Acompanhamento de tarefas: um passo a passo para monitorar os projetos e aumentar a produtividade

Acompanhamento de tarefas: um passo a passo para monitorar os projetos e aumentar a produtividade

“O que não se mede, não se gerencia”: nenhuma máxima representa tão bem o mundo corporativo da atualidade. Hoje em dia, qualquer empresa que não cuidar bem do acompanhamento de tarefas, monitorando seus resultados, estará correndo sérios riscos de ficar para trás em vários aspectos: planejamento, produtividade, agilidade, e por aí vai. E é nesse acompanhamento que se destaca o verdadeiro líder dos tempos que correm. Pois, diferentemente do que acontecia antes, atualmente, seu papel vai muito além de só atribuir tarefas.

Claro que delegar ainda é uma atividade central; mas conduzir o andamento dos trabalhos, avaliando o desempenho, é tão importante quanto, ou até mais. Porque, sem esse acompanhamento de tarefas, surge o risco de cada colaborador do time isolar-se, trabalhando sem uma visão do todo – o que certamente vai interferir no resultado final da empresa.

Passo zero: adote uma ferramenta de gestão

Ferramentas online de gestão surgiram justamente para facilitar e automatizar o acompanhamento de tarefas. É o caso do Runrun.it, cuja função principal é proporcionar uma gestão de projetos mais ágil e totalmente centralizada. Você pode contar com a plataforma em todas as etapas dessa gestão – do planejamento da agenda aos indicadores de desempenho, passando pelo monitoramento de métricas e pela priorização. Tudo ao alcance dos olhos e na ponta dos dedos com todas as informações de desempenho e o tempo investido nos projetos em uma única página, com o Dashboard.

Isto porque o Runrun.it tem um gerenciador de tarefas que segue uma estrutura bastante clara: toda tarefa pertence a um projeto e todo projeto pertence a um cliente. Assim, é possível listar tudo o que deve ser realizado e estimar o tempo necessário para cada tipo de tarefa. Quando todas as tarefas estiverem organizadas nesses níveis, basta você indicar a ordem de prioridade de cada uma delas. Além disso, com o sistema, você pode transferir as tarefas de responsáveis, se tornar seguidor de cada etapa e aprová-las.

Primeiro passo: comunique com clareza

A comunicação clara deve ser uma prioridade no seu acompanhamento de tarefas. É fundamental deixar claro, para a equipe, quais são os parâmetros que definem a priorização das tarefas. É papel do líder realizar essa comunicação da forma mais transparente possível.

>>Leitura recomendada: 10 competências de quem sabe liderar pessoas

Em termos de engajamento, esse ponto é fundamental. A equipe precisa entender que as tarefas não são simplesmente uma arbitrariedade do gestor. O colaborador deve compreender que suas tarefas são parte de um projeto maior para o qual sua contribuição é indispensável.

O Runrun.it contribui imensamente aqui. Porque a plataforma também funciona como uma ferramenta de comunicação corporativa, substituindo e-mail, WhatsApp e outros formatos que podem gerar ruídos ou emperrar o fluxo de informações dentro de uma empresa. Toda a comunicação que acontece dentro das tarefas se mantém hierarquizada por projeto e cliente, para que todos os envolvidos conheçam o histórico das decisões e quando elas foram tomadas. É o conhecimento gerado por suas equipes perpetuado em um ambiente seguro e estruturado. Este artigo sobre novos comentários no Runrun.it traz mais informações.

Segundo passo: definindo listas e como acontecerá o acompanhamento de tarefas

Comunicados os parâmetros de priorização, é hora de estabelecer a ordem de execução e os prazos para cada tarefa. Aqui, entra a agenda de tarefas que você encontra no Runrun.it. O sistema foi elaborado a partir da metodologia de pilha, criada para solucionar um problema muito comum em empresas: as tarefas simultâneas.

Nestas horas, restabelecer as prioridades é a ordem do dia. Por meio da metodologia de pilha, quando as pessoas se veem com tarefas paralelas nas mãos, eles conseguem se organizar e estabelecer um fluxo de trabalho ideal – ou o mais próximo possível disso. Assim, os custos e prazos serão sempre os menores possíveis, mas ainda serão realistas.

Lembre-se, também, de que nada pode ser mais contraproducente do que um gestor no pé do colaborador, cobrando-o sem parar. Então, é importante estabelecer os períodos em que esse controle vai acontecer. A periodicidade varia: em casos mais urgentes, o monitoramento pode acontecer por meio de reuniões diárias ou semanais. Ou, em projetos mais extensos, quinzenais e mensais.

Independentemente disso, com uma ferramenta inteligente como o Runrun.it, o acompanhamento acontecerá sempre e em tempo real. Pois as tarefas estarão disponíveis na nuvem, e você pode facilmente visualizar o andamento de onde estiver e quando for necessário.

Nesse passo, o mais importante é estabelecer um cronograma em que esse controle não sufoque o time, prejudicando o andamento do trabalho. Por outro lado, o acompanhamento de tarefas não pode ser tão espaçado a ponto de não dar conta dos ajustes que certamente serão necessários.

>> Leitura recomendada: Por que elaborar um cronograma de projetos?

Terceiro passo: estabeleça etapas para cada tarefa

Você deve ter percebido que estamos aproximando cada vez mais o foco, certo? Agora, é preciso olhar de perto para cada uma das tarefas, pois é a execução exata delas que vai garantir a melhor entrega de projeto.

Assim sendo, realizar uma divisão de cada tarefa em etapas menores pode ser uma estratégia bastante eficiente. Pois você conseguirá avaliar se cada passo está sendo bem conduzido pelos responsáveis, de modo a antever possíveis atrasos e tomar medidas para acelerar o andamento dos processos. Esse “fatiamento” também é possível com o Runrun.it, organizando uma estrutura com uma sequência de atividades a serem executadas.

Com algoritmos poderosos na ferramenta, você também tem projeções reais das entregas. Além de contar com estimativas preditivas se um projeto tende a atrasar ou se o orçamento pode estourar.

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Quarto passo: oriente e dê feedbacks continuamente

Nas reuniões de avaliação periódica, se tudo estiver sob seu controle, você conseguirá avaliar o desempenho de cada colaborador e o progresso dos projetos. São momentos em que feedbacks fazem toda a diferença. Inclusive, para corrigir o que não está bem e a reconhecer o que deu certo. Com essas informações, fica mais fácil decidir se é possível avançar para novas fases. Este artigo sobre avaliação de desempenho traz dicas imperdíveis.

E caso seja possível avançar para uma nova fase, os colaboradores precisarão de orientações. Aqui, você deve investir todo o tempo que for necessário; nada de acelerar. Trata-se também do desenvolvimento do time, bem como do engajamento dos colaboradores. Pois, ao receber feedbacks bem construídos e orientações embasadas, eles certamente vão se sentir mais seguros para executar as próximas tarefas. O que contribuirá para uma entrega de maior qualidade.

Seu braço direito na gestão

Do acompanhamento de tarefas até a entrega do projeto, o Runrun.it é um software inteligente de gestão do trabalho, criado com o objetivo de tornar o trabalho dos gestores muito mais fácil. Por meio da automação de processos, indicadores de produtividade, relatórios gerenciais automáticos de tempo e custo, o Runrun.it é o seu braço direito para monitorar os seus projetos e melhorar os seus resultados. Experimente grátis agora mesmo: http://runrun.it.

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2 thoughts on “Acompanhamento de tarefas: um passo a passo para monitorar os projetos e aumentar a produtividade

  1. Excelente artigo! Essa terceira etapa é realmente muito importante. As vezes uma tarefa ficou grande de mais acabamos procrastinando, dividir em etapas é muito importante mesmo.

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