das equipes;
  • Garantir a execução dos objetivos e dos procedimentos;
  • Otimizar processos;
  • Conseguir mais eficácia, eficiência e transparência.

 

E por que é tão importante?

Se você não faz uma boa gestão de processos, o seu negócio corre o risco de ficar para trás.Como dissemos ali em cima, em um mercado absolutamente concorrido, não basta mais só ter uma oferta matadora. A adoção de práticas sólidas de gestão de processos surge como um diferencial de fato para sua empresa, que pode ser percebido pelo seu cliente.

Quando todos não estão familiarizados com as práticas da empresa, corre-se o risco de manter procedimentos que são burocráticos de forma automática, mas que no fim atrapalham a produtividade e impedem a colaboração entre departamentos

Além disso, pode impactar a visão que o seu cliente tem da sua empresa. Imagine que em um serviço de atendimento, a equipe não saiba reconhecer o problema de um cliente e nem quais são os passos para encontrar a solução. Como eles são o contato direto com o cliente, também são os responsáveis pela imagem que ele tem da sua empresa, então imagine a impressão que esse cliente terá ao entrar em contato com um atendimento que não consegue resolver a situação por falta de conhecimento, por exemplo.

Dessa forma, através de uma gestão de processos efetiva você conseguirá integrar sua equipe, seus sistemas e seus processos. Tudo estará interligado e alinhado ao negócio da empresa, o que poderá fazer com que ela se transforme na escolha dos clientes, já que o valor do seu produto ou serviço fica claro para todos.
A gestão de processos também é fundamental porque permite que você:

    • Concentre o foco no que realmente interessa – o trabalho;
    • Implemente uma consistente estratégia organizacional;
    • Confira simplicidade, agilidade às atividades e flexibilidade organizacional;
    • Facilite a gestão por meio de indicadores de desempenho;
    • Instrumentalize a aplicação de abordagens inovadoras;
    • Facilite a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências.

 

>> Leitura recomendada: Como melhorar sua gestão com agilidade operacional

Como posso implementar a gestão de processos na minha empresa?

Agora que você já sabe qual é a importância de uma gestão de processos e os principais impactos que ela pode trazer, vamos entender as etapas para que você possa implementá-la na sua empresa.

As etapas podem ser simplificadas em seis fases:

  1. 1. Análise;
  2. 2. Re-design;
  3. 3. Implementação;
  4. 4. Monitoração;
  5. 5. Gestão;
  6. 6. Automatização;

1. Análise
Nesta primeira fase, você precisa fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, elaborando fluxogramas de uma ponta a outra. É como se fosse uma fotografia do que acontece hoje. Não se esqueça de incluir sua equipe aqui. Como eles estão no dia a dia da operação, podem ter uma visão mais clara do que acontece no departamento.

Por exemplo, em uma área de TI que atende demandas internas, uma solicitação de correção de erro seria: Abertura de chamado pelas áreas > Triagem > Identificação do erro > Correção > Retorno da solicitação.

Quanto mais completo for o seu fluxograma – incluindo as descrições das tarefas e os responsáveis por cada parte -, mais fácil identificar gargalos e oportunidades para a próxima etapa.

Pronto! Agora que você já mapeou os processos da área desejada, vamos para o Re-design.

2. Re-design

Na segunda fase, você deve idealizar a melhoria. Nesta etapa, você vai entender o que está, ou não, agregando valor, o que pode ser reduzido, o que deve ser reavaliado, o que deve ser incluído, se as ações estão gerando os resultados esperados, se a execução do planejado está funcionando perfeitamente.

Ou seja, se durante a análise você mapeou os processos, agora é a hora de melhorá-los, de ponta a ponta, visando a melhoria contínua. Se desejar, pode até elaborar um novo fluxograma, para que tudo fique detalhado e transparente para todos.

Uma dica: desenvolva as estratégias pensando no “como fazer”. Isso vai ajudar sua equipe a assimilar as novidades e tarefas mais complexas de forma mais rápida e eficaz.

Pensando nos exemplo dados na etapa 1, de uma equipe de TI, foi observado que estavam faltando duas etapas de testes. No começo, para reduzir o tempo da identificação do erro e, no fim, para entregar a solicitação com certeza de que o erro foi corrigido. Então o fluxo ideal, depois do Re-design, seria: Abertura de chamado pelas áreas > Triagem > Teste > Identificação do erro > Correção > Teste > Retorno da solicitação.

3. Implementação

Agora é hora de colocar em prática o que foi desenhado na fase 2. Durante a Implementação, você deve usar seu conhecimento em gestão de projetos para aplicar o modelo nas áreas que foram mapeadas. Se o seu objetivo for repensar apenas os processos da área de TI, como exemplificado acima, pode começar a implementá-los aos poucos, pensando no impacto que isso pode trazer para os setores que abrem chamado para esse time e comunicando os envolvidos.

4. Monitoração

Durante a Monitoração, você deve observar o andamento das mudanças, se os processos se sustentam no dia a dia, se todas as novas etapas incorporadas são eficientes, se elas não estão criando um overhead maior que o esperado. Este também é o momento de fazer revisões, caso se mostre necessário.

5. Gestão

Na fase 5, você vai olhar para os números. Elabore um comparativo entre os resultados esperados com os dados obtidos. Assim, vai conseguir estabelecer relações de causa, consequência e tempo, dando contexto aos indicadores.

Por exemplo, se na fase de Análise o objetivo era aumentar os indicadores de produtividade da equipe de TI, adicionando o teste após a triagem foi possível reduzir o tempo de identificação? O teste após a correção ajudou a ter menos retrabalho no processo?

6. Automatização

Por fim, se as melhorias forem comprovadas, você pode automatizar os processos. Por que só no final? Porque a automação pode ser bem onerosa para a empresa e você não quer realizá-la antes de garantir que todas as etapas do processo estejam redondas.

Para isso, você vai precisar de uma estrutura de TI alinhada ao negócio da companhia. Isso será fundamental para todos acompanharem os resultados e até implementar a gestão à vista, em que os dados relevantes ficam à vista de todos.
>> Leitura recomendada: A gestão de processos em tempos de crise

Gestão de processos para transformação digital

O modelo de gerenciamento de processos está em rápida expansão para atender às necessidades das empresas. Segundo esta pesquisa do Market Research Explore, o mercado global deve crescer a uma taxa anual de 13,5% até 2021. E, com isso, o setor vai chegar a US$ 14,89 bilhões.

Porém, além desse crescimento, a gestão de processos assumiu um papel ainda mais importante para a sua empresa. Ela se tornou indispensável para que as organizações se adaptem à transformação digital. Mas como fazer isso? Este artigo do site Entrepreneur dá algumas dicas.

Automação do fluxo de trabalho

Não adianta mais ter uma organização no modo ‘manual’. É preciso automatizar para que os processos funcionem. Assim, os gestores ganham um fluxo de trabalho automatizado, transparência na comunicação e rapidez no compartilhamento de informações. O que é essencial para as equipes trabalharem alinhadas e para a transformação digital da empresa.

Com um sistema inteligente de gestão do trabalho, você consegue colocar em prática estes passos. O Runrun.it, por exemplo, traz resultados significativos ao estruturar o workflow. Com ele, os gestores distribuem as demandas para as pessoas, definem prazos e metas claros, e acompanham a execução das atividades em tempo real. Possibilita também gerenciar o tempo, fazer o controle de horas dos colaboradores e o controle de produtividade.

>> Leitura recomendada: Empresa digital: os gargalos e as tendências

Análise de dados

Para a transformação digital, é necessário se equipar de dados sobre o desempenho da sua equipe. Mas não basta apenas colher os números. É preciso organizá-los e uma ferramenta de gestão do trabalho como o Runrun.it também pode te ajudar, pois gera relatórios automáticos a partir dos dados inseridos. Ao apertar ‘play, pause e entregar’, você registra as informações do tempo investido nas tarefas em tempo real, e a plataforma fornece os reports de horas trabalhadas e de custos. Além disso, o sistema possui um Dashboard com tudo sobre a sua empresa em uma única tela.

Com esses dados, fica mais fácil controlar os gastos, encontrar os gargalos e otimizar os processos do negócio. O que faz a sua gestão mais eficiente e torna a tomada de decisão mais assertiva para ajudar na transformação da sua empresa.

>> Leitura recomendada: Entenda o que é Big Data Analytics

Flexibilidade e adaptação

Para atingir a transformação digital, a sua gestão de processos não pode ser engessada e precisa se moldar constantemente. Com isso, os gestores necessitam de uma ferramenta de gerenciamento adaptável que possa alterar prioridades e fluxos de trabalho conforme sua necessidade, dependendo dos clientes e projetos. O Runrun.it permite essa flexibilidade para personalizar a sua operação, o que possibilita acompanhar o desempenho dos colaboradores de perto e monitorar o andamento dos projetos.

Uma ferramenta para auxiliar a implementação

O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar durante a gestão de processos. Dentro da plataforma você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais uma atividade passa. No nosso RR-board®, ou kanban inteligente do Runrun.it, te permite acompanhar de forma dinâmica cada processo, representado por colunas interativas.

Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

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2 thoughts on “Como uma gestão de processos efetiva vai diferenciar a sua empresa

  1. Olá!
    Estou estudando gestão por processos. Poderia, por gentileza, me passar o nome dos principais autores que trabalhar sobre essa temática?
    Desde já agradeço.

    1. Olá, Márcia. Harold Kertzner, por exemplo, é um dos autores que você pode consultar, mas aconselhamos uma pesquisa mais aprofundada para que você possa ampliar seus estudos.

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