A YO! é uma agência de marketing digital baseada em São Paulo que começou a usar o Runrun.it no começo de 2018. Eles oferecem soluções tecnológicas para os clientes com foco em inovação digital, uma vez que possuem uma software house e usam ferramentas internacionais exclusivas no Brasil.
Em quase dois anos como cliente do Runrun.it, a empresa dobrou de tamanho. E vamos explicar como a ferramenta ajudou para que isso acontecesse.
Desafio
A gestão da empresa estava dividida em ferramentas diversas, como planilhas de controles (Excel compartilhado), sistemas de acompanhamento de projetos, Gantt… “Nossos controles estavam totalmente fragmentados, descentralizados”, diz Mychel Martins, dono da agência e diretor de Operações.
“Me cansei de pagar 500 sistemas e toda hora vir alguém com uma plataforma nova… precisava da visão do todo!” – Mychel Martins, dono
Como gestor, ele precisava ter uma visão unificada do que estava acontecendo na empresa, nas áreas, por projetos e por profissional. E buscaram no Runrun.it essa visão transparente e real das atividades e projetos.
A solução
O primeiro temor de qualquer gestor ao contratar uma ferramenta de gestão é a equipe não engajar em seu uso. Segundo Mychel, a YO! passou pelo processo de mudar a cultura de utilização da plataforma muito bem. “Os departamentos que já estavam acostumados com outros controles estão se adaptando. Nosso objetivo é de que, com a utilização do Runrun.it em nossa empresa, os profissionais explorem o máximo das features”, afirma.
Para ele, o bom uso da ferramenta passa por configurá-la corretamente. “Contrate, solicite um treinamento e faça uma boa configuração. Vai fazer toda a diferença!” Para apressar o uso, ele criou uma estratégia pouco convencional, mas muito eficiente: criou o Dia Mundial do Runrun.it, o dia total da virada. “Uma referência de que TODO MUNDO na agência deveria usar o Runrun.it do momento de chegada até sua saída”, conta o proprietário. “Está dando certo!”, garante.
Passado esse primeiro momento, hoje ele tem a segurança de saber que as pessoas chegam à empresa e sabem sobre suas prioridades e o que precisam fazer no dia e também na semana.
Benefícios
Ao contrário de antes, o Runrun.it oferece uma prévia da real situação das solicitações dos clientes em termos do volume de demandas versus o capacity das equipe versus as entregas. O resultado, na ponta, foi que a empresa dobrou de tamanho em menos de dois anos.
“Eu consigo cruzar as demandas com tempo de execução das atividades e saber a rentabilidade financeira dos clientes”, afirma Mychel. E é até por isso que as funcionalidades preferidas dele são o relatório de Custos e o Dashboard, pelo qual ele consegue acompanhar a operação da agência através de métricas personalizadas.
O relatório de Custos do Runrun.it mostra o tempo investido por cada pessoa em cada projeto e tarefa multiplicado pelo valor da hora/homem. Ao trabalhar em uma tarefa, os profissionais dão o “Play” e o sistema informa os custos dos projetos e clientes de forma automática.
Priorização fácil e visão do todo
O Runrun.it é uma ferramenta de gestão do trabalho com um painel kanban que oferece a visão de todas as tarefas da empresa, e com filtros que facilitam a visualização de tarefas de apenas um projeto, ou todos os projetos de um cliente, ou de uma equipe. Com isso, fica fácil priorizar o que deve ser feito e identificar gargalos. Teste já: www.runrun.it
