Nos últimos anos, a automação do trabalho deixou de ser um conceito apenas dos livros de ficção científica para fazer parte das nossas atividades profissionais.
É natural que ao pensar no tema logo imaginemos estruturas mecânicas desempenhando processos complexo. No entanto, não é preciso ir tão longe para encontrar a automação do trabalho, afinal quando utilizamos softwares que nos auxiliam a realizar tarefas burocráticas em poucos cliques – o próprio Runrun.it possui recursos que otimizam o acompanhamento e a execução de projetos – estamos automatizando o trabalho.
Com tantos conteúdos sobre o assunto, desde os portais de notícias a pesquisas acadêmicas, aparecem opiniões mais alarmistas, que levantam o debate se não estaríamos sendo substituídos rápido demais pelas máquinas.
Para trazer uma luz acerca do tema, preparamos esse artigo completo para mostrar os impactos da automação do trabalho e como utilizá-la na sua empresa.
- O que é a automação do trabalho?
- A automação do trabalho e as profissões do futuro
- Os impactos da automação do trabalho
- Exemplos da automação do trabalho
- A automação nas rotinas do trabalho
- Uma ferramenta para preparar sua empresa para a automação
O que é a automação do trabalho?
À primeira vista, a automação do trabalho parece um tópico abstrato, mas basta parar um minuto para perceber que ela já está em nossa rotina há algum tempo: no agendamento de conteúdos, nas linhas de produção programadas ou nos drones controlados à distância que registram imagens.
De maneira simplificada, a automação do trabalho pode ser explicada como a substituição de atividades profissionais de grande volume e/ou pouca entrega de valor quando vista de maneira isolada.
Assim, essas máquinas e tecnologias diversas, como carros que dirigem sozinhos, serviços de entregas feitos por drones, softwares cuidadores de idosos, “serpentes” cirurgiãs, entre outros.
Também há casos emblemáticos como o Bob, um guarda de segurança robô que patrulha o local de trabalho, monitorando as salas em 3D e relatando anomalias que virou tema de uma matéria da BBC.
Criado por cientistas da Universidade de Birmingham, o robô representa algumas características do que se espera para o futuro do trabalho, já que a máquina foi feita para “apoiar os seres humanos e aumentar as suas capacidades”.
Esses são alguns exemplos mais específicos, sendo que os reais investimentos em automação estão na agilidade do trabalho, para que as pessoas não precisem assumir funções repetitivas, que podem ser facilmente executadas por recursos automatizados.
A automação do trabalho e as profissões do futuro
O fato é que seguimos por um caminho sem volta. A consultoria McKinsey dedicou um longo estudo àquela que está sendo chamada como “uma nova era da automação do trabalho”, e os achados são contundentes.
Como, por exemplo, a estimativa de que cerca de metade das atividades (quase US$ 15 trilhões anuais) tem o potencial de ser automatizada pela adaptação da tecnologia. E isso em dois ou três anos, apenas.
O estudo aponta algumas atividades cuja mão humana pode ser mais facilmente substituída pela automação do trabalho. São aquelas que incluem esforços físicos em ambientes altamente previsíveis e estruturados (como operação de maquinários diversos, por exemplo), bem como aquelas envolvidas com coleta e processamento de dados.
Se o cenário parece ameaçador em relação a estabilidade dos empregos, vale lembrar que muitas das profissões do futuro justamente combinam o melhor dos dois mundos: as competências socioemocionais adquiridas nas relações de trabalho e a capacidade de interpretação dos dados e mapeamento de processos das máquinas.
Para saber mais sobre as mudanças realizadas pela transformação digital no mercado de trabalho, confira nosso ebook completo sobre o assunto.
O impacto da automação do trabalho
Uma vez que a automação do trabalho já é uma realidade para diferentes setores, listamos os principais resultados e benefícios que ela traz para o ambiente de trabalho.
Aumento da produtividade
De acordo com a já mencionada pesquisa da McKinsey, uma das principais vantagens da automação do trabalho é o crescimento exponencial da produtividade.
A efeito comparativo, podemos utilizar as grandes transformações industriais:
- Com o surgimento da máquina a vapor (1850 – 1910), a produtividade aumentou 0,3%;
- Com o advento da robótica (1993 – 2007), o crescimento foi de 0,4%;
- Já os avanços em TI trouxeram um incremento de 0,6%;
- Por fim, com a automação do trabalho, a estimativa é que a produtividade aumente de 0,8 a 1,4% nos próximos anos.
Tal efeito é possível porque os programas e softwares permitem a automação dos processos, trazendo uma economia de tempo para o profissional, que poderá se dedicar a tarefas que exigem maior concentração enquanto os robôs cuidam das etapas mais mecânicas.
Desenvolvimento de novas habilidades
Uma preocupação frequente no que diz respeito à automação do trabalho é o receio de perder o emprego para a inteligência artificial.
A verdade é que a chegada desses sistemas permite a aparição de novas competências humanas, já que o contato com as máquinas incentiva a evolução das habilidades, principalmente real skills de liderança, autocontrole e influência.
Isso pode ser visto nas próprias áreas de gestão, onde os procedimentos de planejamento e mensuração de tarefas passam a ser executados por softwares como o Runrun.it, restando assim mais tempo para que os gestores pensem estrategicamente, utilizando os dados coletados pela plataforma para orientar a criação de produtos e serviços mais inovadores e assertivos.
Os altos executivos, inclusive, terão 25% de tempo economizado – pois, de acordo com a McKinsey, é a quantia gasta em atividades que podem ser realizadas por máquinas.
A mudança de perspectiva também é vista no engajamento dos funcionários, já que a redução da sobrecarga de trabalho promove maior envolvimento das equipes, algo que é convertido em níveis maiores de produtividade e satisfação.
Presença da automação em diversos setores
Bastante ligada ao meio industrial, a automação do trabalho também se expande para outros segmentos, como o marketing, recursos humanos, medicina, construção civil e muitos outros campos de atuação.
Inclusive, há uma tendência de crescimento da automação do trabalho nas médias e pequenas empresas. De acordo com a Pesquisa de Automação ABB Robotics 2021, atualmente somente 36% das pequenas companhias com menos de 25 funcionários adotam softwares em suas atividades, mas 60% informaram que devem introduzir ou aumentar o uso atual de robótica nos próximos 10 anos.
Já um estudo realizado pela Samba Digital, mostrou que 76,2% das empresas brasileiras atuantes na área da tecnologia implementaram uma estratégia de automação do trabalho em suas operações.
Esses procedimentos estão bastante ligados à digitalização, automação dos processos e uso das ferramentas tecnológicas para aperfeiçoar a relação com os clientes, tornando o contato mais próximo e gerando novas oportunidades para negócios.
Exemplos da automação do trabalho
Uma vez que a automação do trabalho é encontrada em diversos segmentos, que tal conhecer um pouco mais sobre tecnologias que revolucionaram as práticas de produção?
Automação no marketing
Um segmento que expandiu seu horizonte de oportunidades com a automação do trabalho foi o marketing. Com as novas ferramentas, a organização de pauta, a criação de conteúdos, a segmentação de públicos e o lançamento de campanhas se tornou mais ágil e trouxe aumento na conversão de leads em clientes.
Isso acontece principalmente porque os recursos virtuais contidos em plataformas de publicação e agendamento conseguem captar as ações geradas a partir do envio de conteúdo, trazendo resultados mais fidedignos quanto aos horários de postagem, formatos mais atrativos ao público e a estruturação de cronogramas completos e funcionais.
Com a automação assumindo os papéis mais procedurais, os analistas e coordenadores de comunicação ganharam mais flexibilidade para pensar criativamente em novos projetos e aprimorar o relacionamento com as personas, contanto inclusive com outro modelo de automação do trabalho, os assistentes virtuais.
As funcionalidades que promovem benefícios para a comunicação da sua empresa também podem ser encontradas no Runrun.it, que otimiza a execução dos trabalhos de design e criação e para o marketing, trazendo organização, visibilidade e dados que contribuem para a elaboração de estratégias.
A automação nas rotinas de trabalho
Manter o controle sob a gestão de tarefas e organizar o fluxo de trabalho estão entre os principais motivos que levam as empresas a adotarem um gerenciador de projetos e atividades para tornar as atividades mais mensuráveis e visualizar os gargalos que derrubam os índices de produtividade.
Na hora de escolher o software mais adequado, os diferenciais que tornam a plataforma mais completa contam pontos. E no Runrun.it, você encontra justamente funcionalidades que trazem a automação do trabalho para o seu dia a dia, que vamos apresentar a seguir.
Automação para alocar usuários
Sabemos que delegar tarefas é uma missão bastante importante para o trabalho em equipe, principalmente quando o objetivo é manter os profissionais motivados e com uma carga de trabalho equilibrada e justa.
No entanto, em rotinas apressadas, é possível que você esqueça de incluir um membro do seu time na etapa desejada do projeto. Para que isso não aconteça, o Runrun.it permite que você faça uma automação da alocação, definindo quais pessoas devem ser envolvidas todas vez que um determinado tipo de tarefa entrar no fluxo de trabalho.
Padronizar para automatizar
Iniciar um projeto ou tarefa do zero, sem um modelo de referência é um processo mais longo e até mesmo cansativo para as equipes que precisam realizar entregas em prazos apertados.
Por isso, o Runrun.it oferece aos usuários a opção de replicar os tipos (tarefas, projetos e formulários) já utilizados por sua equipe de trabalho de maneira bem simples. No exemplo abaixo, você confere como é simples “reutilizar” uma tarefa, tornando esse processo mais automático.
Outro recurso que traz a automação do trabalho é a programação de tarefas, algo útil para as atribuições recorrentes. É possível definir se aquela função será replicada em outros momentos e a periodicidade da repetição.
Assim, os afazeres rotineiros, como acompanhamento dos projetos, interações com os clientes e reuniões sempre estarão na lista de produção, mantendo as equipes informadas sobre os processos e o ritmo de trabalho em dia.
Timesheet automático
Mensurar o tempo é um dos fatores mais significativos nos ciclos de trabalho, pois a partir deste apontamento é possível ver quais são os recursos aplicados em cada projeto, os clientes que recebem maior investimento e quais gastos podem ser economizados com a utilização inteligente do tempo nas tarefas.
Sendo assim, a planilha de horas trabalhadas ou timesheet, como também é conhecida, é uma ferramenta fundamental para que os líderes e gestores possam fazer a gestão do tempo das equipes, estimando melhor entregas e prazos.
No Runrun.it, esse elemento possui sua versão automatizada, no formato de play na tarefa. Essa ação, feita ao iniciar cada atividade, é uma maneira de registrar o tempo investido nas atribuições de maneira bastante ágil e funcional.
A partir de um simples clique, a plataforma mensura as horas e esforços colocados em torno de determinado projeto e todos os dados e métricas compilados são prontamente agrupados em planilhas eletrônicas, gerando relatórios completos que facilitam a identificação de gargalos e criar alternativas saudáveis e eficientes.
Para entender melhor cada detalhe do timesheet automático do Runrun.it, confira esse vídeo completo:
Sequência de responsáveis
Dentro de grandes projetos, a divisão em ciclos é uma forma de reduzir a complexidade das ações e equilibrar a carga de trabalho entre os membros da equipe.
Nesses desdobramentos é natural que exista interdependência entre as tarefas e isso merece atenção dos envolvidos, para que as fases não sejam atropeladas, nem haja a necessidade de refações futuras.
Sendo assim, uma automação do trabalho para ordenar o início de cada ocupação é um recurso muito bem-vindo. No Runrun.it, essa distribuição é organizada com a sequência de responsáveis, que orienta o início de tarefas com múltiplos alocados.
O princípio é básico: por meio da automação, é possível configurar a sequência de ações do fluxo de trabalho e quem são os profissionais responsáveis por elas. Assim, após o término de uma das etapas, o colaborador atribuído pela atividade posterior pode dar prosseguimento em seus afazeres, sem interromper o ciclo que foi elaborado.
Formulários
A automação do trabalho também está presente no software quando o assunto é a organização de informações e a criação de tarefas. Isso é possível graças ao recurso Formulário, no qual você consegue solicitar materiais e dados à sua equipe, clientes e parceiros por meio de um questionário personalizado.
Com templates formatados para diversas áreas de atuação, o uso dos formulários é bem intuitivo. Ao abrir a funcionalidade, você identifica qual projeto ou tarefa precisa de maiores detalhes, seleciona os campos de preenchimento e habilita as opções de compartilhamento para enviar o formulário aos seus colegas ou pessoas externas.
Assim que os questionários são preenchidos com informações, arquivos, links e imagens, eles entram na sua lista de produção como uma nova atividade, com todos os itens completos e prontinhos para que tudo seja feito com clareza e eficiência.
Uma ferramenta para preparar sua empresa para a automação
Como mostramos, a automação do trabalho está mais próxima do que o imaginado, ainda mais com o Runrun.it, o software criado para tornar a gestão empresarial mais inteligente.
O sistema facilita a distribuição de tarefas para os profissionais, centraliza a comunicação, reduzindo a necessidade de e-mails e reuniões, e por fim produz relatórios gerenciais com previsões de custos e data de entrega dos projetos, entre outras informações. É a tecnologia trabalhando a favor da sua gestão, como tem que ser.
Experimente grátis: https://runrun.it
Pesquisas e conteúdos mencionados
- https://www.bbc.com/portuguese/noticias/2014/06/140630_robos_empregos_lab
- http://www.mckinsey.com/global-themes/digital-disruption/whats-now-and-next-in-analytics-ai-and-automation
- https://www.programanex.com.br/blog/5-dicas-para-melhorar-a-gestao-de-tempo-no-seu-comercio
- https://new.abb.com/news/pt-br/detail/81252/abb-robotica-diversifica-seu-modelo-de-negocio-para-atender-da-pequena-a-grande-empresa
- https://www.mundodomarketing.com.br/noticias-corporativas/conteudo/268533/empresas-adotam-estrategia-de-digitalizacao-no-brasil
- http://g1.globo.com/tecnologia/noticia/drones-ja-substituem-trabalhadores-dentro-de-empresas-no-brasil.ghtml
