A Mestiça é uma “open agency”, o que, na palavra do diretor de Operações, Tomás Oliveira, significa “colaboração e transparência para combater duas das principais barreiras para se chegar às grandes ideias: o individualismo e o modelo de negócios 100% dependente de mídia”. Com essa mentalidade, a agência desenvolve projetos que envolvem a colaboração dos parceiros e clientes, entre eles Raízen, Shell Select, Kitano, Outlet Premium e Häagen-Dazs.
Desafio
Sendo os projetos sempre feitos a quatro (ou mais) mãos, a área de Operações tem uma importância enorme. O desafio é juntar todas as pontas (agência, cliente e fornecedores), controlar prazos e não afrouxar o orçamento.
Afinal, não apenas de colaboração e criatividade vive uma agência: eles precisam ter um grande controle do fluxo de trabalho e financeiro para que o negócio dê certo. Dentro dessa realidade, a gestão dos projetos e o controle dos custos são cruciais para o sucesso da empresa.
Antes de contratar o Runrun.it, a agência alimentava de forma manual uma planilha de horas e a precificação dos clientes não era feita com base nas horas investidas em seus projetos.
Runrun.it como solução
Apesar de estarem pesquisando outros softwares de gestão do mercado, a equipe entendeu que o Runrun.it era a única ferramenta que poderia oferecer gestão do fluxo de trabalho, dos projetos, dos custos e estimativas de entrega.
“O Runrun.it caiu como uma luva” – Tomás Oliveira, diretor de Operações da Mestiça
Mas havia um receio: mudar a cultura da empresa e fazer com que todos engajassem na nova metodologia de trabalho. Por isso, contrataram um pacote de implementação sob medida, com parametrização da conta, treinamento específico para cada área, criação de métricas de acompanhamento no Dashboard e como usar os relatórios do Runrun.it para gerenciar a operação.
Além da implementação personalizada, Tomás também premiou as equipes com melhor performance, para incentivar o uso da ferramenta.
Benefícios
“Para entender melhor a operação do nosso negócio, saber a alocação e produtividade da equipe, entender gargalos e ter uma visão macro e micro dos custos, o Runrun.it é perfeito”, afirma Tomás.
“Uma vez implantado (o Runrun.it), eu entendi gargalos que nem sabia que existiam” – Tomás Oliveira, diretor de Operações da Mestiça
Com o Runrun.it, a agência conseguiu ter uma visão de quem está fazendo o que, de quanto tempo demorou na tarefa e até de quanto isso custou à empresa, “nos centavos”, segundo Tomás. É um uso da ferramenta que se aprofunda rapidamente:
1. Primeiro acaba-se com a microgestão por entender o que cada um está fazendo sem precisar perguntar pessoalmente.
2. Depois tira das equipes a responsabilidade de anotar as horas trabalhadas, já que basta dar Play na tarefa, que o sistema registra o tempo automaticamente.
3. Por fim, colhe-se o melhor: o custo de cada tarefa desenvolvida para cada projeto e cliente.
Outro benefício foi entender quando a equipe estará disponível para novos jobs, o que também evita que se sobrecarregue um profissional em relação à equipe. Agora, as demandas estão equalizadas.
Por fim, Tomás indica sua funcionalidade preferida no Runrun.it: “O Dashboard, ele é o painel de controle da nossa agência. Quase que assumimos 100% do controle do negócio”, finaliza.
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